Дорожная карта проекта: как её создать (с примерами и советами)

Так как же это делается? Вначале можно создать устава проекта или его бизнес-кейс, чтобы обеспечить подтверждение проекта. После этого можно подготовить план проекта с указанием основных принципов вашей работы. Затем можно назначить совещание по началу проекта, на котором провести его коллективное обсуждение со всеми заинтересованными лицами, имеющими к нему непосредственное отношение. В соответствующих случаях также можно составить креативный бриф. Однако, несмотря на то, что эти стратегии могут быть важнейшими элементами запуска проекта, его дорожная карта — это лучший способ наглядно представить график проекта и соотнести его с целями бизнеса.

Что такое дорожная карта проекта?

Дорожная карта проекта — это общий обзор ожидаемых результатов вашего проекта, а также его важных этапов и целей. Именно её нужно создать в первую очередь в начале работы над проектом. С помощью дорожной карты проекта как отправной точки можно создать другую важную документацию по планированию проекта, например его план и график проекта.

Если вы никогда не пользовались дорожной картой проекта, её поначалу может быть трудно отличить от других элементов планирования проекта. Ниже приводятся их отличия.

Дорожная карта и план проекта

У дорожной карты и плана проекта много общего. Они оба должны создаваться в начале проекта и оба являются живыми документами — по сравнению со статичными, фиксированными постановлениями. Однако в отличие от плана проекта дорожная карта должна быть посвящена только общему обзору. При создании дорожной карты необходимо не дать себе увязнуть в болоте конкретики, так как это лишит документа его цели. Помните: это обзор с высоты птичьего полёта, а не пошаговая инструкция.

Для создания хорошего плана проекта требуется погружение в некоторые подробности, такие как хронология проекта, его бюджет, роли всех ответственных лиц и показатели успеха, которые вы будете использовать для оценки своего проекта.

Дорожная карта проекта и дорожная карта продукта

Дорожная карта продукта — это видение вашей команды в отношении функций, которые вы планируете запустить в течение определённого периода времени. Дорожная карта продукта — это единый источник достоверной информации для вашей команды в отношении этих запусков. Она обычно включает в себя такие детали, как приоритет или масштаб запуска, все заинтересованные лица, связанные с продуктом и инжинирингом, а также список маркетинговых материалов — в числе прочих.

Несмотря на сходство в названиях, дорожная карта проекта — это нечто совершенно иное. У любого проекта, а не только у проекта по запуску продукта, может и должна быть дорожная карта. Например, рекомендуется создать дорожную карту проекта виртуального мероприятия, которое планирует ваша команда, или предстоящего проекта ИТ-команды. В обоих случаях дорожная карта проекта — это обзор его целей и того, как вы собираетесь их достичь.

Дорожная карта проекта и диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это наглядное представление проекта. Она похожа на хронологию и отображает задачи и ожидаемые результаты на графике с горизонтальными столбиками. Зачастую команды предпочитают строить дорожные карты своих проектов в виде хронологий с помощью диаграмм Ганта и используют компонент горизонтального графика для описания высокоуровневых инициатив во времени.

Однако функциональные возможности диаграмм Ганта выходят далеко за рамки дорожных карт проектов. Диаграммы Ганта позволяют легко визуализировать взаимосвязи и зависимости между задачами. Они также позволяют сразу понять, как части вашего проекта сочетаются друг с другом и какие важные этапы приближаются.

Даже если вы планируете построить дорожную карту проекта в виде диаграммы Ганта, необходимо выбрать такой инструмент, который предлагает различные способы визуализации работы и возможность легко переключаться между видами — не только в виде хронологии, но и в виде канбан-доски, списка задач и календаря. Таким образом, вы не только сможете создать эффективную дорожную карту проекта, но и ваши заинтересованные лица смогут просматривать работу в любом удобном для них виде.

Зачем нужна дорожная карта проекта

Если вы никогда раньше не создавали дорожную карту проекта, вы можете спросить: «А нужна ли она мне?» И, хотя не требуется создавать дорожную карту для каждого проекта (подробнее об этом позже), если ваша работа ограничена по времени, дорожная карта проекта — это лучший способ донести до заинтересованных лиц ваши общие цели. Существует три основных преимущества создания дорожной карты проекта до начала совещания по запуску.

