Методы оценки проектов: 6 типов + советы по обеспечению точности

Расчёт требований к проекту перед его реализацией может помочь вам избежать некоторых неприятных ошибок. Просить начальника о переносе дедлайна по критически важному результату или запрашивать дополнительный бюджет в середине проекта — это обсуждения, которых никто не хочет.

Методы оценки проектов могут уберечь вас от неожиданностей при планировании проектов. Хотя учесть все возможные сценарии невозможно, вы и ваши заинтересованные стороны можете быть уверены, что у вас есть всё необходимое для успеха проекта.

Что такое методы оценки проекта?

Методы оценки проекта — это методики, используемые для расчёта времени, затрат и ресурсов, необходимых для реализации проекта. Эти методы помогают менеджерам проектов формировать реалистичные ожидания, согласовывать действия заинтересованных сторон и формировать общее понимание того, что необходимо до начала работы.

Почему важна точная оценка проекта

Точная оценка проекта закладывает основу для его успешной реализации, помогая вам установить чёткие исходные параметры проекта для измерения хода работ. Точные оценки помогают вам:

• Формулировать реалистичные ожидания для заинтересованных сторон

• Уверенно распределять бюджеты и ресурсы

• Снизить риск дорогостоящих неожиданностей в середине проекта

• Принимать обоснованные решения об области проекта и сроках

Без достоверных оценок проекты часто сталкиваются с перерасходом бюджета, срывом дедлайнов и напряжёнными отношениями в команде. Если заранее уделить время тщательной оценке, это позволит сэкономить немало времени и избежать стресса в будущем.

Как использовать методы оценки в управлении проектами

Точные оценки имеют первостепенное значение для эффективного планирования проектов. Однако на ранних этапах жизненного цикла проекта у вас может не быть чёткого представления обо всех требованиях к нему.

Используйте методы оценки, чтобы приблизительно рассчитать, что необходимо для реализации проекта. Как правило, менеджеры проектов применяют эти методы сразу после этапа инициирования проекта, чтобы задокументировать ограничения. Если планы меняются, пересмотрите свои оценки и внесите соответствующие коррективы.

Методы оценки для управления проектами по системе Agile

В проектах Agile используется итеративный подход, при котором работа выполняется короткими спринтами. Ваш проект пройдёт этап первоначального прогнозирования, а затем повторного прогнозирования во время каждого спринта.

Чтобы включить оценку в свой рабочий процесс Agile, применяйте эти методы во время ретроспективы спринта для обновления требований на основе результатов последнего спринта.

Тройственная ограниченность в управлении проектами

Используя методы оценки проекта, вы можете составить приблизительную оценку, которая примерно соответствует трём основным ограничениям проекта: стоимости, объёму и времени. Балансировать эти три элемента сложно, поскольку они напрямую влияют друг на друга — этот принцип объясняется теорией ограничений. Если вы расширите объём работ в середине проекта, вам придётся соответствующим образом увеличить сроки и бюджет.

Стоимость

Ограничения по стоимости включают общий бюджет проекта и любые другие финансовые ресурсы, необходимые для выполнения работы. Проще говоря, если у вас недостаточно денег для выполнения проекта, он провалится. Вот почему крайне важно точно оценить стоимость проекта на раннем этапе.

Многие команды также используют шаблон сравнения затрат, чтобы сопоставлять поставщиков, цены на продукты или бюджетные сценарии перед окончательным утверждением сметы.

К элементам, которые могут повлиять на общую стоимость, относятся:

• Оборудование

• Заработная плата

• Помещения

• Ремонт

• Материалы

Управление затратами — это не разовая задача. На протяжении всего проекта следите за тем, насколько точно вы придерживаетесь предполагаемого бюджета. Будьте готовы к изменениям, которые могут повлиять на стоимость.

Объём работ

Область проекта — это конкретные результаты, цели и ожидаемые результаты, которые включены в ваш проект. Формально объём работ не является оценкой, но заинтересованные стороны могут ожидать увидеть риски, связанные с объёмом работ, и диапазоны допустимых отклонений при планировании проекта.

Например, если после выполнения обязательных ожидаемых результатов у вас остались свободные средства или время, вы можете включить в проект дополнительные ожидаемые результаты до его завершения. И наоборот, если у вас мало времени или денег, вам нужно будет заранее знать, какие ожидаемые результаты не обязательно выполнять.

