Дорожная карта проекта: как её создать (с примерами и советами)

Так как же это делается? Вначале можно создать устав проекта или бизнес-кейс, чтобы обеспечить одобрение проекта. После этого можно подготовить план проекта с указанием основных принципов вашей работы. Затем можно назначить совещание по началу проекта, на котором провести его коллективное обсуждение со всеми заинтересованными лицами, имеющими к нему непосредственное отношение. В зависимости от проекта вы даже можете составить креативный бриф. Однако, несмотря на то, что эти стратегии могут быть важнейшими элементами запуска проекта, его дорожная карта — это лучший способ наглядно представить график проекта и соотнести его с целями бизнеса.

Что такое дорожная карта проекта?

Дорожная карта проекта — это общий обзор ожидаемых результатов вашего проекта, а также его ключевых важных этапов и целей. Именно её нужно создать в первую очередь в начале работы над проектом. С помощью дорожной карты проекта как отправной точки можно создать другую важную документацию по планированию проекта, например его план и график.

Если вы никогда не пользовались дорожной картой проекта, её поначалу может быть трудно отличить от других элементов планирования проекта. Ниже приводятся их отличия.

Дорожная карта и план проекта

У дорожной карты и плана проекта много общего. Они оба должны создаваться в начале проекта и оба являются живыми документами — по сравнению со статичными, фиксированными постановлениями. Однако в отличие от плана проекта дорожная карта должна быть посвящена только общему обзору. При создании дорожной карты необходимо не дать себе увязнуть в болоте конкретики, так как это лишит документ его цели. Помните: это обзор с высоты птичьего полёта, а не пошаговая инструкция.

Для создания хорошего плана проекта требуется погружение в некоторые подробности, такие как хронология проекта, его бюджет, роли всех ответственных лиц и показатели успеха, которые вы будете использовать для оценки своего проекта.

Дорожная карта проекта и дорожная карта продукта

Дорожная карта продукта — это видение вашей команды по разработке продукта в отношении функций, которые вы планируете запустить в течение определённого периода времени. Дорожная карта продукта — это единый источник достоверной информации для вашей команды в отношении этих запусков. Она обычно включает в себя такие пункты, как приоритет или масштаб запуска, все заинтересованные лица, связанные с продуктом и инжинирингом, а также список маркетинговых материалов — в числе прочих.

Несмотря на сходство в названиях, дорожная карта проекта — это нечто совершенно иное. У любого проекта, а не только у проекта по запуску продукта, может и должна быть дорожная карта. Например, рекомендуется создать дорожную карту проекта виртуального мероприятия, которое планирует ваша команда, или предстоящего проекта ИТ-команды. В обоих случаях дорожная карта проекта — это обзор его целей и того, как вы собираетесь их достичь.

Дорожная карта проекта и диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это наглядное представление проекта. Она похожа на хронологию и отображает задачи и ожидаемые результаты на графике с горизонтальными столбиками. Зачастую команды предпочитают строить дорожные карты своих проектов в виде хронологий с помощью диаграмм Ганта и используют компонент горизонтального графика для описания высокоуровневых инициатив во времени.

Однако функциональные возможности диаграмм Ганта выходят далеко за рамки дорожных карт проектов. Диаграммы Ганта позволяют легко визуализировать взаимосвязи и зависимости между задачами. Они также позволяют сразу понять, как части вашего проекта сочетаются друг с другом и какие важные этапы приближаются.

Даже если вы планируете построить дорожную карту проекта в виде диаграммы Ганта, необходимо выбрать такой инструмент, который предлагает различные способы визуализации работы и возможность легко переключаться между видами — не только в виде хронологии, но и в виде канбан-доски, списка задач и календаря. Таким образом, вы не только сможете создать эффективную дорожную карту проекта, но и ваши заинтересованные лица смогут просматривать работу в любом удобном для них виде.

Зачем нужна дорожная карта проекта

Если вы никогда раньше не создавали дорожную карту проекта, вы можете спросить: «А нужна ли она мне?» И, хотя не требуется создавать дорожную карту для каждого проекта (подробнее об этом позже), если ваша работа ограничена по времени, дорожная карта проекта — это лучший способ донести до заинтересованных лиц ваши общие цели. Существует три основных преимущества создания дорожной карты проекта до начала совещания по запуску.

