План управления объёмом работ: процесс, компоненты, шаблон

Управление объёмом проекта похоже на вождение автомобиля: если не следить за дорогой, машина свернёт с пути. Точно так же, если вы не контролируете область проекта, он может отклониться от курса. План управления объёмом описывает процессы выполнения проекта и удерживает его в определённых рамках.

Как менеджер проектов вы отвечаете за то, чтобы вести свою команду на протяжении всего жизненного цикла проекта. В этой статье мы расскажем, что такое план управления объёмом, каковы его ключевые компоненты, как его создать и как избежать типичных проблем.

Что такое управление областью проекта?

Управление областью проекта — это процесс определения, контроля и отслеживания того, что входит в проект, а что нет. Оно обеспечивает соответствие целей, задач, дедлайнов и затрат проекта поставленным целям. Чётко сформулированный план управления объёмом работ предотвращает разрастание объёма, обеспечивает целенаправленное использование ресурсов и позволяет вашему проекту идти по плану.

Этапы управления областью проекта

Эффективное управление областью проекта включает в себя несколько ключевых этапов: инициацию, планирование, определение, проверку и контроль области проекта. Следуя этим шагам, менеджеры проектов могут составить подробный план управления областью проекта, в котором будет описано, как область будет определяться, утверждаться и контролироваться на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Этот план представляет собой дорожную карту, которая помогает заинтересованным сторонам понять границы проекта и обеспечивает единое понимание ситуации всеми участниками от начала до конца.

1. Инициирование

На этапе инициирования закладывается основа, определяющая часть проекта, на которой необходимо сосредоточиться, и основные цели. На этом этапе вы привлекаете ключевых заинтересованных сторон, оцениваете осуществимость проекта и разрабатываете четкое описание работ или устав проекта. Этап инициации создает прочную основу для всех последующих работ по проекту.

2. Планирование

На этапе планирования команда проекта совместно разрабатывает комплексный подход, определяющий хронологию проекта, исходные параметры объёма работ и бюджет проекта. Именно на этом этапе определение объема работ приобретает решающее значение. Это процесс разбивки проекта на выполнимые задачи и подзадачи, облегчающий команде выполнение поставленных перед ней задач.

3. Определение

На этапе определения вы создаёте точную документацию по исключениям из проекта, уточняя, что выходит за рамки проекта, чтобы предотвратить недопонимание и разрастание объёма работ. Эта документация служит чётким ориентиром в отношении того, что будет создано в результате реализации проекта. Все заинтересованные стороны и участники команды получают целостное представление о целях проекта.

4. Проверка

Проверка предполагает проведение регулярных совещаний с заинтересованными сторонами проекта с целью подтверждения того, что проект по-прежнему соответствует исходным параметрам объема работ, и внесения необходимых корректировок. Проверка имеет жизненно важное значение для управления изменениями и предотвращения разрастания объёма, которое может помешать успеху проекта.

5. Контроль области проекта

Наконец, контроль области проекта требует постоянного мониторинга и управления ходом работ по проекту в сравнении с первоначальным планом. Это предполагает мониторинг результативности работы команды проекта, контроль бюджета проекта и управление перерасходом средств. Убедитесь, что все заинтересованные стороны осведомлены о любых изменениях в хронологии проекта и согласны с ними.

Важность управления объёмом проекта

Понимание важности управления объёмом работ имеет решающее значение для контроля ограничений проекта и предотвращения таких проблем, как отставание от графика, перерасход бюджетных средств и недовольство заинтересованных сторон. Хорошо проработанный план управления областью проекта служит основой, которой следует руководствоваться при принятии каждого решения и выполнении каждого действия в рамках проекта.

Например, рассмотрим проект по разработке нового программного обеспечения для обслуживания клиентов. Когда заинтересованное лицо предлагает функцию, изначально не включенную в область проекта, менеджер проекта может сослаться на план управления областью проекта, чтобы четко объяснить, почему новая функция не может быть реализована. Такая решительная позиция гарантирует, что проект останется сфокусированным и будет выполняться в срок.

Что такое область проекта?

Область проекта устанавливает границы проекта и определяет его цели, дедлайны и ожидаемые результаты. Проясняя область проекта, вы структурируете его, исходя из того, что ваша команда будет и не будет делать. Вы также ставите перед ними цели и задачи, к которым они должны стремиться.

