デイリープランナーのテンプレート

1 日の計画を立てるには、今後の To-Do を書き出すだけでは足りません。しっかりと 1 日のスケジュールを立てるには、その日のタスクと、タスクの優先度、ステータス、期日をリストアップする必要があります。

整理整頓が苦手な方におすすめなのが、デジタルデイリープランナーです。

デイリープランナーとは

デイリープランナーとは、その名の通り、毎日の大小さまざまなタスクを管理するためのツールです。デイリープランナーを使えば、毎日のタスクを一度に確認できるため、スケジュールの計画や優先順位付けがしやすくなり、タスクの見落としを防げます。デイリープランナーを使うと、チームミーティングから簡単な To-Do リスト、工数が多いタスクまで、その日の予定を簡単に把握できます。つまり、デイリープランナーは、タスクの整理に役立つツールなのです。

デイリープランナーのテンプレートとは

ご想像の通り、デイリープランナーテンプレート (1 日ごとのスケジュール用テンプレート) は、毎日のタスクを作成し、整理する方法をテンプレート化したものです。デジタルデイリープランナーテンプレートは、自由に編集して、何度も使えるので、いつ、何をしなければならないかなど、仕事に関する情報を簡単に整理できます。また、デジタル版デイリープランナーのテンプレートを使えば、毎日をスムーズに始められるだけでなく、To-Do のやり忘れを回避できます。

デジタルデイリープランナーテンプレートを使用するメリット

真新しいページの質感や、きれいに印刷されたカレンダーの見た目に惹かれて、紙の手帳やデイリープランナーを買ったことがある人も多いのではないでしょうか。しかし、正直なところ、紙の手帳は見た目はきれいかもしれませんが、必ずしも使い勝手がいいとは限りません。紙の手帳には、場所をとるなどの欠点があります。また、整理整頓に欠かせない 2 つの要素である、カスタマイズや、タスクの背景情報を追加する機能が欠けているのです。

そこでおすすめなのが、デジタル版デイリープランナーのテンプレートです。デジタルテンプレートはカスタマイズが可能なので、自分の働き方に合わせて自由にアレンジできます。デイリーカレンダー全体をシンプルに表示したい場合でも、時間単位でタスクを区切りたい場合でも、簡単な操作で実現できます。

紙のデイリープランナーのテンプレートの代わりに、プロジェクト管理ツールでデジタルデイリープランナーのテンプレートを作成すると、次のことが可能になります。

• すべてのタスクを一元管理する

• 各タスクの優先度を把握する

• タスクの優先度で To-Do リストを簡単に並び替える

• 日々のタスクを会社全体の目標に結び付ける

• 生産性を向上させ、先延ばしを減らす

• タイムマネジメントを効率化する

• チームメンバーとコラボレーションする

• 完了したタスクを把握する

• 進捗状況を確認する

• 新しいタスクが追加されるのをリアルタイムで確認できる

デジタルデイリープランナーのテンプレートの作り方

まず、1 日の計画を立てる前に、テンプレートに自分の好みに合わせてスケジュールをカスタマイズできる機能があるかどうかを確認しましょう。タスクのステータス、工数、優先度、カテゴリなどのタグを付けることができれば、タスクリストに追加していく段階で、1 日の計画を立てやすくなります。

デイリープランナーのテンプレートに記載する内容

デイリープランナーのテンプレートとは何か、そしてなぜ使うべきなのかといった基本的なことがわかったところで、次にテンプレートに盛り込むべき内容について説明します。

テンプレートをどのように構成するかは、ユーザーとその人の仕事の進め方次第です。基本的なテンプレートを作るには、まず、ミーティング、フォローアップ、アクションアイテムなど、その日の To-Do を追加することから始めます。次に、整理すべき情報をタスクにタグ付けすることで、仕事のスケジュールを一段と効率良く管理できます。タスクのタグには、以下のようなものがあります。

• 優先度

• 期日

• カテゴリ

• 工数

• ステータス

デイリープランナーのテンプレートのアレンジ方法

デイリータスクの追加とタグ付けが完了したら、カスタムフィールドを使ってタスクをソートし、スケジュール管理を一歩進化させましょう。たとえば、午前中に細かいタスクを片付け、工数の多い To-Do は昼間に片付けるタイプの人もいれば、重要度別にタスクを表示させて、確実に重要なタスクを優先していく人もいるはずです。自分の働き方に合わせて日々の予定を組み立てることで、集中力と生産性を維持しやすくなります。大切なのは、テクノロジーを最大限に活用することなのです。

デイリープランナーのテンプレートのアレンジ方法は、次のとおりです。

• タスクのタイプやカテゴリ

• タイムブロック

• タスクの優先度

デジタルデイリープランナーテンプレートの使い方のコツ

紙のデイリープランナー、ワークシート、付箋に書かれた To-Do リストはもう昔の話です。デジタル版のデイリープランナーなら、ワークフローをカスタマイズして、どこにいても自分のスケジュールにアクセスできます。また、手帳などの紙のプランナーと違って、デジタル版なら置き忘れなどの心配もありません。

デジタルデイリープランナーを使った仕事の整理のコツとポイントは次のとおりです。

• 具体的かつ明確にする

• タスクを実行可能なものにし、締め切りを決める

• 仕事をフレキシブルにソートする

• テンプレートのリストビューを使って、今後のタスクを一目で確認する

• 定期的に繰り返されるタスクを設定し、ワークフローを自動化する

• タスクを色分けし、タグ付けしてわかりやすく整理する

• お気に入りのアプリを連携させ、仕事をスムーズに進める

• タスクをセクションごとにまとめる

• かんばんボードなど、グリッドで 1 日のスケジュールを見える化する

• タスクに文書や画像を添付して、すべてを一元管理する

• チームメンバーを追加して透明性を高める

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間を設定することにより、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間について、より明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。

• マイタスク: マイタスクは、自分に割り当てられたすべてのタスクを、プロジェクトやチームに関係なく表示する、パーソナライズされたビューです。すべての To-Do を一か所にまとめて見える化することで、仕事の整理や優先順位付けができ、タスクを見落とすことはありません。マイタスクでは、リスト、ボード、カレンダービューを切り替えて、思い通りに仕事を進められます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、Gmail の受信トレイから直接、そのタスクを簡単に検索できます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

FAQ