Gap-Analyse: In 4 Schritten Lücken zu Zielen schließen

Stellen Sie sich vor, Ihr Team beginnt gerade mit der strategischen Planung für das kommende Jahr, doch die Teammitglieder wissen eigentlich gar nicht, wo sie anfangen sollen. Was machen Sie nun?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie anfangen sollen, versuchen Sie es mit einer Lückenanalyse. Mithilfe dieses Dokuments können Sie herausfinden, wie Sie vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand gelangen, also zu Ihrem erhofften Ziel.

Was ist eine Lückenanalyse?

Eine Lückenanalyse (auch bekannt als Gap-Analyse oder Bedarfsanalyse) ist ein Vergleich zwischen dem aktuellen Stand Ihres Unternehmens und dem gewünschten Zielzustand. Sie zeigt die Differenz zwischen Ist- und Soll-Leistung auf und bildet die Grundlage für gezielte Verbesserungsmaßnahmen.

Eine Lückenanalyse unterstützt Ihr Unternehmen in verschiedenen Situationen:

• Zur Strategieplanung: Strategische Teams können mit einer Lückenanalyse potenzielle Aktionspläne ausarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen.

• Zur Ermittlung von Schwachstellen: Wenn Ihr Unternehmen nicht die gewünschten Leistungsziele erreicht hat, kann eine Lückenanalyse Ihr Team dabei unterstützen, den Grund dafür zu finden.

• Zur Evaluation aktueller Ressourcen: Falls Ihr Team am Ende des Jahres einen Ressourcenüberschuss zu beklagen hat, kann eine Lückenanalyse Aufschluss darüber geben, wie gut die bisherige Ressourceneinteilung funktioniert hat und wie Ressourcen zugewiesen wurden. So können sie künftig effizienter eingesetzt werden. Das Affiliate-Netzwerk Awin hat genau diesen Schritt vollzogen: Das Unternehmen erkannte durch eine systematische Bestandsaufnahme, dass fragmentierte Tools und isolierte Prozesse wertvolle Ressourcen banden. Nach der Umstellung auf eine einheitliche Plattform konnte Awin die Effizienz messbar steigern und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit deutlich verbessern. Lesen Sie die Erfolgsgeschichte von Awin, um zu erfahren, wie das Unternehmen seine Ressourcen neu ausgerichtet hat.

Operative und strategische Lücke: die Lückenarten im Überblick

Nicht jede Abweichung zwischen Planung und Realität hat dieselbe Ursache. Damit Sie die richtigen Maßnahmen ableiten können, sollten Sie zuerst einordnen, um welche Art von Lücke es sich handelt.

Operative Lücke

Eine operative Lücke entsteht im laufenden Geschäft. Sie zeigt, dass Ihre aktuelle Leistung hinter kurzfristigen Zielen zurückbleibt, obwohl die grundsätzliche Richtung stimmt. Typische Auslöser sind unklare Prozesse, Engpässe bei Ressourcen, fehlende Abstimmung im Team oder verzögerte Entscheidungen.

Diese Art von Lücke lässt sich oft mit konkreten Anpassungen schließen, zum Beispiel durch bessere Priorisierung, klarere Verantwortlichkeiten oder einen realistischeren Zeitplan.

Strategische Lücke

Eine strategische Lücke betrifft die längerfristige Entwicklung Ihres Unternehmens. Sie entsteht, wenn Ihre heutige Arbeitsweise nicht ausreicht, um künftige Ziele zu erreichen. In diesem Fall reicht es meist nicht, nur einzelne Abläufe zu verbessern.

Sie müssen dann prüfen, ob sich Prioritäten, Fähigkeiten, Angebote oder die Ausrichtung Ihres Unternehmens ändern sollten.

Wann sollten Sie eine Lückenanalyse durchführen?

Eine Lückenanalyse ist ein nützliches Projektmanagement-Tool, mit dem Sie erfahren, wie Sie Ihre Ziele am besten erreichen. Sie können jederzeit eine Lückenanalyse durchführen, doch Sie holen das meiste aus Ihrer Analyse heraus, wenn Sie sie strategisch mit einem bestimmten Projekt oder einem bestimmten Vorhaben verbinden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Szenarien vor, wie eine Lückenanalyse Sie dabei unterstützen kann, die notwendigen Kontextdaten zu sammeln, um Ihre Unternehmensprozesse zu verbessern.

