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摘要
行銷計畫對您的商業計劃至關重要。 它們讓您分享品牌故事、與受眾建立連結，並引導潛在客戶完成銷售流程。 藉助明確的方法，您可以提高營收並建立客戶忠誠度。 完善的行銷計劃有助於傳達您的訊息，讓您的團隊在每次行銷活動結束後都能充滿信心。
在本文中，我們將說明什麼是行銷專案管理，以及如何使用它來促進團隊協作、產生高品質的交付項目，並實施結構化的工作流程。 您還將瞭解行銷專案經理的工作內容、人工智慧如何塑造這一領域，以及如何為您的團隊選擇合適的軟體。
什麼是行銷專案管理？
行銷專案管理是指從頭到尾規劃、組織和執行行銷活動。 目標是協助您的團隊在預算範圍內按時實現目標。 它採用專案管理基礎知識，但將其調整以適應行銷需求，例如受眾研究、創意工作以及跨不同管道的內容分享。
雖然您將遵循與任何專案相同的核心階段，但行銷專案管理增加了一個策略層面，使其有別於傳統的專案管理方法。
五個專案管理階段分別是：
啟動
規劃
執行
成效
結案
在行銷專案管理中，您會納入策略階段。 在此階段，您會收集市場研究和資料，然後利用所學到的內容來啟動您的專案計劃。
為什麼行銷專案管理很重要？
行銷專案管理之所以重要，是因為您執行專案的方式會影響所有參與者。 採用正確的方法有助於您的團隊更有效地合作，並從明確的領導中受益。
以下是幾個關鍵優勢：
更明確的目標和期望：每個人都知道行銷活動需要實現的目標，以及如何衡量成功。
更佳的資源分配：您可以規劃時間軸、預算和工作負荷，確保沒有人過勞或賦閒。
錯過期限的次數更少：即使優先事項發生變動，結構化的流程也能幫助您的團隊按時完成工作。
專案關係人更強的一致性：定期更新和共享可視度，讓內部和外部專案關係人隨時維持資訊同步。
更高品質的交付項目：當流程井然有序時，您的團隊就有更多時間和空間來完成最出色的創意工作。
管理行銷專案需要全體人員出動。 三個最重要的專案關係人群組為：
行銷專案經理：作為行銷活動的領導者和協調者，您是行銷專案期間所有事務的核心。 這包括專案時間軸延遲、電子郵件行銷問題排解，以及關鍵績效指標 (KPI)監控等。
內部專案關係人：內部專案關係人是您組織中與您的專案有利害關係的團隊成員。 這些人員可能包括高階經理人、銷售代表、創意人員或技術人員。 您管理行銷活動的方式會影響內部專案關係人。
外部專案關係人：外部專案關係人是您組織外與專案有利害關係的人員。 這些人可能包括廠商、終端使用者、客戶或投資者。 您需要具備專案管理技能，以便讓外部專案關係人隨時掌握最新資訊，並對您的專案交付項目感到滿意。
行銷專案經理的工作是什麼？
行銷專案經理從頭到尾規劃、協調和交付行銷活動。 雖然此角色與傳統的專案管理類似，但也需要對行銷管道、創意流程和受眾參與度有深入的瞭解。
主要職責
行銷專案經理在行銷活動期間會處理許多任務。 他們的主要職責通常包括：
確定目標和成功指標：在行銷活動展開之前，行銷專案經理會設定明確的目標，並確定他們將用於衡量績效的關鍵績效指標 (KPI)。
協調團隊和資源：從文案撰稿人和設計師到付費媒體專家，行銷專案經理負責指派任務、管理時間軸，並確保每個人都擁有發揮最大潛力完成工作所需的資源。
管理溝通和專案關係人：讓高階主管、客戶和跨職能合作夥伴掌握資訊至關重要。 行銷專案經理會主持狀態會議、分享最新資訊，並在阻礙拖慢團隊進度之前加以解決。
追蹤進度並調整計劃：行銷活動通常會在過程中發生變化。 優秀的行銷專案經理會持續關注進度，並在必要時更新時間軸、預算或專案範疇。
