什麼是流程圖繪製？步驟、類型、範例及範本

交付延誤。 錯過審查。 重複的工作。 這些不是生產力問題，而是流程問題。 當沒有人能看到整個工作流程如何串聯在一起時，即使是簡單的任務也可能會陷入停滯。 這就是流程圖繪製派上用場之處。 它可以讓無法查看的內容清晰可見。

流程圖以可視化的方式呈現工作的完成方式。 它可以幫助團隊指出瓶頸之處、明確責任，並簡化即使是最日常的工作流程。 在本指南中，我們將介紹誰會使用流程圖繪製、其帶來的優點、您可以建立的流程圖類型，以及如何建立能夠幫助您的團隊更聰明地工作的流程圖。

什麼是流程圖繪製？

使用流程圖繪製的技巧是一種以視覺方式記錄工作流程自始而終運作方式的技巧。 繪製流程圖時會建立一張圖表，通常稱為程序圖或工作流程圖，其中顯示流程中的每個步驟、決策點和交接點，以便團隊能夠理解、溝通並改進完成工作的方式。

繪製流程圖的目的是透過簡單而清楚的方式說明流程如何運作。 您可以將流程圖交給對方，而不必口頭向他們說明流程。 從頭到尾繪製流程圖，可以更輕鬆地辨別哪些部分有效，哪些部分無效。

