85%《財星》百大企業選擇使用 Asana¹
摘要
回想您上次散步的經驗。 您可能先查看了天氣，對吧？ 然後，根據天氣應用程式顯示的資訊，決定穿著和攜帶的物品。 如果看起來很冷，您可能會穿上夾克或薄毛衣。 如果應用程式預測會下雨，您可能會權衡下大雨的機率，並決定是否要帶傘。
這就是風險降低。 您確定了潛在風險（例如著涼或淋濕），權衡了這些風險發生的可能性，並採取措施降低風險。
風險處理措施不僅是一種在雨天保持乾爽的策略。 在商業領域中，它可以幫助您避免較大意外風險所帶來的負面後果，例如財務損失。 讓我們一起來看看您可以採用的四種策略，以降低公司和團隊的風險。
什麼是風險降低？
風險降低是降低對業務或專案構成潛在威脅或風險的流程。 作為較大型風險管理策略的一部分，風險緩和包括識別風險並制定管理或消除風險的計劃，以便無論要求或任務為何，您都能充滿信心地向前推進。
風險減緩的目標是降低業務或專案風險發生的可能性，並制定策略以在潛在威脅發生時進行監控和應對。 風險降低是任何商業策略的重要組成部分，當企業面臨您的團隊較難掌控的外部風險時，例如不斷變化的宏觀經濟狀況，風險降低就顯得尤為重要。
領導者的變更管理指南
瞭解如何在變革時期成為您的團隊所需的領導者。請參考提示，瞭解何時應設定新的業務目標、如何進行透明的溝通，以及如何讓員工持續投入。
為什麼風險降低對企業來說很重要？
無論您的計劃做得多麼周密，所有企業都會面臨固有的風險。 在不確定的時期，例如全球危機或不斷變化的市場環境中，情況更是如此。 風險處理措施可以透過減少對業務持續性的不必要風險，幫助您和您的團隊應對不確定的情況。
企業面臨的常見風險包括：
財務風險，例如資金不足或獲利能力下降。
經濟風險，例如宏觀經濟情勢的變化和股市波動。
網路安全風險，例如資料外洩和駭客。
聲譽風險，例如品牌管理問題或失去客戶信任。
人員風險，例如員工流動、人才短缺和招聘凍結。
營運風險，例如供應鏈風險或作業程序的變更。
正如在生活中對風險缺乏準備可能會產生負面後果（例如，出門不帶傘可能會被淋雨），企業對風險缺乏準備也可能會面臨障礙，包括：
這些風險以及潛在的結果聽起來可能令人難以招架。 但風險是經營業務的一部分，並不意味著您無法對此做好準備。 風險緩解策略可以幫助您降低業務風險，並專注於完成工作。
四種常見的風險降低策略
有四種常見的風險降低策略類型，您可以藉此保護您的業務免受不必要的風險影響。 風險緩解的第一步是確定並評估您的業務或專案面臨的風險。 一旦您對可能面臨的風險有了更清楚的瞭解，就可以著手制定風險緩解計劃，以期能為您和您的團隊提供最佳的保護。
![[內部示意圖] 風險矩陣標準 (資訊圖表)](https://assets.asana.biz/transform/6e112071-56ef-4646-ad85-b474220851f0/inline-project-planning-risk-matrix-template-2-2x?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
若要識別潛在風險：
及早開始。 您應該在專案啟動和專案規劃期間評估專案風險。 您應該持續評估業務風險，特別是在不確定時期或經濟狀況變動的時候。
與您的團隊開會。 識別風險的最佳方式之一，就是與參與專案或受潛在威脅影響的業務團隊會面。 這可能意味著與您的專案團隊、業務領導者和/或專案關係人開會。 在衡量專案風險時，您可能需要考慮的事項包括專案時間軸、範疇、預算、可用資源以及其他專案限制條件。 在評估一般業務風險時，請考慮市佔率、競爭對手的表現和策略、潛在的法律風險以及目前或預期的經濟狀況等因素 (PEST 分析在此會有幫助)。
確定潛在風險發生的可能性。 一旦您對業務面臨的風險有了更清楚的瞭解，就可以建立風險矩陣範本。 風險矩陣範本透過考量風險發生的可能性，以及風險發生時後果的嚴重程度，概述風險的整體影響。 這樣，您就能知道哪些風險有可能真正損害您的業務，哪些風險可能值得冒險。
制定風險緩解策略。 現在您已瞭解您的業務面臨哪些風險及其潛在影響，您可以制定與每種風險的類型和潛在後果相符的風險緩解策略。
領導者的變更管理指南
瞭解如何在變革時期成為您的團隊所需的領導者。請參考提示，瞭解何時應設定新的業務目標、如何進行透明的溝通，以及如何讓員工持續投入。
以下是四種常見的風險緩解策略：
1. 風險規避
風險規避是一種風險緩和策略，其重點在於避免採取任何可能導致不必要風險的行動。 使用此策略時，您只需選擇不採取可能導致風險發生的行動，即可避開風險。
何時應使用風險規避：如果潛在威脅的結果是高風險，例如風險發生時會對公司的財務狀況產生重大影響，您可能就會使用風險規避策略。
