專案範疇管理：計劃、範本和指南

管理專案範疇就像開車一樣。 如果您不專注於前方，汽車就會偏離道路。 同樣地，如果您不控制專案範疇，專案就會偏離軌道。 範疇管理計劃概述了執行專案所涉及的流程，並作為將專案維持在特定限制範圍內的指南。 

作為專案經理，您有責任引導團隊完成專案生命週期。 在本文中，我們將說明什麼是範疇管理計劃，以及它如何在規劃階段為您提供協助。 一旦您瞭解範疇管理流程，您的計劃就能讓您和您的團隊為成功做好準備。

什麼是專案範疇管理？

專案範疇管理是指定義和控制專案中包含和不包含的內容的過程。 這涉及瞭解專案目標、里程碑、任務、期限、輸出和成本，並確保所有內容都與專案目標保持一致。 定義明確的範疇管理計劃對於成功執行專案至關重要，因為它有助於防止範疇潛變，確保有效利用資源，並使專案順利進行。

專案範疇管理的階段

有效的專案範疇管理涉及幾個關鍵步驟：啟動、規劃、定義、驗證和控制專案範疇。 透過遵循這些步驟，專案經理可以建立詳細的專案範疇管理計劃，概述如何在整個專案生命週期中定義、驗證和控制範疇。 

此計劃是專案關係人瞭解專案界限的藍圖，並有助於每個人從開始到結束都能維持資訊同步。

啟動

啟動階段透過確定專案中需要關注的部分和主要目標來奠定基礎。 在此階段，您需要與關鍵專案關係人互動，評估專案可行性，並制定清晰的工作說明或專案章程。 啟動階段為所有後續專案活動奠定了堅實的基礎。

規劃

在規劃階段，專案團隊會協作制定一套全面的方法，概述專案時間軸、範疇基準和專案預算。 這就是範疇定義變得至關重要的地方；這是將專案分解為可管理的任務和子任務的過程，這使團隊更容易實現期望。

定義

在定義階段，您可以建立專案排除項目的精確文件，闡明專案範疇之外的內容，以防止誤解和範疇潛變。 此文件為專案將交付的內容提供了明確的參考，以便所有專案關係人和團隊成員對專案目標有一致的理解。

驗證

驗證包括與專案關係人定期進行審查，以確認專案與範疇基準保持一致，並根據需要進行調整。 驗證對於管理變更和避免範疇潛變至關重要，因為範疇潛變可能會破壞專案的成功。

控制專案範疇

最後，控制專案範疇需要根據原始計劃持續監控和管理專案進度。 這包括密切關注專案團隊的績效、控制專案預算、管理成本超支，並確保所有專案關係人都了解並同意專案時間軸的任何變更。

專案範疇管理的重要性

瞭解範疇管理的重要性，對於避免專案陷阱 (例如延誤、預算超支和專案關係人不滿) 至關重要。 精心設計的專案範疇管理計劃可作為藍圖，指導專案各個部分的每個決策和行動。

例如，考慮開發新客戶服務軟體的專案。 當專案關係人建議一項最初未包含在範疇中的功能時，專案經理可以參考專案範疇管理計劃，堅定地解釋為什麼無法容納新功能。 這種果斷的立場確保專案保持專注且進展順利。

範疇管理計劃的用途是什麼？

範疇管理計劃的目的是透過記錄實現專案目標所需的資源來建立專案結構。 您的範疇管理計劃還將降低範疇潛變的機會。 

範疇管理流程可協助您避免常見問題，包括： 

• 不斷變化的需求

• 超支

• 浪費時間

• 未能在期限前完成

什麼是專案範疇？

專案範疇為您的專案設定了界線，並定義了專案目標、期限和交付項目。 當您釐清專案範疇時，您就是在圍繞團隊會做和不會做的事情來構建專案，並為他們提供目標和目的。  

整個團隊都應該參與定義專案範疇。 這意味著與關鍵專案關係人進行溝通，並撰寫專案範疇陳述，概述專案的要求。 例如，若您正在定義新的廣告活動範疇，您需要確保設計團隊、內容團隊和數位行銷團隊都對範疇陳述中的詳細資料達成一致。 

