Simplifiez la réception des demandes de projet

Pour traiter les demandes urgentes, établissez, dans le cadre de votre processus de réception des demandes, un processus clair permettant de les faire remonter. Décidez de ce qui est considéré comme urgent, des personnes autorisées à approuver les changements de priorité et de la manière dont le travail actuel pourrait devoir être modifié. Ainsi, les projets urgents restent visibles et vous évitez de perturber le travail planifié sans examen approprié.

Suivez des indicateurs tels que le nombre de demandes, le nombre de demandes approuvées, le temps nécessaire à la révision et le temps nécessaire à la finalisation des projets. Surveillez également la charge de travail et la taille du backlog afin d'identifier les freins. Ces chiffres vous aident à améliorer votre processus et à faire avancer le travail en toute sérénité.

Un processus efficace de réception des projets ne se limite pas au suivi des demandes, il nécessite également un suivi plus global. Asana regroupe l'ensemble des éléments de votre processus sur une seule et même plateforme où vous pouvez suivre les demandes, puis hiérarchiser les actions à entreprendre et les attribuer. Ainsi, rien ne passe entre les mailles du filet et les équipes ont une visibilité complète sur le processus de demande, de bout en bout.

Recherchez un logiciel qui vous permet de recueillir les demandes de travail, de les hiérarchiser et de suivre leur progression, le tout depuis un seul et même endroit. Un outil de réception des projets efficace comprend des automatisations qui suppriment le travail manuel. Il doit également donner aux responsables et à leurs équipes une visibilité totale sur le statut et la progression du travail, afin qu'ils puissent ajuster les ressources si besoin.  La meilleure façon de savoir si un outil de réception des projets vous convient, c'est de le tester. Pour cette raison, nous proposons un essai gratuit d’Asana. Essayez Asana dès aujourd'hui.

Les demandes de projet peuvent être standardisées à l'aide des formulaires (y compris des étiquettes générées par l'IA) afin de recueillir des informations structurées, d'associer les réponses à des champs personnalisés et de déclencher des automatisations.

Oui, la réception des demandes peut être standardisée pour toutes les équipes en créant des actions groupées/modèles de réception des demandes afin d'appliquer des formulaires, des champs personnalisés et des règles à l'échelle de l'organisation.

Oui, les demandes peuvent être acheminées vers différentes équipes à l'aide de règles déclenchées par des valeurs de champ personnalisées, afin d'attribuer ou de déplacer des tâches/projets en fonction des informations saisies dans le formulaire.

Le backlog de réception peut être géré à l'aide de la vue Tableau, avec des champs personnalisés, des sections pour le statut et des règles permettant d'attribuer, d'étiqueter et de déplacer automatiquement les demandes.

Oui, les demandes reçues peuvent être hiérarchisées automatiquement en utilisant des champs personnalisés en menu déroulant, ainsi que des règles ou des champs de formule, afin d'attribuer un score aux demandes entrantes et de les classer en fonction des réponses au formulaire.

Oui, des sous-tâches ou des tâches peuvent être déclenchées lors de la réception en utilisant des règles pour ajouter des sous-tâches à des tâches envoyées via un formulaire, qui se transforment en tâches à part entière lorsqu'elles sont hébergées dans plusieurs projets.

Oui, les réponses aux formulaires peuvent remplir des champs personnalisés, car les questions des formulaires peuvent être associées à des champs personnalisés, puis alimenter des règles d'automatisation en fonction de ces valeurs.

Oui, les indicateurs de réception peuvent être exportés, car les tableaux de bord présentent automatiquement sous forme de graphiques les réponses aux formulaires, les volumes d'envois et les tendances du backlog.

Oui, les dispositions de réception peuvent être réutilisées en tant que modèles en créant des processus (Formulaires + Champs + Règles) et en les regroupant dans des actions groupées/modèles pour les réutiliser.