Как только ваша команда освоит планирование на уровне проекта, подумайте о создании шаблона стратегической дорожной карты. Он объединяет несколько проектов в рамках одного долгосрочного видения, позволяя отслеживать важные этапы в разных отделах и связывать каждую инициативу с целями компании.

1. Чётко обрисуйте цели своего проекта

Основное предназначение дорожной карты проекта заключается в определении целей проекта до того, как вы назначите совещание по запуску и составите план проекта. Дорожная карта должна дать вам представление о том, где вы находитесь и, в конечном счёте, куда вы движетесь. Даже если в ней не будет массы деталей о том, как вы собираетесь ко всему этому прийти, определение задач проекта на столь раннем этапе поможет вам обрести ясность и достичь поставленных целей.

Представьте, что вы создаёте дорожную карту проекта для календаря контента в социальных сетях. Вы уже знаете, где находитесь, т. е. знаете количество подписчиков и уровень вовлечённости своей аудитории, поэтому дорожная карта проекта поможет вам определиться с тем, где вы хотите оказаться и к какому сроку. Допустим, вы хотите удвоить количество подписчиков в Instagram в ближайшие 6 месяцев или, может быть, вдвое улучшить показатели вовлечённости в следующем году. Каков бы ни был ваш план, дорожная карта проекта поможет вам и заинтересованным сторонам увидеть общую картину.

2. Получите поддержку ожидаемых результатов проекта на раннем этапе

В рамках создания дорожной карты проекта вы указываете, какие результаты важны для данного проекта. Определение этих результатов до начала совещания о запуске поможет вам узнать, кого пригласить на совещание, представить заинтересованным лицам лучший обзор проекта и, в конечном итоге, получить поддержку.

Допустим, вы создаёте дорожную карту проекта по отслеживанию отзывов клиентов. Ваша дорожная карта даёт общее представление о проекте и объясняет, как процесс отслеживания отзывов клиентов работает в настоящее время, а также как ваш проект будет улучшать его по ходу реализации дорожной карты. При этом дорожная карта проекта также помогает прояснить, какие результаты вы ожидаете получить по его итогам. Возможно, вы работаете над созданием хранилища всех отзывов клиентов с возможностью сортировки и поиска, А может быть, вы хотите получить не менее 100 отзывов от клиентов к концу финансового года. Ключевым фактором здесь является наличие описания чётко определённых результатов.

3. Управляйте ожиданиями заинтересованных лиц с самого начала

Обзор: готово. конечный продукт — тоже. В конечном счёте вы создаёте дорожную карту проекта, ч��обы поделиться важной информацией, которую должны знать заинтересованные лица, и получить одобрение ожидаемых результатов, важных этапов и графика проекта. Имея всю эту информацию перед началом организационного совещания, заинтересованные лица смогут получить общее представление об области проекта и сроках его реализации.

Представьте, что вы составили дорожную карту проекта для новой маркетинговой кампании. В ходе организационного совещания заинтересованные лица из других отделов могут высказать свои собственные представления о том, куда они хотят направить проект и каких результатов ожидают. Однако вместо того чтобы проводить стартовую встречу в форме мозгового штурма, вы предлагаете чёткий план важных этапов и целей проекта. Таким образом, вы с самого начала будете управлять ожиданиями заинтересованных лиц и обеспечите проекту максимальный успех.

Как создать дорожную карту проекта за 5 шагов

Чтобы составить эффективную дорожную карту проекта, вам необходимо наглядно представить сроки, результаты и график проекта. Эти элементы, собранные вместе, образуют дорожную карту проекта — общий обзор того, что происходит, когда и в каких инициативах будут задействованы сотрудники и заинтересованные лица проекта. 

Ниже подробно описано, как создать дорожную карту проекта.

Шаг 1. Составьте график проекта

Ключевым моментом является график проекта, поскольку он закладывает основу для всей дорожной карты. Начните с определения дат начала и завершения проекта. Этот шаг включает в себя планирование ключевых этапов проекта и обеспечение реалистичного графика для всех важных этапов и результатов проекта. 

Для наглядного представления хронологии можно использовать диаграмму Ганта или аналогичный инструмент для составления дорожных карт. Это визуальное представление помогает выявить любые потенциальные конфликты в планировании и гарантирует, что каждый член команды понимает хронологию проекта.

