Modèle de journal RAID

La dernière fois que vous avez participé à un projet, est-ce que tout s’est déroulé comme prévu ? Selon toute probabilité, la réponse est non. Ressources insuffisantes, échéances manquées, dérive des objectifs… Tout un éventail de risques et d’obstacles peut entraver l’avancement des projets, aussi bien planifiés soient-ils.

Mais n’ayez crainte : la mise en place d’une stratégie de gestion des risques vous aidera à faire face à tout imprévu en cours de projet.

Pour vous faciliter la tâche, armez-vous d’un outil clé : un modèle de journal RAID.

Qu’est-ce qu’un journal RAID ?

Conçu pour faciliter l’identification et la résolution des risques affectant les projets, votre journal RAID est basé sur un principe simple : consigner tout risque potentiel au lancement du projet, puis surveiller les problèmes qui se présentent par la suite.

L’acronyme RAID est basé sur les mots anglais Risks (risques), Assumptions/Actions (hypothèses/actions), Issues (problèmes/imprévus) et Depedencies/Decisions (dépendances/décisions).

Pour en savoir plus sur les caractéristiques et l’utilité d’un journal RAID, consultez notre article « Le b.a.-ba de la création de journal RAID ».

Ne vous inquiétez pas, ce processus n’a rien de sorcier. Une fois créé, votre modèle vous aidera à rationaliser l’analyse RAID et la création d’un journal projet après projet, vous laissant le champ libre pour vous consacrer au suivi et à l’atténuation des problèmes.

Qu’est-ce qu’un modèle de journal RAID ?

Réutilisable et facile à dupliquer, un modèle de journal RAID vous permet de facilement surveiller tous les risques et problèmes auxquels fait face votre projet.

L’utilisation d’un tel outil est un jeu d’enfants : au début de chaque nouveau projet, il vous suffit de dupliquer le modèle et d’y indiquer tous les renseignements nécessaires à l’analyse RAID. Les champs à remplir sont toujours les mêmes, il n’y a ainsi aucun risque d’oubli ! En outre, ce type de modèle rationalise l’analyse et le processus de journalisation RAID, offrant à tous les membres de votre équipe un processus harmonisé de suivi des risques.

Les avantages d’un modèle de journal RAID

Le classement, le suivi et l’atténuation des risques impliquent de nombreuses variables : identifier les menaces au début du projet, surveiller l’émergence d’éventuels problèmes, les résoudre… La gestion des risques de projet peut parfois être complexe, d’où l’utilité d’un outil centralisé conçu pour surveiller les risques et appliquer des mesures correctives.

La création d’un modèle de journal RAID dans un outil de gestion de projet vous permettra de facilement coordonner votre équipe autour d’initiatives d’atténuation des risques de projet. De plus, en enregistrant votre modèle de journal au sein même de votre outil de gestion du travail, vous pourrez en toute simplicité surveiller l’évolution de la situation et faire le point sur votre projet au quotidien.

Un modèle de journal RAID vous aidera à :

• Identifier les risques au début de chaque projet pour vérifier que vous disposez des ressources nécessaires et d’un plan d’urgence adapté. 

• Rapidement consigner les problèmes au fil du projet et assurer le suivi des mesures d’atténuation des risques sur une plateforme centrale.

• Alerter les membres d’équipe en cas de problème critique et y remédier en temps réel.

• Désigner un responsable pour chaque tâche, de façon à ce que les membres d’équipe connaissent leurs responsabilités et ce qui est attendu d’eux.

• Rapidement constater les potentiels effets préjudiciables de tout risque, hypothèse, imprévu ou dépendance, et prendre des décisions en conséquence.

• Facilement transmettre des informations clés aux parties prenantes du projet.

Éléments à inclure dans un modèle de journal RAID

Votre modèle de journal RAID constitue votre source unique de référence pour tout risque, hypothèse (ou action), imprévu et dépendance (ou décision) au cours du projet.

Pour commencer, divisez votre modèle de journal RAID en deux sections : l’une consacrée aux risques, hypothèses et dépendances identifiés pendant la phase de planification, l’autre aux imprévus, actions, dépendances et décisions mis en évidence après le lancement du projet. Ensuite, renseignez tous les détails nécessaires au suivi des risques, notamment :

• La catégorie RAID (risque, hypothèse/action, imprévu ou dépendance/décision)

• Une description de l’élément RAID identifié (par exemple, description du risque lié au projet)

• Les répercussions potentielles de l’élément RAID sur le projet

• Le statut de l’élément RAID

• Les prochaines étapes ou mesures d’atténuation des risques

• Le responsable et l’échéance (le cas échéant)

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

• Salesforce : supprimez les points de blocage en offrant aux équipes commerciale, après-vente et réussite client un moyen de communiquer directement avec les équipes qui les assistent sur Asana. Partagez des pièces jointes et créez des tâches concrètes pouvant être suivies pour les besoins du processus avant-vente. Avec Service Cloud, connectez vos équipes de mise en œuvre et de service aux équipes d’assistance travaillant sur Asana, pour une expérience client d’exception.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

Comment utiliser un modèle de journal RAID ?

Une fois que vous avez créé votre modèle de journal RAID, vous n’avez plus qu’à le mettre à profit ! Il vous suffit de suivre ces cinq étapes :

1. Copiez votre modèle de journal RAID au début de chaque nouveau projet.

2. Identifiez et consignez les hypothèses, dépendances et risques initiaux pendant la phase de planification du projet.

3. Notez dans votre journal les problèmes qui surviennent en cours de projet. Assurez le suivi des éventuelles mesures d’atténuation appliquées. 

4. Collaborez avec les membres d’équipe au sein de votre modèle numérique de journal RAID. Si nécessaire, définissez des échéances et des responsables.

5. Appuyez-vous sur votre modèle de journal RAID lors de la réunion post-mortem du projet. 

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