Пять шагов по созданию плана вовлеченности заинтересованных лиц (с шаблоном)

Заинтересованные стороны часто участвуют в проектах по финансовым или стратегическим причинам. В зависимости от их мотивации, уровень их заинтересованности и влияния на ваш проект будет варьироваться. Вот почему важно знать, как адаптировать свой стиль общения к потребностям заинтересованных сторон, чтобы уделять первостепенное внимание тем, кто оказывает наибольшее влияние.

Шаблон плана вовлеченности заинтересованных лиц поможет вам определить круг заинтересованных лиц, их влияние и уровень интереса, а также стратегию коммуникации. Ваша команда может использовать этот шаблон, чтобы удовлетворять потребности заинтересованных сторон и предотвращать нарушение рабочей нагрузки проекта из-за коммуникационных барьеров. Читайте дальше, чтобы узнать, как план вовлеченности заинтересованных сторон поможет вам управлять отношениями с клиентами, инвесторами и руководителями.

Что такое план вовлеченности заинтересованных лиц?

План вовлеченности заинтересованных лиц (ПВЗЛ) документирует степень вовлеченности и влияния заинтересованных лиц в вашем проекте. В нём также описывается план коммуникации с заинтересованными сторонами, в том числе когда вы будете обращаться к каждой из них, какую платформу вы будете использовать и сколько информации вы будете предоставлять.

Заинтересованными сторонами могут быть как участники вашей команды, так и внешние стороны, на которых влияет ваша работа.

• Внутренние заинтересованные стороны могут включать менеджеров проектов, операционные команды, руководителей отделов и членов правления.

• Внешними заинтересованными сторонами могут быть клиенты, инвесторы, поставщики, партнёры компании или акционеры.

Поскольку общение с заинтересованными сторонами начинается в самом начале проекта, вы создадите свой план вовлеченности на этапе планирования проекта. Как только у вас появится идея для проекта, определите, кто является его заинтересованными сторонами и насколько они должны (или хотят) быть вовлечены. По мере выполнения проекта вы можете корректировать ПВЗП в соответствии с их потребностями.

Как использовать план вовлеченности заинтересованных лиц

План вовлеченности заинтересованных сторон не должен побуждать вашу команду прислушиваться к некоторым из них, игнорируя других. Он должен направлять вас в процессе планирования проекта и помогать общаться с теми, кто в этом больше всего нуждается. 

Для некоторых заинтересованных сторон ключевое значение имеют вовлечённость и обучение. Другие предпочитают пассивно получать доступ к материалам в удобное для них время. При создании ПВЗС разделите заинтересованные стороны на категории, чтобы вы могли общаться с ними наиболее эффективным способом в зависимости от их влияния и уровня интереса. 

Одним из преимуществ ПВЗС является его совместный характер. Когда вы интегрируете ПВЗП в программное обеспечение для управления работой, ваша команда может обновлять документ по мере необходимости и назначать ответственность за различные разделы. Это также даст вам свободу делиться планом между проектами и людьми.

Что должно быть в плане вовлеченности заинтересованных сторон

Планы вовлеченности заинтересованных сторон различаются в зависимости от приоритетов команды и заинтересованных сторон.

Ключевые компоненты ПВЗ:

• Имя заинтересованного лица: укажите, кто является заинтересованным лицом.

• Уровень интереса: присвойте заинтересованным лицам метки в зависимости от уровня их интереса или вовлеченности в проект. Ниже приведены пять уровней вовлеченности заинтересованных сторон.

• Уровень влияния: присвойте заинтересованным лицам рейтинг от очень высокого до очень низкого в зависимости от того, насколько они влияют на проект. 

• Частота общения: определите, как часто вы будете общаться с этой заинтересованной стороной.

• Канал связи: укажите, какой инструмент вы будете использовать для общения с этой заинтересованной стороной.

• Тип информации: определите тип информации, которую вы будете предоставлять этому заинтересованному лицу при общении.

Цель создания плана вовлеченности заинтересованных сторон — определить цели или мотивы заинтересованных сторон, а также методы коммуникации, которые вы будете использовать.

Пять шагов по созданию плана взаимодействия с заинтересованными сторонами

Чтобы создать план вовлеченности заинтересованных сторон, который поможет вам работать с ними так, чтобы они это ценили, сначала нужно понять, каковы их потребности и как они влияют на ваш проект. Для начала выполните следующие действия.