行銷專案經理的必備技能
若要勝任此職務，行銷專案經理需要具備技術和人際交往技能：
溝通：您會花費大量時間協調人員並分享最新資訊。 清晰、一致的溝通有助於維持專案的推進。
組織能力：管理多個活動、期限和團隊需要強大的組織習慣和可靠的系統。
行銷知識：瞭解 SEO、電子郵件、社交媒體和付費廣告等管道有助於您預測時間軸、相依性及創意需求。
資料分析：閱讀行銷活動資料並將其轉化為可據以行動的深入解析，讓您能夠改進目前和未來的專案。
適應力：行銷變化迅速。 您需要調整計劃、改變優先順序並對新資訊做出反應，同時確保專案持續推進。
行銷專案經理的類型
並非所有行銷專案經理的重點都相同。 根據您組織的規模和需求，您可能會遇到專業角色：
類型 | 主要重點 | 範例專案 |
數位行銷專案經理 | 跨數位管道的線上行銷活動 | 電子郵件活動、付費搜尋、社交媒體廣告 |
內容行銷專案經理 | 內容的製作和發佈 | 部落格貼文、電子書、影片、網路研討會 |
代理商專案經理 | 跨多個帳戶的客戶導向行銷活動 | 品牌宣傳活動、媒體購買、創意製作 |
產品行銷專案經理 | 進入市場發佈和跨職能一致性 | 功能發佈、定位、銷售支援 |
創意代理商的專案管理需要協調多個客戶的簡介、創意製作、核准、資源和期限。
行銷專案管理流程的 10 個步驟
行銷專案管理遵循 10 個主要步驟。 無論是哪種管道或複雜程度，您都可以將這些步驟作為大多數行銷活動的一般指南。
這 10 個步驟可歸入 5 個專案階段。 雖然這些階段與傳統的專案管理階段類似，但其中也包含了額外的行銷策略，有助於為您的專案打下成功的基礎。
目標與分析
目標與分析階段的目標是專注於規劃您的行銷活動。 這包括定義專案的最終目標，並概述成功指標。
定義最終目標：在您執行的每個專案開始時，都要明確您的最終目標。 這麼一來，團隊成員便知道在專案執行期間要努力實現的目標，而專案關係人也知道可以期待的結果。
確定成功指標：在行銷活動開始時確定關鍵績效指標 (KPI) 至關重要，以便您可以使用這些指標在整個專案生命週期中監控進度。
行銷策略
使用第一階段的專案目標來推動您的行銷策略。 在此階段，您還將使用市場研究和資料來找到實現策略目標的最有效方法。
閱讀：適用於行銷團隊的最佳行銷活動管理軟體精準定位您的受眾：確定您的目標受眾是實現高投資報酬率的第一步。 您的目標受眾是最有可能與您的品牌產生共鳴的群體。 若能觸及此受眾，您就能提高銷售產品或服務的機會。
設定訊息和 CTA：確定您想要傳達給目標受眾的訊息。 您的訊息應包含針對產品或服務的策略性行動呼籲。
專案排程
您的行銷活動可能需要創意資產，以及關於如何及在何處分享這些資產的明確計劃。 在排程階段，請建立一個團隊來協助建立這些資產。
釐清範疇：釐清您的專案範疇，以便每個人都瞭解專案時間軸、資源和預算的限制。 確保專案關係人瞭解專案範疇也很重要，這樣才能限制變更請求。
委派任務：如果您希望維持條理並避免重複工作，委派工作至關重要。 建立專案時間軸，並將任務指派給團隊成員。 使用甘特圖或其他任務管理工具，以便團隊成員將專案里程碑和任務之間的相依性可視化。
活動發佈
排定行銷活動後，您的團隊就會開始建立和分享資產。 這是一個令人興奮的階段，因為您可以看到您的策略付諸實施。
建立專案交付項目：建立能夠從競爭對手中脫穎而出並讓受眾留下深刻印象的交付項目。 與能夠透過清晰的文案和強大的視覺效果傳達您訊息的文案人員和平面設計師合作。
透過各行銷管道進行分發：選擇最能觸及目標受眾的管道，並在他們最活躍的時候發佈貼文。 在這些管道上分享您的交付項目，以觸及盡可能多的人。