什麼是範疇潛變？

範疇潛變發生在您的專案超出初始範疇陳述時。 例如，如果專案開始後，專案關係人新增了額外的專案交付項目，則可能會發生範疇潛變。 

意外的專案變更可能會導致專案風險增加，例如錯過時程、增加預算、過度工作或最終產品品質低落。 範疇潛變的發生有多種原因。 其中一些原因包括：

• 專案範疇不明確

• 專案目標不實際

• 專案關係人過多

• 範疇管理不善

• 與專案關係人的溝通不順暢

為了避免範疇潛變，您需要針對它進行規劃，這就是強大範疇管理計劃發揮作用的地方。

如何建立專案範疇管理計劃

美國專案管理學會 (PMI) 的專案管理知識體系 (PMBOK® 指南) 提供了標準的六步專案範疇管理流程。 這六個步驟可協助您建立可靠的範疇管理計劃，讓專案按部就班地完成。

1. 建立您的範疇計劃

規劃流程中的第一步是建立範疇計劃文件。 此文件應包含您的範疇陳述、專案需求的細目，以及專案的任何預期交付項目。 

您的範疇計劃文件還可能包括變更管控流程，這是一個變更請求流程，可以防止範疇潛變。 這是一份您可以在專案規劃後期階段參考的文件。 針對複雜的專案、您認為專案關係人會需要許多交付項目的專案，或當您的交付項目可能會有很多變動時，您可能需要此文件。 

建立範疇計劃的提示： 

• 納入專家判斷：若要建立範疇規劃文件，您需要考慮組織流程的所有部分。 與跨職能和高階主管專案關係人進行核對，確保您掌握所有所需資訊。

舉辦範疇啟動會議：在鎖定範疇文件之前，請確保您已獲得所有專案關係人的認同。 非同步分享您的範疇計劃文件，或舉辦啟動會議，以便參與專案的其他經理和團隊成員能夠為初始範疇陳述做出貢獻。

2. 收集專案要求

在此流程步驟中，您將確定專案關係人的需求，以便實現專案目標。 您的目標應該是從專案關係人那裡收集一份深入的需求清單，以便防止範疇在未來發生變化。 

收集專案要求的提示： 

• 建立專案章程：建立專案章程或電梯簡報，以便專案關係人清楚瞭解專案，並確保他們的期望與專案目標相符。 

• 舉辦焦點小組或工作坊：舉辦焦點小組或工作坊，讓專案關係人更深入瞭解您的專案。 若您希望專案關係人接受您的專案範疇，向他們傳達專案目標至關重要。

• 開發原型：在向專案關係人展示專案之前，先開發專案交付項目的原型。 這樣，專案關係人就可以將最終產品可視化，表達他們的疑慮，或及早列出其他需求。

3. 定義範疇

收集專案關係人的需求後，請將這些資訊轉化為明確的範疇和詳細的產品描述。 此文件闡明了專案的期望和交付項目，以便所有團隊成員瞭解他們必須完成的內容。

定義範疇的提示： 

• 嘗試產品分析：在定義範疇並撰寫詳細的產品描述之前，您需要進行深入的產品分析。 從客戶或客戶的角度分析您計劃建立的產品，以確定它是否符合他們的期望。 

• 產生替代方案：您還需要產生替代方案，以防專案遇到風險。 例如，如果您正在規劃新產品發佈，而發佈日期被延遲，您將如何滿足專案關係人的需求？

• 舉辦工作坊：舉辦腦力激盪工作坊，以釐清專案範疇，並鼓勵團隊成員之間的協作。 

4. 建立工作細目結構

工作細目結構(WBS) 是一種將專案分解為任務層級的方法。 當您建立 WBS 時，您的團隊可以清楚地將專案的每個組成部分可視化，並評估需要完成的工作。 

工作細目結構建立任務的層次結構。 在此基礎上，您可以排定、監控和控制您的專案。 您可以從工作細目結構範本開始，為規劃每個專案任務提供一致的架構，從而節省時間。

建立 WBS 的提示： 

• 分解您的專案目標： WBS 將您的專案目標分解或拆分為相依性和子依存項。 這些較小的任務群組通常被稱為工作組合。 一旦您將任務分解，您就能清楚地深入解析專案所需的一切，包括時數、設備、工具和費用。

