Projektmanagement: Definition, Methoden & Vorteile

Nicht jedes Unternehmen hat einen offiziellen Projektmanagementprozess. Mit der Zeit fällt es Teams jedoch schwerer, organisiert zu bleiben und effektiv zusammenzuarbeiten. Vielleicht fragen Sie sich: Ist Projektmanagement nur etwas für Teams mit eigenen Projektmanagern?

Vielleicht aber auch nicht. Vielleicht benötigen Sie gar keinen extra Projektmanager. Bei Asana sind wir der Meinung, dass Projektmanagement-Fähigkeiten Teams dabei unterstützen, Projekte effizienter fertigzustellen. Die Suche nach einem Weg zur Planung, Verwaltung und Umsetzung von Aufgaben ist für jedes Team und Unternehmen relevant. Obwohl Sie vielleicht nicht jeden Bestandteil eines traditionellen Projektmanagementsystems benötigen, könnte Ihr Team dennoch von einigen der grundlegenden Aspekte des Projektmanagements profitieren.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben mit einem klaren Anfang, einem definierten Ende und einem konkreten Ziel. Anders als wiederkehrende Routinearbeit ist ein Projekt zeitlich begrenzt und auf ein bestimmtes Ergebnis ausgerichtet.

Typisch für ein Projekt sind mehrere Merkmale:

• Es verfolgt ein eindeutiges Ziel.

• Es hat einen festgelegten Zeitraum.

• Es benötigt Ressourcen wie Zeit, Budget, Fachwissen oder Tools.

• Es umfasst abgestimmte Aufgaben, die aufeinander aufbauen.

• Es bringt Beteiligte aus einem oder mehreren Bereichen zusammen.

Ein Website-Relaunch, eine Produkteinführung oder die Einführung eines neuen internen Prozesses sind typische Projekte. Laufende Tätigkeiten wie Support im Tagesgeschäft oder regelmäßige Standardberichte gehören dagegen meist nicht dazu.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement bezeichnet die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten, um definierte Ziele im vereinbarten Zeitrahmen und Budget zu erreichen. Es umfasst alle Aktivitäten, die nötig sind, damit Ihr Team Arbeit koordiniert, Fortschritte nachverfolgt und Ergebnisse pünktlich liefert.

Ein Projektmanagement-Tool bündelt diese Aktivitäten an einem Ort: Aufgaben, Zeitpläne, Dateien und Kommunikation. Dadurch wird die Zusammenarbeit effektiver und Ihr Team behält den Überblick.

Sie müssen nicht ständig zwischen Tabellen, E-Mails und anderen Tools hin- und herwechseln, damit Ihre Projekte nach Plan verlaufen. Mit einem Projektmanagement-Tool kann Ihr Team:

• Bereichsübergreifende Arbeit koordinieren

• Projektpläne, Details, Dateien und Feedback an einem Ort verwalten

• Status-Aktualisierungen mit allen Beteiligten teilen

• Die Zusammenarbeit verbessern

Die Geschichte des Projektmanagements

Projektmanagement entwickelte sich aus der Konvergenz unterschiedlicher Aspekte des Ingenieurwesens am Anfang des 20. Jahrhunderts. Die wichtigsten Werkzeuge und Techniken des modernen Projektmanagements entstanden jedoch erst ab den 1950er Jahren. Damals wurde Projektmanagement zu einer erkennbar eigenständigen Methodik, die meist bei Ingenieurprojekten angewandt wurde. Im Jahr 1969 wurde das Project Management Institute (auf Englisch) (PMI) offiziell gegründet; die Organisation spielte eine wichtige Rolle bei der Definition und Konsolidierung des Projektmanagements über die nächsten Jahrzehnte. Das PMI bietet nicht nur Zertifizierungen für Projektmanager an, es veröffentlicht seit 1996 auch das Handbuch «A Guide to the Project Management Body of Knowledge» (auch PMBOK (auf Englisch) genannt) und aktualisiert es regelmäßig.

