大規模なバーチャルイベントの開始直前の様子を想像してみてください。 エンジニアがライブストリーミングをセットアップし、スピーカーが控室に入り、オーディエンスがすでにログインを開始しています。 「Q&A はいつですか？」と誰かが尋ねますが、 しかし、誰も正確なタイムラインを把握していません。 進行表テンプレート (ROS) を使用すると、イベント主催者の連携が保たれ、すべてのチームメンバーがイベントを最初から最後まで成功させるために必要な情報を得られます。

イベント用の進行表テンプレートを使用すると、イベント当日の流れを分単位で明確に把握できます。 この形式は、対面の会議、ハイブリッドイベント、ウェビナー、ポッドキャスト、ライブストリーミングに活用できます。 すべての開始時間、切り替え、不測の事態の詳細を記載した包括的なイベント制作計画があれば、チームは足並みを揃え、スピーカーは自信を持って臨み、オーディエンスのエンゲージメントを維持できます。しかも、誰もがすべての要素を記憶しておく必要はありません。

台本テンプレートのメリットを受けるのは誰ですか？

Asana では、イベントプランナーが共有プロジェクトで台本を開いたときにどれほど安心するかを教えてくれました。

イベントマネージャーは、複数のスケジュール、登壇者のニーズ、制作上の要件のバランスを取る必要があります。 一元化されたイベントタイムラインがなければ、わずかな遅れでも当日に波及し、大きな損失につながる中断を引き起こす可能性があります。 ROS では、開始時刻と終了時刻、タスクの担当者、制作に関する指示、次のステップなど、イベントに必要なすべての詳細を 1 か所にまとめられます。 チームは、整理されていないスプレッドシートやメールのスレッドを隈なく確認するのではなく、計画をすばやく確認できます。

台本テンプレートは、イベントプランナー、ウェビナープロデューサー、カンファレンス主催者、製品リリースやライブポッドキャストを管理するマーケティングチームに最適です。 また、制作チーム、イベントスタッフ、関係者にとっても、全体像を把握できることはメリットになります。 計画プロセスが Google スプレッドシート、Excel、または直接 Asana で行われる場合でも、イベントの進行表テンプレートを使用すれば、次のイベントを最適化し、チームのつながりを維持できます。

Asana の ROS テンプレートを使うべき理由

Asana の無料の進行表テンプレートは、単に時間をリスト化するだけではありません。 イベント全体のリアルタイムのロードマップとして機能します。 正確なスケジューリングと柔軟なプロジェクト管理を組み合わせることで、チームは混乱することなく変化に対応できます。 プランナーは、無駄なコミュニケーションを減らし、場所を問わずチームの足並みを揃え、詳細を見落とすことなく、変更が発生したときにその都度対応できます。

イベントプランナーや制作チームが Asana の ROS テンプレートを使用する理由は次のとおりです。

• イベントのタイムラインを一元管理する

• すべてのタスクとトランジションのオーナーシップを明確に割り当てる

• ハイブリッドイベントやオンラインイベントの変更をリアルタイムで追跡する

• イベントスタッフや関係者に最新情報を瞬時に共有する

• 計画からイベント後のフォローアップまで、プロセス全体を管理する

この進行表テンプレートの使い方

ここに示されているフレームワークに従って、Asana で独自の進行表テンプレートを作成できます。 このレイアウトの例には、「イベント情報」「詳細なタイムライン」「コンテンツとスピーカー」「技術的な詳細」「ベンダーとロジスティクス」「コンティンジェンシープラン」のセクションが含まれています。 上部のタブ (リスト、ボード、タイムライン、ダッシュボード、カレンダー、ワークフロー、メッセージ、ファイル) を使用すると、同じプロジェクトをさまざまな方法で表示および管理できるため、個々の詳細と全体的な計画の両方を追跡できます。

これらのセクションとビューを使用して独自のテンプレートを作成することで、対面式のカンファレンス、ハイブリッド形式のワークショップ、完全オンラインのセッションなど、特定のイベントのフローに合わせたテンプレートを作成できます。 このステップバイステップガイドは、すべてのイベント情報を 1 つの共有スペースにまとめたイベント計画テンプレートを作成するのに役立ちます。

