世界中の企業が Asana を活用しています
概要
チームのコミュニケーションを改善するためのテクノロジーがこれほど発達した今、チーム間のコラボレーションはかつてないほど容易であるはずです。 Slack を使えば、同僚と瞬時に連絡を取れます。 Google ドライブを使えば、世界中の人とドキュメントを共有できます。
Asana でタスクを割り当て、プロジェクトでコラボレーションできます。 しかし、チームに新しいソフトウェアを導入するだけでは十分ではない場合があります。 対人関係に関するその他の障壁も克服しなければならない可能性があります。
目的の明確さが欠けていると、サイロ化を解消してコラボレーションを始めようとしたときに、その欠点が露わになり、行き詰まってしまいます。
さまざまな部署のチームメンバーとのコラボレーションを学ぶことで、企業は最高の仕事をするための機会を得られます。 しかし、なぜ私たちはそれに抵抗するのでしょうか？ また、全員が望んでいることがわかっているにも関わらず、それを実現するのに苦労するのはなぜでしょうか？ 以下に、チームや部署、職務をまたぐコラボレーションの一般的な障害 5 つと、それぞれの解決策をご紹介します。
部門横断コラボレーションとは
部門横断コラボレーションとは、異なる部門やチームに所属するメンバーが、共通の目標を達成するために知識やスキルを持ち寄り、協力して仕事を進める取り組みです。たとえば、製品の新規リリースにおいて、マーケティング、エンジニアリング、営業、カスタマーサクセスの各チームが連携してプロジェクトを推進するケースがこれにあたります。
通常のチームワークとの違いは、参加メンバーがそれぞれ異なる専門性、ワークフロー、優先事項を持っている点にあります。この多様性が強みになる一方で、コミュニケーションや意思決定に独自の課題を生み出します。
Harvard Business Review の調査によると、部門横断チームの 75% が期待通りに機能していないと報告されています。しかし、適切なプロセスとツールを整えることで、部門横断コラボレーションは組織に大きな価値をもたらします。
部門横断コラボレーションのメリット
部門横断コラボレーションには、組織の成長と競争力を高める複数のメリットがあります。
イノベーションの促進: 異なる視点や専門知識を持つメンバーが集まることで、単一チームでは生まれにくい創造的なアイデアが生まれます。
問題解決力の向上: 複雑な課題に対して、多角的なアプローチで解決策を見つけられます。
意思決定のスピードアップ: 関係者が早い段階から参加することで、承認プロセスの手戻りを減らし、プロジェクトの進行を加速できます。
従業員エンゲージメントの向上: 自分の仕事が組織全体の目標にどうつながるかを実感でき、モチベーションが高まります。
組織的な知識共有: チーム間で専門知識やベストプラクティスが共有され、組織全体のスキルレベルが向上します。
変化への適応力: 部門間のつながりが強い組織は、市場の変化やビジネス環境の変動に柔軟に対応できます。McKinsey の調査では、コラボレーションツールを効果的に活用する企業は生産性が 20〜30% 向上するとされています。
チーム間のコラボレーションを阻む 5 つの課題と解決策
簡単に言うと、部門横断チームのコラボレーションとは、社内の異なるチームや部門 (マーケティング、セールス、エンジニアリング、人事) のメンバーが、共通の目標、プロジェクト、または責任に向けて協力することです。
カスタマーサポートチームとマーケティングチームが SNS で連携するなど、日常業務から、セールスチームと製品チームが顧客のコンバージョンを促進する新機能を開発するなど、単発のプロジェクトまで、さまざまな形態があります。 しかし、それを実現することは、必ずしも簡単ではありません。
1. 関与するチームの目標が対立している、または目標がまったくない
プロジェクトに他のチームを巻き込もうとしたところ、「それは私たちの優先事項ではありません」と言われたことはありませんか？ それが収益に直接影響を与えたり、多くの新規顧客を獲得したり、巨額の技術的負債を解決したり、その他の形でビジネスにプラスの影響を与えることを知っている場合、もどかしく感じることでしょう。
この場合、あなたとそのチームは、目標に関する認識が一致していない可能性があります。 さらに悪い場合は、チームや会社の目標を知らないということです。
目的の明確さが欠けていると、サイロ化を解消してコラボレーションを始めようとしたときにそれが明らかになり、壁にぶつかってしまいます。
解決策: 目標を明確にし、全員と共有する
会社の目標を全員に公開するよう経営陣に働きかけましょう。そうすれば、リーダーシップチームだけでなく、全員が会社の優先事項を把握できます。 一般社員の場合は、自分のプロジェクトが会社の目標にどう貢献しているのかを理解し (明確さのピラミッドを使うとわかりやすくなります)、自分の取り組みがどの目標につながっているのかをコラボレーターに伝えましょう。