Вся команда должна участвовать в определении области проекта. Это означает необходимость общения с ключевыми заинтересованными лицами и составления обоснования области проекта, в котором излагаются требования к проекту. Например, если вы определяете объём работ для новой рекламной кампании, вам следует убедиться, что команды дизайна, контента и цифрового маркетинга согласны с деталями, указанными в обосновании объёма проекта.

Для чего нужен план управления объёмом?

Цель плана управления объёмом — создать структуру проекта, задокументировав ресурсы, необходимые для достижения его целей. Он также снижает вероятность разрастания объёма.

Процесс управления объёмом работ помогает избежать типичных проблем, в том числе следующих.

• Постоянно меняющиеся требования: чётко определённый объём работ не позволяет заинтересованным сторонам добавлять новые запросы в ходе реализации проекта.

• Перерасход средств: чётко определённые границы помогают придерживаться бюджета.

• Потеря времени: команды сосредоточены на одобренной работе, а не на незапланированных задачах.

• Несоблюдение дедлайнов: контролируемый объём работ позволяет сохранять реалистичность сроков.

Что такое разрастание объёма?

Расползание границ происходит, когда ваш проект выходит за рамки первоначального описания масштаба. Например, разрастание объёма работ может произойти, если заинтересованная сторона добавит дополнительный ожидаемый результат проекта после его начала.

Непредвиденные изменения в проекте могут повысить связанные с ним риски, такие как несоблюдение сроков, перерасход бюджета, переработка или низкое качество конечного продукта. Существуют различные причины, по которым может произойти разрастание объёма, в том числе:

• Нечёткая область проекта

• Нереалистичные цели проекта

• Слишком много заинтересованных сторон

• Плохое управление объемом работ

• Неэффективное общение с заинтересованными сторонами

Чтобы избежать разрастания объёма, необходимо планировать с учётом этой возможности, и именно здесь вам пригодится продуманный план управления объёмом.

Ключевые компоненты плана управления объёмом

Комплексный план управления объёмом включает четыре основных компонента, которые в совокупности позволяют определять, отслеживать и контролировать область проекта. Понимание этих компонентов поможет вам составить план, который позволит вашему проекту идти по графику.

Определение области проекта

Обоснование области проекта — это подробное описание того, что будет создано в результате реализации вашего проекта. В нём излагаются цели проекта, ожидаемые результаты, границы и критерии приемки. Этот документ служит основой для всех решений, связанных с объемом работ, и помогает заинтересованным сторонам точно понять, что входит в проект, а что нет.

Иерархическая структура работ (ИСР)

Иерархическая структура работ разбивает ваш проект на более мелкие, управляемые компоненты. Разбив область проекта на пакеты работ, вы сможете точнее оценить затраты, распределить ресурсы и отслеживать ход выполнения. WBS обеспечивает наглядное представление всей работы, необходимой для реализации проекта.

Исходные данные по объёму работ

Исходные данные по объёму объединяют в себе одобренное обоснование объёма, СРР и словарь СРР в единую точку отсчёта. Эти исходные данные служат критерием, по которому вы оцениваете эффективность проекта. Любые изменения объёма работ необходимо сравнивать с этими исходными данными, чтобы оценить их влияние.

Процесс проверки объема работ и контроля изменений

Проверка объема работ гарантирует, что результаты соответствуют определенным критериям приемки, а процесс контроля изменений определяет, как будут запрашиваться, оцениваться и одобряться или отклоняться изменения объема работ. В совокупности эти процессы помогают вам сохранять контроль над областью проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Как создать план управления областью проекта

Свод знаний по управлению проектами (PMBOK®) Института управления проектами (PMI) предлагает стандартный шестиэтапный процесс управления областью проекта. Эти шесть этапов помогут вам составить надёжный план управления объёмом работ, чтобы ваш проект шёл по плану.

1. Создайте план управления объёмом работ

Первый шаг в процессе планирования — создание документа с планом управления объёмом работ. В этом документе должны быть указаны следующие сведения:

• Обоснование объёма проекта

• Разбивку требований к проекту

• Ожидаемые результаты проекта

Ваш документ с планом объёма работ также может включать процесс контроля изменений для управления запросами на изменения и предотвращения разрастания объёма. Этот документ особенно полезен для сложных проектов, проектов с большим количеством заинтересованных сторон или в тех случаях, когда ожидаемые результаты ещё не определены окончательно.

Советы по созданию плана объёма работ:

• Учитывайте мнения экспертов: общайтесь с межфункциональными и руководящими заинтересованными лицами, чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая информация.