Когда ваша команда освоит планирование на уровне проекта, подумайте о создании шаблона стратегической дорожной карты. Он объединяет несколько проектов в рамках одной долгосрочной концепции, чтобы вы могли отслеживать важные этапы в разных отделах и соотносить каждую инициативу с целями компании.

1. Чётко сформулируйте цели своего проекта

Основное предназначение дорожной карты проекта заключается в определении целей проекта до того, как вы назначите совещание по запуску и составите план проекта. Дорожная карта должна дать вам представление о том, где вы находитесь и, в конечном счёте, куда вы движетесь. Даже если в ней не будет массы подробностей о том, как вы собираетесь ко всему этому прийти, определение задач проекта на столь раннем этапе поможет вам чётко обрисовать перспективы и достичь поставленных целей.

Например, представьте, что вы создаёте дорожную карту проекта для календаря публикаций в соцсетях. Вы уже знаете, где находитесь, т. е. знаете количество подписчиков и уровень вовлечённости своей аудитории, поэтому дорожная карта проекта поможет вам определиться с тем, где вы хотите оказаться и к какому сроку. Допустим, вы хотите удвоить количество подписчиков в Instagram в ближайшие шесть месяцев. Или, может быть, вы хотите вдвое улучшить показатели вовлечённости в следующем году. Каков бы ни был ваш план, дорожная карта проекта поможет вам и ответственным лицам понять общую картину.

2. Получите поддержку ожидаемых результатов проекта на раннем этапе

В рамках создания дорожной карты проекта вы указываете, какие результаты важны для данного проекта. Определение этих результатов до начала совещания о запуске поможет вам узнать, кого пригласить на совещание, представить заинтересованным лицам лучший обзор проекта и, в конечном итоге, получить поддержку.

Допустим, вы создаёте дорожную карту проекта по отслеживанию отзывов клиентов. Ваша дорожная карта даёт общее представление о проекте и объясняет, как процесс отслеживания отзывов клиентов работает в настоящее время, а также как ваш проект будет улучшать его по ходу реализации дорожной карты. При этом дорожная карта проекта также помогает прояснить, какие результаты вы ожидаете получить по его итогам. Возможно, вы работаете над созданием хранилища всех отзывов клиентов с возможностью сортировки и поиска. А может быть, вы хотите получить не менее 100 отзывов от клиентов к концу финансового года. Ключевым фактором здесь является наличие описания чётко определённых результатов.

3. Управляйте ожиданиями заинтересованных лиц с самого начала

Обзор: готово. Конечный продукт: готово. В конечном счёте вы создаёте дорожную карту проекта, чтобы поделиться важной информацией, которую должны знать заинтересованные лица, и получить одобрение ожидаемых результатов, важных этапов и графика проекта. Имея всю эту информацию перед началом организационного совещания, заинтересованные лица смогут получить общее представление об области проекта и сроках его реализации.

Представьте, что вы составили дорожную карту проекта для новой маркетинговой кампании. В ходе организационного совещания заинтересованные лица из других отделов могут высказать свои собственные представления о том, куда они хотят направить проект и каких результатов ожидают. Однако вместо того чтобы проводить стартовую встречу в форме мозгового штурма, вы предлагаете чёткий план важных этапов и целей проекта. Таким образом, вы с самого начала будете управлять ожиданиями заинтересованных лиц и обеспечите проекту максимальный успех.

Как создать дорожную карту проекта за 5 шагов

Чтобы составить эффективную дорожную карту проекта, вам необходимо наглядно представить сроки, результаты и график проекта. Эти элементы, собранные вместе, образуют дорожную карту проекта — общий обзор того, что происходит, когда это происходит и в каких инициативах будут задействованы сотрудники и заинтересованные лица проекта. 

Ниже приведено подробное описание того, как создать дорожную карту проекта:

Шаг 1. Составьте график проекта

Крайне важно начать с графика проекта, поскольку он закладывает основу для всей дорожной карты. Для начала определите даты начала и завершения проекта. Этот шаг предполагает определение ключевых этапов проекта и обеспечение реалистичности хронологии всех его важных этапов и ожидаемых результатов. 

Подумайте об использовании диаграммы Ганта или аналогичного инструмента для составления дорожных карт, чтобы наглядно представить этот график. Такое визуальное представление помогает выявить любые потенциальные конфликты в расписании и гарантирует, что каждый участник команды понимает хронологию проекта.

Шаг 2. Обозначьте ожидаемые результаты и важные этапы

Важно определить ожидаемые результаты, которые будут получены в рамках проекта. 

