プロジェクトの受け付けプロセスを合理化

緊急のリクエストに対処するには、受け付けプロセス内で、そのようなリクエストをエスカレーションするための明確なプロセスを確立しましょう。 何が緊急とみなされるか、誰が優先順位の変更を承認できるか、現在の作業をどのように調整する必要があるかを決定します。 これにより、緊急性の高いプロジェクトを可視化し、適切な確認なしに計画済みの仕事に支障が生じるのを回避できます。

リクエスト数、承認数、レビューにかかる時間、プロジェクトの完了までの時間などの指標を追跡します。 また、作業量とバックログの規模を監視して、ボトルネックを見つけます。 これらの数値は、プロセスを改善し、仕事をスムーズに進めるのに役立ちます。

プロジェクト受け付けプロセスでは、リクエストの管理だけではなく、決められたステップに従うことも重要です。 Asana ならリクエストを 1 か所で管理し、優先順位付け、アクションアイテムの割り当ても同じ場所で行えるため、ワークフロー全体を 1 つのプラットフォームにまとめられます。 これにより、情報の見落としがなくなり、チームはリクエストプロセスを最初から最後まで完全に把握できます。

仕事リクエストの収集、優先順位付け、対応が 1 か所でできるソフトウェアを探しましょう。 優れたプロジェクト受け付けツールには、手作業を削減できるオートメーション機能が備わっています。 さらに、リーダーやチームが仕事の進捗状況を完全に把握できるようにすることで、必要に応じてリソースを調整できます。  プロジェクト受け付けツールが自分に合っているか確認するには、まず試してみるのが一番です。 そのため Asana では無料トライアルを提供しています。 今すぐ Asana をお試しください。

フォーム (AI が生成するラベルを含む) を使用して、構造化された情報を収集し、回答をカスタムフィールドに対応付け、オートメーションをトリガーすることで、プロジェクトリクエストを標準化できます。

はい。受け付け用のバンドルやテンプレートを作成し、フォーム、カスタムフィールド、ルールを組織全体に適用することで、チーム間で受け付けプロセスを統一できます。

はい。カスタムフィールドの値によってトリガーされるルールを使用して、フォームに入力された内容に基づいてタスクやプロジェクトを割り当てたり移動したりすることで、リクエストを別のチームに転送できます。

受け付けバックログは、カスタムフィールド、ステータス用のセクション、およびリクエストの自動割り当て、タグ付け、移動を行うためのルールを備えたボードビューを使用して管理できます。

はい。ドロップダウンカスタムフィールドとルールまたは数式フィールドを使用して、フォームの回答に基づいて受け付けたリクエストにスコアを付け、優先順位を付けることで、受け付けたフォームの優先順位付けを自動的に行うことができます。

はい。タスクの受け付け時にサブタスクまたはタスクを作成できるようにするには、ルールを使用して、フォームから送信されたタスクにサブタスクを追加します。これにより、フォームから送信されたタスクは、複数プロジェクトに所属させる (マルチホーム) ことで、個別のタスクに変換されます。

はい。フォームの質問をカスタムフィールドにマッピングし、それらの値に基づいてオートメーションルールを適用できるため、フォームの回答によってカスタムフィールドに値が入力されます。

はい。受け付けに関する指標は、フォームの回答、送信件数、バックログの傾向を自動的にグラフ化するダッシュボードとしてエクスポートできます。

はい。フロー (フォーム + フィールド + ルール) を構築し、それらをバンドル / テンプレートにまとめて再利用することで、受け付けのレイアウトをテンプレートとして再利用できます。