Ein Arbeitsplan hilft Ihrem Team, Aufgaben und Zuständigkeiten zu klären. Doch wenn sich Fristen verschieben oder Genehmigungen länger dauern, muss auch der Plan angepasst werden. Andernfalls stimmen die dokumentierten Aufgaben bald nicht mehr mit der tatsächlichen Arbeit überein.

Mit einer Arbeitsplan-Vorlage von Asana schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage, die Ihr Team auch nach dem Projektstart weiterpflegt. So organisierte das australische Unternehmen espresso Displays unter anderem seine Content-Produktion, Influencer- und PR-Kampagnen, Website-Überarbeitung und Kundenfeedback auf einer gemeinsamen Plattform. Ihr Arbeitsplan bleibt damit direkt mit den Aufgaben verbunden, an denen Ihr Team arbeitet.

Was ist eine Arbeitsplan-Vorlage?

ine Arbeitsplan-Vorlage ist eine wiederverwendbare Struktur, mit der Sie Aufgaben und Projekte organisieren. Sie enthält typischerweise Ziele, Projektumfang, Aufgaben, Verantwortliche, Fristen, Meilensteine, Abhängigkeiten und Ressourcen. Diese gemeinsame Struktur hilft Ihrem Team, mit denselben aktuellen Informationen zu arbeiten.

Ein Softwareteam, das eine neue Funktion veröffentlicht, kann beispielsweise Anforderungen, Entwicklungsaufgaben und Tests in einem gemeinsamen Plan koordinieren. Ändert sich der Umfang, können alle Beteiligten die Anpassungen an derselben Stelle nachvollziehen.

Die Vorlage bietet eine einheitliche Grundlage für den Projektstart und die weitere Umsetzung. Ihr Team kann Aufgaben zuweisen, Kommentare ergänzen, Termine ändern und den Fortschritt verfolgen.

Wenn Sie eine Arbeitszeitplan-Vorlage suchen, stehen dagegen Arbeitszeiten, Anwesenheiten oder Schichten im Vordergrund. Diese Arbeitsplan-Vorlage konzentriert sich auf Aufgaben, Zuständigkeiten und Projektfristen.

So erstellen Sie einen Arbeitsplan in Asana

Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen, klären Sie zunächst das Ziel, die notwendigen Aufgaben und die Zuständigkeiten. Sie können die Struktur direkt in Asana anlegen oder zunächst einen Projektstrukturplan ausarbeiten. Asana AI kann Sie dabei unterstützen, Aufgaben und Unteraufgaben vorzuschlagen. Anschließend prüft und ergänzt Ihr Team den Entwurf.

1. Beginnen Sie mit Ihrem Ziel und dem Projektumfang

Schreiben Sie auf, welches Ergebnis Ihr Team erreichen soll. Halten Sie das Projektziel, die Frist und den Projektumfang fest. Definieren Sie auch, welche Arbeiten nicht dazugehören, um Scope Creep vorzubeugen. So können Sie frühzeitig Ressourcen zuweisen und notwendige Tools, Zuständigkeiten und Überprüfungsschritte einplanen.

2. Teilen Sie die Arbeit in Aufgaben und Unteraufgaben auf

Listen Sie die wichtigsten Arbeitskategorien auf, die das Team erledigen muss. Teilen Sie dann große Arbeitsabläufe in kleinere Aufgaben auf, die jemand erledigen, überprüfen oder genehmigen kann. Eine Aufgabe wie „Materialien für die Produkteinführung vorbereiten“ kann Unteraufgaben wie das Verfassen von Texten, das Gestalten von Grafiken, das Überprüfen von rechtlichen Hinweisen und das Hochladen von Entwürfen umfassen.

Erstellen Sie die Aufgaben selbst oder lassen Sie sich von Asana AI einen ersten Entwurf vorschlagen. Prüfen Sie anschließend, ob die Aufgaben zum Projektziel, zum Umfang und zur Frist passen. Entfernen Sie unpassende Vorschläge und ergänzen Sie projektspezifische Details.

3. Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten fest

Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Frist zu. Das klingt zwar nach einer Selbstverständlichkeit, verhindert aber das Problem „Ich dachte, jemand anderes macht das“ kurz vor dem Ende eines Projekts. Verwenden Sie Fälligkeitsdaten für den Zeitpunkt, an dem die Arbeit erledigt sein muss, und nicht für den Zeitpunkt, an dem jemand plant, mit der Arbeit zu beginnen. Wenn eine Aufgabe überprüft werden muss, machen Sie die Überprüfung zu einer eigenen Aufgabe mit einer Frist. Andernfalls kann die Zeit für die Genehmigung zu einem Hindernis werden.