• Проводите организационные совещания по объёму работ: прежде чем заблокировать документ по объёму работ, поделитесь им в асинхронном режиме или проведите организационное совещание, чтобы заручиться поддержкой всех заинтересованных лиц.

2. Сбор требований к проекту

На этом этапе процесса вы определите потребности заинтересованных сторон, чтобы иметь возможность достичь целей проекта. Ваша цель должна заключаться в применении тщательных методов сбора требований совместно с заинтересованными сторонами, чтобы предотвратить изменения объёма работ в дальнейшем.

Советы по сбору требований к проекту:

• Создайте устав проекта: создайте устав проекта или краткую презентацию, чтобы заинтересованные стороны могли чётко понять проект и убедиться, что их ожидания соответствуют его целям.

• Проводите фокус-группы или семинары: помогите заинтересованным лицам лучше понять ваш проект. Чтобы заинтересованные лица согласились с объёмом проекта, важно проинформировать их о его задачах.

• Разработайте прототипы: создайте прототип продукта реализации проекта, прежде чем представлять его заинтересованным сторонам. Таким образом, заинтересованные лица смогут визуализировать конечный продукт, высказать свои опасения или перечислить дополнительные требования на раннем этапе.

3. Определите область применения

Собрав требования от заинтересованных сторон, превратите эту информацию в чётко определённый объём и подробное описание продукта. Этот документ разъясняет ожидания и результаты проекта, гарантируя, что все участники команды знают, чего они должны достичь.

Советы по определению объёма:

• Попробуйте проанализировать продукт: посмотрите на продукт, который вы планируете создать, глазами заказчика или клиента, чтобы определить, будет ли он соответствовать их ожиданиям.

• Создайте альтернативные варианты: кроме того, следует подготовить альтернативные варианты на случай возникновения рисков в вашем проекте. Например, как вы будете удовлетворять потребности заинтересованных сторон, если дата запуска будет перенесена?

• Проводите семинары: организуйте сеансы мозгового штурма, чтобы прояснить объем проекта и поощрить совместную работу между сотрудниками.

4. Создайте иерархическую структуру работ

Иерархическая структура работ (ИСР) — это способ разделить ваш проект на уровни задач. Когда вы создаёте СРР, ваша команда может чётко визуализировать каждый компонент проекта и оценить, что нужно сделать.

Иерархическая структура работ создаёт иерархическую структуру задач. На её основе вы сможете планировать, отслеживать и контролировать свой проект. Вы можете сэкономить время, начав с шаблона иерархической структуры работ, который обеспечивает единообразный способ отображения каждой задачи проекта.

Советы по созданию СРР:

• Разбейте цель проекта на составляющие. СРР позволяет разбить её на зависимости и второстепенные зависимости, которые часто называют пакетами работ. Разбив задачи на составляющие, вы получаете чёткое представление обо всём, что требуется для проекта, включая время, оборудование, инструменты и расходы.

• Автоматизируйте рабочие процессы: автоматизация рабочих процессов участников команды может оптимизировать координацию проекта и повысить его прозрачность. Использование программного обеспечения для автоматизации этих рабочих процессов также позволит сократить сбор информации вручную и дублирование работы.

5. Утверждение объёма работ

Утверждение объёма работ — это просто получение одобрения от всех заинтересованных сторон, участвующих в проекте. Убедитесь, что заинтересованные стороны чётко понимают ожидаемые результаты вашего проекта, чтобы избежать разрастания объёма в будущем. По возможности получайте обратную связь или рекомендации по любым изменениям и улучшениям.

Советы по утверждению объёма:

• Проверьте свой план: поскольку утверждение является окончательным согласованием вашего плана управления объёмом, вам следует тщательно его проверить. Участники команды и заинтересованные стороны должны принять участие в окончательной проверке, чтобы план был рассмотрен как можно большим количеством людей.

6. Контроль объёма работ

Последний этап вашего плана управления объёмом работ — контроль объёма работ. По мере перехода вашего проекта к этапу выполнения отслеживайте его статус и управляйте изменениями объёма работ. Лучший способ оптимизировать контроль объёма работ — использовать программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет обмениваться мнениями, файлами и обновлениями статуса в режиме реального времени.

Советы по контролю объёма:

• Анализируйте отклонения: оценивайте степень отклонения от объёма. Анализ фактических показателей выполнения объема работ по сравнению с запланированными даст вам аналитику для будущих проектов.

• Обращайтесь к документу по контролю изменений: вы создали процесс контроля изменений ранее, на этапе планирования. Не забывайте обращаться к этому документу, чтобы отслеживать поток информации об изменениях в проекте.

