Шаблоны табелей учёта рабочего времени: как отслеживать успехи команды

Что, если мы скажем вам, что табель учёта рабочего времени — это не просто устройство для регистрации прихода и ухода, которое показывают в фильмах? На самом деле современные табели учёта рабочего времени могут помочь вам отслеживать загрузку команды, снижать риск выгорания и оценивать общий прогресс команды.

Помимо учёта рабочего времени, табели помогают компаниям достигать своих бизнес-целей и укладываться в бюджет. Эти таблицы данных также способствуют успешной реализации проектов и работы команды. Из этой статьи вы узнаете, как пользоваться шаблоном табеля учёта рабочего времени. Кроме того, мы расскажем о преимуществах онлайн-учёта времени.

Общие сведения о шаблонах табелей учёта рабочего времени

В динамичных командах эффективный учёт времени — это ключ к повышению производительности и доходности. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, работающим с несколькими клиентами, или руководителем, курирующим большую команду, внедрение шаблонов табелей учёта рабочего времени может значительно оптимизировать ваш рабочий процесс.

Что такое шаблон табеля учёта рабочего времени?

Шаблон табеля учёта рабочего времени — это предварительно отформатированный документ, используемый для отслеживания часов работы сотрудников и управления записями о затраченном времени. Это важный инструмент как для малого бизнеса, так и для более крупных организаций, позволяющий отслеживать рабочее время сотрудников, рассчитывать общую сумму заработной платы и обеспечивать соблюдение трудового законодательства.

Например, строительная компания может использовать шаблон табеля учёта рабочего времени для отслеживания часов, затраченных на разных объектах, а маркетинговое агентство — для точного выставления счетов клиентам за работу над проектами.

Преимущества использования шаблона табеля учета рабочего времени

Использование бесплатного шаблона табеля учёта рабочего времени может превратить ваш процесс учёта рабочего времени из трудоёмкой головной боли в чёткую и эффективную операцию. Вот как это сделать:

• Удобство использования: большинство шаблонов просты в использовании и требуют минимального обучения, что делает их доступными для всех — от технически подкованных миллениалов до менее продвинутых в вопросах работы с компьютером работников.

• Гибкость: шаблоны доступны в различных форматах, таких как Excel, Word, Google Таблицы и Документы, что позволяет учесть различные предпочтения и технические конфигурации.

• Экономичность: в Интернете доступно множество бесплатных вариантов шаблонов табелей учёта рабочего времени, которые идеально подходят для стартапов и малых предприятий с ограниченным бюджетом.

• Кастомизируемый: шаблон можно адаптировать для учёта больничных, отпусков и конкретных часов работы над проектами, что обеспечивает комплексное управление персоналом.

• Повышенная точность: сокращение количества человеческих ошибок, связанных с учётом времени вручную, что обеспечивает справедливую оплату труда и точное выставление счетов клиентам.

Типы шаблонов табелей учёта рабочего времени

Выбор метода учёта рабочего времени для вашей команды, скорее всего, будет зависеть от двух факторов: частоты выплаты заработной платы сотрудникам и требований местного или федерального законодательства. Согласование шаблонов табелей учёта рабочего времени сотрудников с платёжными периодами компании позволяет просматривать время в чётко определённых блоках, соотносить рабочие часы с зарплатами участников команды и при необходимости передавать табели учёта рабочего времени другим отделам. 

Шаблон ежедневного табеля учёта рабочего времени

Ежедневные табели учёта рабочего времени полезны, если у вашей команды сложные графики работы. Участникам команды, которые приходят и уходят в разное время в течение дня, необходимо тщательно отслеживать своё рабочее время. Ежедневные табели учёта рабочего времени также позволяют отслеживать конкретные ежедневные задачи, такие как внутренние совещания, время, затраченное на административную работу, и время, затраченное на проекты клиентов. 

• Бумажные табели учёта рабочего времени: традиционные табели, которые ежедневно заполняются от руки.

• Цифровые решения: цифровые шаблоны табелей учёта рабочего времени или программное обеспечение для ежедневного внесения данных.

• Мобильные варианты: приложения для учёта рабочего времени, позволяющие регистрировать часы в режиме реального времени.

