Бюджет проекта: определение, этапы, пример и шаблон

Точно так же, как автомобилю нужно топливо, чтобы добраться до пункта назначения, проектам нужны деньги и ресурсы, чтобы двигаться вперёд. Как менеджер проекта вы можете эффективно планировать и распределять эти ресурсы, обеспечивая планомерную реализацию проекта без перебоев.

Поскольку бюджет проекта имеет решающее значение для продвижения работы, умение составлять продуманный бюджетный план и придерживаться его — один из самых важных навыков управления проектами, который можно развить в течение своей карьеры.

Что такое бюджет проекта?

Бюджет проекта — это одобренный финансовый план, в котором указано, сколько денег вы потратите, на что вы их потратите и когда будут возникать расходы на протяжении всего проекта. Он служит как инструментом планирования, так и механизмом контроля, помогая эффективно распределять ресурсы и отслеживать фактические расходы в сравнении с прогнозами.

Составление бюджета заранее снижает вероятность недостачи ресурсов или перерасхода средств. Исследования неизменно показывают, что значительная часть проектов выходит за рамки первоначального бюджета, поэтому эффективное бюджетирование является важнейшим навыком для менеджеров проектов.

Составление бюджета до начала проекта помогает определить объем работ и контролировать расходы. Это также хороший способ представить проект заинтересованным сторонам и получить необходимые средства, поскольку подробный план расходов помогает утверждающим лицам понять, как затраты способствуют достижению ваших целей. А по мере продвижения проекта вы можете использовать его бюджет в качестве базового показателя для сравнения фактических расходов с запланированными и снижения дополнительных расходов по мере их возникновения.

Чтобы упростить процесс, можно начать с готового шаблона бюджета, который адаптируется к различным потребностям — от небольших проектов до сложных финансовых планов.

Что должен включать в себя бюджет проекта?

Полный бюджет проекта учитывает все расходы, с которыми вы столкнётесь на протяжении всего проекта. Понимание различных категорий расходов помогает ничего не упустить. Вот ключевые компоненты, которые следует включить:

• Прямые затраты: расходы, напрямую связанные с вашим проектом, такие как оплата труда, материалы, оборудование и лицензии на программное обеспечение.

• Косвенные затраты: накладные расходы, которые обеспечивают реализацию проекта, но не связаны с ним исключительно, например, коммунальные услуги, административная поддержка и расходы на помещения.

• Постоянные затраты: расходы, которые остаются неизменными независимо от области проекта, например подписки на программное обеспечение или услуги по контракту.

• Переменные затраты: расходы, которые меняются в зависимости от активности в рамках проекта, например почасовые ставки подрядчиков или расход материалов.

• Резервы на непредвиденные расходы: буферные средства, выделяемые на непредвиденные расходы или риски, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта.

Зачем нужен бюджет проекта

Создание бюджета проекта — это не просто формальность, а основополагающий шаг, который настраивает ваш проект на успех. Вот почему бюджетирование так важно:

• Контроль затрат: бюджет даёт вам чёткую дорожную карту расходов, помогая избежать перерасхода средств и своевременно выявить превышение сметы.

• Согласование с заинтересованными сторонами: когда вы представляете подробный бюджет, заинтересованные стороны могут точно видеть, как будут использоваться средства, что облегчает получение подтверждения и поддержание доверия.

• Оптимизация ресурсов: составление бюджета заставляет вас критически подходить к распределению ресурсов, обеспечивая операционную эффективность с учётом времени и инструментов вашей команды.

• Ясность при принятии решений: когда возникают неожиданные изменения, ваш бюджет служит ориентиром для принятия обоснованных компромиссных решений.

• Ответственность за проект: бюджет создаёт основу для оценки финансовых показателей, помогая отслеживать отклонения в расходах и демонстрировать результаты.

Без бюджета проекты с большей вероятностью будут сталкиваться с разрастанием объёма, срывом дедлайнов и перегрузкой ресурсов команды. Потратив время на составление продуманного бюджета, вы закладываете основу для более плавной реализации проекта и достижения лучших результатов.

9 шагов для создания бюджета проекта

Создание бюджета проекта может показаться сложной задачей, но вы можете справиться с ней, выполняя пошаговые действия. Ниже мы описали каждый этап процесса составления бюджета.

1. Определите задачи проекта

Задачи проекта — это то, чего вы планируете достигнуть по его окончании. Это хорошая отправная точка, поскольку задачи помогают понять, к чему ведёт работа, и служат ориентиром при проработке остальных элементов плана проекта.