監控與審查
使用您在專案規劃階段設定的成功指標來監控專案進度。 追蹤進度後，您還可以利用績效結果為未來的專案汲取經驗教訓。
監控結果：使用專案管理軟體即時監控您的 KPI。 發佈行銷活動後，您可以評估活動的成效，以及應對未來的行銷策略進行哪些調整。
設定未來的標準：利用您從追蹤行銷活動中學到的經驗教訓，為下一次設定準則。 例如，若您的行銷活動在特定年齡層的表現不佳，不妨考慮在未來的行銷活動中限制受眾範圍。
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AI 在行銷專案管理中的作用
AI 正在改變行銷團隊規劃、執行和交付行銷活動的方式。 AI 並非要取代專案經理，而是透過處理重複性任務並找出您可能錯過的深入解析來協助您的團隊。
將重複性任務自動化： AI 可以處理例行性工作，例如根據工作負荷指派任務、傳送狀態提醒，以及在期限變更時更新專案時間軸。 這讓您的團隊得以專注於創意和策略性工作。
更早發現風險：由 AI 驅動的工具可以分析專案資料，在潛在延誤、資源衝突或預算問題惡化之前標記出來。 這有助於您在小問題演變成錯過期限之前調整計劃。
改善資源分配：透過分析團隊工作量和過去的績效，AI 可以建議更平均地分配工作。 這有助於確保沒有人過勞，也沒有任務被遺漏。
提供即時可視度：由 AI 強化功能的儀表板為您提供行銷活動進度的最新快照。 這樣可以更輕鬆地與專案關係人分享最新資訊，並快速做出以資料為基礎的決策。
首先，請從您的工作流程中挑選一到兩項重複性任務，並將其自動化。 這些小小的勝利可以建立信心，並幫助您的團隊將 AI 視為實用的工具。
行銷活動中的常見挑戰
許多行銷團隊在執行行銷活動時都會面臨挑戰。 幸運的是，透過行銷專案管理，最常見的挑戰是可以預防或輕鬆緩解的。 請將以下解決方案納入您的行銷專案管理流程，以應對這些挑戰。
1. 專案風險
行銷活動在許多領域都面臨風險，很難預測風險的具體內容或發生時間。 若沒有明確的風險緩解計劃，專案風險可能會迅速影響專案品質。 一些常見的專案風險領域包括：
技術風險：技術風險特別會影響電子郵件或數位行銷活動。 安全事件、網路攻擊、密碼竊取或服務中斷都可能導致行銷活動延誤，甚至偏離進度。
市場風險：這些是影響整個市場的風險。 這些風險可能包括經濟衰退風險、利潤率風險、利率風險和匯率風險。
組織風險：組織風險源於內部營運問題。 屬於此類別的事件包括商譽損害、溝通失敗、訴訟和供應鏈中斷。
解決方案：使用專案風險管理來預防和降低行銷活動中的風險。 在規劃階段，請建立風險分析，以評估哪些專案風險最有可能發生，以及哪些風險的優先順序最高。 接著，請利用這些深入解析來塑造您的行銷活動，並為潛在的意外做好準備。
2. 範疇潛變
當您的行銷活動超出您最初設定的期望時，就會發生範疇潛變。 行銷活動經常受範疇潛變的困擾，因為團隊在專案規劃期間沒有確立明確的要求。 若您未透過範疇管理計劃向專案關係人傳達您的限制，他們可能會提出變更請求，而您的專案團隊可能難以跟上這些變更。
解決方案：在行銷活動的初始階段確定專案目標，並與專案關係人分享。 維持清楚的溝通管道，以便專案關係人瞭解您的專案要求，包括專案時間軸和預算的限制。 如有必要，您還可以建立變更管控流程，以規範變更請求。
3. 與專案關係人溝通不良
許多行銷團隊在與專案關係人的溝通方面遇到困難。 這可能會導致實際問題，例如範疇潛變和其他問題，像是：
專案期望不清楚
目標與結果不一致
團隊士氣低落
專案資金不足
重複工作