Пример. Строительная компания ведёт учёт часов, затраченных на выполнение работ на разных объектах и задач в течение одного дня.

Шаблон еженедельного табеля учёта рабочего времени

Шаблон еженедельного табеля учёта рабочего времени обеспечивает баланс между детализацией и удобством, предоставляя полное представление о рабочей неделе работника и одновременно снижая частоту подачи табелей.

• Бумажный формат: табель учёта рабочего времени на целую неделю, широко используемый в сфере розничной торговли или гостиничного бизнеса.

• Цифровые варианты: шаблон еженедельного табеля учёта рабочего времени с использованием Asana или Google Таблиц для удобного подсчёта итогов за неделю.

• Интегрированные системы: программное обеспечение для учёта времени автоматически объединяет ежедневные записи в еженедельное представление.

Пример: офис, в котором работники еженедельно отслеживают время, затраченное на различные проекты, и каждую пятницу отправляют табели учёта рабочего времени.

Шаблон двухнедельного табеля учёта рабочего времени

Шаблон табеля учёта рабочего времени за две недели охватывает двухнедельный период, что соответствует стандартным циклам оплаты труда и сокращает объём административной работы.

• Традиционный метод: бумажные табели учёта рабочего времени, охватывающие двухнедельный период.

• Современный подход: шаблоны табелей учёта рабочего времени с автоматическим расчётом итоговых значений за две недели.

• Продвинутые решения: программное обеспечение для учёта рабочего времени с возможностью переключения между еженедельным и двухнедельным представлениями.

Пример: крупная корпорация использует шаблоны двухнедельных ведомостей учёта рабочего времени для оптимизации расчёта заработной платы.

Шаблон ежемесячного табеля учета рабочего времени

Шаблоны ежемесячных табелей дают общее представление о рабочем времени сотрудников за более длительный платёжный период компании. Этот тип шаблона табеля учета рабочего времени можно использовать для анализа коэффициентов загрузки и моделей работы команды.

• Классический подход: бумажные календари или ежемесячные табели учёта рабочего времени для внесения данных вручную.

• Цифровые альтернативы: шаблоны табелей учета рабочего времени в Excel, предназначенные для ежемесячного отслеживания, включая дни отпуска и больничные.

• Комплексные инструменты: программное обеспечение для учёта времени формирует ежемесячные отчёты на основе ежедневных или еженедельных записей.

Пример: консалтинговая фирма ежемесячно отслеживает учётное время работы по долгосрочным проектам клиентов.

Шаблон табеля учета рабочего времени по проекту

Шаблоны табелей учёта рабочего времени по проектам позволяют отслеживать время, затраченное на конкретные проекты или задачи, что имеет ключевое значение для управления проектами и выставления счетов клиентам.

• Базовая версия: бумажные табели учета рабочего времени со столбцами для разных проектов или задач.

• Решение на основе электронных таблиц: шаблоны Excel или Google Таблиц с выпадающими меню проектов.

• Продвинутые варианты: программное обеспечение для управления проектами со встроенными функциями учёта времени для создания подробных отчетов и контроля хода выполнения проектов.

Пример. Маркетинговое агентство использует табели учёта рабочего времени по проектам Asana для учёта часов, затраченных на различные проекты клиентов, что обеспечивает точное выставление счетов и получение информации о ходе выполнения проектов в режиме реального времени. Записи времени, внесенные командой в Asana, автоматически синхронизируются с задачами по проекту, обеспечивая полное представление о распределении времени по различным проектам и клиентам.

Хотя бумажные табели учёта рабочего времени и физические табели учёта рабочего времени по-прежнему актуальны в некоторых отраслях, многие компании переходят на цифровые решения. Приложения для табелей учёта рабочего времени и программное обеспечение для учёта времени обеспечивают повышенную точность, актуальные данные в реальном времени и беспроблемную интеграцию с другими бизнес-системами. Эти инструменты часто предоставляют несколько вариантов отображения на одной платформе, позволяя компаниям выбирать наиболее подходящий для каждой ситуации.

