29 бесплатных шаблонов для управления временем в работе и командах

Когда на вас постоянно сыплются новые задачи, может показаться, что сбалансировать рабочий график и успеть всё невозможно. Хорошая новость? Правильный шаблон управления временем поможет вам расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, сохранять концентрацию и использовать каждый час с максимальной пользой.

В этой статье мы расскажем о 29 шаблонах для управления временем с примерами, включая ежедневные повестки, инструменты для учёта времени, планирование работы команды и координацию проектов. Мы также расскажем, почему шаблоны полезны, и дадим советы по их эффективному использованию.

Вы готовы найти шаблон, который подойдёт для вашего напряжённого графика? Давайте начнём.

Зачем использовать шаблоны для управления временем

Шаблоны управления временем — это готовые инструменты, которые помогают систематизировать задачи, определять приоритеты и планировать свой график. Это позволяет сосредоточиться на самом важном. Вместо того чтобы начинать с нуля, вы получаете чёткую отправную точку, которая экономит время и устраняет неопределённость.

Вот несколько причин, по которым шаблоны так хорошо работают:

• Они помогают снизить уровень стресса. Когда вы записываете и упорядочиваете свои задачи, вы меньше беспокоитесь о том, что что-то забудете.

• Они помогают быстрее принимать решения. Когда приоритеты и дедлайны чётко определены, проще решить, что делать дальше.

• Они помогают лучше концентрироваться. Чёткий план помогает не отвлекаться на менее важные задачи.

• Они позволяют сопоставить ежедневную работу с более масштабными целями. Шаблоны помогают понять, как ваши индивидуальные задачи способствуют достижению целей команды и компании, обеспечивая согласованность действий всех участников.

Независимо от того, управляете ли вы собственным списком задач или работаете с большой командой, приведённые ниже шаблоны помогут вам экономить время и работать эффективнее.

Личные расписания и списки

Используйте эти стратегии управления временем, чтобы справляться с задачами на день и неделю.

1. Шаблон ежедневного списка задач

Лучше всего подходит для: постановки ежедневных целей и определения приоритетности микрозадач.

Ежедневные дела — это задачи, которые вы записываете в начале каждого дня, чтобы отслеживать важную работу и ничего не упускать. Запись задач помогает наглядно представить приоритеты и решить, что нужно выполнить в первую очередь. Чтобы создать шаблон, который можно использовать повторно и в котором также фиксируются ответственные, даты сдачи и прогресс, начните с шаблона управления задачами. В конце дня просмотрите список дел на завтра, чтобы утром начать работу с чётким планом.

2. Шаблон списка дел

Лучше всего подходит для: упорядочивания ежедневных задач в последовательном порядке.

То, как вы организуете свой список задач, влияет на то, как и когда вы их выполняете. Шаблон списка дел помогает чётко формулировать задачи и расставлять их по приоритетам, чтобы вы всегда знали, что делать дальше.

Кроме того, вычеркивание каждого пункта из списка дел приносит чувство облегчения и придает импульс, поскольку список становится короче.

3. Шаблон ежедневного планировщика

Назначение: планирование ежедневных дел, чтобы не оставалось невыполненных целей.

Планировщик дня пригодится, если вы часто чувствуете себя перегруженными делами и хотите составить план на весь день. В отличие от простого списка задач, планировщик охватывает все части вашего расписания, например:

• Совещания и звонки

• Перерывы и время для концентрации

• Задачи и дедлайны

Согласно недавнему исследованию продуктивности, создание плана может помочь снять психологическую нагрузку, связанную с невыполненными целями. Фактически, последние данные по управлению временем показывают, что специалисты, которые активно планируют свои задачи и дедлайны, испытывают меньше стресса и лучше концентрируются. Планируя свой день с учётом совещаний, задач и работы над проектами, вы можете составить ежедневную дорожную карту, которая поможет вам создавать временные блоки и выполнять задачи.

Совет. Если вы планируете поездку, можно применить тот же подход, организовав маршруты, списки вещей и бюджеты в шаблоне планировщика поездок, который позволяет структурировать каждую деталь и легко отслеживать её.

4. Шаблон недельного расписания

Лучше всего подходит для: планирования рабочей нагрузки на неделю вперёд, чтобы укладываться в дедлайны.

Помимо ежедневных задач, бывает полезно планировать неделю вперёд с помощью шаблона рабочего графика.