Früher war die Rolle des Projektmanagers eine separate Position, oft von einem Mitarbeiter besetzt, der in Projektmanagement-Methoden und Vorgehensweisen geschult war und ein Zertifikat einer Organisation wie dem PMI hatte. Man brauchte einen Projektmanager, um Projekte zu organisieren, denn die benötigten Tools waren schwer einzurichten und anzuwenden und erforderten oft besondere Kenntnisse.

Modernes Projektmanagement ist anders. Statt komplexer Zertifizierungen und unverständlichem Fachjargon ist es nun für jeden möglich, ein Projektmanager zu sein. Bei Asana sind wir sogar der Meinung, dass Sie ein Projektmanager sind, sobald Sie ein Projekt verwalten, unabhängig davon, was für ein Projekt es ist. Diese Flexibilität und Demokratisierung des Projektmanagements ist zum großen Teil ein Ergebnis verbesserter moderner Projektmanagementsoftware. Die Zeiten schwerfälliger, unübersichtlicher Tools sind vorbei: Modernes Projektmanagement ist flexibel, visuell ansprechend und passt sich Ihnen an, nicht andersherum.

Welche Vorteile bietet ein effizientes Projektmanagement?

Projektmanagement bringt konkrete Vorteile für Ihr Team, auch ohne formale Zertifizierung. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Vorteile in Ihrer täglichen Arbeit umsetzen.

1. Übersichtliche, organisierte Pläne sorgen für bessere Zusammenarbeit im Team

Ohne klaren Plan wird ein Projekt schnell chaotisch: Wichtige Schritte werden übersprungen, Aufgaben vergessen, und dieselben Fragen tauchen immer wieder auf. Die Qualität leidet, wenn sich Ihr Team durch die Fertigstellung hetzen muss.

Planen Sie alle Aufgaben, bevor das Projekt startet. Legen Sie Verantwortliche, Erwartungen und Fälligkeitsdaten fest und visualisieren Sie Ihre To-dos auf einer Zeitleiste oder in einer kategorisierten Liste.

Ein Beispiel: Bei einer Veranstaltung listen Sie jeden Schritt auf, weisen Verantwortliche zu und tragen die Termine in einen gemeinsamen Kalender ein. So vermeiden Sie Last-Minute-Chaos und doppelte Buchungen.

Mit einem klaren Plan erkennen Sie potenzielle Konflikte vor Projektstart. Das spart Zeit und Ressourcen in der Umsetzung.

Tipps zur Planung von Projekten

• Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, bevor Sie beginnen. Fügen Sie dann Details wie Fälligkeitsdaten, Aufgabenverantwortliche, Status oder Links zu relevanten Dateien hinzu. Wenn es eine neue Art von Projekt für Ihr Team ist, fügen Sie auch ein wenig Pufferzeit für unvorhergesehene Schritte oder Schwierigkeiten hinzu.

• Organisieren Sie alles in einem gemeinsamen Plan. Egal, ob Sie eine einfache Liste oder einen Kalender verwenden oder etwas Visuelles, wie eine Zeitleiste oder Kanban-Boards. Sie werden Ihren Plan sicherlich so organisieren wollen, dass jeder leicht sehen kann, wer was bis wann erledigt. Teilen Sie Ihren Plan dann mit wichtigen Beteiligten, um alle auf dem Laufenden zu halten.

• Verwandeln Sie Projekte, die sich wiederholen, in Projektplan-Vorlagen. Wenn es sich um ein Projekt handelt, das Sie immer wieder wiederholen, erstellen Sie eine Vorlage. Diese können Sie dann beim nächsten Mal einfach anpassen und so Zeit in der Planungsphase sparen.

Um ein Projekt erfolgreich zu verwalten, müssen Sie Prioritäten setzen. Sie werden nie so viel Zeit und Ressourcen haben, wie wir alle gerne hätten. Um alles zu erledigen, müssen Sie sich also auf die Dinge konzentrieren, die die größte Wirkung erzielen. Stellen Sie dann sicher, dass diese Prioritäten für alle wichtigen Beteiligten klar sind, damit Sie Erwartungen kommunizieren können. Und Ihre Teammitglieder können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.”

