У вас множество дел: нужно координировать сроки, управлять командами и следить за результатами проекта, которых становится всё больше. Возможно, вы пытались управлять всем с помощью электронной таблицы или доски, но обнаружили, что этого недостаточно.

В крупных проектах, где задействовано несколько команд, сроки постоянно меняются, а ожидаемые результаты разбросаны по разным местам, очень быстро может возникнуть хаос. Шаблон иерархической структуры работ от Asana помогает разбивать сложные проекты на более мелкие, управляемые задачи, которые можно отслеживать от начала до конца.

Кому пригодится этот шаблон иерархической структуры работ?

Принятие на себя управления крупным проектом часто означает погружение в хаос, где повсюду стикеры, разбросаны документы, а команда не знает, кто что делает. Это знакомая ситуация, и именно для её решения мы разработали наш простой шаблон иерархической структуры работ.

Мы видели, как менеджеры проектов, операционные отделы и специалисты по планированию строительства в разных отраслях используют шаблоны WBS для поддержания высокого уровня организации. Подобные шаблоны экономят время, позволяя раньше приступить к работе и обеспечивая согласованность в сложных процессах планирования. Если вы хотите подробнее узнать о том, как создать иерархическую структуру работ, или вам нужны советы экспертов, ознакомьтесь с нашим полным руководством по иерархической структуре работ.

Используйте этот шаблон иерархической структуры работ, чтобы:

• Помогать менеджерам по продукту, координаторам проектов и руководителям межфункциональных команд определять полный объём работ и основные ожидаемые результаты.

• Помогать Agile-командам, консультантам и руководителям инжиниринговых подразделений разбивать работу на более мелкие задачи и рабочие пакеты.

• Помогать операционным отделам, ИТ-руководителям и менеджерам программ выяснять зависимости между задачами проекта и критические пути в рабочих процессах.

• Дать возможность творческим агентствам, корпоративным отделам управления проектами и удалённым командам согласовывать действия участников команды и заинтересованных сторон на каждом этапе проекта.

Независимо от того, управляете ли вы запуском продукта, спринтом по методологии Agile или строительным проектом, этот шаблон WBS предоставляет чёткую иерархическую структуру для планирования и отслеживания каждого аспекта области проекта.

Зачем использовать шаблон иерархической структуры работ Asana?

Один из наших клиентов использовал этот шаблон WBS для координации запуска нового продукта, в котором участвовали отделы дизайна, разработки и маркетинга. Они быстро нанесли все ожидаемые результаты на хронологию проекта, определили ответственность и уложились в дедлайны без привычного хаоса.

Возможности, которые даёт этот шаблон диаграммы WBS:

• Визуально систематизировать работу с помощью иерархической древовидной диаграммы, блок-схемы или диаграммы Ганта.

• Отслеживать ход работ по важным этапам и подзадачам в реальном времени.

• Оптимизировать работу над проектом за счёт предварительного структурирования рабочих процессов и зависимостей.

• Заранее уточнять область проекта, чтобы избежать расползания объёма и срыва дедлайнов.

• Ориентировать команду проекта на четкие цели, реалистичные сроки и определенную ответственность за задачи.

• Улучшайте оценки стоимости, трудозатрат и продолжительности, определяя комплексы работ.

• Улучшить общение в команде за счёт чёткого определения ролей и обязанностей.

• Выявляйте риски, разбивая работу на этапы и обнаруживая проблемы на раннем этапе.

Как использовать этот шаблон иерархической структуры работ

1. Дублируйте шаблонный проект. Сначала создайте копию шаблона WBS и переименуйте её с учётом вашего конкретного проекта. Подумайте о правилах присвоения названий, которые отражают код проекта, отдел или сроки, например «WBS запуска сайта в 4 квартале» или «Дорожная карта маркетинга на 2026 год».

2. Определите ожидаемые результаты верхнего уровня. Добавьте основные этапы или результаты проекта в виде разделов. Например: планирование, разработка, реализация, тестирование и запуск. Они должны отражать важные этапы или точки передачи, которые структурируют общий план проекта.

3. Разбейте каждый ожидаемый результат на пакеты работ. В каждом разделе добавляйте задачи, представляющие собой ключевые компоненты или более мелкие необходимые задачи. Представляйте каждый рабочий пакет как самостоятельную единицу работы в рамках проекта, которую можно поручить, отслеживать и бюджетировать независимо от других.