範例：假設您的公司計劃開設第二個辦公室。 在評估具體風險時，您意識到原來的營業據點無法產生足夠的利潤來支撐第二個營業據點，這意味著您必須籌措額外的資金。 此外，如果第二個辦公室的開設延遲或無法迅速實現盈利，您可能很難跟上還款計劃的進度。 由於這可能會在您的公司內部產生連鎖反應，最終影響公司的績效和獲利能力，因此您可能會選擇暫停擴張，從而完全避免風險。
2. 風險降低或控制
風險降低 (也稱為風險控制) 涉及採取行動，以幫助降低風險發生的可能性，或在風險發生時限制其影響。 使用風險降低策略時，務必在專案開始時明確定義風險，並在專案進行期間主動追蹤風險，以便監控風險，並在風險發生時採取行動。
何時應使用風險降低：如果您認為可以透過流程調整或更新等緩解措施來控制潛在風險，則可能會選擇使用風險降低策略。
範例：試想您正在發佈行銷活動。 在專案開始時，您評估了專案風險，並發現專案有可能超出排程。 您審查了風險，並認為專案延遲的可能性很低，而且可以控制。 為了降低風險發生的可能性，您首先要確定風險可能發生的原因，例如任務範圍不足、生產延誤、意外錯誤以及資源限制。 接著，您實施控制方法，例如使用團隊行事曆軟體以避免排程錯誤、建立範疇管理計劃，以及正確分配資源。
閱讀：什麼是風險管控表：專案經理指南 (附帶範例)3. 風險轉移
風險轉移策略涉及將潛在風險的後果轉移給第三方。 藉由使用此策略，您可以確保在風險發生時公司不會承擔責任，從而保護您的業務。
風險轉移的一個常見例子是購買保險。 您的企業向保險公司支付保費，以承擔某些已明確定義的風險成本。 如果發生該風險，保險公司將支付損害賠償，因此您的公司無需承擔財務責任。 您還可以透過外包或使用承包商來轉移風險。
何時使用風險轉移：當您希望保護公司免受潛在財務責任的影響時，風險轉移是一種明智的風險緩解策略。 當風險發生的可能性較低，但若風險發生，公司將承受的財務影響較大時，這也是一種很好的策略。
範例：假設您的公司即將發佈一款新產品。 由於您目前沒有在內部生產產品所需的資源，而且建立流程會讓公司付出過高的前期成本，因此您決定將生產工作外包給第三方承包商。 現在，您的公司將避免前期成本，如果承包商延遲或以其他方式影響生產，他們將承擔公司可能蒙受的任何經濟損失。
然而，風險轉移確實有其缺點。 您已保護公司免受風險的財務責任，但這並不代表公司不會遭受風險的負面影響。 例如，如果承包商出現問題導致您的產品發佈延遲，您的公司將不會對財務損失負責，但發佈延遲仍可能影響公司的品牌和聲譽，因此在考慮風險緩解策略時，請將這些因素納入考量。
4. 風險承受
顧名思義，風險承受即承認並接受潛在風險。 與風險降低不同的是，風險接受並不涉及任何減輕風險的嘗試，而是指在瞭解風險可能發生的情況下，按原樣推進工作。 若風險的影響或可能性增加至不可接受的程度，您可以相應地調整風險緩解策略。
何時使用風險承受：當您認為潛在風險的風險等級是可以接受的時，您可能會使用風險承受策略，例如，如果潛在風險不太可能發生，如果風險的任何負面後果都較為輕微，或者如果降低風險的成本高於風險發生時產生的成本。
範例：假設您的花卉配送公司五年來一直仰賴同一家花店供應玫瑰花。 在這家花店供應玫瑰的五年中，他們從未錯過情人節的出貨。 情人節是您最大的獲利來源之一，因此，如果花商錯過出貨，可能會影響公司的營收和聲譽。 但這從未發生過。 此外，尋找另一家花店並與其簽訂合約，以獲得備用花卉供應，將會使公司付出相當大的成本，並可能導致浪費。 由於供應商錯過出貨的風險很低，您的公司認為這是可以接受的，並在不採取措施防範風險的情況下繼續推進。
如何持續監控業務風險
風險減緩並非一成不變，而是一個不斷演進的過程。 確定風險緩解策略後，您需要持續監控風險，以確保風險發生的可能性或嚴重程度不會增加，並確保您在出現新風險時做好準備。
以下是您可以監控業務風險的幾種方式：
首先，制定明確的專案藍圖，以確保所有團隊成員和專案關係人在專案範疇和交付項目上維持資訊同步。
設定定期的進度查核，以監控專案範疇和進度。
使用可追蹤專案狀態的專案管理軟體，即時追蹤專案進度和績效。
監控支出和費用，以實現有效的成本控制。
提前定義您的專案預算。
建立資源配置計劃，以降低資源調配風險。
主動監控不斷變化的業務狀況，並依據需要調整您的商業策略。
制定危機管理計劃，以應對對業務至關重要的威脅。
降低風險意味著您和您的團隊面臨的不確定性更少
所有企業都會面臨風險，而風險是令人擔憂的，尤其是在變革或不確定時期。 透過使用風險緩解策略，您可以幫助保護您的企業和團隊免受不必要的風險影響，從而減少不確定性並推動您的企業向前發展。
領導者的變更管理指南
瞭解如何在變革時期成為您的團隊所需的領導者。請參考提示，瞭解何時應設定新的業務目標、如何進行透明的溝通，以及如何讓員工持續投入。