Шаг 2: определите ожидаемые результаты и важные этапы

Важно определить результаты, которые должен принести ваш проект. 

• Конечный продукт — это осязаемые результаты или продукты, которые будут получены в результате проекта. 

• Вехи же представляют собой важные контрольные пункты или события в жизненном цикле проекта. 

На этом этапе необходимо перечислить все ожидаемые результаты и определить важные этапы, включая конкретные даты сдачи. Чтобы заинтересованные стороны и команда проекта понимали друг друга и были согласованы, важно быть как можно более подробными.

Шаг 3. Определите зависимости между задачами

Зависимости задач — это задачи, которые команда должна завершить, прежде чем можно будет приступить к другой задаче. Этот этап включает в себя выявление и документирование зависимостей между задачами. 

Чтобы логически спланировать работу и гарантировать, что предварительные задачи будут выполнены до начала зависимых задач, важно понимать эти зависимости. Такая ясность помогает избежать узких мест и оптимизировать рабочий процесс на протяжении всего проекта.

Шаг 4. Проясните все возможные риски

Признание потенциальных рисков и препятствий на ранних этапах планирования проекта имеет жизненно важное значение для его успешного завершения. Этот этап включает в себя выявление любых факторов, которые потенциально могут задержать или сорвать проект, и разработку планов действий в отношении этих рисков. 

Речь идет о том, чтобы действовать на опережение, а не реагировать на проблемы, которые могут возникнуть. Подумайте о проведении сессии по оценке рисков с командой проекта, чтобы обсудить потенциальные риски и стратегии их снижения.

Шаг 5. Посвятите в курс дела заинтересованных лиц

Предоставление дорожной карты проекта ключевым заинтересованным сторонам — это последний шаг к получению их поддержки. Это включает в себя представление дорожной карты заинтересованным сторонам и объяснение ключевых элементов, таких как график проекта, ожидаемые результаты, важные этапы, зависимости и риски. 

Это возможность собрать обратную связь, внести необходимые коррективы и убедиться, что все участники четко понимают видение и цели проекта. Привлечение заинтересованных сторон на раннем этапе часто помогает согласовать ожидания и обеспечить необходимые ресурсы и поддержку проекта.

Лучший способ создания и представления дорожной карты проекта — это инструмент для управления работой, например Asana. С помощью Asana у заинтересованных сторон появляется центральный источник достоверной информации и общий обзор всего проекта, а не только вашей дорожной карты. Благодаря совместному использованию центрального источника достоверной информации ваша команда будет лучше подготовлена к планированию, управлению и выполнению задач.

Примеры дорожной карты проекта

Единого способа создания дорожной карты проекта не существует. Её следует структурировать так, чтобы представить свою работу наилучшим образом. Однако есть два примера, которые помогут вам начать.

Пример дорожной карты проекта виртуального мероприятия

Пример дорожной карты проекта для ИТ-команды

Эта дорожная карта проекта охватывает несколько направлений — в данном случае отдел ИТ планирует три большие инициативы в четвёртом квартале, каждая из которых имеет свою структуру и цели. Однако поскольку сотрудники отдела будут работать над всеми тремя инициативами одновременно, дорожную карту лучше всего разместить в едином информационном центре. Благодаря этому у всей ИТ-команды будет центральный источник достоверной информации по всем трём грядущим инициативам.

Советы по внедрению эффективной дорожной карты проекта

Создание дорожной карты проекта часто может показаться плаванием по неизведанным водам, особенно когда на карту поставлены эффективность и продуктивность команды. Распространённая проблема, с которой сталкиваются многие команды при разработке дорожных карт, — это тенденция к чрезмерному усложнению или отрыву от реальных ограничений и целей проекта. Это приводит к путанице, срыву дедлайнов и неоправданным ожиданиям.

Чтобы устранить разрыв между планированием и реализацией дорожной карты, воспользуйтесь нашими советами по согласованию дорожной карты с целями команды.

Понимание целей проекта

Прежде чем приступить к созданию дорожной карты, важно иметь чёткое представление о целях проекта. Это понимание гарантирует, что дорожная карта проекта послужит руководством для согласования каждой задачи и важного этапа с общими стратегическими целями.