• 引導新進員工到職

• 解決反覆出現的問題

• 記錄複雜的工作流程

• 負責的人、事、物

如果某個特定流程看起來混亂或容易引起誤解，工作流程圖繪製可以幫助每個人弄清楚情況。

誰會使用流程圖繪製？

從小型團隊到企業組織，各行各業和各種角色都會使用流程繪製。 以下是能從這項技術中受益最多的一些人員：

• 業務分析師使用流程圖繪製來瞭解並記錄業務流程的運作方式、找出效率低下之處，並提出改進建議。

• 營運經理依靠流程圖來將工作流程標準化、減少浪費，並改善團隊協調。

• 專案經理建立流程圖，以便規劃複雜的計劃、釐清相依性，並讓專案關係人保持資訊同步。

• 人力資源部(HR) 和培訓團隊使用流程圖來記錄到職工作流程、說明政策，並幫助新員工更快上手。

• IT 和企業架構師會繪製系統整合和資料流程，以支援軟體開發和自動化專案。

• 顧問使用流程圖繪製，協助客戶以視覺方式呈現其目前狀態，並設計更有效率的工作方式。

若您的團隊需要說明、改進或標準化工作的完成方式，流程繪製就可以派上用場。

為什麼要使用流程圖？

流程圖可將構想轉化為團隊可以遵循的清楚步驟。 這是一種規劃工作、發現問題並改進工作方式的簡單方法。

以下說明流程圖繪製可以提供哪些幫助：

• 找出效率低落的地方：瞭解任務在哪些地方積壓、分解或被遺漏。

• 使構想精簡化：將宏大的構想分解成較小的步驟。

• 為「假設情況」制定計劃：制定應變計劃，並在障礙發生之前加以處理。

• 確立角色：明確指定負責每個流程步驟的人員。

• 建立流程文件：建立一份任何人都可以遵循的可重複使用的指南。

• 清楚溝通：使用簡單的視覺資訊，讓每個人資訊同步。

• 加快決策速度：減少來回溝通，就能更快做出決策。

• 支援您的團隊：協助員工對自己的工作充滿信心。

• 保持合規：遵守並符合 ISO 9000 及 ISO 9001 等標準。

流程圖類型

流程圖有各式各樣的圖形和尺寸。 目的皆相同，然而特定類型的流程圖可能更適合某些特定的專案。 以下是一個簡單的比較：

以下是對每一種類型以及其使用時機的深入說明。

基本流程圖

基本流程圖是最簡單、使用最廣泛的流程圖類型。 它使用標準的流程繪製符號，從頭到尾呈現輸入項、輸出項和流程步驟。

• 規劃新的工作流程

• 記錄現有的工作流程

• 解決流程中的問題

• 改善團隊溝通

這也是在到職培訓或腦力激盪會議期間記錄流程的絕佳起點。

最佳應用：呈現某個特定流程從開始到結束是如何以清晰、有序的步驟進行的。

高階流程圖

高階流程圖 (又稱為由上而下圖或價值鏈圖) 能夠讓我們對流程有鳥瞰式的概觀。 它省略了詳細資料，專注於關鍵階段。

在以下情況下，高階流程圖非常有用：

• 定義新的流程結構

• 與主管級專案關係人或外部合作夥伴分享概況

• 在建立詳細圖表之前先決定範疇

最佳應用：傳達核心步驟，而毋須深入細節。

詳盡流程圖

此圖包含所有內容：行動、決策、子流程、輸入、輸出、指標和緊急應變項目。 它通常會清楚標示決策點，並確切顯示誰負責什麼事項。

此圖最適合用於：

• 分析複雜的工作流程

• 尋找效率低下或延遲的情況

• 大規模標準化新專案

最佳應用：對流程如何運作有一個完整、全面的了解。

泳道圖

泳道圖又稱為跨職能流程圖，它透過將職責分成橫向或垂直的「泳道」，來組織流程。 每個泳道代表一位人員、一個角色或一個團隊。

使用它可以：

• 標示當責

• 追蹤部門之間的交接事宜

• 改善跨職能工作流程中的協調

• 在流程變更期間明確角色。

最佳應用：闡明跨團隊流程中的角色與職責。

價值鏈圖

價值鏈圖是一種精實工具，用於追蹤產品或服務從開始到交付的整個歷程。 它使用一組特殊的繪製符號來表示資訊和原物料在每個步驟中的流動情況。

它能夠擷取以下資料和指標：

• 週期時間

• 參與人數

• 發生浪費或延誤的地方

最適合：追蹤如何為客戶創造價值，並尋找減少浪費的機會。

SIPOC 圖

SIPOC 圖是源自以下幾個英文單字的首字母縮寫詞：供應商 (Supplier)、輸入 (Input)、流程 (Process)、輸出 (Output)、客戶 (Customers)。 這是一張結構化圖表，而不是流程式的流程圖，它能夠在您繪製更詳細的流程圖之前，提供工作流程的高階概觀。

將此流程繪製工具與六個標準差品管法或任何結構化的流程繪製練習搭配使用。 SIPOC 的五個欄位中，每一個欄位都有助於闡明流程以及參與其中的專案關係人。

使用此工具可以：

• 定義複雜流程的範圍

• 確定所有要素和團隊成員

• 為流程改善專案設定清楚的界線

最適合：在繪製完整的工作流程之前，先概述涉及的內容。

BPMN（業務流程模型與標記法）

BPMN 是一種用於繪製業務流程的標準化方法。 它使用獨特的符號來顯示任務、事件和決策的流程，從而使技術和非技術團隊更容易保持一致。

當您有以下需求時，這是不錯的選擇：

• 記錄跨工具或跨系統的邏輯

• 建立日後將自動化的工作流程

• 支援軟體整合或流程開發

最適合：繪製結構化且通常是自動化的流程，這些流程需要在不同系統和團隊之間保持明晰（度）。

流程圖繪製符號

流程圖使用通用的視覺語言來呈現工作如何從一個步驟推進到另一個步驟。 這些符號改編自統一塑模語言 (UML，Unified Modeling Language)，可協助您呈現任務、決策和延遲等關鍵元素。

以下是最常見的流程繪製符號，以及其含義：

這些是您最常用的核心符號。 隨著您的流程圖變得更加複雜，您可以新增其他符號，但這一組符號是一個穩固的起點。

如何建立流程圖

您可以使用紙筆、白板或流程圖繪製軟體來建立流程圖。 您可以找到現成的範本，但學習如何從零開始繪製流程圖，可以讓您掌控每一個步驟。

步驟 1：選擇需要規劃的流程

請選擇您要繪製的具體流程。 這可能是一個混亂、效率低下或對您的團隊成員來說不夠清楚的流程。 這可能是您需要說明的新流程，也可能是讓人感到困惑的複雜流程。 請選擇一個流程，並為其取一個簡單的名稱。