Bei strategischen Planungsvorgängen

Wenn Ihr Team einen strategischen Wachstumsplan erstellt, sollte die Lückenanalyse schon früh in den Planungsprozess mit eingebunden werden, um Ihr Team von Anfang an in eine gute Ausgangslage zu versetzen. Eine Lückenanalyse zeigt Ihrem Team auf Grundlage handfester Daten, was notwendig ist, um das Unternehmen von seinem aktuellen Stand zu einem bestimmten Zielzustand zu führen. Auf diese Weise verfügt Ihr Team zumindest schon einmal über eine solide Grundlage, wenn es das Unternehmen mit einem strategischen Wachstumsplan beim Wachstum unterstützt.

Ein konkretes Beispiel dafür liefert Yıldız Ventures. Das Unternehmen hatte keine Möglichkeit, den Stand seiner Prozesse nachzuverfolgen. Das führte zu unproduktiver Arbeit und verpassten strategischen Chancen. Nach der Einführung einer zentralen Plattform für OKR-Tracking und Investment-Pipeline-Workflows stieg die Ausführungsrate bei Geschäftsprozessen um 40 %. Gleichzeitig erhöhte sich der Anteil strategischer Arbeit um 80 %. Die Erfolgsgeschichte von Yıldız Ventures zeigt, wie eine klare Bestandsaufnahme den Weg vom Ist- zum Soll-Zustand ebnet.

Wenn es zu Leistungsproblemen kommt

Wenn Ihr Team unerwartet schlechte Leistung erbringt, können Sie mithilfe einer Lückenanalyse herausfinden, welche Defizite vorliegen. Sobald Sie die Ursache der „Lücke" gefunden haben, kann Ihr Team seine Prozesse verbessern und das Problem beheben, ohne die Produktion zu unterbrechen.

Ein Beispiel: Ein Projektmanager in der Fließbandproduktion stellt fest, dass die Produktion hinter den Erwartungen zurückbleibt. Die Lückenanalyse zeigt, dass eine Maschine nicht richtig funktioniert, und ermöglicht eine gezielte Lösung, bevor größere Ausfälle entstehen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt MICHELIN ResiCare. Das Unternehmen hatte keine Transparenz darüber, wer welche Aufgaben übernahm. Projekte waren auf verschiedene Tools verteilt, und die Ausführung verlief langsam. Durch die Einführung eines strukturierten Stage-Gate-Modells und die Zentralisierung der Arbeit in einer einzigen Plattform konnte das Unternehmen die Zeit bis zur Markteinführung verkürzen. Zusätzlich sparte jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter fünf Wochen pro Jahr ein. Die Erfolgsgeschichte von MICHELIN ResiCare zeigt, wie gezielte Lückenanalyse Engpässe sichtbar macht und den Betrieb verbessert, ohne ihn zu unterbrechen.

Wenn Interessenvertreter zusätzlichen Kontext benötigen

Wenn Ihr Team Geschäftsinformationen für Investoren oder ähnliche Gruppen zusammenstellt, kann eine Lückenanalyse ein extrem nützliches Tool sein. Denn sie liefert mehr Kontextdaten, als es einfache Zahlen tun. Wenn das Management besorgt darüber ist, dass die Leistung Ihres Teams aus irgendeinem Grund schlechter ist als erwartet, kann eine Lückenanalyse alle Sorgen im Keim ersticken, denn sie liefert bereits einen detaillierten Plan, wie Ihr Team die „Lücke" wieder schließen wird.

Danone hat diesen Ansatz auf globaler Ebene umgesetzt. Das Unternehmen verwaltete eine unternehmensweite Veränderung seiner Arbeitsweise und nutzte dabei eine eigens benannte „IBS Geographies Gap Roadmap", um den Stand einzelner Regionen gegenüber dem angestrebten Zielzustand zu verfolgen. Konsolidierte Dashboards gaben der Führungsebene jederzeit Einblick in den Fortschritt. Gleichzeitig konnten globale Kosteneinsparungen transparent berichtet werden. Die Erfolgsgeschichte von Danone zeigt, wie strukturierte Berichterstattung das Vertrauen von Führungskräften stärkt und Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis ermöglicht.