解決方案：使用專案管理軟體，與專案關係人建立明確的溝通。 與所有參與行銷活動的人員分享即時更新，並鼓勵專案關係人在整個過程中提供回饋。 設定專案里程碑作為集體評估行銷活動的檢查點。
4. 沒有單一事實來源
僅依賴面對面會議、電子郵件、電話或視訊通話與專案關係人進行溝通的行銷團隊，可能難以管理行銷活動。 雖然這些方法很有用，但它們不提供以下關鍵功能：
文件分享
即時狀態更新
軟體整合
任務管理
集中的事實來源
您的行銷策略應清晰明瞭，且對所有專案關係人開放。 保持透明度有助於您的團隊更好地溝通，並提升專案的品質。
解決方案：將專案管理軟體當作您的單一事實來源。 不同類型的專案管理工具提供不同層級的功能，從彙整專案資訊到從外部來源擷取資料。 像 Asana這樣的工具可讓您自訂專案檢視，並讓從團隊成員到專案關係人的每個人都能維持資訊同步。
Asana 如何使用工作管理來實現更具影響力的行銷活動
瞭解 Asana 的行銷團隊如何透過集中管理行銷活動的規劃和製作，讓專案關係人維持資訊同步。
如何選擇行銷專案管理軟體
合適的專案管理軟體可以為您的行銷活動帶來巨大影響。 由於選擇眾多，瞭解哪些功能對您的團隊最為重要非常關鍵。
視覺化專案檢視：您的團隊應該能夠以清單、看板、時間軸或行事曆的形式查看行銷活動。 不同的檢視有助於不同的角色，從需要任務詳細資料的創意主管到希望獲得高階概覽的高階主管。
工作流程自動化：尋找可讓您將重複性步驟自動化的工具，例如任務指派、狀態更新和核准指派。 這可以減少虛工，並讓行銷活動持續推進。
與您現有工具的整合：您的行銷團隊可能使用設計、分析、電子郵件和溝通工具。 請選擇能夠與您已仰賴的平台連結的軟體。
即時報告：儀表板和報告功能可協助您追蹤行銷活動進度、監控 KPI，並與專案關係人分享最新進度，而無需從頭開始建立單獨的報告。
可擴展性：無論您是執行少量行銷活動的小型團隊，還是管理數十項行銷活動的大型部門，您的工具都應該能夠與您一起成長。
Asana 將所有這些功能整合在單一平台上。 藉助 300 多個整合、可自訂的專案檢視、內建的自動化和由 AI 驅動的功能，Asana 協助行銷團隊維持井然有序、步調一致，並專注於重要的工作。
藉助專案管理軟體架構您的行銷策略
擁有明確的行銷專案管理流程有助於您的團隊更有效地溝通、減少虛工並交付更出色的行銷活動。 合適的軟體能將所有內容集中於一處，以利規劃、團隊合作和追蹤進度。
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使用 Asana 管理行銷活動的終極指南
Asana 如何利用 Asana 執行成功的行銷活動？請下載並閱讀指南。
關於行銷專案管理的常見問題
根據專案的預期影響、急迫性及所需投入量來對專案進行排序。 從直接支持營收或主要業務目標的行銷活動開始，並在資源允許的情況下安排較不重要的工作。 使用簡單的評分系統，可以更輕鬆地決定優先順序。
將活動拆解為較小的任務，並根據您過去的經驗，為每個任務提供實際的時間預估。 請記得納入審查、團隊合作和可能延遲的時間。 增加一些額外時間作為緩衝，以免小問題影響整個排程。
在接受任何變更之前，請檢查這些變更將如何影響專案的範疇、時間軸和預算。 如果變更意味著更多工作，請根據需要更新您的期限或資源。 擁有核准變更的明確流程，有助於您處理請求，而不會影響整個專案。
首先，設定共同目標，並確保每個人都瞭解自己的角色。 使用一個主要工具來追蹤任務、回饋和核准，以便整個團隊維持資訊同步。 定期開會，以使每個人都能保持資訊同步，並避免額外的工作。
