Simplifica el proceso de recepción de proyectos

Para gestionar las solicitudes urgentes, establece un proceso claro para derivarlas en tu proceso de ingreso de solicitudes. Decide qué se considera urgente, quién puede aprobar los cambios de prioridad y cómo podría ser necesario ajustar el trabajo actual. Esto permite que los proyectos urgentes sean visibles y ayuda a evitar que se interrumpa el trabajo planificado sin la debida revisión.

Realice un seguimiento de métricas como el número de solicitudes, el número de solicitudes aprobadas, el tiempo de revisión y el tiempo necesario para finalizar los proyectos. Además, supervisa la carga de trabajo y la cantidad de trabajo pendiente para detectar cuellos de botella. Estas cifras te ayudan a mejorar tu proceso y a lograr que el trabajo siga avanzando sin problemas.

Un proceso de recepción de proyectos efectivo no solo se trata de recibir las solicitudes, sino que también se requiere un seguimiento. Asana reúne todo tu flujo de trabajo en una sola plataforma al permitirte dar seguimiento a las solicitudes en un solo centro y luego priorizar y asignar acciones pendientes en el mismo lugar. Eso significa que nada se pasa por alto y que los Equipos tienen una visibilidad completa del proceso de solicitud de principio a fin.

Busca un software que te permita recopilar, priorizar y dar seguimiento a las solicitudes de trabajo en un solo lugar. Una buena herramienta de recepción de proyectos incluye automatizaciones para eliminar el trabajo manual. También debe dar a los líderes y Equipos una visibilidad total del estado y el progreso del trabajo, para que puedan ajustar los recursos según sea necesario.  La mejor manera de saber si una herramienta de recepción de proyectos es adecuada para ti es probarla. Por eso, todos pueden probar Asana gratis. ¿Qué esperas? Prueba Asana hoy mismo.

Las solicitudes de proyectos se pueden estandarizar mediante los formularios (incluidas las etiquetas generadas por IA) para recopilar información estructurada, asignar las respuestas a campos personalizados y activar automatizaciones.

Sí, el proceso de recepción de solicitudes se puede estandarizar en todos los equipos mediante la creación de paquetes/plantillas de recepción de solicitudes para aplicar formularios, campos personalizados y reglas en toda la organización.

Sí, las solicitudes se pueden dirigir a diferentes equipos mediante el uso de reglas activadas por los valores de los campos personalizados para asignar o mover tareas/proyectos en función de la información ingresada en el formulario.

El trabajo pendiente de recepción se puede gestionar mediante la vista de tablero con campos personalizados, secciones para el estado y reglas para asignar, etiquetar y mover solicitudes automáticamente.

Sí, los formularios de recepción se pueden priorizar automáticamente mediante el uso de campos personalizados desplegables y reglas o campos de fórmula para puntuar y clasificar las solicitudes entrantes en función de las respuestas de los formularios.

Sí, las subtareas o las tareas se pueden activar en el momento de la recepción mediante el uso de reglas para agregar subtareas a las tareas enviadas a través de formularios, las cuales se convierten en tareas propias cuando se alojan en varios proyectos.

Sí, las respuestas de los formularios pueden completar los campos personalizados, ya que las preguntas de los formularios se pueden asignar a los campos personalizados y, a continuación, activar las reglas de automatización en función de esos valores.

Sí, las métricas de recepción se pueden exportar como paneles que muestran automáticamente las respuestas de los formularios, los volúmenes de envío y las tendencias del trabajo pendiente.

Sí, los diseños de recepción se pueden reutilizar como plantillas al crear flujos (Formularios + Campos + Reglas) y agruparlos en Paquetes/plantillas para su reutilización.