2. Eine klare Rollenverteilung beseitigt Unklarheiten

Ohne einen klaren Projektverantwortlichen kommt es schnell zu Schwierigkeiten. Teamkollegen erledigen Aufgaben nicht, Details werden vergessen, und es ist unklar, an wen man sich mit Fragen wenden soll.

Unternehmen mit einem offiziellen Projektmanagementprozess haben meist einen Projektmanager, der sicherstellt, dass Projekte nach Plan verlaufen. Ohne formalen Prozess übernimmt oft die Person diese Rolle, die das Projekt initiiert hat, ob Redakteur, Entwickler oder Kundenbetreuer.

Glücklicherweise müssen Sie keinen zusätzlichen Job übernehmen, um Ihr Projekt effektiv zu managen. Kommunizieren Sie klar, dass Sie die Ansprechperson sind und wo Status-Updates zu finden sind. Wenn Sie zusätzlich die Rolle aller Beteiligten beschreiben, beseitigen Sie Unklarheiten über Zuständigkeiten.

Tipps für die Verwaltung von Projekten

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle (und die aller anderen) klar und deutlich kommuniziert wird. Ob in der Planungsphase oder zu Beginn Ihres Projekts, sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, wer das Projekt leitet (Sie!) und welche Verantwortung die anderen Beteiligten tragen.

• Halten Sie Rücksprache mit den Aufgabenverantwortlichen und beantworten Sie deren Fragen. Da Sie einen klaren Plan erstellt haben, wissen die Beteiligten bereits, wofür sie verantwortlich sind. Unterstützen Sie sie jetzt, damit alles nach Plan verläuft, und überprüfen Sie die Fortschritte ihrer Arbeit. Stellen Sie auch sicher, dass Aufgabenverantwortliche auf alles Zugriff erhalten, was sie zur Ausführung ihrer Arbeit benötigen.

• Teilen Sie regelmäßig Status-Updates mit anderen. Halten Sie das Arbeitstempo aufrecht, indem Sie mit Ihrem Team Updates zum Projektfortschritt austauschen. Dadurch sind nicht nur alle auf dem neuesten Stand, und es werden Fragen nach Updates reduziert, die Beteiligten bleiben gleichzeitig auch motiviert.

Mithilfe von Asana haben wir unsere Zusammenarbeit insgesamt verbessert. Es gibt ein großes Projekt, an dem alle arbeiten. Dalton hat kein eigenes Projekt, das dieselben Ziele verfolgt – stattdessen haben wir jetzt alle das Gefühl, dass wir gemeinsam am selben Strang ziehen.”

3. Klar definierte Ziele verbessern die Effektivität Ihres Teams

Ohne klar definierte Ziele fehlt es Teams an intrinsischer Motivation. Außerdem laufen sie Gefahr, an den falschen Aufgaben zu arbeiten und Zeit mit Arbeit zu verbringen, die wenig bewirkt.

Mit einem Projektmanagement-Tool legen Sie Projektziele vor dem Start fest, sodass alle Beteiligten wissen, worauf sie hinarbeiten. Ein Beispiel: Bei einer Produkteinführung setzen Sie sich «eine 20-prozentige Steigerung der Upgrade-Zahlen» als messbares Ziel. Dieses Ziel beeinflusst Ihre Entscheidungen im Projektverlauf und dient als Kennzahl für den Erfolg.

Auch Ihre Teammitglieder profitieren von klar definierten Zielen. Sie können sich auf Aufgaben konzentrieren, die direkt zum Projekterfolg beitragen.

Tipps für das Festlegen von Projektzielen

• Überlegen Sie, warum Sie dieses Projekt starten. Fragen Sie sich: Warum ist es wichtig? Auf wen wirkt es sich aus? Wie fügt sich dieses Projekt in die größeren Ziele Ihres Unternehmens ein? Passt es zur Arbeit, die andere Teamkollegen vielleicht bereits erledigen? Welche Ergebnisse werden wir unserer Meinung nach mit diesem Vorhaben erzielen?