Затем расставьте приоритеты в этих задачах по дедлайнам и важности, особенно в привязке к целям команды. Это поможет вам соотнести свою работу с тем, что нужно сделать.

5. Простой шаблон

Лучше всего подходит для: контроля выполнения микрозадач.

Когда речь заходит об управлении временем, зачастую лучше всего работает принцип простоты. Если у вас уже есть план, но вы хотите лучше его структурировать, вам может помочь простая таблица для управления временем. Простой шаблон позволяет быстро просмотреть ваши еженедельные задачи и дедлайны. Обычно в нём перечисляются только несколько следующих задач, что обеспечивает чёткость и простоту восприятия.

Инструменты учёта времени

Чтобы управлять своим временем, нужно знать, на что вы его тратите. Эти стратегии помогут вам использовать каждую минуту максимально эффективно.

6. Шаблон журнала учёта времени

Лучше всего подходит для: отслеживания продолжительности задач и распределения загрузки.

Учёт времени может быть одним из самых сложных аспектов организации работы. Когда у вас много важных задач и нужно быстро отвечать участникам команды, легко потерять счёт времени.

Шаблон журнала учёта времени помогает отслеживать, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи, и анализировать распределение времени за день, неделю и месяц. Помимо анализа выполненной работы, журналы учёта времени также помогают в планировании на будущее, поскольку позволяют оценить сроки предстоящих проектов на основе реальных данных.

7. Шаблон журнала учёта деятельности

Оптимально подходит для: команд, которые работают над несколькими проектами одновременно.

В идеальном мире вы бы тратили время только на выполнение назначенных вам задач. К сожалению, многие команды страдают от рутинной работы, которая снижает их эффективность. На самом деле, в среднем работник умственного труда уделяет 60% своего времени рутинной работе, такой как поиск документов, получение согласований или планёрки.

Шаблон журнала действий помогает отслеживать всё, что вы делаете за день, чтобы вы могли выявлять и сокращать объём рутинной работы. Например, ваш день может включать:

• Две назначенные задачи, которые нужно выполнить

• Два совещания, которые нужно посетить

• Необходимость решить срочную проблему, связанную с прошлым проектом

• Недопонимание, которое нужно прояснить с участником команды

Запись этих действий даёт вам более чёткое представление о том, на что уходит ваше время, и показывает способы оптимизации рабочего процесса.

Для команд, которым нужен структурированный способ учёта рабочего времени и одновременного отслеживания хода выполнения ключевых задач, шаблон табеля учёта рабочего времени может дополнить журнал учёта деятельности. Совместное использование этих инструментов позволяет получить полное представление о том, на что тратится время и как это способствует достижению общих целей.

8. Шаблон бюджета времени

Лучше всего подходит для: анализа распределения времени и деталей бюджета.

Вы, наверное, слышали поговорку «Время — деньги», но как убедиться, что вы используете своё время с пользой? Отслеживание времени наряду с бюджетом поможет понять, насколько эффективно вы используете время.

Вот как создать временной бюджет:

1. Отслеживайте время, необходимое для выполнения каждой задачи в рамках проекта.

2. Присвойте каждой записи бюджетную сумму, разделив бюджет проекта на время, затраченное на каждую задачу.

3. Поделитесь результатами с заинтересованными лицами, чтобы повысить прозрачность того, как расходуются время и деньги.

Возможно, это не всегда будет точно, но вы получите полезную оценку того, как ваши часы соотносятся с затратами.

9. Шаблон для метода помидора

Лучше всего подходит для: людей, которые страдают от прокрастинации и легко отвлекаются.

Если составление ежедневного или еженедельного списка задач вызывает у вас чувство перегруженности, попробуйте использовать метод помидора. Этот метод заключается в том, чтобы сосредоточенно работать в течение определённого времени и часто делать короткие перерывы. Цель такого подхода — повышение продуктивности и снижение умственной утомляемости.

Обычно она предполагает работу в течение 25 минут, а затем 5-минутный перерыв. Для начала можно спланировать ежедневные задачи с учётом этих 25-минутных интервалов, что поможет выполнить список задач к концу дня.

Методики определения приоритетов задач

Чтобы быть продуктивным, нужно расставлять приоритеты. Ниже приведены несколько инструментов, которые помогут вам понять, какие задачи являются срочными, а какие могут подождать.

10. Шаблон приоритетов

Лучше всего подходит для: классификации задач по степени важности для повышения эффективности.

