Asana がワークマネジメントを活用して目標を効果的に管理する方法

目標は、ビジネスの全体的な計画を構造化するものですが、それに対して行動を起こせる場合にのみ役に立ちます。 

Asana 組織戦略部門長を務める Lotte Vester は、チームが目標を実行する際に役立つプロセスを推進しています。 彼女は、Asana のダイナミックなチームのために、大まかな取り組みを明確な目標と主要な結果 (KR) に落とし込むお手伝いをしています。 しかし、Lotte さんは 1 人体制のチームであり、Asana は多面的なグローバル企業です。 そのため、Lotte さんは 1 人で目標管理を行おうとするのではなく、 代わりに、彼女は目標を整理し、実行するのに役立つとわかっている製品、つまり Asana を活用しています。

目標管理の課題

大企業は、スピードと効率性を活用して製品を開発し、利益を上げながら市場に投入します。 そのため、企業はより少ないリソースでより迅速に行動できるように、目標を設定します。

Vester 氏にとって、スピードは重要なポイントです。 「目標管理は、適切な意思決定を迅速に行うのに役立つものでなければなりません。 状況が変化した場合や障害物に遭遇した場合に、すばやく方向転換できるよう、柔軟性が組み込まれている必要があります。」

しかし、スピードを実現するのは難しいことです。 多くの大企業は強力なテックスタックを備えていますが、これらのツールは切り離されている場合があります。 1 つのツールで目標を設定し、別のツールで仕事を完了し、さらに別のツールでチームとコラボレーションする場合があるかもしれません。 こうしたツールはすべて、個別に手動で更新する必要があります。 仕事が完了した時点では、その仕事がもともと関連していた目標と再びつなげることは困難です。

多くの企業は、「1 回設定したらその後は任せられる」という目標に苦労しています。誰かがスライド資料で目標を提示するだけで、その後は忘れ去られてしまうことがあります。 しかし、各自が日常のタスクに追われる中で、その目標のことを忘れてしまいます。 だからこそ、仕事を目標に直接結びつけることが非常に重要となるのです。 これが、会社において最も重要な取り組みを達成するために、明確さ、可視性、そして集中力を確保する方法です。”

目標設定そのものも、多くの場合サイロ化された状態で行われます。各チームが互いに独立して作業し、それぞれの優先事項を設定して達成するのです。 しかし、チーム間のコラボレーションは、目標の実行とエンゲージメントにとって不可欠です。

多くの企業、特に大企業では、複数の信頼できる情報源から情報を取得して作業を行うことで、仕事の進捗が遅くなったり、リーダーシップにとって目標が明確でなくなったりする可能性があり、目標の追跡、更新、報告が非常に困難になる可能性があります。 また、目標を見失うと、会社のビジョンを見失ってしまいます。 目標を常に意識し、自分の仕事と結びつけることで、目標を活用して成果を上げることができます。

Asana を活用して、つながりのある、インパクトのある目標を作成する 4 つの方法

1. テンプレートを使って目標設定プロセスを標準化する 

多くの企業は目標の重要さを認識していますが、効果的な目標を設計し、構成する方法について、従業員が学ぶ機会はほとんどありません。 その結果、 誰もが異なる方法で目標を設定しています。 この一貫性の欠如により、インパクトの測定が困難になります。

しかし、だからといって、Asana で作成されるすべての目標を Vester さんが設計し、確認する必要があるわけではありません。 代わりに、彼女はチームに含めてもらいたい正確な形式と詳細を盛り込んだ目標テンプレートを作成します。 その後、チームや個人が新しい目標や主要結果 (KR) を開始する準備が整ったときには、一から始める必要がなく、既に整備された構造を利用できます。 これにより、Asana は社内全体で目標の構造と伝達方法を標準化できます。

2. AI に費やす時間を減らす 

Vester さんはテンプレートを使って目標の作成を標準化できますが、一から目標を作成する場合はどうでしょうか？ あるいは、お客様の会社では、すべての目標の作成と標準化を部署長が担当しているかもしれません。 その場合、Asana のスマートゴール機能が作業の開始に役立ちます。 達成したい内容の説明を入力すると、AI が過去の目標やパフォーマンスに基づいて目標のドラフトを作成します。

目標が進展するにつれて、進捗状況を報告する作業は面倒で時間がかかる場合があります。 しかし、Asana では AI のおかげで、進捗状況をすばやく簡単にまとめることができます。 Vester さんは、スマートステータス機能を使って、AI によるステータス更新の下書きを作成します。 わずか数分で、チームやリーダーシップと共有できる進捗状況と障害の概要が完成します。

3. 進捗を自動的に集計することで、手作業の削減 

仕事と目標が別々の場所にある場合、進捗を手動で更新する必要があります。 しかし、Asana では、目標はそれをサポートするプロジェクトや日々のタスクに結び付けられます。 誰かがタスクを完了すると、その進捗が即座にリアルタイムで目標内に反映されます。 

Asana のリアルタイム進捗追跡機能により、目標の進捗状況を包括的に把握できます。 この機能はダッシュボードにシームレスに統合されているため、関係者はステータス更新を待つことなくステータスを確認できます。 

4. 一元化されたワークスペース

多くの企業では、目標がスライド、スプレッドシート、文書など、さまざまな場所に分散しています。 しかし、このようなばらばらな方法では、目標とのつながりを維持したり、目標を理解したり、関係者が目標を把握し続けられるようにしたりすることが非常に困難になります。 だからこそ、Asana のつながりを提供するプラットフォームが非常に重要なのです。

最大の会社目標であっても、Asana で全員が確認できます。 これにより、明確さが生まれます。 社員は、会社の目標、チームの目標、個人の目標、そしてそれらがどのように関連しているかを確認できます。 これにより、メンバー全員が自分の仕事が大規模な取り組みに影響を与えると知ることができるため、チームのモチベーションが高まります。 これにより、共通の目標に向けてさまざまなチームとその仕事がつながる、協力的な環境が構築されます。

整理された目標は実行可能な目標です

適切なツールを活用することで、企業が最も野心的な目標を達成する方法が変わります。 Asana では、目標を一元管理し、テンプレートを使用して目標の作成を標準化し、AI を活用して効率的に進捗を追跡し、最新情報を提供することで、目標設定プロセスを合理化するだけでなく、透明性、コラボレーション、アジリティの高い企業文化も育まれます。 

Asana を使って、企業全体の最大の目標をより迅速に策定し、実行する方法をご紹介します。