Этапы управления затратами: планирование, оценка, бюджетирование, контроль

Когда речь заходит об управлении проектами, мало что может быть важнее, чем контроль над расходами. Особенно когда проект сложный, расходы могут взлететь до небес быстрее, чем вы ожидаете. Менеджерам проектов необходимо планировать свой подход к управлению затратами, чтобы не выходить за рамки бюджета.

В этой статье мы рассмотрим четыре функции управления затратами и объясним, как именно их использовать для улучшения финансовых показателей вашего проекта.

Что такое управление затратами?

Управление затратами — это процесс оценки, бюджетирования и контроля расходов по проекту с целью удержания их в рамках одобренного бюджета. Оно начинается на этапе планирования и продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта. Менеджеры постоянно анализируют, контролируют и корректируют расходы, чтобы предотвратить их перерасход.

Почему управление затратами так важно?

Эффективное управление затратами предотвращает перерасход бюджетных средств, который может ухудшить отношения с клиентами и привести к финансовым потерям. Когда команды отслеживают и контролируют расходы по проекту, они выполняют работу в срок, укладываясь в бюджет.

Основные преимущества управления затратами включают:

• Финансовый контроль: сохраняйте прибыльность проектов, своевременно выявляя проблемы с расходами.

• Более эффективное принятие решений: используйте данные в реальном времени, чтобы разумно распределять ресурсы.

• Укрепление отношений с клиентами: формирование доверия за счёт прозрачности и надежности выполнения работ.

• Снижение рисков: предвидение и устранение отклонений от бюджета до того, как они перерастут в серьёзные проблемы.

Рассмотрим следующий пример: команда разработчиков программного обеспечения поняла, что их проект превышает бюджет, когда он был выполнен наполовину. Внедрив стратегии управления затратами, они выявили области перерасхода, определили приоритетность важнейших функций и пересмотрели условия договоров с субподрядчиками. Результат? Они вернули проект в рамки бюджета и укрепили отношения с клиентом.

Как создать план управления затратами

Управление затратами — это непрерывный, динамичный процесс. Тем не менее, в любом плане управления затратами можно выделить четыре основных элемента или функции:

1. Планирование ресурсов

2. Оценка затрат

3. Составление сметы затрат

4. Контроль затрат

Поскольку могут возникать новые расходы, а область проекта может корректироваться, менеджеры по управлению затратами должны быть готовы выполнять все четыре функции в любой момент на протяжении всего жизненного цикла проекта. Ваш рабочий процесс будет меняться в зависимости от потребностей проекта.

Здесь мы более подробно рассмотрим каждый из четырех элементов и объясним, что должен делать менеджер по управлению затратами на каждом этапе.

Планирование ресурсов

Самым первым шагом в любом процессе управления затратами является планирование ресурсов. На этом этапе менеджер по управлению затратами анализирует объем и технические характеристики проекта, чтобы определить необходимые ресурсы.

Ресурсом может быть что угодно, что помогает вам завершить проект, включая инструменты, деньги, время, оборудование и даже участников команды. Чтобы составить максимально точный план ресурсов, проконсультируйтесь напрямую с руководителями команд и заинтересованными сторонами, чтобы определить, какие ресурсы им понадобятся в ходе проекта.

Для этого этапа вам понадобятся:

• Чётко поставленные задачи проекта

• Дорожная карта проекта общего уровня или иерархическая структура работ (СРР) в зависимости от сложности проекта

• Предварительный план управления ресурсами

• Обоснование области проекта

Оценка затрат

Когда у вас будет список необходимых ресурсов, оцените стоимость их приобретения. Соберите как можно больше информации о ценах, чтобы сделать обоснованную оценку.

Следуйте этим лучшим практикам для точной оценки затрат:

• Получите реальные коммерческие предложения: запросите у продавцов ценовые предложения на инструменты, расходные материалы и оборудование. Программное обеспечение для управления запасами может оптимизировать этот процесс с помощью данных о ценах в режиме реального времени.

• Соберите несколько предложений по стоимости работ: запросите несколько предложений от подрядчиков, чтобы понять реальную стоимость необходимой вам работы.

• Предусмотрите ценовые буферы: учтите повышение цен в период между составлением сметы и покупкой.

• Предусмотрите резерв на непредвиденные расходы в размере 5–10%: он покроет непредвиденные расходы, которые неизбежно возникают.

• Проанализируйте исторические данные: изучите отклонения в стоимости прошлых проектов, чтобы оценить, какой запас следует заложить.

На этапе оценки вам понадобятся:

• график проекта или диаграмма PERT в зависимости от сложности проекта;

• Список ожидаемых результатов проекта

• Чётко определённые показатели успешности

Составление сметы расходов

Теперь, когда у вас есть общие оценки потребностей проекта и требований к ресурсам, вы можете приступить к работе над бюджетом проекта. Бюджет проекта — это подробный план того, сколько вы планируете потратить в ходе проекта, на что и к какому сроку.