Когда у вас длинный список задач и множество совещаний, может показаться, что управлять своим временем и успевать выполнять работу невозможно. Именно в таких случаях на помощь приходит планирование приоритетов.

Шаблон приоритетов поможет вам использовать матрицу приоритетов, чтобы ранжировать каждую задачу в вашем списке по степени важности и обеспечить выполнение самых важных задач в первую очередь. Попробуйте оценить каждый проект по шкале от 1 до 3 или назначить ему цвет в зависимости от приоритета.

11. Шаблон для борьбы с прокрастинацией

Лучше всего подходит для: команд, испытывающих проблемы с прокрастинацией и эффективностью.

У всех нас были длинные списки задач, которые мы откладывали до последнего момента. Многие люди страдают от прокрастинации, но с ней можно бороться. Шаблон для борьбы с прокрастинацией помогает каждый день сосредоточиться на самых важных задачах. Так вы не будете перегружены полным списком дел на неделю.

Её также можно использовать вместе с методом помидора, работая короткими интервалами и делая перерывы, чтобы снизить уровень стресса. Главное — попробовать разные методы и посмотреть, что вам подходит.

12. Шаблон «Когда-нибудь»

Лучше всего подходит для: планирования будущих проектов, которые имеют более низкий приоритет, но всё же важны.

Все мы иногда концентрируемся на краткосрочных задачах, особенно когда есть дедлайны. Но также полезно подумать о долгосрочных проектах, над которыми вы хотите работать в будущем. Шаблон управления временем «Когда-нибудь» позволяет составить список будущих проектов, которыми вы хотите заняться самостоятельно или вместе с командой. Для начала составьте описания проектов, а затем назначьте команды, чтобы приступить к работе.

13. Шаблон для свободного времени

Лучше всего подходит для: планирования и определения приоритетов долгосрочных проектов.

Если вы когда-нибудь окажетесь в ситуации, когда у вас будет мало работы и вы захотите заняться делами, которые откладывали, попробуйте использовать шаблон для свободного времени, чтобы составить список задач, которые вы хотите выполнить когда-нибудь. Для начала разбейте задачи из списка «на потом» на отдельную иерархическую структуру работ, в которой вы начнёте планировать более мелкие этапы работы.

Этими задачами могут быть более масштабные цели компании, например, улучшение процесса, или цели команды, например, организация мероприятия для сплочения коллектива. Оставьте эти задачи на свободное время на конец недели, когда вы уже выполните приоритетные задания.

Шаблоны для планирования работы команды

Управление командой требует хорошей организации. Эти шаблоны помогут держать всех в курсе дела и максимально эффективно использовать время каждого.

14. Шаблон для постановки целей команды

Лучше всего подходит для: согласования небольших задач с более крупными целями проекта.

Одна из самых сложных задач в управлении временем — это увязка ежедневных задач с более масштабными целями проекта, особенно для команд, которые работают изолированно. Шаблон целей команды помогает всем заинтересованным сторонам понять необходимые задачи проекта и увидеть, как их работа связана с общей картиной.

15. Шаблон для SMART-целей

Назначение: постановка целей и составление дорожных карт задач.

Если постановка целей и отслеживание прогресса повышают вашу продуктивность, вам может подойти шаблон SMART-целей. SMART — это аббревиатура, которая расшифровывается как конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Achievable), реалистичные (Realistic) и ограниченные по времени (Time-bound).

Публикация целей облегчает согласование задач и целей. Вы также можете начинать каждый день с чёткого плана и отслеживать свой прогресс.

16. Шаблон задач

Назначение: упорядочивание ежедневных или еженедельных задач по приоритету.

Ещё один способ организовать свою работу — выделить самые важные задачи на день и выполнить их в первую очередь. Это называется использованием шаблона задач. Планируя свой день с учётом задач, вы гарантируете выполнение самых важных из них. Это также позволяет вам сосредоточиться на важной работе в течение всей недели.

17. Шаблон для коллективного обсуждения в команде

Лучше всего подходит для: творческих команд, которым нужна помощь в эффективной генерации идей.

Командный мозговой штурм — это творческий способ придумать новые возможности для бизнеса. Однако без надлежащих навыков управления временем ваше совещание по проведению мозгового штурма может оказаться непродуктивным. Именно здесь на помощь приходит шаблон для коллективного обсуждения в группе.