步驟 2：列舉流程所涉及的每項活動和每個人員

首先，請寫下流程中的每項任務。 暫時不要擔心順序問題。 列出所有輸入內容、行動，以及各任務由誰負責。

與您的團隊和其他專案關係人合作，以便：

• 發現重要的子流程

• 決定要納入多少詳細資料

• 清楚標記起始點和結束點

步驟 3：按順序排列步驟

現在，請拿著那份清單，按照正確的順序排列任務。 從頭到尾逐步瀏覽目前的流程，並補上您之前漏掉的任何步驟。 這樣一來，您就能全面掌握工作流程。

步驟 4：繪製流程圖

請選擇最合適的格式。 依據詳細資料的不同等級和流程類型，您的選項包括：

• 基本流程圖

• 泳道圖

• 價值鏈圖

• BPMN 圖表

使用標準的流程繪製符號來標記決策點、行動和連結。

步驟 5：與團隊一起審查

與每一位參與其中的人一起檢查流程圖。 請確保整個流程準確無誤。 詢問是否有任何步驟遺漏、是否有任何任務重複，或是否有任何地方不清楚。 修正任何錯誤。 然後，與您的團隊成員以及其他任何需要此資訊的人分享最終版本。

步驟 6：尋找問題並改善流程

現在，您的流程圖已經反映了目前的狀態，請將其用作流程改善的工具。 尋找瓶頸、效率不彰之處和非必要的步驟。 詢問團隊成員他們在哪些地方遇到瓶頸或感到困惑。

接著，透過刪減步驟、重新指派任務或新增自動化，對流程進行最佳化。 更新流程圖，以反映變更。 持續改進就是這樣進行的：繪製流程圖、進行修正、重複這個過程。

流程圖繪製範例

儘管您可以為任何種類的流程建立流程圖，但仍可能納悶要如何將此工具應用於您的團隊。

為了協助您對於流程圖的樣貌有更具體的概念，我們在下方提供一個範例：

流程圖繪製技巧

您可以根據團隊的需求量身打造流程圖，但一些最佳作法可以幫助您從一開始就建立清晰、有效的流程圖。

以下是幾個流程圖繪製的最佳做法，可協助您充分利用每個階段。

1. 在繪製流程圖之前進行規劃

• 設定範疇。 確定起始點和結束點，這樣您的圖表就只會包含必要的內容。

• 釐清您的目標。 瞭解您希望透過該流程實現哪些目標。

• 專注於結果。 僅繪製具有清晰、可衡量結果的流程。

2. 有目的地建立您的流程圖

• 逆向工作。 從預期成果開始，然後按照相反的順序規劃步驟。

• 盡可能簡化。 維持子流程的易於遵循。

• 納入適當程度的詳細資料。 不要過度複雜化，但也不要留下漏洞。

• 請使用標準符號。 僅使用常見的流程繪製符號，以確保大家都能理解。

3. 審閱並調整

• 取得回饋。 讓流程中發揮作用的所有人員都參與進來。

• 考慮替代路徑。 如果有多種方式可以實現目標，請將這些選項都納入其中。

• 繪製真實情況，而不是理想情況。 展示流程目前的實際運作方式，然後再從這裡開始改善。

從規劃到審查，隨進度運用這些提示，以便繪製出清晰、實用且能夠真正推動改進的流程圖。

開始繪製流程圖，開始改進

流程繪製只是第一步。 藉助免費的 Asana 流程圖範本，您可以將工作流程可視化，找出拖慢您步調的因素，並使每個步驟都變得明晰。

繪製流程圖後，請使用 Asana 讓工作持續推進、指派任務、追蹤進度，並從頭到尾保持資訊同步。 準備好將您的流程圖付諸行動了嗎？ 立刻開始使用 Asana。

有關流程圖繪製的常見問題