В зависимости от сложности проекта фактор «когда» может существенно повлиять на вашу стратегию управления затратами. В случае многолетних проектов имеет смысл указать распределение затрат таким образом, чтобы в первый год было израсходовано не более 30% бюджета. Это может предотвратить перерасход средств в дальнейшем.

На этом этапе вам понадобятся:

• Документ о бюджете проекта

• Анализ заинтересованных лиц проекта

Контроль затрат

Основная часть процесса управления затратами — это контроль затрат, учет и регистрация затрат по мере выполнения проекта, внесение корректировок и оповещение заинтересованных сторон о проблемах. Цель контроля проекта — сравнивать фактические затраты с бюджетами и поддерживать проект как можно ближе к плану.

К ключевым методам контроля затрат относятся:

• Установление периодичности анализа: анализ затрат в реальном времени, ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от потребностей проекта.

• Регулярно делитесь актуальной информацией: используйте отчёты о статусе проекта, чтобы поддерживать согласованность действий команды.

• Следите за разрастанием объёма: любые изменения объёма должны осуществляться в рамках процесса контроля изменений, поскольку они влияют на бюджет.

• Своевременно сообщайте об отклонениях: оперативно уведомляйте заинтересованные стороны, если расходы выходят за рамки бюджета, чтобы иметь возможность составить план действий.

На этом этапе вам понадобятся следующие инструменты:

• инструмент для управления проектами

• Универсальный инструмент отчётности

Учет затрат после завершения проекта

После завершения проекта пора рассчитать отклонение затрат и оценить, насколько ваш проект отклонился от первоначального бюджета и сметы. Какова была общая стоимость проекта? Как ваши фактические затраты соотносятся с предполагаемыми?

Успешный проект завершается с расходами, близкими к прогнозируемому бюджету проекта (но не превышающими его). Если вы потратили слишком много денег, вы либо недооценили бюджет проекта, либо у вас было слишком много непредвиденных расходов. В таком случае проведите совещание по итогам проекта, чтобы оценить причины произошедшего и предотвратить повторение ситуации в будущем.

С другой стороны, расходование слишком малой части бюджета также не является идеальным вариантом. Зафиксируйте эту информацию в качестве исторических данных и используйте её для постоянного совершенствования будущих проектов, чтобы повысить точность на этапе оценки затрат.

Как рассчитать затраты на проект

Чтобы ваш проект оставался прибыльным и укладывался в бюджет, вам нужно понимать, как рассчитывать его затраты. Выбор подходящего метода зависит от сложности проекта, предсказуемости задач, ожиданий клиента и необходимой гибкости.

Почасовая

Расчёт стоимости проекта на почасовой основе предполагает оплату работы, измеряемой в часах. Этот метод хорошо подходит для проектов с гибким или неопределенным объемом работ, поскольку он обеспечивает возможность адаптации по мере выполнения проекта.

Например, если команда разработчиков программного обеспечения работает 100 часов в месяц по ставке 100 долларов в час, стоимость проекта за этот месяц составит 10 000 долларов. Этот метод эффективно учитывает изменения объёма работ.

Фиксированная ставка

Подход с фиксированной ставкой предполагает предварительное согласование общей стоимости проекта. Этот метод идеально подходит для проектов с чётко определённым объёмом и ожидаемыми результатами, поскольку обеспечивает обеим сторонам чёткое понимание общей стоимости.

Например, агентство и клиент могут договориться о фиксированной цене в размере 20 000 долларов за всю маркетинговую кампанию. Клиент точно знает, сколько будет стоить проект, независимо от затраченного времени и ресурсов.

Себестоимость плюс надбавка

Метод «затраты плюс» предполагает оплату фактических затрат на проект плюс надбавку или дополнительный сбор. Этот подход хорошо подходит для долгосрочных проектов, где затраты невозможно точно оценить на начальном этапе.

Например, строительный подрядчик взимает плату за фактические материалы и рабочую силу (50 000 $) плюс 20%-ную надбавку, что в сумме составляет 60 000 $. Обе стороны стремятся к оптимальному соотношению затрат и результатов.

Ценообразование на основе ценности

Ценообразование на основе ценности ориентировано на выгоду, которую получает клиент, а не на саму стоимость проекта. Этот метод подходит для проектов, результат которых имеет высокую субъективную ценность.

Например, консалтинговая фирма помогает клиенту увеличить годовой доход на 1 миллион долларов. Консультант может запросить 10% от суммы прироста выручки (100 000 долларов), чтобы цена отражала созданную ценность.

Эффективные методы управления затратами на проекты

Одна из наиболее постоянных проблем, с которыми сталкиваются команды в разных отраслях, — это контроль и предотвращение перерасхода бюджетных средств. Такие перерасходы не только истощают финансовые ресурсы, но и могут снизить качество проекта, привести к срыву сроков и даже к провалу проекта.