При наличии готового плана каждый может делиться своими идеями совместно в одном общем документе. Вы также можете попробовать различные методы коллективного обсуждения, чтобы найти формат совещания, который лучше всего подходит для вашей команды.

18. Шаблон рабочего процесса

Назначение: оптимизация внутренних процессов и процедур.

Рабочий процесс — это комплексный процесс, который своевременно связывает соответствующих людей с данными, которые им нужны. Рабочие процессы невероятно ценны, но их создание требует времени и усилий.

Даже при наличии подходящего ПО для управления рабочими процессами может потребоваться некоторое время, чтобы приобрести эффективные навыки управления временем. Но с помощью правильного шаблона вы сможете с лёгкостью планировать, настраивать и отслеживать успешность своих рабочих процессов.

19. Шаблон для адаптации работников

Назначение: упорядочивание документов новых сотрудников и учебных материалов.

Процесс найма — это важнейший элемент формирования групповых норм, корпоративной культуры и оптимизации внутренней эффективности. Но это может быть трудоёмкой задачей, если адаптация новых сотрудников происходит непрерывно.

Шаблон для адаптации новых работников стандартизирует ваши процессы, обеспечивает согласованность действий заинтересованных сторон и создаёт инклюзивное сообщество с первого дня. Дополните его планом на 30–60–90 дней и практичным списком дел для новых сотрудников, чтобы оптимизировать их первый рабочий день.

20. Шаблон повестки совещания

Лучше всего подходит для: команд, испытывающих трудности с проведением эффективных совещаний.

Большинство из нас бывали на совещаниях без повестки. Без чёткого плана участники команды могут не знать цели, и совещание может оказаться пустой тратой времени. С помощью шаблона повестки совещания вы сможете обеспечить целенаправленность и организованность совещаний благодаря чётко сформулированным целям, поручениям и задачам, которые необходимо выполнить после совещания.

21. Шаблон для планирования спринта

Лучше всего подходит для: команд разработчиков и продуктовых команд, работающих в сжатые сроки.

Планирование спринта — это методология управления проектами для команд разработки продукта и инженеров, которая разбивает работу на более мелкие части. Это помогает расставлять приоритеты в работе и планировать загрузку команды.

Для эффективного планирования спринтов следует использовать шаблон планирования спринтов, который поможет вам лучше управлять Agile-проектами за счёт создания структуры, назначения исполнителей задач и планирования совещаний по спринтам.

Шаблоны планирования проектов

В проектах обычно довольно много динамичных компонентов. Эти шаблоны и примеры помогут вам отслеживать, кто что делает и когда.

22. Шаблон диаграммы Ганта

Оптимально подходит для: отслеживания хода работ по проекту и важных этапов задач.

Диаграммы Ганта — это графики с горизонтальными столбиками, используемые для визуального представления хронологии проекта, программы или задачи. Они обеспечивают более эффективный способ отслеживания хода выполнения задач, зависимостей и важных этапов.

Шаблон диаграммы Ганта может сэкономить вам время на ежедневном планировании. Видя всю свою работу на хронологии, вы знаете, что предстоит сделать и сколько времени займёт каждая задача.

23. Шаблон для планирования событий

Лучше всего подходит для: визуализации дедлайнов мероприятий и управления обменом информацией.

Планирование событий может быть сопряжено со стрессом. Зачастую перед мероприятием приходится иметь дело с множеством дедлайнов и деталей.

Использование шаблона для планирования событий поможет вам составлять бюджет, визуализировать информацию, обмениваться данными и управлять запросами поставщиков — всё это в одном месте. Это может помочь вам достичь целей и превратить электронные письма в конкретные задачи.

24. Шаблон плана проектных работ

Лучше всего подходит для: увязки работы над дизайном с более важными этапами проекта.

У дизайнеров есть множество инструментов для работы, но планировать конкретные задачи бывает непросто. От первой идеи до общения в команде и окончательного утверждения — в этом процессе множество этапов.

С помощью шаблона плана проектирования вы сможете упорядочивать задачи и выполнять их вовремя, получая при этом подтверждения в одном организованном месте. Это помогает соблюдать дедлайны и выполнять творческие важные этапы в срок.

25. Шаблон редакционного календаря

Лучше всего подходит для: команд с насыщенным графиком создания контента, которые сталкиваются с проблемами недопонимания.