4. Добавьте подзадачи и зависимости. Создавайте подзадачи для детальных поручений, которые входят в состав ваших пакетов работ. Используйте зависимые элементы, чтобы показать, какие задачи зависят от других. Это поможет вашей команде понять, что нужно сделать в первую очередь, и избежать узких мест в течение жизненного цикла проекта.

5. Назначайте ответственных и даты сдачи. Чётко распределяйте обязанности, назначая каждую задачу участнику команды. Используйте даты начала и сроки выполнения, чтобы точно отразить фактическую продолжительность и последовательность работ, особенно когда задачи пересекаются или требуют координации между несколькими командами. Это также помогает прояснить ответственность на стадии зарождения проекта.

6. Отслеживайте ход работ по проекту. Используйте вид «Хронология» для наглядного представления в стиле диаграммы Ганта или переключитесь на вид «Список» для простого списка задач. Отслеживайте прогресс по важным этапам, корректируйте сроки проекта при возникновении препятствий и обновляйте поля статуса, чтобы все были в курсе целей проекта.

Функции Asana для организации управления проектами

Правильные функции могут сделать ваш шаблон иерархической структуры работ более эффективным и значительно упростить управление им. В Asana есть множество других функций, но именно эти инструменты мы используем для оптимизации работы и распределения обязанностей.

• Представления проекта: выберите оптимальное представление для своей команды: список, календарь, диаграмма Ганта (хронология) или канбан-доска. Каждое представление помогает визуализировать и организовать график проекта так, как удобно вам.

• Задачи, подзадачи и зависимости: разбейте работу по проекту на выполнимые части. Используйте задачи и подзадачи, чтобы определить каждый этап, а зависимости — чтобы установить порядок выполнения работ. Это помогает вашей команде видеть весь поток выполнения работ и придерживаться графика.

• Вехи и цели: определите важные этапы выполнения и сформулируйте цели проекта, чтобы направлять свою команду на протяжении всей работы. Отмечайте достижения и концентрируйтесь на самом важном.

• Нестандартные поля: помечайте определённые задачи по этапу, приоритету или статусу, чтобы фильтровать и организовывать свою работу. Настраивайте поля в соответствии с вашим рабочим процессом.

• Панели задач для отчётности: отслеживайте ключевые показатели, визуализируйте результаты и делитесь актуальной информацией с заинтересованными лицами в реальном времени. Используйте диаграммы и графики, чтобы обеспечить согласованность действий вашей проектной команды и руководства.

• Загрузка: смотрите, кто занят, а у кого есть свободное время, с помощью наглядного представления о производительности команды. Распределяйте нагрузку и предотвращайте профессиональное выгорание за счёт перераспределения задач.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции связывают Asana с вашими любимыми инструментами, позволяя вам не переключаться между платформами, автоматизировать процессы и выполнять всю работу в одном месте. Хотите ещё больше? Ознакомьтесь с нашей полной библиотекой, насчитывающей более 300 приложений.

• Float: управляйте планированием и доступностью ресурсов в реальном времени. Float помогает командам координировать загрузку и хронологии вместе с вашей WBS.

• Agile Effect: внедрите методологии Agile в свою СРР. Используйте Agile Effect, чтобы создавать спринты, отслеживать скорость и интегрировать стори-пойнты в Asana.

• Kissflow: автоматизируйте согласования рабочих процессов и передачу задач с помощью Kissflow. Упрощайте процессы, связанные с СРР, и сокращайте объём ручного контроля.

• Everhour: ведите учёт времени прямо в задачах Asana. Everhour упрощает составление бюджетов, выставление счетов и учёт времени, затрачиваемого на ожидаемые результаты в рамках WBS.

• Microsoft Office: прикрепляйте документы Word и таблицы Excel и делитесь ими непосредственно в Asana. Храните все вспомогательные файлы, связанные с вашим шаблоном иерархической структуры работ, в одном месте.

• Google Таблицы: синхронизируйте задачи Asana с Google Таблицами, чтобы формировать подробные отчёты и визуализировать прогресс по ожидаемым результатам.

• Gmail: превращайте электронные письма в задачи одним щелчком мыши, чтобы фиксировать работу по мере её поступления. Поддерживайте ясность в проекте, не переключаясь между инструментами.

• Slack: создавайте задачи Asana прямо из обсуждений в Slack. Обеспечивайте действенность и организованность общения.

• Zoom: планируйте совещания по проекту и контролируйте их результаты с помощью Zoom. Синхронизируйте записи и задачи напрямую с Asana.

• Dropbox: прикрепляйте файлы проекта из Dropbox напрямую к задачам Asana. Обеспечивайте связь всей документации с соответствующей работой.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах иерархической структуры работ