您應該瞭解的 7 種流程改善方法

如果 Business 版決定長期保持不變，其中許多將會倒閉。 創新需要變革，如果 Business 版不隨客戶需求而變，就無法實現太大的成長。 

這就是許多組織使用某種表單的流程改善方法來使其流程適應客戶需求的原因。

什麼是流程改善？

Business 版流程改善是一種方法，團隊可以透過這種方法評估其目前的流程並進行調整，以提高生產力、簡化工作流程、適應不斷變化的業務需求或提高獲利能力。

7 種類型的流程改善方法

您的團隊可以使用七種不同的 Business 版流程改善方法來幫助降低效率低下。 在大多數情況下，您選擇的方法取決於您希望改進流程的原因以及您希望改進的內容。

1. 六標準差方法

六標準差是一種流程改善方法，旨在最大限度地減少最終產品中的變化。 此流程由美國工程師兼 Motorola 員工 Bill Smith 於 1986 年開發，使用統計資料作為設定基準，幫助 Business 版領導者瞭解其流程的運作情況。 如果一個流程在每百萬個週期中產生的缺陷少於 3.4 個，則該流程被視為最佳化。 

六標準差通常用於製造業，主要是因為它有助於最大限度地減少缺陷和不一致。 此處的目標是優化一致性，最終實現客戶滿意度。 

六標準差中使用了兩個主要流程：現有流程的 DMAIC 和新流程的 DMADV。 由於本文特別關注現有流程的改進，因此讓我們深入瞭解 DMAIC 流程。 

什麼是 DMAIC 流程？

DMAIC 是一種用於優化現有流程的六標準差流程。 DMAIC 代表：

• 定義改進機會。

• 衡量現有流程的績效。

• 分析流程，找出缺陷和根本原因。

• 透過解決根本成因來改善流程。

• 控制所有改進後的流程，並評估未來的流程績效，以糾正偏差。

DMAIC 流程改善的大部分發生在分析階段。 在 DMAIC 的分析階段，團隊使用魚骨圖或石川圖來可視化產品缺陷的可能原因。 魚骨圖的頭部陳述了最初的問題。 然後，沿著魚骨的脊椎，每個肋骨列出可能導致最初問題的不同類別的問題。 這種類型的可視化分析是識別一個根本原因可能產生的不同問題的好方法。

2. 全面品質管理 (TQM)

全面品質管理 (TQM) 是一種以客戶為中心的方法，強調持續改進。 這種技術經常用於供應鏈管理和客戶滿意度計劃。 

TQM 在很大程度上依賴資料驅動的決策和績效指標。 在解決問題的過程中，您可以使用成功指標來決定如何改進流程。 

以下是 TQM 的一些關鍵特色：

• 以客戶為中心： TQM 的最終目標始終是造福最終客戶。 如果您的團隊專注於提升品質，請問問自己，這種流程變更可能會如何影響終端消費者對產品的體驗。

• 全團隊參與：有別於其他流程改善方法，TQM 涉及整個團隊，而不僅僅是生產。 因此，您最終可能會尋找方法來優化更多以業務為中心的流程，例如銷售和行銷，從而使終端消費者受益。

• 持續改進： Business 版中的持續改進是指進行小幅變更，以持續優化流程為目標。 Business 版有很多變數，持續改進有助於您的團隊在外部環境發生變化時進行調整。

• 資料驅動的決策：若要應用持續流程改善，您必須持續收集資料以分析流程的表現。 這些資料有助於確定可能存在效率低下的領域，以及應該專注於改進計劃的領域。

• 以流程為中心：實施 TQM 的主要目標是改善流程。 其他流程改善方法 (例如六標準差) 旨在最大限度地減少缺陷數量，而 TQM 旨在降低效率低下。

3. 精實製造

此類流程改善表單有許多名稱，其中最常見的是精實製造。 它也可能被稱為精實生產或即時生產。 由 James P. Womack、Daniel Jones 和 Daniel Roos 在《改變世界的機器》一書中定義，精實強調了作者在 Toyota 製造業中的經驗所得出的五大原則。 

精實的 5 個原則

1. ​識別價值

2. 價值鏈圖

3. 建立流程

4. 建立拉動

5. 持續改善

4. 持續改進 (改善)