Область проекта полностью зависит от времени и стоимости, а это значит, что по мере расширения области вам потребуется больше и того, и другого. Помните о риске разрастания объёма и заранее составляйте подробные планы проектов, чтобы предотвратить его.

Время

Управление временем играет огромную роль в планировании проектов. Временные ограничения — это время, необходимое для выполнения каждой задачи в проекте. На этапе планирования оцените как продолжительность проекта, так и отдельные задачи, необходимые для выполнения области проекта.

Учитывайте возможные задержки, риски и неопределённости, чтобы предоставить заинтересованным сторонам максимально точный диапазон сроков. Оставьте себе запас времени на случай, если что-то пойдёт не по плану.

Другие ограничения проекта

Хотя они и не входят в тройственные ограничения управления проектами, ограничения, связанные с рисками, ресурсами и качеством, могут возникать на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

Риск

Проектные риски — это любые неожиданные события, которые могут повлиять на ваш проект. Ошибки планирования, задержки со стороны подрядчиков, нарушение общения и расползание объёма — всё это примеры рисков проекта, которые следует учитывать на этапе планирования. Разработка плана по снижению рисков помогает вам заблаговременно подготовиться к этим проблемам и отреагировать на них.

Но «неожиданное» — это не всегда плохо. Некоторые риски могут положительно сказаться на ваших проектах, например получение подтверждения гранта или разработка новой технологии, которая сэкономит вам драгоценное время.

Ресурсы

Ресурсы проекта — это то, что вам нужно для выполнения проекта, например люди, материалы, программное обеспечение, подрядчики и многое другое.

Ограничения по ресурсам и затратам тесно связаны, поскольку ресурсы стоят денег. Без надлежащего управления ресурсами в вашем проекте могут возникнуть задержки в выполнении графика, снижение качества и избыток ресурсов, что в конечном итоге приведёт к увеличению затрат. Шаблон планирования производительности может помочь вам прогнозировать потребности в ресурсах до возникновения дефицита.

Качество

Качество проекта — это степень соответствия ожидаемых результатов проекта ожиданиям. Проекты, которые должны соответствовать стандартам качества, например обязательным нормам безопасности, могут потребовать больше денег, времени и ресурсов, чем проекты с менее строгими требованиями.

Однако на качество могут влиять и аспекты проекта, не связанные с вышеуказанными ограничениями. К ним относятся плохое общение, слишком большое количество изменений в проекте и недостаточные навыки.

Типы методов оценки

В зависимости от вашего сценария один метод оценки может оказаться более полезным, чем другой. Ниже представлен обзор шести методов, которые помогут вам спланировать успешный проект.

1. Оценка «сверху вниз»

Метод оценки «сверху вниз» предполагает разбиение проекта на отдельные этапы и задачи на основе иерархической структуры работ (СРР) вашего проекта. Заинтересованные стороны могут установить общий срок или бюджет, не зная всех деталей, а затем поручить проработку конкретных вопросов участникам команды, обладающим более глубокими знаниями.

Например, если ваша компания планирует выпустить продукт через шесть месяцев, вы можете разбить этот срок на более мелкие этапы с отдельными дедлайнами, назначенными конкретным командам.

2. Оценка по принципу «снизу вверх»

В отличие от нисходящей оценки, при восходящем подходе сначала оцениваются отдельные задачи, а затем они объединяются для определения общих сроков или стоимости. Такой подход часто бывает более точным, поскольку оценки делают те, кто выполняет работу.

Оценка по методу «снизу вверх» работает лучше всего, когда у вас есть время на детальное планирование. К ключевым компромиссам относится следующее:

• Плюс: более точные оценки на основе данных на уровне задач

• Плюс: более высокая степень вовлечённости команды, поскольку исполнители сами устанавливают сроки

• Недостаток: составление оценок занимает больше времени, чем при использовании подходов сверху вниз

3. Трёхточечная оценка

Метод трёхточечной оценки использует среднее значение трёх показателей для определения объёма работы, необходимого для выполнения отдельной задачи:

• Ваше наиболее точное предположение

• Ваша оптимистичная оценка

• Ваше пессимистичное предположение

Этот метод часто применяют в сочетании с методом «снизу вверх», чтобы получить ещё более точные оценки.

