Plantilla de planificador de viajes

Imagina que estás a solo unos días de tu tan esperado viaje. Reservaste los vuelos, confirmaste el alojamiento y el alquiler del auto, pero el resto de los detalles del viaje están dispersos en emails, listas de pendientes y hojas de cálculo a medio terminar. Una plantilla de planificador de viajes te ayuda a consolidar todas las piezas en movimiento en un solo lugar, para que nada se deje al azar.

Una plantilla de planificador de viajes en Asana te permite estructurar los detalles del viaje, los itinerarios, los presupuestos y los documentos importantes en un solo espacio de trabajo que puedes compartir. Ya sea que estés planeando unas vacaciones familiares, un viaje de Business o un viaje por carretera con varias paradas, la plantilla sirve como una guía paso a paso para organizarlo todo. Agiliza el proceso de planificación, mantiene toda la información accesible y garantiza que todas las personas involucradas puedan contribuir a crear experiencias de viaje exitosas.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de planificación de viajes?

En Asana, hemos visto a los organizadores de viajes reducir el tiempo de planificación a la mitad una vez que comienzan a trabajar desde una plantilla central.

Una plantilla de planificador de viajes resuelve el problema de la planificación de viajes fragmentada. En lugar de hacer malabares con hojas de cálculo, listas de verificación impresas y chats grupales, puedes dar seguimiento a cada detalle del viaje en un flujo de trabajo estructurado. Es fácil actualizar los planes, asignar responsabilidades y dar seguimiento a los presupuestos sin perder de vista el panorama general.

Los usuarios ideales incluyen viajeros frecuentes, agentes de viajes, coordinadores de eventos y equipos de negocios que gestionan viajes corporativos. Las familias y los amigos que planifican escapadas grupales también pueden beneficiarse de tener un espacio compartido para la lista de equipaje, la información local y los documentos esenciales. Desde viajes informales de fin de semana hasta aventuras en varios países, la plantilla de planificador de viajes es compatible con cualquier itinerario de viaje, ya que mantiene cada paso organizado y fácil de seguir.

¿Por qué usar la plantilla de planificador de viajes de Asana?

Una agencia de viajes informó que cambiar a una plantilla de planificador de viajes de Asana eliminó las reservas perdidas y los problemas de último minuto. Su equipo pudo asignar cada reserva, pago y documento a un responsable claro con fechas límite, manteniendo cada etapa del viaje en el buen camino.

La plantilla de planificador de viajes de Asana convierte la planificación de viajes en un proceso estructurado y repetible. Combina la flexibilidad de la planificación digital con la visibilidad de un espacio de trabajo compartido. Todas las personas involucradas en el viaje pueden ver el plan en tiempo real, contribuir con actualizaciones y realizar cambios sin crear confusión. El resultado es una mejor experiencia de viaje desde el primer día de planificación hasta el momento en que regresas a Inicio.

Los organizadores de viajes y los equipos de planificación usan la plantilla de planificación de viajes de Asana para lo siguiente:

• Organizar los detalles del viaje, los itinerarios y los presupuestos en un solo lugar

• Asignar la responsabilidad de las reservas, los documentos y la logística

• Dar seguimiento a las actualizaciones en tiempo real para viajes grupales y viajes de Business

• Compartir información al instante con todas las personas involucradas en el viaje

• Gestionar todo el proceso, desde la planificación hasta el resumen posterior al viaje

Cómo usar esta plantilla de planificador de viajes

Puedes crear tu propia plantilla de planificador de viajes en Asana siguiendo el marco que se muestra aquí. El diseño de ejemplo incluye secciones para detalles del viaje, itinerario, presupuesto, lista de equipaje, información local y documentos importantes. Las pestañas en la parte superior (Lista, Tablero, Cronograma, Panel, Calendario, flujo de trabajo, Mensajes y Archivos) ofrecen varias formas de ver y gestionar el mismo proyecto, lo que te permite dar seguimiento tanto a los pequeños detalles como al plan general del viaje.