In 4 Schritten zu Ihrer Lückenanalyse

Eine Lückenanalyse zu erstellen, scheint auf den ersten Blick zwar kompliziert, ist aber eigentlich gar nicht so schwer. Probieren Sie einfach die folgenden vier Schritte aus.

​1. Definieren Sie Ihre Geschäftsziele

Um die aktuelle Leistung mit der gewünschten Leistung vergleichen zu können, sollten Sie erst einmal definieren, wo Ihr Unternehmen idealerweise künftig stehen soll. Das können Sie tun, indem Sie sich messbare Ziele setzen. Jede Methode zur Zielsetzung ist dafür geeignet. Falls Sie nicht schon eine eigene Methode haben, versuchen Sie es doch mal mit Objectives and Key Results (OKRs) oder mit Key Performance Indicators (KPIs). Welchen Ansatz Sie auch immer verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) sind. Von den Zielen, die Sie sich hier setzen, hängt später ab, wie Sie Leistung bewerten und Ihr Unternehmen dorthin bringen, wo Sie es haben möchten.

2. Bewerten Sie die aktuelle Leistung Ihres Unternehmens

Bewerten Sie die aktuelle Leistung Ihres Unternehmens anhand der Ziele, die Sie im vorherigen Schritt erarbeitet haben, und mit Benchmarking gegenüber relevanten Vergleichswerten.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihre aktuellen Prozesse zu bewerten. Wenn Prozessverbesserungen Teil Ihrer Strategie sind, schauen Sie sich den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsprozesse an. Das hilft Ihnen dabei, herauszufinden, auf welche Methoden zur Prozessverbesserung Ihr Team am besten zurückgreift, um die gewünschten Ziele zu erreichen.

3. Analysieren Sie die „Lücke"

Denken Sie daran, dass die „Lücke" den Unterschied zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Stand Ihres Unternehmens darstellt. Nun, da Sie diesen Unterschied kennen, ist es Zeit, über verschiedene Strategien und Taktiken und deren Umsetzung nachzudenken, mit denen Ihr Team diese Lücke schließen kann.

Im nächsten Schritt sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Ziele tatsächlich erreichbar sind. Setzen Sie keine Ziele, die zu ambitioniert für den festgelegten Zeitraum sind. Prüfen Sie auch, ob Ihr Team bei Änderungen an der aktuellen Strategie die Ziele weiterhin erreichen kann.

Als Nächstes treffen Sie sich mit den Beteiligten zum Brainstorming für die strategische Planung, um Ihre Ziele zu erreichen.

4. Erstellen Sie einen detaillierten Bericht

Sobald Sie all Ihre Zahlen und Geschäftsziele zusammengestellt haben, können Sie einen Aktionsplan erstellen, der genau darlegt, wie Ihr Team die Lücke schließen wird. Wichtig sind sowohl die quantitativen Daten (z.B. die Eckdaten aus Schritt 2) als auch die qualitativen Daten (z.B. aktuelle Prozesse und vergangene Strategien zur Prozessverbesserung).

Beliebte Tools für eine Lückenanalyse

Neben den vier Schritten zur Durchführung gibt es bewährte Methoden, die Ihre Lückenanalyse vertiefen. Hier sind die am häufigsten verwendeten:

SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse ist eine Technik aus dem Projektmanagementbereich, mit der Sie Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken für Ihr Unternehmen identifizieren können. Für gewöhnlich visualisiert man eine SWOT-Analyse in einer aus vier Feldern bestehenden Matrix.

Sobald die Matrix ausgefüllt ist, können Sie damit die Lücken ermitteln, die beim Brainstorming zu den einzelnen Feldern entstehen.