• Конечный продукт — это осязаемые результаты или продукты, которые будут получены в результате проекта. 

• Вехи же — это важные контрольные пункты или события в течение жизненного цикла проекта. 

На этом этапе необходимо перечислить все ожидаемые результаты и определить важные этапы, включая конкретные даты сдачи. Чтобы гарантировать понимание и согласие между заинтересованными сторонами и командой проекта, важно предоставить как можно более подробную информацию.

Шаг 3. Установление зависимостей между задачами

Зависимые элементы задачи — это задачи, которые команда должна выполнить, прежде чем можно будет приступить к другой задаче. Этот этап подразумевает определение и документирование зависимостей между задачами. 

Чтобы логично спланировать работу и гарантировать выполнение предшествующих задач до начала зависимых, важно понимать эти зависимости. Такая ясность помогает предотвращать узкие места и оптимизировать рабочий процесс на протяжении всей хронологии проекта.

Шаг 4. Проясните все возможные риски

Выявление потенциальных рисков и препятствий на ранних этапах процесса планирования проекта имеет решающее значение для его успешного завершения. Этот этап подразумевает выявление любых факторов, которые потенциально могут задержать или сорвать проект, а также разработку планов действий в отношении этих рисков. 

Речь идёт о том, чтобы действовать на опережение, а не реагировать на проблемы, которые могут возникнуть. Рассмотрите возможность проведения совещания по оценке рисков с вашей командой проекта, чтобы обсудить потенциальные риски и стратегии их снижения.

Шаг 5. Посвятите в курс дела заинтересованных лиц проекта

Предоставление дорожной карты проекта ключевым заинтересованным лицам — это последний шаг, необходимый для того, чтобы заручиться их поддержкой. Это предполагает представление дорожной карты заинтересованным лицам и разъяснение ключевых элементов, таких как график проекта, ожидаемые результаты, важные этапы, зависимости и риски. 

Это возможность собрать обратную связь, внести необходимые коррективы и обеспечить чёткое понимание концепции и целей проекта всеми участниками. Если вовлекать заинтересованные стороны как можно раньше и делать это часто, это помогает согласовать ожидания и обеспечить проект необходимыми ресурсами и поддержкой.

Лучший способ создания и представления дорожной карты проекта — это инструмент для управления работой, например Asana. С помощью Asana у заинтересованных сторон появляется центральный источник достоверной информации и общий обзор всего проекта, а не только вашей дорожной карты. Благодаря совместному использованию центрального источника достоверной информации ваша команда будет лучше подготовлена к планированию, управлению и выполнению задач.

Примеры дорожной карты проекта

Единого способа создания дорожной карты проекта не существует. Её следует структурировать так, чтобы представить свою работу наилучшим образом. Однако есть два примера, которые помогут вам начать.

Пример дорожной карты проекта виртуального мероприятия

Пример дорожной карты проекта для ИТ-команды

Эта дорожная карта проекта охватывает несколько направлений — в данном случае отдел ИТ планирует три большие инициативы в четвёртом квартале, каждая из которых имеет свою структуру и цели. Однако поскольку сотрудники отдела будут работать над всеми тремя инициативами одновременно, дорожную карту лучше всего разместить в едином информационном центре. Благодаря этому у всей ИТ-команды будет центральный источник достоверной информации по всем трём грядущим инициативам.

Советы по внедрению эффективной дорожной карты проекта

Создание дорожной карты проекта часто может показаться плаванием по неизведанным водам, особенно когда на карту поставлены эффективность и продуктивность команды. Распространённая проблема, с которой сталкиваются многие команды при разработке дорожных карт для проектов, — это склонность к чрезмерному усложнению или оторванности от реальных ограничений и целей проекта. Такое несоответствие приводит к путанице, срыву дедлайнов и невыполнению ожиданий.

Чтобы устранить разрыв между планированием дорожной карты и её реализацией, воспользуйтесь следующими практическими советами по согласованию дорожной карты с целями команды.

Определите задачи своего проекта

Перед тем как приступить к созданию дорожной карты, важно иметь чёткое представление о целях проекта. Это понимание гарантирует, что ваша дорожная карта проекта будет служить руководством для согласования каждой задачи и каждого важного этапа с общими стратегическими целями.