Лучшие задачи чётко определены и поддаются измерению, поэтому их можно использовать в качестве оценки успеха. Для того чтобы сформулировать чёткие задачи, используйте методологию SMART:

• Конкретные: чётко сформулируйте, чего вы хотите достичь

• Измеримые: включите показатели для отслеживания хода работ

• Достижимая: убедитесь, что цель реалистична с учётом имеющихся у вас ресурсов

• Реалистичная: согласование цели с более глобальными бизнес-целями

• Ограниченные по времени: установите четкий дедлайн для завершения

Например, если вы пытаетесь увеличить количество посетителей сайта, можно поставить следующую цель: «К концу этого квартала повысить органический трафик на главную страницу сайта на 10%».

2. Определите область проекта

Поставив цели, можно определить объём работ, необходимый для их достижения. Область проекта устанавливает его границы, например, какую работу вы будете выполнять, а какую — нет, а также какие дедлайны и ожидаемые результаты вы стремитесь достичь. При определении области проекта учитывайте следующее:

• Доступные ресурсы: прежде чем определять конкретные ожидаемые результаты, на которые вы хотите ориентироваться, оцените имеющиеся у вас ресурсы. Если у вас жёсткий бюджет или ограниченные возможности команды проекта, возможно, вам придётся скорректировать ожидаемые результаты соответствующим образом. Таким образом, полезно знать о любых ограничениях, прежде чем углубляться в детали ожидаемых результатов и необходимых ресурсов (к которым мы перейдём на следующих этапах).

• Временные ограничения: есть ли у этого проекта дедлайн или вы можете потратить столько времени, сколько потребуется? Жесткий график проекта может повлиять на затраты на ресурсы. Например, если у вас сжатые сроки, вам, возможно, придётся платить фрилансерам за срочность.

• Нецели: что выходит за рамки области проекта? Может быть полезно определить, чего вы не пытаетесь достичь, чтобы избежать разрастания объёма и возможного перерасхода средств.

Помните, что область проекта — это, прежде всего, установление границ. Оно помогает понять, чего вы хотите достичь, какую работу будете выполнять и к каким результатам стремитесь.

3. Разбейте ожидаемые результаты на второстепенные зависимости

Затем перечислите все ожидаемые результаты в рамках области проекта и разбейте их на второстепенные зависимости. Например, представьте, что одним из ожидаемых результатов вашего проекта является публикация статьи в блоге. Вы можете разбить его на следующие элементы:

• Черновик публикации в блоге

• Отредактировать статью для блога

• Создать изображения для оформления

• Размещение в Wordpress

• Распространение в социальных сетях

Этот метод помогает учитывать скрытые расходы по проекту при составлении бюджета. Например, если бы вы просто попытались оценить бюджет на публикацию статьи в блоге в целом, вы, скорее всего, упустили бы дополнительные расходы, такие как почасовая ставка внештатного редактора или стоимость платных публикаций в социальных сетях.

Если вы предпочитаете диаграммы спискам, попробуйте создать иерархическую структуру работ (WBS). Этот визуальный инструмент позволяет разбить работу на несколько уровней, начиная с основной цели наверху и далее ветвясь на ожидаемые результаты и второстепенные зависимости.

4. Составьте список необходимых ресурсов

Теперь, когда вы определили все ожидаемые результаты и второстепенные зависимости, пришло время составить список ресурсов, необходимых для каждого элемента. Будьте максимально конкретны и помните, что «ресурс» может означать не только персонал или оборудование; он также может включать косвенные расходы, такие как обучение или физическое рабочее пространство.

Для начала вот несколько типичных категорий затрат по проекту, которые следует учесть:

• Участники команды: на кого вы полагаетесь в выполнении работы? Укажите, являются ли они штатными сотрудниками или вам нужно нанять дополнительных подрядчиков, работающих по почасовой ставке.

• Закупки: что вам нужно сделать, чтобы получить внешние ресурсы? Например, вам может понадобиться, чтобы кто-то из команды изучил лучшие продукты, которые можно использовать, пообщался с торговыми представителями и приобрел инструмент.

• Обучение: нужно ли участникам команды время или ресурсы, чтобы войти в курс дела? Подумайте о времени, необходимом сотрудникам для обучения новых работников, или о курсах, требуемых для приобретения новых навыков.

• Оборудование: какие инструменты требуются? Сюда могут входить такие элементы, как дополнительные компьютерные мониторы, программное обеспечение для дизайна или даже услуги интернет-провайдера.

• Помещение: где будет работать ваша команда? Например, подумайте, понадобятся ли вам переговорные комнаты или рабочие места для новых участников команды.

• Исследования: какие данные вам нужны? Подумайте, будете ли вы полагаться на такие данные, как результаты исследований среди пользователей, веб-аналитика или опросы.