ステップ 1: 「イベント情報」セクションを作成する

「イベント情報」セクションは、チーム全体がすばやく参照できる場所です。 イベント名、種類、日付、およびターゲットオーディエンスや会場の場所などの大まかな詳細を追加します。 全員が最初から目標を理解できるように、イベントの目的を簡単にまとめて記載します。

イベントマネージャー、テクニカルリード、ベンダーコーディネーターなどの主要な連絡先に関するタスクを追加します。 各連絡先タスクを適切な担当者に割り当て、その担当者の電話番号または希望の連絡方法を記載します。 この情報を常に表示しておくことで、緊急の質問が発生した場合に遅延を防ぐことができます。

ステップ 2: 詳細なタイムラインを作成する

詳細なタイムラインでは、イベントの最初から最後までの一連の流れを概説します。 1 日を「到着」「開会のあいさつ」「個別のセッション」「休憩」「閉会のあいさつ」といったセグメントに分割します。 各セグメントの開始時刻と終了時刻を追加し、担当者またはチームを割り当てます。

「タイムライン」タブを使って、各セグメントのつながりを確認します。 セグメントを新しい位置にドラッグして時間を調整し、スケジュールの競合を事前に特定します。 また、この視覚的なビューにより、変更内容を関係者全員に簡単に伝えることができます。

ステップ 3: コンテンツとスピーカーを追加する

「コンテンツとスピーカー」セクションで、すべてのスピーカー、パネルディスカッション、プレゼンテーションに対してタスクを作成します。 セッションのタイトル、概要、スライド資料や動画などの補足資料を含めます。 ファイルを直接タスクに添付し、適切なセッションと紐づけます。

タスクをコンテンツを担当する人に割り当て、モデレーターや技術スタッフなど、サポート役の人をタグ付けします。 期日を設定して、リハーサル、コンテンツの最終確認、事前収録したセグメントのアップロードの締め切りを決めます。

ステップ 4: 技術的な詳細を文書化する

「技術的な詳細」セクションには、すべての機器、プラットフォーム、およびセットアップ要件が記載されます。 音声チェック、照明テスト、ストリーミングの設定、予備の機器などに関するタスクを作成します。 責任範囲を明確にするために、適切なチームメンバーにタスクを割り当てます。

「カレンダー」タブを使って、メインのイベントタスクと並行して技術リハーサルのスケジュールを立てます。 これにより、コンテンツのリハーサルやベンダーによる納品と重複することを防げます。 バーチャルイベントやハイブリッドイベントの場合、このセクションは直前に技術的な問題が発生するのを防ぐために欠かせません。

ステップ 5: ベンダーとロジスティクスを整理する

「ベンダーおよび物流」のタスクには、ケータリング、看板、交通、セキュリティなどが含まれます。 ベンダーごとにタスクを作成し、連絡先情報、到着予定時刻、設営に関するメモを記載します。 コミュニケーションを円滑にするために、ベンダーの担当者を割り当てます。

ボードビューに切り替えると、ベンダーの進捗状況を「確定」から「完了」まで追跡できます。 タスクを列間で移動させることで、準備が完了している人、現場にいる人、まだ作業を完了させる必要がある人が一目でわかります。

ステップ 6: コンティンジェンシープランを準備する

「コンティンジェンシープラン」セクションは、いわばセーフティネットです。 スピーカーのキャンセルや技術的なトラブルなど、発生が予想される問題ごとにタスクを追加し、代替案を文書化します。 各不測の事態に明確なオーナーを割り当て、誰が行動を起こすのかをチームが把握できるようにします。

イベント中は、このセクションをリストビューで表示しておきます。 問題が発生した場合、指示を探すことなく、すぐにアクションを起こせます。

ステップ 7: タブを使用してイベントをリアルタイムで管理する

プロジェクトの上部にあるタブを使用すると、さまざまな方法でイベントの進行を管理できます。 ダッシュボードでは、進捗やボトルネックをリアルタイムで確認できます。 「メッセージ」では、最新情報をプロジェクト内にまとめておけるため、簡単に見つけられます。 「ファイル」タブでは、契約書からプレゼンテーションデッキまで、すべての資産を一か所にまとめて保存できます。