Эффективное управление затратами — это ключ к решению данной проблемы, поскольку оно обеспечивает реализацию проектов в рамках выделенных бюджетов при сохранении высоких стандартов качества и эффективности. Для дополнительной оптимизации затрат команды могут использовать автоматизацию, программное обеспечение для управления и панели задач, которые обеспечивают анализ затрат в режиме реального времени.

Оценка сверху вниз

Оценка сверху вниз — это метод, при котором сначала оценивается общая стоимость проекта, а затем из этой суммы выводятся отдельные статьи расходов. Этот подход полезен на ранних этапах планирования проекта, когда подробная информация еще отсутствует.

Например, в новом проекте по разработке программного обеспечения менеджер проекта может оценить общую стоимость проекта в 200 000 долларов США на основе данных по предыдущим аналогичным проектам. Затем эта общая сумма разбивается на такие сегменты, как проектирование, написание кода, тестирование и развертывание, на каждый из которых выделяется определенная часть бюджета.

Оценка по принципу «снизу вверх»

Оценка снизу вверх — это противоположность подходу сверху вниз. Он предполагает сначала оценку отдельных задач или компонентов, а затем их сложение для получения общей стоимости проекта. Этот метод более точен, особенно для проектов с чётко определённым объёмом работ.

Рассмотрим строительный проект, в котором каждый этап — закладка фундамента, возведение каркаса, сантехнические и электромонтажные работы — оценивается отдельно. После оценки всех компонентов затраты суммируются, чтобы определить общий бюджет проекта.

Управление освоенным объемом

Управление освоенным объемом (УОВ) — это сложный подход, который объединяет показатели эффективности проекта по объему работ, графику и стоимости. EVM обеспечивает комплексное представление о ходе работ по проекту и его соответствии первоначальному плану.

Например, в крупном инфраструктурном проекте ОСC можно использовать для отслеживания следующих показателей:

• Запланированная стоимость работ (BCWS)

• Фактическая стоимость выполненных работ (ACWP)

• Запланированная стоимость выполненных работ (BCWP)

Сравнивая эти показатели, менеджеры проектов могут оценивать эффективность затрат и при необходимости принимать корректирующие меры.

Трехточечная оценка

Метод трёхточечной оценки позволяет получить более реалистичную оценку с учётом трёх сценариев:

1. Наиболее оптимистичный (наилучший вариант)

2. Наиболее пессимистичный (наихудший)

3. Наиболее вероятный

Этот метод предлагает диапазон возможных результатов, что может повысить предсказуемость проекта и эффективность затрат.

Например, менеджер проекта может предположить, что этап проектирования может занять 30 дней (оптимистичный прогноз), 45 дней (наиболее вероятный прогноз) или 60 дней (пессимистичный прогноз). Используя эти три показателя, он рассчитывает средневзвешенное значение, чтобы установить реалистичные сроки и бюджеты.

Общие задачи в области управления затратами на проект

Даже опытные менеджеры проектов сталкиваются с трудностями при управлении затратами. Понимание этих трудностей помогает предвидеть проблемы, прежде чем они нарушат ваш бюджет.

• Неточная оценка затрат: поспешность в процессе оценки или отсутствие исторических данных могут привести к занижению затрат на ресурсы, рабочую силу и материалы. Повысьте точность, собрав несколько ценовых предложений и проанализировав данные прошлых проектов.

• Разрастание объёма: небольшие изменения требований быстро накапливаются, если при этом не корректируется бюджет. Фиксируйте все запросы на изменения и требуйте подтверждения от заинтересованных сторон перед их реализацией.

• Недостаточная прозрачность в реальном времени: без актуальных данных о расходах проблемы всплывают слишком поздно. Используйте программное обеспечение для управления проектами с панелями задач в режиме реального времени и автоматическими уведомлениями о расходах.

• Плохое общение между командами: фрагментарная информация, которой обмениваются команды на местах, финансовый отдел и менеджеры проектов, приводит к недостоверным данным о затратах. Создайте чёткие каналы общения и организуйте регулярные сверки.

• Сложности с интеграцией данных о графике и затратах: специалисты по планированию работают с иерархическими структурами работ, а аналитики по затратам — с кодами затрат и финансовыми периодами. Устраните этот разрыв с помощью стандартизированных процессов и интегрированных инструментов.

Повышайте эффективность проектов с помощью управления затратами

Управление затратами включает в себя множество подвижных элементов. Но если у вашей команды есть представление о затратах по проекту, вы можете предотвратить их перерасход и каждый раз обеспечивать завершение проекта в рамках бюджета.

Чтобы отслеживать всю информацию о проекте, используйте платформу для управления работой, такую как Asana. От калькуляции затрат по проекту и его запуска до анализа результатов — Asana помогает вам оставаться на связи с участниками проектной группы и заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта. Начните работу уже сегодня, чтобы узнать, как Asana может помочь вашей команде более эффективно управлять затратами.

Часто задаваемые вопросы об управлении затратами