McKinseys 7-S-Modell

Das 7-S-Modell, das von Robert H. Waterman und Tom Peters entwickelt wurde, ist ein Managementmodell, das oft für Unternehmensanalysen verwendet wird. Nach diesem Modell ist jedes Unternehmen auf sieben Elemente angewiesen, die alle aufeinander abgestimmt sein und sich gegenseitig bestärken müssen. Wenn eines dieser Elemente nicht funktioniert, kann das Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben.

Die sieben S in diesem Modell stehen für:

• Struktur (Structure): Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? Diese Frage könnte zum Beispiel darauf abzielen, wie Rollen verteilt sind und wie Teams miteinander kommunizieren.

• Strategie (Strategy): Damit sind die Pläne gemeint, mit denen Ihr Team das Unternehmen voranbringt.

• Systeme (Systems): Wie wird Leistung gemessen? Und auf welche Prozesse greift Ihr Team zurück?

• Fähigkeiten (Skills): Damit sind die Kompetenzen gemeint, die Ihre Teammitglieder dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

• Unternehmenskultur (Style): Das sind die Verhaltensmuster bestimmter Gruppen in Ihrem Unternehmen.

• Mitarbeiter (Staff): Hier geht es um die Personen, die für Sie arbeiten, sowie deren Eigenschaften. Was trägt Ihr Unternehmen zur Entwicklung seiner Teams bei?

• Gemeinsame Werte (Shared values): Welche Werte sind die Kernprinzipien, nach denen in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird?

Finden Sie heraus, in welchem Verhältnis diese sieben Elemente zueinander stehen. Wenn Sie beispielsweise etwas an Ihrer Strategie ändern, welche Auswirkungen hat das dann auf die Systeme? Eine Lückenanalyse hilft Ihnen dabei, die Beziehungen zwischen all diesen Facetten zu ermitteln.

Das Kongruenzmodell von Nadler und Tushman

Das Kongruenzmodell von Nadler und Tushman (auf Englisch) ist ein Management-Tool, mit dem sich die Ursache von Leistungsschwächen ermitteln lässt. Es wurde in den frühen Achtzigern von den Organisationstheoretikern David A. Nadler und Michael L. Tushman entwickelt.

Die Idee hinter diesem Modell ist, dass ein Unternehmen vier Hauptelemente hat, die alle eine einzigartige Beziehung zueinander haben.

Diese vier Elemente sind:

• Arbeitsinhalt: Das sind sämtliche Aufgaben, die von den Mitarbeitern ausgeführt werden und die Leistung Ihres Unternehmens ausmachen. Man kann die Arbeit aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachten: was zu tun ist und wie diese Arbeit ausgeführt wird.

• Mitarbeiter: Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens und auch Externe interagieren miteinander bei der Arbeit, z.B. ein Manager und seine direkt Unterstellten oder ein Teamleiter und ein Auftraggeber.

• Organisationsstruktur: Hier geht es darum, wie Ihr Unternehmen sich selbst organisiert: Wie wird Arbeit delegiert? Welche Teams arbeiten an was? Wie sind die Prozesse aufgebaut?

• Organisationskultur: Wie setzt Ihr Team Gruppennormen um? Was sind die bewährten Methoden, Ideale und geteilten Werte in Ihrem Unternehmen?

Das Modell von Nadler und Tushman bildet aus jedem dieser Elemente Paare, wobei sechs verschiedene Kombinationen entstehen, mit deren Hilfe Teams die Leistung in ihrem Unternehmen analysieren können. Diese sechs Paare sehen folgendermaßen aus:

• Arbeitsinhalt und Mitarbeiter: Welche Mitarbeiter erledigen welche Aufgaben? Haben die richtigen Personen die richtigen Aufgaben?

• Arbeitsinhalt und Organisationsstruktur: Wie entwickelt Ihr Team Arbeitsprozesse? Gibt es genug Struktur und Organisation, die klar vorgibt, welche Aufgaben erledigt werden müssen?

• Arbeitsinhalt und Organisationskultur: Hier geht es um die Umgebung, die geschaffen wird. Fördert Ihr Unternehmen Gewohnheiten, die der Leistung zuträglich sind?