Al crear tu versión con estas secciones y vistas, puedes personalizar el flujo para que coincida con tu viaje específico, ya sea que estés planificando un viaje por carretera, un viaje de negocios o unas vacaciones prolongadas. Esta guía paso a paso proporciona una estructura organizada, para que almacenes toda la información del viaje en un espacio compartido. Mantener el plan centralizado permite que todos los involucrados accedan, actualicen y verifiquen sus responsabilidades antes y durante el viaje.

Paso 1: Agregar detalles del viaje

La sección Detalles del viaje sirve como referencia rápida para todo el viaje. Incluye el nombre del viaje, el tipo de viaje, las fechas y el propósito del viaje, como ocio, Business o una combinación de ambos. También puedes agregar una breve descripción de los objetivos del viaje, como asistir a una conferencia, explorar regiones específicas o relajarse en un centro vacacional.

Crea tareas para los principales elementos previos a la salida, como reservar vuelos, obtener un seguro de viaje y solicitar visas. Asigna cada tarea a una persona específica y establece fechas de entrega para que no dejes nada para el último minuto. Para viajes grupales, esta sección también funciona como una lista de contactos maestra para viajeros, que incluye direcciones de email y números de teléfono.

Paso 2: Desarrolla el itinerario

La sección Itinerario es la columna vertebral de tu plan de viaje. Desglosa el viaje día a día, incluidos los tiempos de transporte, los registros, los tours, las actividades y las comidas. Enumera las horas exactas para cada segmento e incluye direcciones o puntos de encuentro cuando sea relevante.

Cambia a la vista de cronograma para visualizar tu programa y detectar cualquier superposición. Ajusta los horarios arrastrando los elementos a nuevas ubicaciones, lo que facilita la coordinación del transporte, el alojamiento y las actividades. Para viajes más complejos, agrupa los elementos del itinerario por ubicación o día para que la vista sea más fácil de gestionar.

Paso 3: Dar seguimiento al presupuesto

La sección Presupuesto garantiza que tus gastos se mantengan dentro de los límites. Crea tareas para cada categoría de costos principales, como transporte, alojamiento, comidas y actividades. Incluye estimaciones de costos, montos reales y estado de pago para cada uno.

Asigna la responsabilidad de dar seguimiento a cada gasto para que no se descuide ninguna categoría. También puedes usar campos personalizados para etiquetar los pagos como “Pendientes” o “Pagados”, lo que facilita ver dónde se necesita hacer un seguimiento. Si el viaje involucra a varios viajeros que dividen los costos, agrega subtareas para la parte de cada persona.

Paso 4: Crea la lista de equipaje

La sección Lista de equipaje evita que se olviden elementos esenciales. Crea tareas separadas para ropa, dispositivos electrónicos, documentos y cualquier equipo específico del viaje. Agrega detalles sobre cantidades, colores o requisitos especiales para que no haya confusión sobre qué empacar.

Para viajes grupales, asigna elementos a las personas y anota los elementos compartidos que solo una persona debe traer. Marca las tareas como finalizadas cuando el elemento esté empacado y anima a los viajeros a revisar esta sección un día antes de la salida para confirmar que todo está listo.

Paso 5: Agregar información local

La sección de información local ayuda a los viajeros a adaptarse rápidamente a su destino. Incluye números de contacto de emergencia, direcciones de hospitales y embajadas, detalles de transporte local y aplicaciones o sitios web útiles. También puedes incluir consejos culturales, como frases cotidianas, pautas de etiqueta y costumbres locales con respecto a las propinas.

Asigna tareas de investigación a los miembros del equipo o a los viajeros e incluye enlaces a fuentes confiables. Agregar mapas o imágenes directamente a las tareas las hace aún más útiles una vez que llegas.

Paso 6: Organizar documentos importantes

La sección Documentos importantes ayuda a mantener organizada la documentación de tu viaje. Crea tareas para pasaportes, boletos, números de confirmación y permisos. Adjunta copias escaneadas o archivos PDF a cada tarea para que puedas acceder a ellos desde tu teléfono si es necesario.