• Teilen Sie Ihre Ziele mit allen wichtigen Beteiligten. Bevor Sie Ihr Projekt planen, teilen Sie Ihre Ziele mit allen, die involviert werden müssen. Je nachdem, wie Ihr Team arbeitet, können Sie dies entweder in einem Kick-off-Meeting tun, indem Sie ein Dokument herumgehen lassen, oder alles über ein Projektmanagement-Tool teilen. Wichtig ist, dass jeder die Ziele (und «Nichtziele») Ihres Vorhabens versteht.

• Richten Sie einen Prozess zur Überwachung der Fortschritte und zur Berichterstattung über Ihre Ziele ein. Ziele sollten nicht festgelegt werden, um danach wieder in Vergessenheit zu geraten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, um Ihre Ziele regelmäßig zu überprüfen und darüber berichten zu können. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, ob Sie Gefahr laufen, Ihr Ziel zu verfehlen. In dem Fall lassen sich Ihre Pläne einfach anpassen, damit Sie Ihr Ziel erreichen.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.”

4. Ein Kommunikationsplan sorgt für zielgerichtete und fokussierte Teamarbeit

Bevor Sie mit der Arbeit loslegen, sollten Sie einen Kommunikationsplan vorbereiten. Ihr Team nutzt vermutlich mehrere Tools für E-Mail, Nachrichten und Projektmanagement; ein Kommunikationsplan legt fest, wann welches Tool verwendet wird. Bei Asana nutzen wir E-Mails für externe Kommunikation, Slack für interne Kurznachrichten und Asana für umsetzbare Aufgaben.

Ein durchschnittlicher Angestellter muss mit einem Wirrwarr aus mindestens 10 Tools täglich zurechtkommen. Wenn es keine klaren Richtlinien dafür gibt, wann welches Tool verwendet werden sollte, ist das für einen Projektmitarbeiter im besten Fall verwirrend, im schlimmsten Fall vollkommen überwältigend. Mit einem Kommunikationsplan ist das passé: Der Entscheidungsmüdigkeit wird vorgebeugt, und jedes Teammitglied ist auf demselben Stand.

Tipps für die Erstellung eines Kommunikationsplans

• Legen Sie Normen für effektive Kommunikation am Arbeitsplatz fest. Ihr Kommunikationsplan sollte vor allem Klarheit über die Verwendung von Tools sowie darüber geben, wie oft sich das Team untereinander kurzschließt.

• Ermöglichen Sie Feedback. Ihr Kommunikationsplan sollte für alle Teammitglieder gleichermaßen nützlich sein, weshalb alle Beteiligten ihn mittragen müssen. Bieten Sie Möglichkeiten für Feedback und gemeinsame Workshops, damit der Kommunikationsplan für alle Beteiligten zielführend wird.

• Legen Sie Beteiligte und ihre Funktionen fest. In welche Prozesse sollten welche Beteiligte involviert werden? Gibt es Mitarbeiter, die Inhalte vor der Veröffentlichung genehmigen müssen oder benachrichtigt werden sollten? Legen Sie die Beteiligten Ihres Projekts und ihre Funktionen in Ihrem Kommunikationsplan fest.

• Legen Sie die Häufigkeit und die Art der Status-Aktualisierungen fest. Einer der wichtigsten Bestandteile Ihres Kommunikationsplans ist die Methode, mit der Sie über den Projektfortschritt berichten. Im Idealfall sind alle auszuführenden Aufgaben in Ihrem Projektmanagement-Tool vermerkt. Dadurch wird es zum Kinderspiel, Status-Aktualisierungen zu planen und mit anderen zu teilen.

Indem wir Anfragen nicht mehr aus E-Mails erhalten, sondern Asana zur effektiveren Zusammenarbeit nutzen, konnten wir 60 Stunden pro Monat an Zeit gewinnen. Diese verwenden wir nun zur strategischen Planung anstatt zur Verwaltung vieler verschiedener Arbeitsvorgänge.”