Оптимальный шаблон табеля учёта рабочего времени зависит от ваших конкретных потребностей, отраслевых требований и предпочтений команды в отношении учёта рабочего времени. Выбор правильного типа шаблона может оптимизировать процесс учёта времени, свести к минимуму человеческие ошибки и предоставить ценную аналитику об использовании времени командой.

Как пользоваться шаблоном табеля учёта рабочего времени

Табели учёта рабочего времени просты в использовании, но если участники команды заполняют их неправильно, это может привести к неточностям в расчёте заработной платы, которые будет сложно исправить. Объяснение этого процесса вашей команде может предотвратить проектные риски или неточности.

1. Выберите шаблон

Первым шагом учёта рабочего времени является выбор шаблона табеля. Таким образом, у вас будет заранее заданный график, с которым можно работать. Проконсультируйтесь со специалистами юридического отдела и отдела кадров, чтобы выбрать шаблон, соответствующий расчётному периоду вашей команды. Например, можно сделать так, чтобы общее количество часов в нижней части каждого табеля соответствовало зарплате участника команды. Независимо от того, предпочитаете ли вы сосредоточиться на производительности команды или выставлении счетов клиентам, вы можете настроить табель учёта рабочего времени в соответствии с потребностями своего коллектива.

Например, в табеле учёта рабочего времени по проекту можно отслеживать часы работы сотрудников в привязке к задачам проекта. Участники команды также могут отслеживать время по количеству часов, которые они потратили на различные проекты клиентов в течение дня.

Совет. Если у вашей команды уникальный график работы из-за удалённой или фриланс-работы, совместно с вашими внутренними юридическим и кадровым отделами создайте пользовательский шаблон табеля учёта рабочего времени, составив таблицу данных с «часами» в столбцах и «днями» в строках. Настройте таблицу в соответствии с индивидуальными потребностями вашей команды.

2. Добавьте сведения об участниках команды

Для каждого участника команды понадобится отдельный шаблон табеля учёта рабочего времени, поэтому важно их промаркировать. В верхней части каждого табеля создайте раздел для таких сведений, как:

• Имя участника команды

• Имя менеджера

• Отдел

• Даты платёжного периода

• Ставка оплаты

Эта информация поможет вашей команде поддерживать порядок и обеспечит стандартизированный способ отслеживания табелей учёта рабочего времени с течением времени. 

Совет: учёт времени онлайн может упростить организацию табелей. С помощью программного обеспечения Asana для управления загрузкой вы можете интегрировать инструмент учёта времени и обращаться к прошлым табелям учёта рабочего времени, когда они вам понадобятся, будь то для обмена информацией с другими отделами, подготовки оценок эффективности или выставления счетов клиентам.

3. Добавьте настраиваемые категории

Добавление пользовательских категорий в шаблоны табелей учёта рабочего времени может дать вам более точное представление о рабочем времени вашей команды. Вот некоторые категории, которые вы можете включить:

• Сверхурочные часы

• Часы отпуска

• Часы больничного

В зависимости от используемого табеля учёта рабочего времени можно добавить следующие дополнительные категории:

• Количество часов на проект

• Оплачиваемые часы

• Общее время на совещаниях

• Время в пути

• Административные задачи (электронная почта, управление задачами, еженедельная отчётность и т. д.)

Без пользовательских категорий сотрудники могут не учитывать часы, проведённые вне рабочих мест. Они также могут потерять счёт своим часам и забыть отчитаться о затраченном времени. 

Совет. Добавление слишком большого количества категорий в шаблон табеля учёта рабочего времени может привести к аналогичному эффекту и затруднить точный учёт часов участниками команды. Чтобы сохранить баланс, не добавляйте пересекающиеся категории (например, оплачиваемые часы и часы по клиентам), иначе ваша команда может забыть указать свои часы в обоих местах.

4. Обучите участников команды использованию табелей учёта рабочего времени

Прежде чем начать использовать новые табели учёта рабочего времени, попросите юридический отдел или отдел кадров провести обучение по их правильному заполнению. На этом занятии они также могут рассказать о любых других ограничениях, действующих в компании, например:

• Срок сдачи табеля учёта рабочего времени

• Как учитывать сверхурочную работу

• Что будет, если табель учёта рабочего времени будет сдан с опозданием.