• 自動化工作流程：自動化團隊成員的工作流程可以簡化專案協調並提高專案可視度。 使用軟體將這些工作流程自動化，還能減少手動資訊收集和重複性的工作。

5. 驗證範疇

驗證範疇的意思是獲得所有參與專案的專案關係人的簽核。 請確保專案關係人清楚瞭解您的專案交付項目，以避免未來發生範疇潛變。 如果可能，請就任何變更和改進獲得回饋或建議。 

驗證範疇的提示： 

• 檢查您的計劃：由於驗證是範疇管理計劃的最終簽核，因此您需要徹底審查和檢查。 在將計劃傳送給專案關係人之前，團隊成員可以協助您檢查計劃，但專案關係人也應參與最終檢查，以便盡可能多的人審閱計劃。

6. 控制範疇

範疇管理計劃的最後一步是範疇控制。 隨著專案持續進入執行階段，請監控專案狀態並管理範疇變更。 簡化範疇控制的最佳方法是使用專案管理軟體。 這些工具可以分享專案的回饋、檔案和狀態更新，讓您即時掌握任何範疇變更。

控制範疇的提示： 

• 分析差異：在範疇管理計劃的這一部分，請評估範疇中發生的差異程度。 分析範疇的實際績效與計劃績效，將為您的未來專案提供深入解析。

• 參考變更管控文件：您在規劃階段早期建立了變更管控流程。 請記得參考此文件，以便在專案變更時追蹤資訊流程。

有效專案範疇管理的提示

有效的專案範疇管理對於任何專案的成功都至關重要。 它結合了策略規劃和工作管理技術，確保有效實現目標。 

以下是幾個提示，可指導您從頭到尾將專案維持在正確的軌道上：

• 明確定義產品和專案範疇。 首先，請精確定義產品範疇 (詳細說明正在開發的產品或服務的特性和功能) 和專案範疇 (包括交付產品所需的工作)。 清楚區分這些範疇有助於避免誤解和範疇潛變。

• 及早與專案關係人互動。 在規劃流程的早期讓關鍵專案關係人參與其中。 他們的意見有助於完善專案範疇，並確保其與 Business 版目標和專案關係人的期望保持一致。

• 制定詳細的範疇管理計劃。 建立全面的範疇管理計劃，概述如何識別、評估和實施或拒絕範疇變更。 此計劃是您應對範疇挑戰的藍圖。

• 實施變更管控流程。 建立正式的變更管控流程，以便有效管理專案範疇的變更請求。 這些流程有助於評估變更對專案時間軸、預算和資源的影響。

• 記錄所有內容。 保留與專案範疇相關的所有專案會議、決策和變更的詳細記錄。 文件記錄為所有專案參與者提供了明確的參考點，對於解決爭議和為未來的專案提供資訊具有不可估量的價值。

將這些提示納入您的專案管理實務中，可以帶來更成功的結果。 有效的範疇管理是指在產品功能和專案工作的詳細規劃與適應變化的彈性之間取得平衡。

藉助專案管理工具簡化範疇管理

專案範疇管理計劃為您的團隊在專案執行期間遵循的流程建立了清晰的結構。 若您使用線上工具，則可以更輕鬆地進行範疇管理規劃，因為您可以與專案關係人分享您的計劃、將內部工作流程自動化，並輕鬆地將專案目標分解為任務。 藉助專案管理軟體，您可以簡化流程，並為未來做好更充分的準備。