マイルストーンチャートテンプレート

マイルストーンチャートテンプレートとは？

マイルストーンチャートテンプレートは、プロジェクトの主要な目標を示す、再利用可能なリソースです。マイルストーンチャートテンプレートは、重要なマイルストーンをプロジェクトのタイムライン上に視覚的に表します。長いプロジェクトや複雑なプロジェクトをより小さなステージに分割し、その過程でチームの達成したことを祝えるのです。ただし、プロジェクトすべてに新しいプロセスを作成する必要はありません。お気に入りのマイルストーンチャートレイアウトをテンプレートとして保存しておけば、ボタンのクリックだけで新しいチャートが作成できます。

マイルストーンチャートテンプレートの例

ページ上部で製品リリースに使用するマイルストーンチャートテンプレートの簡略化した例を紹介しています。プロジェクトの段階がマイルストーンによって区切られ、一連のステップから次のステップに進む際に、自然な間ができることがわかると思います。このマイルストーンチャートテンプレートは、新製品のリリースのたびに再利用が可能で、必要に応じて若干の修正を加え、タスクをカスタマイズできます。

プロジェクトマイルストーンとは？

マイルストーンは、仕事の次の段階に入る前に、立ち止まり、見直し、祝う、あるいは調整する機会を与えてくれます。以下のように、ある段階が終わって新しい段階が始まるという、プロジェクトの自然な区切りを示します。

• ディスカバリーからデザインへ

• リサーチから UX (ユーザーエクスペリエンス) の開発へ

• コンテンツの計画から作成へ

マイルストーンチャートテンプレートが必要な理由

プロジェクトプロセスの重要なステップを祝うことは、大きなパワーにつながります。主要なマイルストーンが特定できたら、マイルストーンチャートのテンプレートを使って、成果物や依存関係に関する進捗をリアルタイムで確認できます。すべての新規プロジェクトにおいて、テンプレートをコピーして詳細を記入することで、新しいマイルストーンチャートを作成できます。

マイルストーンチャートテンプレートを使うと、次のことができます。

• わかりやすい視覚的なタイムラインフォーマットが得られる。

• 主要なマイルストーンを特定し、高いチームの士気を維持できる。

• プロジェクトの進捗を時間軸上で整理できる。

• 新規プロジェクトのたびに新しいマイルストーンチャートを作成する作業を削減できる。

マイルストーンチャートテンプレートを使用すべき場合

マイルストーンチャートテンプレートは、常に必要なものではありません。短期間のシンプルなプロジェクトのスケジュールテンプレートには、従来のプロジェクトタイムラインのテンプレートで十分です。しかし、程度の差はありますが、多くのプロジェクトはもっと複雑です。時には、数か月、数年にわたるような大きなプロジェクトもあります。いずれにせよ、マイルストーンチャートテンプレートは、主要なマイルストーンを利用して、管理しやすいようにプロジェクトを段階に分解し、進捗を確認するのに役立つ方法なのです。

マイルストーンチャートのシナリオの例

あなたは新製品を開発していると想像してみてください。最終目標は市場に出すことですが、何年もかかる可能性があります。あまりに遠い将来の終了日に気持ちを向かわせるのは難しいため、この製品スケジュールを全体として見ると、やる気がくじかれてしまうかもしれません。

チームを鼓舞するには、小さなマイルストーンのたびに祝うようにする必要があります。プロジェクトマイルストーンチャートテンプレートを使うと、チームが UX デザインを完成させたときや、マーケティングチームが製品リリース計画を作成したときといった、重要な出来事を特定し、マイルストーンとして表示できます。

マイルストーンチャートテンプレートの作り方

マイルストーンチャートテンプレートを最も効果的に使うには、プロジェクトの要素すべてを追跡する必要があります。そのためには、ワークマネジメントツールを使って、タスク、期日、チームメンバーをマイルストーンチャートに直接つなげることができます。また、連携を使用して、各マイルストーンやタスクに、ドキュメント、ファイル、メモを直接添付することも可能です。

マイルストーンチャートテンプレートの設定ができたら、完了すべきタスクと関連したマイルストーンを入力します。たとえば、第 1 四半期にチームが完了すべきタスクをすべてリストアップすることから始めてみましょう。次に、各セクション内でのタスクの完了を示す定期的なマイルストーン (例: デザインの段階を完了) を設定します。そしてこれらのマイルストーンを横方向のタイムラインに描きだします。期日を決め、チームメンバーを割り当て、関連する情報 (資料、要旨、会議の記録など) を添付します。

新規プロジェクトに取り掛かるたびに、プロジェクトマネジメントのプロジェクト計画の段階で、テンプレートをコピーして新しいマイルストーンチャートを作成します。プロジェクトロードマップやビジネスケースと併用するか、独立したプロジェクトガイドとして使用しましょう。

マイルストーンチャートテンプレートに含めるべき内容

一つですべてに対応できる万能のテンプレートはありません。あなたとチームのニーズに合っているものがベストです。とはいっても、マイルストーンチャートテンプレートを最大限に活用するために含めるべき内容について、次のようなベストプラクティスが存在します。

• プロジェクトの目標を決めるための欄

• タスクリスト

• 推定周期内での、予定されたマイルストーン

• タイムライン

• コラボレーター

• タスクとファイルをつなげるスペース

• スケジュールに組み込まれた、マイルストーンを祝うための時間

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを配置することで、目標に向かってどういうペースで進んでいるかを、チームメンバーやプロジェクト関係者に知らせることができます。マイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会となります。

• 目標: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

• プロジェクトの概要: プロジェクトの概要は、プロジェクトの重要な背景状況をすべて一か所でまとめて把握できる場所です。プロジェクト作業の内容、理由、方法について、チームが俯瞰的に確認できます。プロジェクトの説明を追加し、Asana を使ってどう共同作業するか、方向性を決めます。次に、会議の詳細、コミュニケーションチャネル、プロジェクトの要旨などといった、重要なリソースや背景情報を一か所で共有します。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

理想のマイルストーンチャートができたら、テンプレートとして保存し、プロジェクトごとにチャートを作成する手間を省きましょう。

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