1. Определите заинтересованные стороны

Некоторые заинтересованные лица будут более вовлечены в ваш проект с самого начала. Такой уровень вовлеченности часто обусловлен их мотивами.

Например, руководитель, контролирующий проект, может быть более вовлечён, потому что от него зависит его работа. С другой стороны, внешний партнер с небольшой финансовой долей может быть вовлечён в меньшей степени и не захочет знать все детали происходящего. 

Пять уровней вовлеченности заинтересованных лиц

• Ведущая: ведущая заинтересованная сторона осознаёт влияние проекта и активно участвует в его реализации.

• Поддерживающее: поддерживающее заинтересованное лицо осознаёт влияние проекта и поддерживает его.

• Нейтральное: нейтральное заинтересованное лицо осознаёт влияние проекта, но не сопротивляется и не поддерживает его.

• Сопротивляющееся: заинтересованное лицо осознаёт влияние проекта, но сопротивляется изменениям.

• Неосведомлённые: неосведомлённые заинтересованные лица не знают о проекте или его влиянии.

Узнав уровень вовлеченности заинтересованных сторон, вы определите степень их влияния на проект. Институт управления проектами определяет влияние как степень контроля заинтересованного лица над проектом. Когда заинтересованная сторона имеет большое влияние, она может контролировать ключевые решения по проекту и побуждать других к действию.

Масштаб влияния заинтересованных лиц

• Очень высокий: заинтересованное лицо с очень высоким влиянием имеет значительный контроль над ключевыми решениями по проекту.

• Высокое: заинтересованное лицо с высоким влиянием может побуждать других к действию.

• Среднее: заинтересованное лицо со среднее влияние, если оно часто участвует в процессе принятия решений.

• Низкое: заинтересованное лицо с низким влиянием может высказывать своё мнение о решениях и выражать свои опасения, но вы не всегда можете принимать его идеи во внимание. 

• Очень низкий: заинтересованное лицо с очень низким влиянием может участвовать в проекте, когда пожелает, но не будет контролировать какие-либо решения.

2. Разместите заинтересованных лиц на матрице влияния/заинтересованности

Теперь, когда вы знаете уровень влияния и заинтересованности заинтересованных сторон, вы можете отобразить каждую из них на матрице влияния/заинтересованности. Это не то, чем вы хотели бы поделиться с заинтересованными сторонами, но это может помочь вам определить, каким должен быть ваш стиль общения и ритм для каждого человека.

Четыре основные группы заинтересованных лиц:

• Высокая заинтересованность и высокое влияние. Это заинтересованные лица из категории «ведущих» или «поддерживающих». Это ключевые игроки и самые важные участники в вашем списке. Регулярно сверяйте ожидания друг друга с заинтересованными лицами из этой категории и тщательно информируйте их о проекте. Это заинтересованные стороны, которых важнее всего иметь на своей Доске.

• Высокая заинтересованность и низкое влияние. Эти заинтересованные стороны также, скорее всего, относятся к категориям «ведущих» или «поддерживающих». Хотя они не обладают таким большим влиянием, их всё равно следует держать в курсе всех основных коммуникаций и поощрять к участию другими способами в зависимости от ситуации. Используя инструмент управления проектами, вы можете без дополнительных усилий держать в курсе заинтересованные стороны с высоким интересом.

• Высокое влияние и низкая заинтересованность. Эти заинтересованные стороны могут относиться к категориям «нейтральные» или «сопротивляющиеся», и обучение имеет решающее значение для их удержания на Доске. Они могут стать более сопротивляющимися, если их застанет врасплох изменение проекта, поэтому убедитесь, что у них есть доступ к информации, когда это необходимо, и информируйте их о любой работе, которая может повлиять на их Рабочая нагрузка по проекту.

• Низкое влияние и низкая заинтересованность. Это заинтересованные лица из категории «неосведомлённых». Вам не нужно часто связываться с этими людьми, но вы должны использовать свой инструмент управления проектами для рассылки ежемесячных обновлений. Таким образом, вы сможете предоставлять им ключевые сведения о проекте, а они будут знать, что у них есть возможность принять в нём более активное участие.

3. Составьте план обмена информацией

Составление карты заинтересованных лиц даёт вам представление о том, как общаться с ними в зависимости от их уровня влияния и заинтересованности. Следующий шаг — создать собственный план коммуникаций, используя эти точки. 