Независимо от того, создаёте ли вы блоги или пресс-релизы, если вы работаете в творческой команде, у вас есть редакционный календарь для планирования предстоящего контента. Это может быть вид «Календарь» в буквальном смысле или упорядоченный список, разделённый на недели или месяцы.

Просмотр предстоящей работы в редакционном календаре даёт вам чёткое представление о том, что и когда публикуется. Он также помогает планировать контент с учётом мероприятий компании или сезонных изменений.

26. Шаблон для соцсетей

Лучше всего подходит для: организации контента для социальных сетей с учётом событий и трендов.

Планирование работы в социальных сетях может быть сложным процессом, начиная с управления несколькими профилями и заканчивая отслеживанием новых тенденций. Календарь публикаций в соцсетях объединяет ваш редакционный план и предстоящие публикации в одном месте, к которому могут легко получить доступ межфункциональные заинтересованные стороны.

Использование шаблона для соцсетей позволяет с лёгкостью управлять графиком публикаций, координировать действия с участниками команды и предотвращать недопонимание.

27. Шаблон для запуска продуктов

Лучше всего подходит для: команд по разработке продуктов, которым нужна помощь в одновременном управлении несколькими запусками.

Успешный запуск продукта требует тщательного планирования и внимания к деталям. От постановки целей до обмена информацией и реализации плана — существует множество аспектов, которыми нужно управлять.

Независимо от того, управляете ли вы процессом разработки нового продукта или нуждаетесь в более чётких указаниях, шаблон для запуска продуктов поможет вам визуализировать график, делиться целями и обмениваться информацией в одном месте.

Шаблоны для бизнес-планирования

Хорошая организация — залог успешного бизнес-планирования. Используйте эти шаблоны, чтобы планировать заранее и работать эффективнее.

28. Шаблон бизнес-стратегии

Назначение: привязка отдельных сотрудников к бизнес-целям и предотвращение разобщённости.

Бизнес-план — это дорожная карта, которая рассказывает о том, что представляет собой ваше предприятие и чем оно занимается. Его часто предоставляют руководителям, участникам команды и даже инвесторам. Шаблон бизнес-стратегии может включать процессы, расходы и комплексные программы, на доработку которых без правильной структуры уходит много времени. Правильный шаблон помогает вашей команде организовать и чётко представить стратегию с самого начала.

29. Шаблон воронки продаж

Лучше всего подходит для: упорядочивания возможностей продаж и обмена ими между командами.

Управление воронкой продаж предполагает отслеживание потенциальных возможностей отдела продаж по многим подвижным элементам:

• Статус и приоритет потенциального клиента

• Этап воронки продаж и предполагаемая стоимость

• Данные о клиентах и задачи

Шаблон воронки продаж позволяет упорядочить все эти данные в одном месте, чтобы ваша команда могла расставлять приоритеты среди возможностей, делиться актуальной информацией и концентрироваться на новых потенциальных клиентах, уже имеющихся ключевых клиентах и сделках, которые вы рискуете упустить.

Советы по эффективному использованию шаблонов для управления временем

Наличие подходящего шаблона — это только половина дела. Чтобы по-настоящему эффективно управлять своим временем, необходимо использовать шаблоны последовательно и целенаправленно.

1. Начните с одного шаблона и развивайте его. Выберите шаблон, который решает вашу самую актуальную проблему прямо сейчас, а затем расширяйте его по мере роста ваших потребностей.

2. Регулярно проверяйте и обновляйте свои шаблоны. Установите повторяющееся напоминание, чтобы корректировать приоритеты, дедлайны и категории по мере развития проектов.

3. Объединяйте похожие задачи. Объединение связанных задач в группы помогает свести к минимуму переключение между задачами и сосредоточиться на одном типе работы за раз.

4. Реалистично оценивайте, сколько времени займут задачи. Используйте данные из журналов учёта времени или журналов действий, чтобы устанавливать более точные оценки времени.

5. Используйте общую платформу для шаблонов команды. Хранение всей информации в общем инструменте обеспечивает команде прозрачность в отношении дедлайнов, приоритетов и хода работ.

Управляйте своим временем с помощью шаблонов

Управление временем может быть сложным процессом, но правильный шаблон поможет вам с меньшими усилиями организовать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели.

Если вы хотите, чтобы эти шаблоны использовала вся ваша команда, Asana упрощает назначение задач, установку дедлайнов и координацию всех участников на одной общей платформе. Начните работу уже сегодня и почувствуйте разницу.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах для управления временем