• Профессиональные услуги. Вам нужно нанимать сторонних экспертов, например консультантов по юридическим вопросам или маркетингу?

• Командировки: нужны ли вашей команде транспорт, проживание или суточные на питание в дороге?

5. Оцените суммы

В конечном счёте бюджет — это оценка затрат. Хотя мы и не можем предсказать будущее, существует несколько методов, которые помогут вам сделать максимально точные прогнозы. И вам не обязательно придерживаться только одного из них. Вы можете использовать комбинацию этих подходов в зависимости от уникальных условий вашего проекта.

Вот четыре метода оценки, которые вы можете использовать:

Вы не обязаны придерживаться только одного метода. Например, вы можете использовать восходящую оценку для известных ожидаемых результатов, а затем сверить её с историческими данными из аналогичного проекта, чтобы выявить любые расхождения.

6. Предусмотрите резервный фонд

Иногда случается непредвиденное. Ломается оборудование, меняются графики, а пандемии, случающиеся раз в столетие, несколько усложняют ситуацию. Или же в ходе работы над проектом вы можете обнаружить неожиданную возможность, например шанс приобрести бизнес-актив по сниженной цене.

Резервы на непредвиденные расходы дают вашему бюджету дополнительную подушку безопасности в случае изменения планов. Обычно рекомендуется откладывать 5–10% от общего бюджета на непредвиденные расходы.

Составление бюджета — это процесс оценки, поэтому вам всегда следует предусматривать резервный фонд. А если вы составили абсолютно точный бюджет и вам не понадобился этот дополнительный запас, вы можете использовать оставшиеся средства для увеличения чистой прибыли вашей компании.

7. Составьте свой бюджет

К этому моменту вы определили все ожидаемые результаты проекта, распределили ресурсы и оценили затраты. Теперь настало время для самого интересного: создания вашего фактического бюджетного документа. Вот некоторые из ключевых компонентов, которые следует включить:

• Отдельные элементы для каждого ожидаемого результата, промежуточного результата и необходимого ресурса, а также ожидаемая стоимость каждого из них.

• Хронология того, когда вам понадобится каждый ресурс и когда вы планируете тратить средства.

• Человек, ответственный за каждый компонент бюджета. Например, вы можете указать, что ваш помощник редактора отвечает за учёт рабочего времени и счетов фрилансеров.

• Чёткое указание того, из какой части бюджета компании будут взяты средства для каждой статьи расходов. Например, вы можете использовать бюджет отдела маркетинга для создания видеорекламы, а бюджет отдела ИТ — для модернизации компьютеров.

• Общая сумма расходов на весь проект. При необходимости укажите отдельные итоговые суммы по каждому бюджету отдела, который вы будете использовать.

• Место для отслеживания фактических затрат в сравнении с заложенными в бюджет после начала проекта.

Инструменты бюджетирования проектов

Выбор подходящего инструмента для составления бюджета проекта также имеет большое значение. Убедитесь в том, что выбранная вами программа обладает функцией автоматического суммирования денежных сумм, чтобы не приходилось вручную пересчитывать их каждый раз, когда нужно скорректировать отдельную статью расходов. Кроме того, выбранный вами инструмент должен позволять легко делиться бюджетом и обновлять его в реальном времени, чтобы все участники команды работали с самой актуальной версией.

Существует множество вариантов, включая базовые таблицы Excel и более функциональное программное обеспечение для управления проектами. Неудивительно, что мы отдаём предпочтение Asana, поскольку она позволяет вводить и суммировать статьи расходов, создавать нестандартные поля, назначать исполнителей и легко делиться информацией с участниками команды. Кроме того, помимо фактического бюджета, вы можете повторять прошлые рабочие процессы, создавать документы по процессам и сохранять шаблоны бюджетов проектов, чтобы не пропустить ни одного этапа.

8. Составьте план контроля расходов

Бюджет хорош только до тех пор, пока вы его придерживаетесь. Заранее спланируйте, как часто вы будете отслеживать фактические расходы по сравнению с запланированными, чтобы иметь возможность устранять потенциальные проблемы, пока они не стали слишком серьёзными. Также можно заранее решить, что вы будете делать, если превысите бюджет (или не израсходуете его полностью).

Преимущество такого инструмента, как Asana, заключается в том, что он позволяет делиться информацией о бюджете, управлять им и отслеживать его в режиме реального времени. Например, функция «Универсальные отчёты» в Asana автоматически извлекает данные из ваших проектов и отображает расходы, статус задач и завершённые важные этапы в одном месте, чтобы вам не приходилось искать информацию, чтобы понять, всё ли идёт по плану.