Пример: команда разработчиков программного обеспечения работает над новым приложением. При использовании методологии Agile дорожная карта проекта должна описывать важные этапы, такие как завершение этапа проектирования, бета-тестирование и официальный запуск. Кроме того, дорожная карта должна напрямую связывать каждый важный этап с целью проекта — выпуском удобного и функционального приложения в установленные сроки. Такое детальное представление помогает более эффективно управлять жизненным циклом проекта.

Привлекайте участников команды и ключевых заинтересованных сторон к процессу планирования

Привлечение команды проекта к планированию дорожной карты является ключом к созданию реалистичной и достижимой дорожной карты проекта. Такой совместный подход обеспечивает вовлечённость всех участников команды и ключевых заинтересованных сторон, а также позволяет использовать их аналитику и опыт.

Пример: представьте себе маркетинговую команду, планирующую запуск продукта. Включив в разработку дорожной карты команды из отделов дизайна, контента и социальных сетей, менеджер проекта может обеспечить отражение в ней комплексной стратегии, учитывающей сильные стороны и сроки каждого отдела. 

Приоритет гибкости

Хотя важно иметь подробную дорожную карту проекта, гибкость необходима для адаптации к непредвиденным изменениям, препятствиям или проблемам. Чтобы не допустить срыва проекта из-за непредвиденных изменений, дорожная карта должна быть достаточно адаптируемой, чтобы можно было вносить коррективы. Это включает в себя эффективное управление бэклогом задач путём регулярного анализа и определения приоритетов, а также адаптацию базового плана проекта — его запланированного объёма, сроков и затрат — для внесения необходимых изменений.

Пример: рассмотрим строительный проект, столкнувшийся с неожиданными проблемами в цепочке поставок. Гибкая дорожная карта проекта будет включать буферное время и альтернативные пути, чтобы поддерживать ход проекта, несмотря на эти непредвиденные препятствия. Правильное распределение ресурсов и управление рабочим процессом гарантируют наличие подходящего персонала, инструментов и бюджета на каждом этапе проекта, что позволяет избежать узких мест и обеспечить успешное завершение проекта.

Регулярно пересматривайте и обновляйте дорожную карту

Дорожная карта проекта — это не инструмент, который можно создать и забыть о нём. Она требует регулярных пересмотров и обновлений, чтобы отражать нынешний статус проекта и любые изменения в целях или внешних факторах.

Пример: долгосрочная модернизация ИТ-инфраструктуры. По мере выполнения проекта могут появляться новые технологии или более эффективные решения. Регулярный пересмотр дорожной карты позволяет менеджеру проекта учитывать эти достижения и обеспечивать максимальную эффективность и актуальность проекта. 

Используйте программное обеспечение для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами позволяет значительно упростить процесс создания и поддержания дорожной карты проекта. Эти платформы предлагают централизованное место для отслеживания прогресса, управления задачами и облегчения общения между участниками команды и ключевыми заинтересованными сторонами.

Пример: команда, работающая над крупномасштабной цифровой трансформацией по гибкой методологии, может использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы интегрировать дорожную карту с инструментами для учёта времени, управления ресурсами и общения. Эти интеграции с инструментом для создания дорожных карт обеспечивают полное представление о ходе выполнения проекта, позволяя руководителям выявлять узкие места на ранней стадии и вносить коррективы в режиме реального времени. 

Всем ли проектам нужна дорожная карта?

Дорожная карта нужна не всегда. Например, если ваш проект имеет небольшой масштаб, например это может быть календарь отслеживания блогов на следующий месяц или низкоприоритетная инициатива по исправлению ошибок, то создание дорожной карты проекта может оказаться излишним. В таком случае всё равно не повредит регулярно советоваться с заинтересованными сторонами проекта и стремиться к тому, чтобы информация по проекту хранилась в центральном источнике достоверной информации. Однако при этом не стоит навязывать дорожную карту проекта там, где в ней нет необходимости.

Создайте дорожную карту проекта для своей команды

С помощью эффективной дорожной карты проекта вы можете дать своей команде представление о том, куда вы идёте, как собираетесь достичь цели и кто отправится в путь вместе с вами. Дорожная карта проекта — это начало всего остального планирования проекта, а создание сильной дорожной карты — отличный способ начать здоровый проект.

Вы готовы составить свою первую дорожную карту проекта? Попробуйте Asana — это лидер в области управления работой и лучший инструмент для вашей команды.