案件管理とは？効率的に行うために必要なツール導入のヒント

ワークフローで組織を効率化する方法

この電子書籍では、「今の働き方がうまくいかない理由」「柔軟なプロセスを構築する 7 つの重要ステップ」「一般的な戦略・運用ワークフローへのステップの適用方法」を紹介します。

電子書籍をダウンロードする

案件管理とは

案件管理とは、特定のプロジェクトや業務の進捗を管理し、目標達成まで導くための体系的なプロセスのことを言います。とくに営業活動では、顧客との取り引きを効率的に進めるのに大事な取り組みとなります。

営業における案件管理とは、個々の取引先との案件情報や進捗状況を細かく記録して管理する業務です。見込み客の発見から商談、契約締結、アフターフォローまでの各段階を管理します。営業活動の透明性を高め、仕事の見える化につながる、重要な業務です。

案件管理のメリット

案件管理を行うことのメリットには、どのようなものがあるのでしょうか？主要な 3 つをご紹介します。

成果が最大化する

案件管理は、進捗状況をリアルタイムで把握し、適切な対応を適切なタイミングで行うことで、業務の効率化だけでなく、取り引きの受注確度も高まります。また、顧客のニーズを的確に把握していれば、要望に応えるだけでなく、こちら側から適切な提案も行うことができます。フォローアップの徹底やデータ分析により、顧客満足度も向上し、長期的な信頼関係を築くことで持続的な成果の向上が期待できるでしょう。

業務の属人化を解消する

業務の属人化は、解消しないと引き継ぎや申し送りの際に厄介な存在となります。案件管理により個々の案件を見える化することで、チーム内で効果的に情報共有ができ、担当者が不測の事態でいなくても、誰でも業務を引き継ぎやすくなります。属人化の解消は、結果的に組織全体のパフォーマンス向上につながる重要な取り組みです。

意思決定がしやすくなる

案件管理により進捗の見える化、そこからリスクの可視化も進むことで、データに基づいた迅速かつ的確な意思決定が可能となります。また、過去の案件管理によるデータ分析から得られる洞察によって、より効果的な戦略立案もできるようになります。

案件管理で管理すべき項目

一般的に、案件管理で管理すべき項目には次のようなものがあります。

• 顧客情報: 取引先名、電話番号やメールアドレスなどの連絡先情報など

• 案件詳細: 案件名、案件概要など

• 担当者情報: 営業担当者名、ステークホルダー、役割と責任など

• 進捗状況: 現在のステージ (リード、商談中、交渉中、契約締結など)、進捗率 (%)、重要な日付 (開始日、締め切り、次回フォローアップ日) など

• 商談の詳細: 商談日、商談場所、商談内容など

この他にも、リスク項目や受注確度、予想売上額、KPI などを盛り込むことができます。

世界トップレベルの効果的なコラボレーション法とは

円滑な共同作業のための戦略、テクニック、インサイトなど、世界トップレベルの効果的なコラボレーションを支えるすべてをご紹介します。

電子書籍を無料ダウンロード

案件管理システム (ツール) の種類

では実際のところ、案件管理とはどのように行えばいいのでしょうか？案件管理を行う際に使用される主要なツールをご紹介します。

Excel (エクセル) / スプレッドシート

案件管理はエクセルや Google スプレッドシートで行うことができます。身近なツールなうえ無料なのが魅力ですが、エクセルもスプレッドシートも、案件管理に特化したツールではありません。案件管理が複雑になればなるほど、こういった無料ツールにはデメリットも突出してきます。特にリアルタイムでの情報共有や情報の効果的な可視化は上手くできないことが多いでしょう。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトや業務を一元管理でき、進捗状況もリアルタイムに表示できるため、案件管理に効果的なツールです。ただし、ツールによっては複数案件をまとめて管理するのが難しかったり、実際のニーズに適応しないこともあるかもしれません。

CRM、SFA

CRM (顧客管理システム) や SFA (営業支援システム) といったツールは、それぞれ顧客管理、営業活動に関する情報を管理するためのツールです。CRM で管理しているデータを分析して、将来的にマーケティング活動に活かすというケースもあります。リアルタイムでの進捗状況や記載の標準化などメリットもありますが、こちらもケースによっては実際の営業プロセスには対応できない可能性もあります。また、導入コストが高いのも特徴で、運用まで時間がかかることも多々あります。

営業活動を効果的にサポートするワークマネジメントツールをお探しですか？Asana は、チームの生産性を高め、業務効率化を可能にするソフトウェアです。くり返し作業の自動化を実現し、コミュニケーションの円滑化とコラボレーションの向上にも役立つ Asana は、30 日間無料ですべての機能をお試しいただけます。

案件管理ツールを導入するときのヒント

効果的な案件管理を行い、効率的に目標達成へ近づくためには、優れたツールを導入することが不可欠です。ここで紹介するポイントを、ツール選びの参考に役立ててみてください。

情報を見やすく一元管理する

案件管理のメリットを最大化するには、まず情報を整理整頓し、一元管理することが重要です。情報が点在化してしまっていては、どこにどの情報があるのかわからないという状況に陥る可能性があり、非効率的です。チームメンバー全員がアクセスできる場所にすべての情報を集約し、整理整頓できるツールを選ぶようにします。

たとえば、Asana のダッシュボードでは、各案件の重要な情報がまとめて確認できます。

複数案件も同時に把握できる

実際のところ、たったひとつだけの案件を抱えているという状況はあまりなく、いくつもの案件を複数こなしているのが通常です。そんなときは、全体を把握することも非常に重要となります。それぞれの案件の進捗状況や担当者、ステークホルダーがすばやく確認できる環境を整えましょう。

Asana にはポートフォリオ機能があり、案件の一覧をそれぞれの進捗ステータスと共に表示します。

コミュニケーションを集約する

案件情報やスケジュールの把握だけでなく、案件に関するやり取りすべてを一か所に集約し、管理します。このとき、顧客との会話が点在化していると、後々連携ミスにつながる可能性も出てきてしまいます。その案件に関するすべてを一元管理できれば、引き継ぎが必要なときもスムーズです。

メールやチャット、共有ファイルなど、異なる場所に情報を点在化させるのではなく、一か所に整理整頓することで、業務効率は向上します。クラウド型ワークマネジメントツール Asana に情報を集約して、業務効率化を始めましょう。

既存ツールと連携できる

どんなに優れたツールでも、連携機能がないとすべてをゼロからはじめなくてはならず、運用まで時間がかかってしまいます。たとえば Salesforce や Google Workplace、Slack など、既存のツールと連携できるツールを選ぶようにして、スムーズな運用につなげましょう。

Asana は、200 以上の外部アプリと連携し、仕事を同一プラットフォームにまとめて管理できます。

まとめ: 案件管理をより効果的かつ効率的に

案件管理とは何か、そのメリットやツール選びのヒントをご紹介しました。

案件管理は企業にとって欠かせない業務のひとつです。効果的に案件管理を行っていれば、適切な形で顧客と接することができ、受注確度も高まります。また、蓄積したデータは将来的に戦略立案にも役立つ可能性もあります。自身のニーズに対応する案件管理システムを導入して、適切な案件管理を行い、目標達成を目指しましょう。

案件管理に関するよくある質問