![[製品 UI] Asana での会社のマイルストーン](https://assets.asana.biz/transform/a4b7cbc2-43fd-4b2d-bcc3-c1198513334b/e1c8dc?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
Asana を使用している場合は、会社の目標と目的をすべてリストアップするプロジェクトを作成しましょう。 会計部門から営業部門まで、すべてのチームが全体像を把握できるように、会社全体で共有しましょう。 コメント限定アクセスを使用すれば、全員が閲覧できるものの、編集はできないようにできます。
さらに詳しい手順については、Asana で会社の目標とマイルストーンのプロジェクトを作成してみましょう。
2. 他のチームのプロジェクトや取り組みを把握していない
私が経験した中で最高のコラボレーションは、同僚が「あのチームは XYZ に取り組んでいるんだけど、知ってた？」と声をかけてくれたことがきっかけで始まりました。
あなたも経験したことがあるのではないでしょうか。 自然に生まれるコラボレーションは、氷山の一角にすぎません。 仕事について積極的にコミュニケーションを取ることで、どれだけ多くの機会を発見できるかを考えてみてください。
解決策: 部署内外で今後の仕事を共有する
同僚の取り組みを知らないことは、効果的なコラボレーションの妨げとなりますが、それを解決する方法があります。 この問題を解決するには、チームの今後の仕事の概要を会社全体に定期的に共有するか、他の人がこの情報を簡単に見つけられる場所を作成します。
チーム間のコミュニケーションは、私たちの最高の仕事のいくつかを解き放ち、必要だと知らなかったインサイトを明らかにし、プロジェクトの結果をまともなものから卓越したものにする可能性を秘めています。
ただし、情報のノイズには注意が必要です。 社内の各チームが何をしているのかを把握することは良いことですが、全員がすべての小さなツイート、バグ修正、カスタマーサポートのケースについて知る必要はありません。 共有する情報はブリーフに留め、さらに詳しく知りたい場合に備えて、同僚が参照できる場所 (Asana プロジェクトなど) を提供しましょう。
Asana でステータス更新を使用して、プロジェクトのフォロワー全員に進捗状況と今後の作業に関する簡単な更新情報を提供しましょう。 大規模な取り組みの場合は、要約を作成し、チームまたはスタッフ全体の会話として共有します。 関連するタスクやプロジェクトへのリンクを追加し、チームメイトが貢献できる場合はプロジェクトに参加するよう招待しましょう。
3. 同僚の役割や担当業務、専門用語を理解していない
ある同僚が、毎週のチームミーティングで 2 か月連続で同じ内容の進捗報告をしたことがありました。 自分の仕事とは関係がないと思っていました。 しかし、最終結果を見て、コラボレーションの絶好の機会を逃したことに気づきました。
もっと詳細に話し合っていれば、仕事の重複を減らし、彼女のプロジェクトのタイムラインを短縮する方法を見つけることができたはずです。
このような「つながりの欠落」は、多くの場合、次のような理由で発生します。
他のメンバーの役割や担当業務を完全に理解していない
専門用語や業界用語を使用するため、多くの人が理解しにくい
幸いなことに、この障壁を取り払うには、まず認識することから始められます。
解決策: 誰が何をしているのかを知り、相手の言語を話す方法を学ぶ
機会があればいつでも、同僚やその働き方について知り、今取り組んでいる仕事について詳しく質問しましょう。 大企業では、ランダムな 1on1 や、社内で「作ったものを紹介し合う」イベントなど、学び合う機会を設けましょう。
Asana では、各従業員にAoR (Area of Responsibility、責任範囲) を割り当て、すべての AoR とそのオーナーのリストを常に更新しています。 これにより、誰が何をしているのかを全員が正確に把握できます。
4. 別のプロジェクトに取り組むには時間がかかりすぎる
これはおそらく最も一般的なシナリオです。チームやチームメイトを招待して、何かを一緒にやろうとします。 相手は興味を示してくれますが、時間がないと言います。
「来月」や「次の四半期」に手伝うと約束するかもしれません。 最終的に、プロジェクトは無期限に延期され、いつか完了するという希望はすべて失われてしまいます。
問題は、新しいプロジェクトに参加することは、実際には小さなタスクであっても、大変で時間のかかるタスクのように思えることが多いということです。
解決策: 明確な提案、タイムライン、推定所要時間を提示する
新しいプロジェクトへの協力を同僚に依頼する前に、プロジェクトの所要時間を見積もりましょう。 可能であれば、プロジェクトに余裕を持たせましょう。 次に、同僚の役割と推定所要時間をまとめます。
相手に何を求めているのか、どれくらいの時間がかかるのかを明確に理解してもらうことができれば、参加へのハードルは低くなります。
Asana でプロジェクトを作成し、タスクに説明と期日を追加します。 プロジェクト内のタスクを各チームメイトに割り当てます。 次に、カスタムフィールドを使用して、推定所要時間を追加します。