• Mitarbeiter und Organisationsstruktur: Hier wird die Organisationsstruktur Ihres Teams ermittelt. Ist Ihr Team so organisiert, dass jeder Einzelne bestmögliche Arbeit abliefern kann?

• Mitarbeiter und Organisationskultur: Hier geht es um die Einstellung der Mitarbeiter. Arbeiten Ihre Mitarbeiter in einer Unternehmenskultur, die produktiv für sie ist? Können sie Ressourcen benennen, die ihnen dabei helfen, bei der Arbeit erfolgreich zu sein?

• Organisationskultur und Organisationsstruktur: Dieses Paar konzentriert sich darauf, wie Unternehmenskultur und Unternehmensorganisation einander beeinflussen. Steht die Organisation Ihres Unternehmens der Unternehmenskultur entgegen oder unterstützt sie diese?

Ähnlich wie bei dem 7-S-Modell von McKinsey können Sie, wenn Sie aus den Elementen des Nadler-Tushman-Modells Paare bilden, erkennen, wie die beiden Elemente sich gegenseitig beeinflussen und wie stark die Auswirkungen auf das andere Element sind, wenn Sie das eine verändern.

Vorteile und Grenzen der Lückenanalyse

Eine Lückenanalyse hilft Ihnen, Probleme klarer zu benennen und Entscheidungen besser zu begründen. Gleichzeitig ist sie kein Ersatz für Urteilsvermögen oder laufende Abstimmung im Team.

Vorteile:

• Sie schafft Klarheit darüber, wo Ihr Unternehmen heute steht und wo die größten Abweichungen liegen

• Sie unterstützt Sie dabei, Maßnahmen zu priorisieren, statt an zu vielen Problemen gleichzeitig zu arbeiten

• Sie macht Gespräche mit Führungskräften und Beteiligten konkreter, weil Sie Annahmen und Ziele sichtbar machen

Grenzen:

• Sie funktioniert nur dann gut, wenn Ihre Ziele messbar sind und Ihre Ausgangsdaten belastbar genug sind

• Sie zeigt nicht automatisch die beste Lösung auf, sondern bildet die Grundlage für weitere Entscheidungen

• Sie sollte regelmäßig aktualisiert werden, weil sich Ziele, Marktbedingungen und Ressourcen ändern können

Vereinfachen Sie Ihre Lückenanalyse mit einem Work-Management-Tool

Lückenanalysen entfalten ihr größtes Potenzial, wenn Sie sie mit den Beteiligten auf eine bequeme und strukturierte Weise teilen. Mit einem Work-Management-Tool wie Asana kann Ihr Team Informationen verwalten und die Kommunikation mit Interessenvertretern optimieren, sodass immer alle auf dem gleichen Stand sind. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Sie bei Ihrem Work Management unterstützen kann.

Häufig gestellte Fragen zur Lückenanalyse

Was beinhaltet eine Gap-Analyse?

Eine Gap-Analyse umfasst in der Regel vier Elemente: den aktuellen Stand, den gewünschten Zielzustand, die genaue Abweichung zwischen beiden und die Maßnahmen, mit denen Sie diese Abweichung verringern oder schließen wollen.

Worin unterscheidet sich eine Lückenanalyse von einer SWOT-Analyse?

Eine Lückenanalyse misst den Abstand zwischen Ist- und Soll-Zustand, während eine SWOT-Analyse Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken bewertet. Beide Methoden ergänzen sich: Die SWOT-Analyse liefert den Kontext, die Lückenanalyse zeigt den Handlungsbedarf.

Wer sollte an einer Lückenanalyse beteiligt sein?

Beziehen Sie Führungskräfte, Projektverantwortliche und Fachteams ein, also alle, die Ziele festlegen, Arbeit ausführen oder Ergebnisse bewerten. So bleibt die Analyse realistisch und belastbar.

Wie oft sollten Sie eine Lückenanalyse aktualisieren?

Bei strategischen Vorhaben empfiehlt sich eine Überprüfung zu festen Planungszeitpunkten; bei schnell wechselnden Projekten oder deutlichen Leistungsabweichungen sollten Sie die Analyse früher aktualisieren.