Допустим, например, что вы оцениваете этап разработки своего продукта:

• Наивысшая вероятность: три недели, если всё пойдёт по плану

• Оптимистическая оценка: две недели, если команда получит подтверждение на использование более качественного программного обеспечения

• Пессимистическая оценка: пять недель, если возникнет множество ошибок или сбоев

Усреднив эти три значения, вы можете с достаточной степенью уверенности предположить, что выполнение задания займёт около трёх с половиной недель.

4. Аналогичная оценка

Метод аналогичной, или сравнительной, оценки предполагает сравнение похожих требований прошлых проектов для оценки вашего нынешнего проекта. Сочетайте этот метод с техникой «сверху вниз», чтобы разбить весь проект на отдельные этапы.

Например, если вы уже выпускали похожий продукт, и его создание заняло восемь месяцев, можно обоснованно предположить, что и этот проект займёт столько же времени. Определив общий срок выполнения, вы можете приступить к разбиению проекта на более мелкие задачи.

Используйте аналогичную оценку, когда у вас мало или совсем нет данных о вашем нынешнем проекте. Абсолютно одинаковых проектов не бывает, но сравнительная оценка всё же может дать вам и вашей команде приблизительное представление о том, что требуется.

5. Параметрическая оценка

Параметрическая оценка также использует исторические данные из похожих проектов, но при этом учитывает различия между прошлыми и текущими проектами.

В этом методе оценки расчёт выполняется с помощью набора алгоритмов. Например, если в прошлом году вашей команде маркетологов потребовалось четыре недели на разработку кампании, а сейчас команда в два раза больше, можно предположить, что на выполнение того же задания уйдёт всего две недели.

6. Экспертная оценка

Экспертная оценка — это часто самый быстрый и простой метод, который основан на «интуиции» эксперта при оценке проектов.

При составлении оценки этот метод учитывает навыки, опыт и специальные знания. Возможно, вам придется взаимодействовать с другими участниками вашей команды, заинтересованными сторонами проекта, консультантами или профильными экспертами, чтобы получить необходимую информацию.

Экспертное мнение полезно для оценки мер реагирования на риски или возможностей проекта. Однако помните о предубеждениях, таких как чрезмерная уверенность, которые могут исказить ваши данные.

Советы по повышению точности оценок

Даже опытные менеджеры проектов могут испытывать трудности с точностью оценок. Вот несколько практических стратегий, которые помогут вам со временем повысить точность оценок:

• Используйте исторические данные: применяйте подход к принятию решений, основанный на данных, анализируя прошлые проекты, чтобы понять, сколько времени на самом деле занимали похожие задачи по сравнению с первоначальными оценками.

• Сочетайте несколько методов: используйте два или более метода оценки и сравнивайте результаты, чтобы определить разумный диапазон.

• Предусматривайте резервы: добавляйте время на непредвиденные задержки, особенно для сложных или незнакомых задач.

• Привлекайте свою команду: люди, выполняющие работу, часто лучше всех понимают, какие сроки являются реалистичными и какие могут возникнуть препятствия.

• Отслеживайте и корректируйте: сравнивайте свои оценки с фактическими результатами и корректируйте свой подход с учётом полученных данных.

Помните, что оценка — это навык, который совершенствуется с практикой. Каждый проект даёт ценные уроки, которые делают вашу следующую оценку более точной.

Планируйте проекты с уверенностью

Точная оценка того, что требуется для выполнения проекта, поможет вам избежать неожиданностей в процессе работы. Наличие оценок сроков, объёма и стоимости до разработки плана реализации имеет решающее значение для общего успеха проекта.

Программное обеспечение для планирования проектов поможет вам не сбиваться с курса при управлении ограничениями и задачами проекта. Использование онлайн-программного обеспечения для управления бюджетами, дедлайнами, графиками и ресурсами позволяет вносить изменения в режиме реального времени, что помогает сохранять гибкость, когда дела идут не всегда по плану. Начните использовать Asana, чтобы объединить оценки и реализацию проекта в одном месте.

Часто задаваемые вопросы о методах оценки