План обмена информацией имеет решающее значение, поскольку он определяет, как вы будете обучать и информировать заинтересованные стороны. Независимо от того, в какой квадрант они попадают, убедитесь, что у заинтересованных сторон есть возможность получить доступ к соответствующей информации о проекте. Лучший способ добиться этого — хранить всю информацию о проекте в одном месте, например в инструменте управления проектами. Заинтересованные лица, которым нужна аналитика о статусе проекта в реальном времени или общее представление о хронологии проекта, могут использовать этот инструмент для получения информации. 

Создание плана обмена информацией состоит из двух этапов: 

1. Определите различные каналы обмена информацией. Какие каналы связи регулярно использует ваша команда? Для чего используется каждый из них? 

2. Определите, какой тип коммуникации нужен каждому квадранту заинтересованных сторон. Коммуникация не может быть универсальной. Определите, как вы будете общаться с заинтересованными сторонами и информировать их в течение жизненного цикла проекта. 

Например, заинтересованные лица, которые имеют большой интерес и влияние на проект, могут нуждаться в еженедельном общении. Вы можете предоставить им обновления текущего статуса проекта через инструмент управления работой.

Когда работа над планом обмена информацией будет завершена, его нужно будет предоставить команде проекта. Если план обмена информацией по проекту потребуется изменить, обязательно обновите его и сообщите всем об этих изменениях. Так у вашей команды всегда будет актуальная информация.

4. Используйте обратную связь для пересмотра плана по мере необходимости

Заинтересованные стороны часто меняют поведение в ходе проекта, поэтому помните, что точки, которые вы нанесли на матрицу интересов/влияния, не высечены в камне. 

Вы можете не только пересматривать свой план на основе изменений в поведении, которые вы наблюдаете, но и делиться им с заинтересованными сторонами и запрашивать их отзывы. Лучший способ получить обратную связь от заинтересованных лиц — четко понимать, о чем вы спрашиваете. 

Например, предоставьте заинтересованным сторонам свой план обмена информацией и спросите их: «Подходит ли вам этот план? Есть ли какие-то области, которые вы хотели бы изменить?»

Другие советы по получению обратной связи:

• Попросите предоставить письменный отзыв или проведите официальный опрос с подробными вопросами о вашем процессе вовлеченности

• Спросите свою команду, что она думает о плане вовлеченности

• Сообщайте заинтересованным сторонам и участникам команды о любых изменениях, которые вы вносите в план вовлеченности

• Попросите обратную связь в видеозвонке, если это проще и удобнее для заинтересованной стороны 

Шаблон плана вовлеченности заинтересованных сторон

Ниже приведен заполненный пример шаблона вовлеченности заинтересованных сторон, который включает в себя область для перечисления заинтересованных сторон, оценки их уровня интереса и влияния, а также описания плана коммуникации с ними.

Загрузите наш бесплатный шаблон ниже, чтобы создать хорошо спланированную стратегию вовлеченности для вашего следующего проекта.

Каковы преимущества плана вовлеченности заинтересованных сторон?

Эффективный план вовлеченности заинтересованных лиц помогает вашей команде информировать и обучать заинтересованные стороны. Другие преимущества ПВЗС:

• Управление ожиданиями: заинтересованные стороны будут знать траекторию проекта и то, чего ожидать на каждом этапе.

• Снижение рисков проекта: заинтересованные стороны не будут вносить крупные изменения, которые могут поставить под угрозу успех проекта.

• Укрепляет доверие: создаёт более прочные отношения между участниками команды и заинтересованными сторонами.

• Улучшает процесс принятия решений: упрощает прогнозирование потребностей и желаний заинтересованных сторон для определения дальнейших действий.

• Способствует синергии: когда команды общаются, они могут более эффективно сотрудничать и творить. 

Оптимизация планирования с участием заинтересованных сторон с помощью Asana

Вовлеченность заинтересованных сторон имеет решающее значение для успеха любого проекта. Когда вы адаптируете общение к потребностям и желаниям каждого заинтересованного лица, результаты будут бесценными. 

Asana даёт вам возможность планировать стратегию вовлеченности, делиться своим планом с другими и реализовывать его вместе с вашим проектом. Планируйте все свои инициативы в одном месте: от маркетинговых кампаний до проектов и отношений с клиентами.