Общие задачи в управлении объемом работ

Даже при наличии продуманного плана управления объемом работ менеджеры проектов часто сталкиваются с проблемами, которые могут сорвать их проекты. Своевременное выявление этих препятствий помогает вам подготовить эффективные стратегии для их устранения.

Нечеткие требования

Когда требования к проекту не определены чётко с самого начала, командам трудно понять, что именно им нужно сделать. Без надлежащего управления требованиями их расплывчатость приводит к неправильному толкованию, необходимости переделывать работу и спорам об объёме проекта.

Решение. Подключать заинтересованных лиц на раннем этапе и документировать конкретные, измеримые требования.

Неконтролируемые изменения

Без формальной процедуры контроля изменений коррективы объёма могут незаметно просочиться в ваш проект. Эти неконтролируемые изменения накапливаются с течением времени, что приводит к перерасходу бюджета и срыву дедлайнов.

Решение. Установите чёткие процедуры подачи, рассмотрения и одобрения всех запросов на изменение.

Несогласованные ожидания заинтересованных сторон

У разных заинтересованных сторон часто бывают разные ожидания относительно того, что даст проект. Если эти ожидания не будут согласованы на раннем этапе, впоследствии, в ходе жизненного цикла проекта, возникнут конфликты.

Решение. Используйте регулярное общение и документированные соглашения, чтобы все были в курсе происходящего.

Недостаточная прозрачность

Когда участники команды и заинтересованные лица не видят нынешнего состояния области проекта, они принимают решения на основе неполной информации. Это приводит к дублированию усилий, упущению задач и нерациональному распределению ресурсов.

Решение: используйте отчёты о статусе проекта и централизованные инструменты для управления проектами, чтобы повысить прозрачность.

Советы по эффективному управлению областью проекта

Эффективное управление областью проекта имеет решающее значение для успеха любого проекта. Оно сочетает в себе методы стратегического планирования и управления работой, чтобы обеспечить эффективное достижение целей.

Ниже приведено несколько советов, которые помогут вам вести проект в правильном направлении от начала до конца:

• Чётко определите область продукта и область проекта. Начните с точного определения как области продукта, с подробным описанием характеристик и функций разрабатываемого продукта или услуги, так и области проекта, которая включает в себя работы, необходимые для создания продукта. Четкое разграничение этих объёмов помогает предотвратить недопонимание и разрастание объёма.

• Привлекайте заинтересованные стороны на раннем этапе. Вовлекайте главных заинтересованных лиц проекта на ранних этапах процесса планирования с помощью плана вовлеченности заинтересованных лиц. Их вклад может помочь уточнить область проекта и обеспечить её соответствие бизнес-целям и ожиданиям заинтересованных сторон.

• Разработайте подробный план управления объёмом работ. Составьте комплексный план управления объёмом, в котором будет описано, как изменения объёма будут выявляться, оцениваться и внедряться или отклоняться. Этот план — ваша дорожная карта для решения проблем, связанных с объемом работ.

• Внедрите процессы контроля изменений. Внедрите официальные процессы контроля изменений, чтобы эффективно управлять запросами на изменение области проекта. Эти процессы помогают оценить влияние изменений на сроки, бюджет и ресурсы проекта.

• Документируйте всё. Ведите подробные записи обо всех совещаниях по проекту, принятых решениях и изменениях, связанных с областью проекта. Документация служит четким ориентиром для всех участников проекта и может оказаться неоценимой при разрешении споров и планировании будущих проектов.

Применение этих советов в вашей практике управления проектами может привести к более успешным результатам. Эффективное управление объёмом работ заключается в нахождении баланса между детальным планированием характеристик продукта и работ по проекту и гибкостью, позволяющей адаптироваться к изменениям.

Упростите управление объёмом работ с помощью нужных инструментов

План управления объёмом проекта создаёт чёткую структуру, которой ваша команда будет следовать при реализации проекта. Планирование управления объёмом работ проще, когда вы используете онлайн-инструмент, поскольку вы можете делиться планом с заинтересованными сторонами, автоматизировать внутренние рабочие процессы и легко разбивать цели проекта на задачи.

Готовы взять под контроль объём своего проекта? Начните работу с Asana, чтобы ваши проекты шли по плану, предотвращать разрастание объёма и помогать команде выполнять свою работу наилучшим образом.

Часто задаваемые вопросы о планах управления объёмом работ