ウィークリー To-Do リストテンプレート

個人的な予定なら、手書きのウィークリープランナーで十分かもしれません。しかし、どれだけスケジュールを守ろうと頑張っても、状況の変化はつきものです。問題が発生して 1 日のスケジュールが大きく変わるような状況を、紙のウィークリー To-Do リストを使って管理するのは難しいでしょう。タスク管理には数クリックでさっと編集できるデジタルウィークリー To-Do リストテンプレートが重宝します。さらに自由にカスタマイズできる機能が備わっていれば、なお効率的にタスク管理を行えます。

ウィークリー To-Do リストテンプレートを使うと、毎日行うタスクを簡単に管理できます。ウィークリー To-Do リストテンプレートを作成して、すばやく仕事を整理しましょう。

ウィークリー To-Do リストテンプレートの使い方

ウィークリー To-Do リストテンプレートの作り方と使い方は、いたって簡単、デジタル版は特に簡単です。以下のステップを実行すれば、わずか数分で独自の To-Do リストのテンプレートを作成できます。

1. 新規プロジェクトを作成する (プロジェクト管理ソフトウェアを使用する場合は、見やすいようにかんばんボードとしてセットアップする)。

2. 1 週間の各曜日のセクションを作成する。

3. 各曜日のセクションにタスクを追加する。

4. 必要に応じて、チームメンバー、期日、プロジェクトの依存関係を各タスク割り当てる。

5. 使い始める

ウィークリー To-Do リストテンプレートを使う 5 つのメリット

ウィークリー To-Do リストテンプレートを使用すると、1 週間の計画が立てやすくなるほか、各週に完了させる必要のあるすべてのタスクが見やすく表示されるため、仕事を順調に、確実に進められます。

毎日大量のタスクがあるという方は、ウィークリー To-Do テンプレートだと表示される仕事量の多さに圧倒されてしまうかもしれません。その場合は、デイリー To-Do リストテンプレートを使ってタスクを管理するのがおすすめです。

デイリープランニングテンプレートとウィークリープランニングテンプレートのどちらを使うにしろ、タスクリストのテンプレートを常用のシステムとして活用することには、いくつものメリットがあります。1 回設定するだけの、ワンストップショップシステムとして使えるので便利です。

ウィークリー To-Do リストテンプレートを使用すると得られる、具体的なメリットをご紹介します。

1. 新しいウィークリー To-Do リストをわずか数秒で作成できる

カスタムテンプレートは、1 回作成したら、何回でも再利用できます。ウィークリー To-Do リストテンプレートは、プロジェクト管理プラットフォームで作成すれば、毎週 1 クリックで新しいものを自動的に作成できます。

2. 1 週間の予定が一目で分かる

1 週間のタスクを一度に整理できます。そして、仕事量を確認する必要があるときは現在のウィークリー To-Do リストを開けば、それまでに完了したタスクや未完了のタスクを確認できます。

3. 数クリックで再調整、再構築できる

仕事量は変化するものです。新しい役割についた場合や優先度が変更になった場合に対応できるよう、ウィークリー To-Do リストは、極力柔軟なものが便利です。テンプレートは、ワークマネジメントプラットフォームでセットアップすれば、ワークフローや担当業務の変更に応じて、新しいニーズに合う形で調整できます。

4. 毎週行う作業を自動化できる

毎週繰り返し行うタスクがある場合は、直接プロジェクトの依存関係やドキュメントを追加して、テンプレート化することによって自動化すると便利です。また、ワークフローを To-Do リストに結び付けると、すべてのタスクが必要な形で実行されるよう、ワークフローをデザインできます。

5. タスクを大きな目標につなげられる

日々の作業に追われていると、全体像を見失ってしまいがちです。テンプレートに含めるウィークリータスクを目標につなげると、リアルタイムに進捗を追跡し、大きなプロジェクトマイルストーンの達成を祝うことができます。

Asana で To-Do リストを作成する

前述のとおり、To-Do リストはアナログではなく、デジタルで作成するとより効果が期待できます。さらに、エクセルのタスク管理テンプレートなどの静的なテンプレートよりも、変更点がリアルタイムで簡単に反映でき、古い情報に混乱しないクラウド型ツールで To-Do リストのテンプレートを使うことがおすすめです。

Asana は、以下のような機能とアプリ連携を提供しています。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• マイタスク: マイタスクは、自分に割り当てられたすべてのタスクを、プロジェクトやチームに関係なく表示する、パーソナライズされたビューです。すべての To-Do を一か所にまとめて見える化することで、仕事の整理や優先順位付けができ、タスクを見落とすことはありません。マイタスクでは、リスト、ボード、カレンダービューを切り替えて、思い通りに仕事を進められます。

おすすめのアプリ

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

よくある質問