5. Projektmanagement-Tools steigern die Effizienz

Ein Projektmanagement-Tool hilft Ihrem Team, die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern und Arbeit nach Plan zu erledigen. Traditionelle Tools sind oft komplex und benötigen viel Einrichtungszeit.

Achten Sie stattdessen auf folgende Kriterien:

• Einfache Bedienung: Flexible und anpassbare Oberfläche ohne lange Einarbeitung

• Verknüpfte Arbeit: Projektübergreifende Aufgaben lassen sich verbinden

• Integrierte Kommunikation: Austausch dort, wo auch die Aufgaben liegen

Asana erfüllt diese Kriterien und bietet die Funktionen, die Ihr Team für erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt.

Tipps für die Verwendung eines Projektmanagement-Tools

• Bringen Sie alle Mitarbeiter in einem zentralen Tool zusammen. Anstatt jedes Team oder Teammitglied ein anderes Tool zur Projektverwaltung verwenden zu lassen, einigen Sie sich auf ein Tool, das alle verwenden. Auf diese Weise können Sie die Zusammenarbeit besser fördern und Unklarheiten darüber vermeiden, wo wichtige Informationen zu finden sind.

• Legen Sie Anwendungsnormen fest. Damit sich jeder sicher im Umgang mit dem neuen Tool fühlt, stellen Sie ein paar einfache Richtlinien auf. Zum Beispiel könnten Sie sagen: «Fügen Sie Aufgaben immer ein Fälligkeitsdatum hinzu», oder «Fügen Sie in allen Projekttiteln des Marketing-Bereiches das Stichwort ‚Marketing'hinzu» oder «Wenn Sie eine Anfrage mit einer ausführbaren Aktion für jemanden haben, erstellen Sie eine Aufgabe in unserem Projektmanagement-Tool, anstatt sie per E-Mail zu senden».

• Teilen Sie Status-Updates und Berichte mit anderen. Ihre Teamkollegen erkennen den Nutzen eines Tools am schnellsten, wenn sie mit ihm mehr Einblick in den Projektstatus und den Fortschritt erhalten. Wenn Sie Status-Updates mit anderen teilen und den Projektfortschritt in Ihrem neuen Tool angeben, können Ihre Teammitglieder den Stand der Arbeit besser nachvollziehen. Das bietet einen Anreiz, das Tool auch für die eigene Arbeit einzusetzen.

Mein wichtigster Projektmanagement-Tipp ist, sich nach einem Projekt die Zeit für Reflexion zu nehmen. Dann sind Sie in der Lage, alles Gelernte in einer Vorlage festzuhalten. Dadurch sind Sie beim nächsten Mal vorbereitet, wenn Sie ein ähnliches Projekt planen und managen müssen.”

Die wichtigsten Methoden im Projektmanagement

Projektmanagement lässt sich auf unterschiedliche Arten umsetzen. Welche Methode zu Ihrem Projekt passt, hängt vor allem davon ab, wie klar Umfang, Zeitrahmen und Anforderungen zu Beginn schon feststehen.

• Klassisches Projektmanagement eignet sich, wenn Ablauf, Budget und Arbeitsergebnisse früh festgelegt sind. Die Arbeit wird in klaren Schritten geplant und nacheinander umgesetzt.

• Agiles Projektmanagement passt besser, wenn sich Anforderungen im Verlauf ändern können. Teams arbeiten in kürzeren Abschnitten, holen regelmäßig Rückmeldungen ein und passen Prioritäten laufend an.

• Hybrides Projektmanagement verbindet beide Ansätze. Es nutzt klare Planung dort, wo Stabilität wichtig ist, und bleibt flexibel dort, wo Teams schnell auf neue Informationen reagieren müssen.

Zu den bekanntesten Methoden und Frameworks gehören Wasserfall, Scrum, Kanban und PRINCE2. Entscheidend ist nicht, einer Methode strikt zu folgen, sondern einen Ansatz zu wählen, der zu Ihrem Team und zur Art Ihrer Arbeit passt.