日本的改善 (Kaizen) 理念指引了持續改進模式。 改善 (Kaizen) 來自於生活應該不斷改善的想法，讓我們過上更令人滿意和充實的生活。

同樣的概念也可以應用於 Business 版，因為只要您持續改進，您的業務就能變得更成功。 持續改善的目標是優化產生價值的活動並消除任何浪費。 

改善法旨在消除三種類型的浪費： 

• Muda (浪費) ：消耗資源但並未增加價值的做法。  

• Mura (不均)：過度生產時會留下廢棄物，例如過剩的產品。

• Muri (負擔過重)：資源太過勞累，例如機器磨損或員工過度勞累。

5. 計劃、執行、檢查、行動 (PDCA)

PDCA 循環是一種解決問題的互動式表單。 它用於改善流程和實施變革。 PDCA 是由 Walter Shewhart 將科學方法應用於經濟品質控制時所創建的。 後來，W. Edwards Deming 進一步發展了這個想法，他擴展了 Shewhart 的概念，除了品質控制之外，還將科學方法應用於流程改進。 

PDCA 循環有四個主要步驟：

• 計劃：決定您想要解決的問題，並制定解決方案。

• 執行：以小規模測試並實施計劃。

• 檢查：審查「執行」階段的行動表現。

• 行動：在審查測試結果後，決定是否要在更大規模上實施變更。

PDCA 是一個改進循環。 這意味著這些步驟可以重複，直到您的團隊達到期望的結果。

6. 5 個為什麼分析

5 個為什麼分析是一種流程改善技巧，用於確定問題的根本原因。 從理論上講，這是一個非常簡單的過程：您召集一群與失敗有關的專案關係人，然後有一個人問：「為什麼會出錯？」 重複此問題約五次，直到找到問題的根本原因。 5 個為什麼範本有助於構建此流程，以便團隊一致地獲得答案。 5 個為什麼分析旨在識別流程中的問題，而非人為錯誤。 

以下是一個範例：

問題：客戶對於產品損壞的投訴增加。

1. 「為什麼會發生這種情況？」 因為包裝不足以保護產品。

2. 「為什麼包裝不足以保護產品？」 因為測試包裝的團隊沒有測試超過一定程度的壓力。

3. 「為什麼團隊沒有進一步測試包裝？」 因為目前的標準流程表明測試是足夠的。

4. 「為什麼目前的標準流程表明這項測試已經足夠？」 因為此流程是為先前的產品建立的，而不是為目前因損壞而被退回的產品建立的。

5. 「為什麼沒有新產品的新流程？」 因為推出新產品的專案範本不包括對新包裝進行壓力測試。 

從這個範例中可以看到，團隊不斷詢問「為什麼」，直到他們確定需要修復的流程錯誤，在這種情況下，他們將「壓力測試新包裝」步驟新增到產品發佈範本中。 在這樣的流程中與專案關係人合作時，重要的是要找出問題並共同制定後續步驟，以便改善您的生產。

7. Business 版流程管理 (BPM)

Business 版流程管理 (BPM) 是一種分析與改進業務流程的行動。 就像任何有機生物一樣，Business 版會隨著時間的推移而成長和轉變。 您的團隊可能已經實施了在團隊規模較小時有效的流程，但隨著您的成長，這些流程可能無法以能夠讓您的團隊盡可能高效的方式進行擴展。 

在大多數情況下，BPM 可幫助團隊找出瓶頸、將手動工作自動化，並制定策略來改善效率低下的問題。 Business 版流程管理有五個主要步驟。

1. 分析：查看您目前的流程，並從頭到尾進行對應。 這通常被稱為流程圖繪製。

2. 模型：草擬您希望的流程外觀。 理想情況下，您會在第一步中發現任何效率低下的情況，並且可以在此階段草擬您希望如何解決這些問題。

3. 實施：將您的模型付諸行動。 在此階段，請務必建立關鍵成功指標，以衡量所做的變更是否成功。

4. 監控：決定您的專案是否成功。 您在步驟 3 中確定的成功指標是否有所改善？ 

5. 最佳化：隨著流程的演進，持續尋找流程中的低效率，並隨時持續最佳化。

管理流程改進以提高生產力

作為團隊主管，您可以為團隊帶來的最有價值的東西之一是更透明的流程和更好的工作流程。 有效運用流程改善時，可提升團隊生產力並降低效率低下。 

若要提高明晰度並改善流程，請嘗試工作管理。 Asana 這類工作管理工具可透過標準化流程、簡化工作流程並讓團隊保持同步，幫助您將團隊的生產力提升至更高層次。