Пример. Представьте команду разработчиков программного обеспечения, работающую над новым приложением. При использовании методологии Agile дорожная карта проекта должна определять основные важные этапы, такие как завершение этапа проектирования, бета-тестирование и официальный запуск. Кроме того, дорожная карта должна напрямую увязывать каждый важный этап с целью проекта — созданием удобного и функционального приложения в установленные сроки. Такой детализированный подход помогает более эффективно управлять жизненным циклом проекта.

Вовлекайте участников команды и ключевых заинтересованных сторон в процесс планирования

Привлечение команды проекта к планированию дорожной карты — залог создания реалистичной и достижимой дорожной карты проекта. Такой совместный подход обеспечивает поддержку со стороны всех участников команды и ключевых заинтересованных сторон, а также позволяет использовать их аналитику и опыт.

Пример: представьте себе маркетинговую команду, которая планирует запуск продукта. Привлекая к разработке дорожной карты сотрудников отделов дизайна, контента и социальных сетей, менеджер проекта может обеспечить, чтобы она отражала комплексную стратегию, учитывающую сильные стороны и сроки каждого отдела. 

Приоритет гибкости

Хотя важно иметь подробную дорожную карту проекта, гибкость также необходима для учёта непредвиденных изменений, препятствий или трудностей. Чтобы непредвиденные изменения не сорвали проект, ваша дорожная карта должна быть достаточно гибкой, чтобы допускать корректировки. Это включает в себя эффективное управление бэклогом задач путём регулярного анализа и определения приоритетов задач, а также адаптацию базовых параметров проекта — его запланированного объёма, сроков и затрат — с учётом необходимых изменений.

Пример. Рассмотрим строительный проект, в котором возникли непредвиденные проблемы с цепочкой поставок. Гибкая дорожная карта проекта должна предусматривать резервное время и альтернативные пути, чтобы проект продолжал развиваться по плану, несмотря на эти непредвиденные препятствия. Правильное распределение ресурсов и управление рабочим процессом гарантируют наличие нужных сотрудников, инструментов и бюджета на каждом этапе проекта, что позволяет избегать узких мест и обеспечивает успешное завершение проекта.

Регулярно пересматривайте и обновляйте дорожную карту

Дорожная карта проекта — это не инструмент, который можно создать и забыть о нём. Она требует регулярного пересмотра и обновления, чтобы отражать нынешнее состояние проекта и любые изменения в целях или внешних факторах.

Пример: рассмотрим долгосрочный проект по модернизации ИТ-инфраструктуры. По ходу выполнения проекта могут появляться новые технологии или более эффективные решения. Регулярный пересмотр дорожной карты позволяет менеджеру проекта учитывать эти нововведения и обеспечивать актуальность проекта, а также его максимально эффективную реализацию. 

Используйте программное обеспечение для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами может значительно упростить процесс создания и ведения дорожной карты проекта. Эти платформы предоставляют централизованное место для отслеживания хода работ, управления задачами и облегчения общения между участниками команды и ключевыми заинтересованными сторонами.

Пример. Команда Agile-проекта, работающая над масштабной цифровой трансформацией, может использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы интегрировать свою дорожную карту с инструментами учёта времени, управления ресурсами и общения. Такие интеграции с инструментом для составления дорожных карт обеспечивают комплексное представление о ходе проекта, позволяя руководителям заблаговременно выявлять узкие места и вносить коррективы в режиме реального времени. 

Всем ли проектам нужна дорожная карта?

Дорожная карта нужна не всегда. Например, если ваш проект имеет небольшой масштаб, например это может быть календарь отслеживания блогов на следующий месяц или низкоприоритетная инициатива по исправлению ошибок, то создание дорожной карты проекта может оказаться излишним. В таком случае всё равно не повредит регулярно советоваться с заинтересованными сторонами проекта и стремиться к тому, чтобы информация по проекту хранилась в центральном источнике достоверной информации. Однако при этом не стоит навязывать дорожную карту проекта там, где в ней нет необходимости.

Создайте дорожную карту проекта для своей команды

С помощью эффективной дорожной карты проекта вы можете дать своей команде представление о том, куда вы идёте, как собираетесь достичь цели и кто отправится в путь вместе с вами. Дорожная карта проекта — это начало всего остального планирования проекта, а создание сильной дорожной карты — отличный способ начать здоровый проект.

Вы готовы составить свою первую дорожную карту проекта? Попробуйте Asana — это лидер в области управления работой и лучший инструмент для вашей команды.