9. Получите подтверждение от главных заинтересованных лиц

Теперь, когда у вас есть план бюджета проекта, пришло время поделиться им с заинтересованными сторонами проекта и запросить их одобрение. К счастью, составленный вами подробный план должен дать утверждающим лицам кристально чёткое представление о том, как каждый отдельный элемент будет способствовать выполнению задач проекта.

Пример бюджета проекта

Допустим, вы обновляете процесс оформления заказов в своём мобильном приложении, и задача вашего проекта — сократить среднее время оформления заказа на 25% в третьем квартале. Для достижения этой цели вы определили два приоритетных ожидаемых результата и указали необходимые ресурсы.

Вот простой пример того, как может выглядеть бюджет вашего проекта. Обратите внимание, что вы указали сроки, ответственного и сметную стоимость по каждой позиции. Вы также указали, бюджет какого отдела вы будете использовать для каждой статьи расходов, и добавили столбцы для отслеживания подтверждения бюджета и фактических расходов.

Типичные проблемы с бюджетом проекта и способы их решения

Даже при тщательном планировании бюджеты проектов могут выбиваться из графика. Понимание наиболее распространённых проблем помогает подготовиться к ним и эффективно реагировать, когда они возникают.

Разрастание объёма и незапланированные изменения

Разрастание объёма происходит тогда, когда в проект добавляются новые требования, функции или задачи без соответствующей корректировки бюджета. Если не контролировать этот процесс, он может быстро истощить ваши ресурсы и нарушить сроки.

Как это преодолеть: с самого начала внедрите чёткий процесс контроля изменений. По мере поступления новых заявок оценивайте их влияние на бюджет и сроки, прежде чем их одобрять. Документируйте все изменения объёма работ и своевременно сообщайте о них заинтересованным лицам.

Неточная оценка затрат

Недооценка затрат — одна из самых распространённых ошибок при составлении бюджета, особенно в проектах с незнакомыми требованиями или новыми участниками команды.

Как с этим справиться: используйте исторические данные из аналогичных проектов для обоснования своих оценок. Если данные отсутствуют, используйте трёхточечную оценку (оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный сценарии), чтобы получить более реалистичный диапазон. Предусмотрите резервные фонды для покрытия непредвиденных расходов.

Пробелы в общении

Когда участники команды и заинтересованные стороны не имеют единого мнения о состоянии бюджета, мелкие проблемы могут перерасти в крупные. Недостаточная прозрачность расходов может привести к неожиданностям, подрывающим доверие.

Как это преодолеть: планируйте регулярные сверки бюджета и заблаговременно делитесь актуальной информацией. Используйте централизованный инструмент, в котором все могут просматривать данные о расходах в режиме реального времени. Создайте чёткие пути эскалации, чтобы проблемы с бюджетом решались оперативно.

Сокращение бюджета в середине проекта

Иногда внешние факторы вынуждают сокращать бюджет уже после начала реализации проекта. Это может показаться дестабилизирующим фактором, но он не обязательно должен сорвать вашу работу.

Как справиться с этой проблемой: расставьте приоритеты среди ожидаемых результатов и определите, какие из них являются основными, а какие — желательными. Работайте с заинтересованными сторонами над корректировкой объёма работ, а не над снижением качества. Будьте откровенны в отношении компромиссов, чтобы каждый понимал, как изменения бюджета влияют на проект.

Бюджет проекта и смета проекта

Хотя эти термины иногда используются как взаимозаменяемые, бюджет проекта и смета проекта используются для разных целей в процессе планирования.

Рассматривайте это так: смета помогает вам решить, стоит ли браться за проект, а бюджет служит ориентиром, когда вы уже взяли на себя обязательства по его реализации.

Реализуйте проекты в рамках бюджета с помощью Asana

Хорошо составленный бюджет помогает на протяжении всего жизненного цикла проекта — от планирования до подтверждения и выполнения. Освоив навык составления бюджета, вы сможете обеспечить свою команду проекта ресурсами, необходимыми для достижения ключевых целей и выполнения качественной работы.

А когда вы настраиваете процесс, позволяющий контролировать расходы, вы можете справляться с непредвиденными затратами по мере их возникновения, укреплять доверие со стороны лиц, утверждающих бюджет, и создавать солидную историю успешных проектов.

Готовы взять под контроль бюджеты своих проектов? Начните использовать Asana, чтобы планировать, отслеживать и управлять бюджетами в одном месте, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на выполнении качественной работы.

Хотите узнать больше об управлении проектами? Вот 25 важных навыков, которые нужны для успешного управления проектами.

Часто задаваемые вопросы о бюджетах проектов