タスクを割り当てることで、同僚は自分が何を、いつまでに、どのくらいの時間で行うべきかをより明確に理解できます。
5. 新しい働き方を取り入れることに抵抗がある
「習慣は脳の自動操縦機能のようなものです」と Stephanie Vozza 氏は述べています。 ワークプレイスでは、これはしばしば新しいツールや方法、働き方を導入することに対する抵抗として現れます。 「壊れていないものを直す必要はない」という考え方です。
習慣を変えるのは難しいことは誰もが知っています。
しかし、習慣にとらわれすぎると、仕事の効率を上げたり、時間を節約したり、時代を先取りしたりする機会を逃してしまいます。 (メールを早くから使い始めた人たちが、メールを使わなかった人たちと比べてどれだけ有利だったかを考えてみてください。) 1 日の時間を増やしたいと思わない人はいないはずです。
解決策: 新しいツールや習慣を徐々に導入する
新しいプロセスやツールなど、新しいものをチームに導入する場合は、メンバーが新しいプロセスに慣れる時間を与えましょう。 「Asana の使い方を新人に教える際は、プロセスの大幅な見直しを強制しないことが重要だと学びました」と語るのは、Asana コミュニティのメンバーである Caisha さんです。 「会議の議題やイベントなど、シンプルなプロジェクトから始めましょう。
理想的には、部署の多くのメンバーが、その役割に関係なく、知っておくべきことや関与する必要のあることが対象になります」。
また、新しい働き方を他のメンバーが取り入れられるよう、「新しいプロセスを使うようになったことを覚えていますか？」「これもワークマネジメントツールでやってみませんか？」といった声かけで、新しい働き方の浸透を後押しできます。
チームで Asana を使い始めたばかりの場合は、Gmail アドオンなどの連携を使用して、メールでのコミュニケーションから Asana でのコラボレーションへの移行をスムーズに行いましょう。
部門横断コラボレーションを成功させるためのベストプラクティス
課題への個別対策に加えて、部門横断コラボレーションを組織的に成功させるためのベストプラクティスを紹介します。
リーダーが率先してコラボレーションを推進する
部門横断の取り組みが定着するかどうかは、リーダーの姿勢に大きく左右されます。経営層やマネージャーが部門間の連携を積極的に推奨し、自らも実践することで、チームメンバーに行動の手本を示せます。
コミュニケーションの方法とルールを統一する
チーム間の連絡方法がバラバラだと、情報が散逸し、認識のずれが生まれます。プロジェクトの情報共有にはどのツールを使うか、ステータス更新の頻度はどうするかなど、共通のルールを定めましょう。
情報の一元管理を徹底する
プロジェクトに関するすべての情報が 1 か所に集約されていれば、メンバーは必要な情報を自分で見つけられます。メールや個人のスプレッドシートに情報が散らばっている状態を解消することが、スムーズな部門横断コラボレーションの土台になります。
小さな成功を共有して信頼を積み重ねる
部門横断プロジェクトの成果を組織全体で共有しましょう。成功体験の可視化は、他のチームが部門横断の取り組みに前向きになるきっかけを作ります。
導入事例: 部門横断コラボレーションの成功例
実際に部門横断コラボレーションを推進し、成果を上げている企業の事例を紹介します。
商船三井: 部門間の情報サイロを解消し、報告準備を数分に短縮
大手海運企業の商船三井では、メールや Excel に分散していた情報を一元化することで、部門間の情報サイロを解消しました。LNG 事業部門では、1 チームから 3 ユニット、15 チーム (約 200 名) へと利用を拡大しています。
その結果、報告準備にかかる時間が 2 週間からわずか数分に短縮され、会議の回数も 3 分の 1 に削減されました。国境を越えたチーム間のコラボレーションもスムーズになり、組織全体の生産性が大幅に向上しています。
Gojek: 年間 3,486 日分の調整工数を削減
東南アジアのスーパーアプリ企業 Gojek では、部門間の調整に膨大な時間を費やしていました。ワークマネジメントツールを導入し、チーム間の情報共有と業務管理を一元化したことで、年間 3,486 日分の調整工数を削減することに成功しました。
部門横断的なサイロを解消し、各チームが同じプラットフォーム上で連携することで、プロジェクトの可視性と実行スピードが大きく改善されました。
チームメイトとのコラボレーションを始める
効果的なコラボレーションを行うことで、チームの最高のパフォーマンスを引き出し、必要性を認識していなかったインサイトを発見し、プロジェクトの成果を「良い」から「素晴らしい」へと引き上げることができます。 しかし、コラボレーションを促進するには、課題が伴います。 努力が必要です。
障壁に閉じ込められてサイロ化してしまうのか、それともそれを打ち破るのかは、あなた次第です。
Asana を使えば、チーム間の目標共有、タスクの割り当て、進捗の可視化をひとつのプラットフォームで実現できます。部門横断コラボレーションを加速させたい方は、ぜひ無料でお試しください。