In Asana können Sie zu jeder Aufgabe die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum, Dateien, Kommentare und den Status hinzufügen. Auf diese Weise müssen die Mitarbeitenden nicht alte Nachrichten durchsuchen, um herauszufinden, was sie wann erledigen müssen.

4. Fügen Sie Projektmeilensteine hinzu

Projektmeilensteine markieren die wichtigsten Kontrollpunkte in Ihrem Arbeitsplan. Nutzen Sie sie, um den Fortschritt nachzuverfolgen, insbesondere bei wichtigen Momenten wie dem Projektstart, dem ersten Entwurf, der Designüberprüfung oder der Genehmigung durch Stakeholder. Meilensteine funktionieren am besten, wenn sie den Fortschritt und nicht jeden kleinen Schritt darstellen. Eine Aufgabe kann die eigentliche Arbeit umfassen, während ein Meilenstein den Zeitpunkt markiert, an dem diese Arbeit einen wichtigen Kontrollpunkt erreicht.

In Asana bieten Meilensteine Stakeholdern eine schnelle Möglichkeit, zu sehen, ob das Projekt planmäßig verläuft, ohne jede einzelne Aufgabe öffnen zu müssen.

5. Bilden Sie Abhängigkeiten in der Zeitleiste ab

Manche Aufgaben können erst beginnen, wenn andere abgeschlossen sind. Machen Sie diese Abhängigkeiten sichtbar, damit Ihr Team Hindernisse und Engpässe frühzeitig erkennt. Verknüpfen Sie abhängige Aufgaben in der Zeitleistenansicht und prüfen Sie, wie sich Terminänderungen auf Ihren Projektzeitplan auswirken. So können Sie rechtzeitig reagieren.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt

Legen Sie fest, wie das Team über Fortschritte berichten wird, bevor Sie Pläne umsetzen. Fügen Sie Ihrer Arbeitsplanvorlage Statusfelder für Phasen wie „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Blockiert“ und „Erledigt“ hinzu oder verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, die zu den Prozessen Ihres Teams passen. In Asana können Sie Projekt-Statusaktualisierungen verwenden, um den Fortschritt, Risiken und die nächsten Schritte zusammenzufassen. AI Teammates können auf Grundlage des verfügbaren Projektkontexts Entwürfe für diese Updates vorbereiten, die Ihr Team anschließend prüft.

7. Verwenden Sie Ihren Arbeitsplan erneut

Führen Sie nach Abschluss des Projekts eine Nachbesprechung oder eine Besprechung der gewonnenen Erkenntnisse durch und identifizieren Sie alle Teile des Arbeitsplans, die Sie wiederverwenden können. Entfernen Sie einmalige Aufgaben, aktualisieren Sie die Aufgabennamen und speichern Sie die Struktur für das nächste Projekt oder den nächsten Zyklus. Dieser Schritt verwandelt einen einzelnen Arbeitsplan in eine wiederverwendbare Arbeitsplan-Vorlage. Sie können sie für die tägliche, wöchentliche, monatliche, jährliche oder projektbezogene Planung wiederverwenden.

Für den nächsten Arbeitsplan können Sie Asana AI bitten, auf Grundlage eines früheren Projekts, einer kurzen Eingabe oder eines neuen Ziels einen Entwurf vorzuschlagen. Passen Sie anschließend Aufgaben, Verantwortliche, Fristen, Meilensteine und Abhängigkeiten an das neue Vorhaben an.

Vorlagen für Arbeitspläne – für jeden Rhythmus

Eine Vorlage für Arbeitspläne sollte zum Arbeitsrhythmus Ihres Teams passen. Verwenden Sie eine kürzere Version der Vorlage für die tägliche Arbeit und eine detailliertere Version für die Jahresplanung oder langfristige Projekte.

• Verwenden Sie eine Vorlage für einen täglichen Arbeitsplan, um Aufgaben zu organisieren, die heute erledigt werden müssen, wie z. B. Support-Tickets, persönliche Prioritäten, Schichtaufgaben oder kurze Team-Updates. Fügen Sie Verantwortliche, Zeitblöcke, Prioritäten und Felder für den Status am Ende des Tages hinzu.

• Verwenden Sie eine Vorlage für einen wöchentlichen Arbeitsplan, um Prioritäten, Fristen und Aufgabenübergaben für die nächsten fünf Arbeitstage zu planen. Die wöchentliche Planung eignet sich gut, wenn Teams mehr Struktur als eine To-do-Liste, aber keinen vollständigen Projektplan benötigen.