Die fünf Phasen im Projektmanagement

Unabhängig von der gewählten Methode folgen viele Projekte einem ähnlichen Ablauf. Diese fünf Phasen helfen dabei, Arbeit übersichtlich zu planen und den Fortschritt nachvollziehbar zu steuern.

1. Initiierung: Sie klären Ziel, Rahmen und Beteiligte des Projekts.

2. Planung: Sie legen Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeitplan, Budget und Risiken fest.

3. Umsetzung: Das Team führt die geplante Arbeit aus und bearbeitet die vereinbarten Aufgaben.

4. Steuerung: Sie verfolgen Fortschritt, Abweichungen und Risiken, damit das Projekt auf Kurs bleibt.

5. Abschluss: Sie prüfen Ergebnisse, dokumentieren gewonnene Erkenntnisse und schließen offene Punkte sauber ab.

Diese Phasen sind keine starre Vorgabe. Sie geben Ihrem Team vor allem Orientierung, damit Entscheidungen, Prioritäten und Zuständigkeiten im gesamten Projekt klar bleiben.

Die wichtigsten Bestandteile und Begriffe im Projektmanagement

Gutes Projektmanagement beruht nicht nur auf einem Zeitplan. Es braucht einige zentrale Elemente, damit Teams Arbeit realistisch planen, Fortschritt bewerten und Probleme früh erkennen können.

• Ziel: Das Projekt braucht ein klar formuliertes Ziel, an dem sich Entscheidungen und Prioritäten ausrichten. Verwenden Sie am besten SMART-Ziele, damit Ihre Kriterien messbar sind.

• Umfang: Der Projektumfang legt fest, was zum Projekt gehört und was bewusst nicht dazugehört. So vermeiden Sie, dass das Projekt unbemerkt einen immer größeren Umfang annimmt.

• Budget und Ressourcen: Zeit, verfügbare Kapazitäten und finanzielle Mittel bestimmen,

Häufig gestellte Fragen zum Projektmanagement

Wie wähle ich die passende Projektmanagement-Methode?

Das hängt davon ab, wie stabil Anforderungen, Zeitrahmen und Umfang Ihres Projekts sind. Wenn vieles früh feststeht, ist ein klassischer Ansatz oft sinnvoll. Wenn sich Prioritäten regelmäßig ändern, passt ein agiler oder hybrider Ansatz meist besser.

Brauche ich für jedes Projekt eine Projektmanagerin oder einen Projektmanager?

Nicht unbedingt. In vielen Teams übernimmt die Person, die ein Projekt verantwortet, auch zentrale Projektmanagement-Aufgaben. Wichtig ist vor allem, dass Zuständigkeiten klar sind und jemand den Überblick über Ziele, Prioritäten und Fortschritt behält.

Worin unterscheidet sich Projektmanagement von Work Management?

Projektmanagement bezieht sich auf einzelne Vorhaben mit einem klaren Anfang und Ende. Work Management geht weiter und verbindet Projekte, wiederkehrende Prozesse, Ressourcen und Prioritäten über Teams hinweg.

Wie unterstützt KI modernes Projektmanagement?

KI kann wiederkehrende Schritte vereinfachen, zum Beispiel beim Erfassen neuer Anfragen, beim Zusammenfassen von Informationen oder beim Weiterleiten von Aufgaben. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit manueller Koordination und mehr Zeit mit Entscheidungen und Umsetzung.

Wann lohnt sich ein Projektmanagement-Tool?

Spätestens dann, wenn Arbeit über mehrere Personen, Fristen oder Bereiche hinweg koordiniert werden muss. Ein gemeinsames Tool hilft Ihnen, Zuständigkeiten, Status und Risiken sichtbar zu machen und Informationen an einem Ort zusammenzuführen.

Wenn Sie Projektmanagement klarer, schneller und auf einer gemeinsamen Plattform umsetzen möchten, starten Sie mit Asana.