ワークフローでは、セッション終了後にタスクを「完了」に移動させるなど、繰り返し発生する更新を自動化できます。 必要に応じてこれらのビューを切り替えることで、準備からイベント後のフォローアップまで、イベントを完全にコントロールできます。

Asana のイベント計画機能

Asana の機能を使うと、イベント計画のワークフローに合わせて進行表テンプレートをカスタマイズできます。 これらの機能を使えば、スケジュールの視覚化、繰り返し発生する更新の自動化、計画からイベント後のまとめまで、すべての関係者の連携が容易になります。

機能の全リストは、asana.com/featuresでご覧いただけます。

タイムラインビュー

イベント全体のスケジュールを視覚的なレイアウトで表示し、重複や空きを簡単に見つけられます。 スピーカーのセグメントをドラッグすれば、その日のフローを崩すことなくタイミングを調整できます。 明確なタイムラインがあれば、重複を避け、チームの連携を改善できます。

カスタムフィールド

セッションの種類、スピーカーの名前、場所などの追加情報を管理できます。 「ライブ / 事前収録」フィールドを追加して、特別な技術的な準備が必要なセッションを強調表示できます。 フィールドを使うことで、チームは重要な情報を一目で確認でき、直前になって質問が寄せられるのを防げます。

依存関係

タスクをリンクさせて、次のセグメントが始まる前に何を完了する必要があるかを制作チームが正確に把握できるようにします。 たとえば、「ステージの準備」が完了してから「パネルディスカッション」を開始する必要があります。 依存関係を設定することで、イベントをスムーズに進めるための論理的なフローが生まれます。

カレンダービュー

カレンダービューは、対面式のイベントや数日にわたるカンファレンスに使用すると便利です。 セッションは日次または週次の形式で表示されるため、スピーカーの都合や会場のスケジュールに合わせて簡単に計画を立てられます。 視覚的なレイアウトにより、複雑なイベントのスケジュール作成が簡素化されます。

モバイルアプリ

現場や舞台裏にいるときに、スマートフォンから進行表テンプレートにアクセスできます。 モバイルアプリを使用すると、詳細の確認、担当業務の更新、チームメンバーとのコミュニケーションを瞬時に行えます。 この柔軟性により、イベント中の迅速な意思決定が可能になります。

おすすめの連携

連携機能を使うと、進行表テンプレートを既存のツールと連携でき、スムーズなイベント管理を実現できます。 手作業を増やすことなく、コミュニケーション、ファイル、技術的な詳細情報を連携させることができます。

連携できるツールの全リストは、Asana アプリディレクトリでご覧いただけます。

Slack

進行表に変更があったときに即座に通知を受け取れます。 基調講演者の講演時間が変更された場合、その更新情報がイベントの Slack チャンネルに投稿されるため、全員が最新情報を確認できます。 Slack との連携により、コミュニケーションを一か所にまとめられます。

Zoom

Zoom ミーティングやウェビナーを、バーチャルイベント計画のセグメントに直接リンクできます。 制作チームは、リンクを検索することなくセッションに参加できます。 この連携により、オンラインセッションの準備にかかる時間が短縮されます。

Google スプレッドシート

Asana を Google スプレッドシートと同期すれば、イベントの進行表をすばやくインポートまたはエクスポートできます。 イベントプランナーは、データを再入力することなく、ツール間を行き来しながら作業できます。 スプレッドシートとの連携は、イベント終了後のレポート作成にも役立ちます。

Dropbox

プレゼンテーションファイルや画像、動画を Dropbox に保存し、制作スケジュールの特定のセグメントにリンクできます。 ファイルは、適切なタイミングで適切な担当者がアクセスできるようになります。 この仕組みにより、アセットの不足が原因で生じる遅延を防げます。

進行表テンプレートに関する FAQ (よくある質問)