• Verwenden Sie eine Vorlage für einen monatlichen Arbeitsplan, um wiederkehrende Programme, Content-Kalender, operative Aufgaben oder Teamziele zu organisieren. Fügen Sie wöchentliche Meilensteine hinzu, damit das Team Verzögerungen vor Monatsende erkennen kann.

• Verwenden Sie eine Vorlage für einen Jahresarbeitsplan, um wichtige Vorhaben, Budgetzyklen, saisonale Kampagnen oder Abteilungsziele zu planen. Fügen Sie vierteljährliche Meilensteine hinzu und verknüpfen Sie die Arbeit mit Zielen in Asana.

Arbeitsplan-Vorlagen an Ihr Projekt anpassen

Nutzen Sie die Grundstruktur Ihrer Arbeitsplan-Vorlage und ergänzen Sie die Informationen, die Ihr Team für das jeweilige Projekt benötigt. Dazu können Abteilungen, Genehmigungen, Kommunikationswege oder Risiken gehören.

• Für funktionsübergreifende Projekte: Ergänzen Sie Felder für Abteilung, Priorität, Genehmigungsstatus und Startdatum. Mit Projektplan-Vorlagen koordinieren Sie die gemeinsame Arbeit von Marketing, Produkt, Design, Vertrieb und Operations.

• Für ortsunabhängige Teams: Ergänzen Sie Verfügbarkeiten, Meeting-Links, vereinbarte Kommunikationswege und Zuständigkeiten für Status-Updates.

• Für Projekte mit Genehmigungen: Planen Sie Überprüfungsaufgaben, zuständige Personen, Fristen und die abschließende Freigabe ein. Berücksichtigen Sie dabei ausreichend Zeit für Feedback und Überarbeitungen.

• Für konkrete nächste Schritte: Erfassen Sie Aufgaben, Verantwortliche, Fristen und Prioritäten. Als Aktionsplan-Vorlage hilft Ihnen die Struktur, Entscheidungen aus Meetings oder Planungssitzungen umzusetzen.

• Für operative Projekte: Ergänzen Sie wiederkehrende Aufgaben, die Erfassung von Anfragen und regelmäßige Überprüfungen. Ein Projektplan für operative Abläufe unterstützt beispielsweise interne Anfragen, die Berichterstattung oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern.

• Für komplexe Projekte: Ergänzen Sie Risiken, Abhängigkeiten, Meilensteine und eine Projektzeitleiste. Ein Projektmanagementplan hilft Ihrem Team, die einzelnen Projektphasen und ihre Voraussetzungen zu überblicken.

Warum einen Arbeitsplan in Asana erstellen?

Eine Arbeitsplan-Vorlage in Excel, Word oder Google Tabellen hilft Ihnen, Aufgaben zunächst zu strukturieren. Während der Umsetzung müssen Zuständigkeiten, Termine und Fortschritte jedoch laufend gepflegt werden. In Asana können Sie diese Informationen direkt mit den zugehörigen Aufgaben und der Kommunikation Ihres Teams verbinden.

Laut dem IDC-Whitepaper „Der geschäftliche Mehrwert der Asana-Plattform“ reduzierten Teams, die Asana verwenden, die auf administrative Aufgaben aufgewendete Zeit von 21,4 Stunden pro Woche auf 13,9 Stunden pro Woche. IDC stellte außerdem fest, dass sich die Zeit bis zur Projektabwicklung von 29 Tagen auf 20 Tage verkürzte.

In Asana kann Ihr Team Aufgaben aktualisieren, Termine ändern, Kommentare ergänzen und Abhängigkeiten verfolgen. Verschiedene Projektansichten zeigen denselben Arbeitsplan aus unterschiedlichen Perspektiven. Asana AI kann zusätzlich Aufgabenentwürfe und Unteraufgaben vorschlagen, die Ihr Team vor der Umsetzung prüft und anpasst.

Asana-Funktionen für Ihren Arbeitsplan

Mit den Asana-Funktionen können Sie Aufgaben planen, Zuständigkeiten klären und Fortschritte verfolgen. Wählen Sie die Funktionen aus, die zu Ihrem Arbeitsplan und Ihrem Asana-Abo passen.

• AI Studio: Erstellen Sie KI-gestützte Workflows für wiederkehrende Abläufe, etwa die Erfassung und Weiterleitung von Anfragen oder die Vorbereitung von Statusberichten. Legen Sie fest, welche Schritte automatisch erfolgen und wann Ihr Team Ergebnisse prüft.

• AI Teammates: Weisen Sie AI Teammates passende Aufgaben zu. Sie können beispielsweise Briefings entwerfen, Rechercheergebnisse zusammenfassen und auf Grundlage des verfügbaren Projektkontexts Status-Updates vorbereiten.