Проводить такое обучение должен квалифицированный сотрудник, который сможет рассказать о любых местных или федеральных законах, касающихся оплаты труда.

5. Отслеживайте отработанное время

После того как ваша команда пройдёт обучение эффективному использованию табелей учёта рабочего времени, она будет обязана заполнять их надлежащим образом. Учёт времени — это задача, которую следует поручить сотрудникам, поскольку вам будет сложно отслеживать, где находится каждый из них и чем он занимается. Пока участники вашей команды ведут учет рабочего времени, вы можете быть рядом, чтобы при необходимости оказать помощь.

Вы также можете дать участникам команды полезные советы, чтобы повысить эффективность учёта времени. Вот несколько идей:

• Используйте работающий таймер для отслеживания времени, затрачиваемого на проект.

• Указывайте время, когда начинаете работу над проектом или отмечаете прогресс.

• Отмечайте приход и уход сразу после начала или окончания каждого рабочего дня.

• Попробуйте решения для управления временем, например, таймбоксинг или блокирование времени.

Наличие процесса учёта времени может помочь сотрудникам избежать ощущения, что их постоянно отвлекают в течение дня.

Совет. Когда учёт времени становится неотъемлемой частью рабочего процесса, он входит в привычку для вашей команды. Вместо того чтобы использовать статический шаблон табеля учёта рабочего времени, подумайте о том, чтобы перенести свои задачи в онлайн-инструмент, чтобы упростить контроль.

6. Подсчёт общего времени

Простые шаблоны табелей учёта рабочего времени наглядно демонстрируют общее время работы, но вам всё равно придётся рассчитывать его самостоятельно, суммируя общее количество часов за каждый рабочий день. Преимущество использования табеля учёта рабочего времени, соответствующего платёжному периоду вашей компании, заключается в том, что общее время, указанное в нём, показывает участникам команды, какую сумму компания выплатит им за этот период. 

Подсчёт общего времени в табелях учёта рабочего времени также поможет вам оценить загрузку команды и спланировать будущие проекты. Если вы заметите области перегрузки работой, используйте эту информацию, чтобы соответствующим образом скорректировать графики работы команды.

Совет. Самый простой способ рассчитать общее время работы — использовать онлайн-программу. Вместо того чтобы разбираться в шаблонах табелей учёта рабочего времени, используйте автоматические расчёты и таблицы данных для визуализации рабочих часов. Это позволит вам заметить закономерности, которые вы, возможно, не увидели бы другим способом.

Шаблоны табелей учёта рабочего времени и примеры

Ниже приводится пример табеля учёта рабочего времени за две недели. В этом примере у участника команды есть различные варианты для заполнения по каждому дню недели. К ним относятся:

• Время начала

• Время начала обеденного перерыва

• Время окончания обеденного перерыва

• Время окончания

• Отпуск/больничный

• Рабочие часы

• Сверхурочные часы

• Всего отработанных часов

В этом шаблоне табеля учёта рабочего времени есть множество переменных, таких как перерывы на обед, отсутствие на рабочем месте и сверхурочные часы. Если участники вашей команды правильно учитывают своё время, этот шаблон должен показывать точное количество отработанных часов. Прежде чем передать шаблон в отдел кадров, обязательно проверьте его на наличие ошибок.

Загрузите бесплатную версию этого табеля учёта рабочего времени за две недели ниже. Вы также можете использовать этот шаблон в качестве руководства при создании шаблонов табелей учёта рабочего времени за день, неделю или месяц для своей команды. Прежде чем использовать этот шаблон, проконсультируйтесь со своими юридическим отделом и отделом кадров и при необходимости внесите изменения.

Управление данными шаблона табеля учёта рабочего времени

Эффективное управление табелями учёта рабочего времени важно для предприятий любого размера. То, как вы обрабатываете данные табелей учёта рабочего времени, может повлиять на ваши итоговые показатели — будь то небольшая студия графического дизайна, отслеживающая учётное время работы, или крупный производственный завод, управляющий почасовыми ставками сменных работников.