Asigna cada documento a la persona responsable de llevarlo. Si tu viaje implica cruzar varias fronteras o hacer varios registros, crea subtareas para cada ubicación. Así, será más fácil encontrar el documento correcto en el momento adecuado.

Paso 7: Usa las pestañas para gestionar el viaje en tiempo real

Las pestañas en la parte superior de tu proyecto de Asana convierten tu planificador de viajes en un centro de control en vivo. Usa el Panel para supervisar los estados de las reservas y dar seguimiento a tu presupuesto. Los mensajes te permiten comunicar actualizaciones sin tener que cambiar a otra aplicación. Los archivos mantienen todos los documentos, tickets y mapas relacionados en un solo lugar.

El flujo de trabajo puede automatizar acciones repetitivas, como mover las reservas “Pendientes” a “Confirmadas” una vez que el pago se marca como finalizado. Al usar estas vistas juntas, puedes mantener una supervisión completa desde el primer día de planificación hasta el regreso a casa.

Funciones de planificación de Asana

Las funciones de Asana te ayudan a adaptar una plantilla de planificación de viajes a tu flujo de trabajo específico. Proporcionan herramientas para visualizar el cronograma, gestionar las responsabilidades y centralizar la información. Puedes ver la lista completa de funciones en asana.com/features.

Vista de cronograma

Visualiza todo el itinerario del viaje en un diseño visual, lo que facilita la identificación de brechas o superposiciones. Ajusta las actividades arrastrándolas, para asegurarte de que el transporte y el alojamiento estén sincronizados.

Campos personalizados

Da seguimiento a detalles como el tipo de viaje, el estado de la reserva o la categoría de gastos. Por ejemplo, usa un campo “Pagado/No pagado” en la sección Presupuesto para verificar rápidamente el progreso del pago.

Vista de calendario

Visualiza todas las tareas del viaje por fecha para coordinar las actividades y las fechas límite. Esta vista es ideal para alinear las reservas con el programa general.

Archivos adjuntos

Almacena documentos, mapas y emails de confirmación directamente en las tareas relacionadas. Los viajeros pueden abrir los archivos al instante sin tener que buscar en las bandejas de entrada.

Aplicación móvil

Accede al planificador de viajes desde cualquier lugar, lo que facilita la verificación del itinerario, la carga de recibos o la confirmación de reservas desde cualquier lugar.

Integraciones recomendadas

Las integraciones conectan tu plantilla de planificador de viajes con otras herramientas que usas durante la planificación de viajes. Te permiten mantener la comunicación, las reservas y los documentos sincronizados sin cambiar entre plataformas.

Explora la lista finalizada de integraciones en el Directorio de aplicaciones de Asana.

Canva

Diseña itinerarios visuales, guías de destino o gráficos de listas de equipaje en Canva y adjuntarlos a tu planificador de viajes. La función permite crear diseños minimalistas que son fáciles de leer y compartir. También puedes diseñar publicaciones en redes sociales para resaltar los hitos del viaje y luego vincularlos directamente en tu planificador de viajes para acceder rápidamente durante el viaje.

Microsoft Teams

Extrae los datos de Asana e incorpóralos en Excel para crear informes o formatos personalizados. También puedes importar hojas de cálculo existentes a Asana para crear tu planificador de viajes a partir de los datos que ya recopilaste.

Hojas de cálculo y Documentos de Google

Sincroniza los presupuestos e itinerarios de los viajes para importarlos o exportarlos rápidamente, lo que es especialmente útil para los agentes de viajes que gestionan varios clientes.

Slack

Recibe notificaciones en tiempo real para confirmaciones de reservas o cambios en el itinerario. Las notificaciones instantáneas ayudan a los grupos a coordinarse sin necesidad de verificar el plan de viaje constantemente.

Dropbox

Guarda documentos de viaje, fotos y videos en carpetas organizadas. Vincúlalos a las tareas correspondientes para que los archivos siempre sean fáciles de localizar.

Zoom

Vincula los detalles de las reuniones virtuales para las sesiones informativas previas al viaje o las reuniones de seguimiento remotas durante el viaje. Los viajeros pueden unirse a las sesiones directamente desde la tarea.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de planificación de viajes