• Projektansichten: Betrachten Sie Ihren Arbeitsplan als Liste, Board, Kalender, Zeitleiste oder Gantt-Diagramm. So können unterschiedliche Teams dieselben Aufgaben in einer passenden Ansicht verfolgen.

• Ressourcenmanagement: Prüfen Sie die verfügbare Teamkapazität und verteilen Sie Aufgaben entsprechend. Workload-Ansichten und Planungsfunktionen helfen Ihnen, Überlastungen zu erkennen und die Arbeitsverteilung anzupassen.

• Fortschrittsverfolgung: Nutzen Sie Berichts-Dashboards, um Aufgabenstatus, Projektfortschritt und relevante Kennzahlen zu überblicken. Filter und Diagramme helfen Ihnen, Bereiche mit Handlungsbedarf zu erkennen.

• Ziele: Verknüpfen Sie Ihren Arbeitsplan mit Team- und Unternehmenszielen. So wird sichtbar, welchen Beitrag die geplanten Aufgaben und Projekte zu den übergeordneten Prioritäten leisten.

Verbinden Sie die Tools, die Sie bereits nutzen

Integrationen verbinden Ihren Arbeitsplan mit weiteren Anwendungen. Entdecken Sie die Asana-Integrationen, um Dokumente, Kommunikation und Projektdaten mit den Tools Ihres Teams zu verknüpfen.

• Google Docs: Fügen Sie Asana-Aufgaben, -Projekte, -Status-Updates und -Ziele mit Smartchips direkt in Google Docs ein. Für einen Arbeitsplan können Teams Planungsnotizen, Briefings oder Meeting-Dokumente mit den zugehörigen Arbeitsvorgängen in Asana verknüpfen, sodass die Leser den aktuellen Projektkontext direkt aus dem Dokument heraus öffnen können.

• Google Tabellen: Nutzen Sie die Google-Tabellen-Integration, um benutzerdefinierte Berichte und visuelle Analysen aus Asana-Daten zu erstellen. Teams können sie verwenden, wenn sie tabellenbasierte Berichte für einen Arbeitsplan benötigen, ohne das Projekt selbst aus Asana zu verschieben.

• Microsoft Excel: Synchronisieren Sie Asana und Excel über die Integration von Excel + Asana, bereitgestellt von Unito. Teams können Excel-Tabellen mit Asana-Aufgaben füllen, Asana-Aufgaben aus einer Tabelle erstellen oder beide Optionen nutzen, wenn Stakeholder weiterhin eine tabellenbasierte Planung benötigen.

• Microsoft Office 365: Verbinden Sie Asana mit Microsoft Office 365, um Benachrichtigungen zu Asana-Aufgaben in Microsoft-Gruppen zu erhalten. Verwenden Sie diese Integration, wenn ein Arbeitsplan von der Kommunikation über Microsoft-Tools abhängt, die Aufgabendetails jedoch weiterhin mit Asana verknüpft bleiben müssen.

• Slack: Verwandeln Sie Slack-Nachrichten in Asana-Aufgaben mit verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten, kommentieren Sie Aufgaben über Slack, markieren Sie Aufgaben als erledigt und erhalten Sie Updates, wenn sich der Arbeitsstatus ändert. Asana AI kann auch Asana-Aufgaben in Slack zusammenfassen, damit Teamkollegen auf dem Laufenden bleiben, ohne eine weitere Status-E-Mail zu erhalten.

• Jira Cloud: Verbinden Sie Asana und Jira Cloud, wenn ein Arbeitsplan Entwicklungsaufgaben umfasst. Die Integration kann Asana-Aufgaben, Jira-Tickets, Felder und Kommentare in eine oder beide Richtungen synchronisieren, sodass technische und nicht-technische Teams entsprechende Arbeitsvorgänge über die Tools nachverfolgen können, die sie bereits verwenden.

Bessere Arbeitsplanung mit Asana

Erstellen Sie einen Arbeitsplan, den Ihr Team im Alltag nutzen und weiterentwickeln kann. Mit Aufgaben, Verantwortlichen, Fristen und Meilensteinen schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage für die Umsetzung. Passen Sie Ihre Arbeitsplan-Vorlage nach jedem Projekt an und übernehmen Sie bewährte Abläufe für das nächste Vorhaben.

Erstellen Sie jetzt Ihren Arbeitsplan in Asana oder kontaktieren Sie den Vertrieb, um mehr über den Einsatz in Ihrem Unternehmen zu erfahren.

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