Сравнение онлайн-учёта времени с ручным

Традиционно табели учёта рабочего времени распечатывают в начале дня или недели и используют для отслеживания рабочего времени сотрудников. И хотя в этом есть что-то приятное, бумажные табели учёта рабочего времени имеют несколько недостатков: они могут потеряться, быстро устаревают, когда что-то меняется, и может быть только один источник достоверной информации. 

Именно поэтому современные команды переходят на технологии онлайн-учёта времени. Онлайн-табели повышают гибкость и позволяют командам отчитываться о рабочем времени в режиме реального времени. В отличие от бумажных табелей учёта рабочего времени, онлайн-учёт времени позволяет: 

• Делиться табелями учёта рабочего времени с участниками команды

• Просматривать изменения в реальном времени

• Редактировать табели учета рабочего времени при необходимости

• Создавать табели учета рабочего времени для конкретных проектов

• Добавлять в табели учёта рабочего времени несколько переменных

Интеграция онлайн-учёта времени с ежедневным рабочим процессом вашей команды может оптимизировать процесс начисления заработной платы и помочь вам отслеживать такие показатели, как загруженность сотрудников и расходы. Это также может помочь вам снизить уровень перегруженности и выгорания. Даже если вы используете распечатываемые табели учёта рабочего времени для отслеживания часов, вы можете использовать Asana для координации загрузки своей команды.

Автоматизация учёта рабочего времени

Автоматизация кардинально меняет то, как компании подходят к учёту рабочего времени. Автоматизированные решения позволяют экономить время и снижать количество ошибок в самых разных ситуациях — от управления сменами официантов в загруженном ресторане до учёта рабочего времени разработчиков в компании-разработчике программного обеспечения, работающей над несколькими проектами.

Преимущества программного обеспечения для автоматизированного учёта рабочего времени:

• Повышение эффективности: автоматизация трудоёмких задач, таких как ввод данных и выполнение расчётов, освобождает сотрудников отдела кадров для выполнения более стратегически важных задач.

• Повышенная точность: сводит к минимуму человеческие ошибки при учёте и расчёте часов, обеспечивая справедливую оплату труда и точное выставление счетов клиентам.

• Более качественная аналитика: предоставляет подробные отчёты о рабочем времени сотрудников и ходе реализации проектов, что позволяет принимать решения на основе данных.

Соответствие шаблона табеля учета рабочего времени нормативным требованиям

Независимо от того, являетесь ли вы небольшим розничным магазином или крупной корпорацией, соблюдение трудового законодательства и требований к табелям учёта рабочего времени не подлежит обсуждению.

При использовании табелей учёта рабочего времени крайне важно соблюдать трудовое законодательство. Вот несколько советов:

1. Ведите точный учет: используйте шаблон ежедневного или еженедельного табеля учета рабочего времени, чтобы последовательно регистрировать отработанные часы. Это особенно важно для отраслей со строгими нормативными требованиями, таких как здравоохранение или транспорт.

2. Указывайте всю необходимую информацию: убедитесь, что в шаблонах указаны имена работников, даты и подробные записи о затраченном времени. Такой уровень детализации может иметь решающее значение в случае проверок или споров.

3. Храните учётные документы: храните данные табелей учёта рабочего времени команды в течение срока, предусмотренного местными нормативными актами. В некоторых отраслях может требоваться хранение записей в течение нескольких лет.

4. Используйте соответствующие категории табелей учёта рабочего времени: чётко разграничивайте обычные часы, сверхурочную работу, отпускные дни и дни больничного. Это особенно важно для расчета оплаты сверхурочной работы и управления оплачиваемым отпуском.

Управляйте рабочими процессами и ведите учёт времени на одной платформе

Шаблоны табелей учёта рабочего времени для печати могут стать полезной отправной точкой для организации рабочих графиков вашей команды, но если вам нужна гибкость, чтобы исправлять ошибки, отслеживать количество часов в реальном времени и контролировать производительность команды, то идеальным решением будет онлайн-учёт времени. С помощью платформы для управления работой, такой как Asana, вы можете воплощать работу в жизнь и управлять всем — от рабочих процессов до учёта времени — на одной платформе.