Пять элементов управления проектами и варианты их использования

Время и деньги — это то, чего хочет большинство людей, но экономить их не всегда просто. Однако Business должны уделять приоритетное внимание экономии, поскольку именно это часто удерживает их на плаву. Самый простой способ помочь компании экономить время и деньги — контролировать проекты с помощью управления проектами. 

В этой статье мы объясним, что такое контроль проекта и как его можно использовать для прогнозирования и понимания времени и денег, затрачиваемых на проекты.

Что такое контроль проекта в управлении проектами?

Контроль проекта — это набор процессов, используемых для понимания и влияния на количество времени или денег, затрачиваемых на проект. Каждый элемент управления проектом фокусируется на отдельной части плана проекта, такой как график, ресурсы или потенциальные риски.

Цель управления проектом — оставаться в рамках области проекта, по возможности минимизировать бюджет и придерживаться графика.

Механизмы контроля и управление проектами

Контроль и управление проектами имеют общие функции. Оба процесса помогают вам своевременно выполнять проект в рамках его объёма. Однако контроль проекта не так широк по своему назначению, как управление проектом. 

В то время как управление проектами направлено на поддержание всего проекта в нужном русле, включая людей, процессы и результаты, контроль проекта сосредоточен на контроле качества, чтобы сэкономить время и деньги. 

В чём заключается важность контроля проекта

Контроль проекта предоставляет информацию, которая позволяет менеджерам проектов принимать обоснованные и своевременные решения, предотвращающие риски. Ваша задача как менеджера проекта — от начала и до завершения — заключается в том, чтобы всё шло по плану и в рамках объёма работ. 

Без процесса контроля проекта трудно ответить на важные вопросы, которые могут повлиять на его успех или усложнить его. Вот некоторые причины, по которым проекты могут выбиться из графика без надлежащего контроля:

• Люди: без контроля проекта могут возникнуть вопросы о том, кто может работать над проектом, кто отвечает за какие роли и обязанности и кто должен брать на себя ответственность за конкретные задачи в ходе разработки проекта.

• Качество: процесс контроля проекта гарантирует, что ожидания оправдаются, элементы на каждом этапе проекта будут завершены и всё будет работать как надо.

• Стоимость: когда стоимость проекта не контролируется, могут возникнуть непредвиденные расходы из-за изменений, внесённых заинтересованными сторонами, или просчётов при планировании проекта. 

• Время: контроль сроков проекта предотвращает такие проблемы, как задержки, смещение приоритетов и конфликты ресурсов, которые могут привести к неудовлетворительным результатам.

Благодаря процессу контроля вы можете вовремя заметить, что что-то идёт не по плану, и быстро скорректировать курс, чтобы ваш проект шёл по плану. 

Пять элементов управления проектами

Ниже перечислены пять элементов управления, которые можно внедрить, чтобы лучше контролировать план проекта.

1. График

Повышение прозрачности графика проекта помогает вам понять, что вы движетесь по хронологии проекта. Для этого необходимо отслеживать всю работу по проекту в одном месте, например в инструменте для управления проектами. Так вы сможете с первого взгляда определять задачи, дедлайны и зависимости. Кроме того, можно установить важные этапы проекта в качестве контрольных пунктов для оценки прогресса.

Чтобы держать заинтересованные стороны в курсе хода работ, используйте отчёты о статусе проекта. Эти двухнедельные или ежемесячные отчёты — отличный способ оценить, идёт ли ваш проект по плану. Если проект идет не так, как планировалось, вы можете быстро определить причину и устранить неполадки. Затем поделитесь этой информацией с заинтересованными сторонами, чтобы все были в курсе происходящего.

Совет. Используйте диаграмму Ганта, чтобы видеть график проекта с разбивкой по задачам и важным этапам. Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию проекта, программы или работы. Этот тип диаграммы поможет вам оценить, сколько времени займёт проект, и показать зависимости между задачами.

2. Ресурсы

Каждый проект зависит от ресурсов, таких как время, деньги или доступность участников команды. Управление ресурсами является важной частью процесса контроля проекта, поскольку это возможность для вашей команды эффективно контролировать затраты и отслеживать доступное время и материалы. Оценка затрат и планирование ресурсов на этапе инициации проекта также помогут вам уложиться в бюджет. 

Вам нужно не только чёткое представление о том, какие ресурсы доступны в начале проекта, но и способ отслеживать затраты и ресурсы по ходу его выполнения. Если часть проекта выходит за рамки бюджета или участник команды больше не доступен, когда вы думали, что он будет, упреждающий контроль проекта поможет вам быстро найти альтернативу. 

Совет. Попробуйте рассчитать отклонение по затратам, чтобы проанализировать, насколько вы придерживаетесь бюджета. Чтобы определить отклонение затрат, вычтите фактическую стоимость из освоенной стоимости. Освоенная стоимость — это сумма фактически завершенного задания. Фактическая стоимость — это сумма денег, потраченная на уже выполненную работу.  Формула для расчёта отклонения затрат: CV = EV – AC.

3. Риск

Управление рисками проекта — это важнейший элемент контроля, позволяющий заблаговременно выявлять и предотвращать риски, способные сорвать проект. Лучший способ добиться этого — использовать реестр рисков, в котором вы ранжируете потенциальные риски по приоритету и оцениваете, как ими управлять. 

Совет: к распространенным сценариям рисков, с которыми вы можете столкнуться в проекте, относятся безопасность данных, проблемы с общением, задержки в планировании, незапланированная работа и кража материалов. Вы можете использовать эти категории, чтобы начать мозговой штурм по составлению реестра рисков.

4. Изменения

Контроль изменений — один из лучших способов предотвратить разрастание области проекта, которое может привести к задержкам в сроках, увеличению бюджета и дефектам проекта. Внедрив процесс контроля изменений, вы будете готовы к любым изменениям в проекте. 

Это связано с тем, что процесс контроля изменений помогает оценить важность предлагаемых изменений и, если они важны, понять, какие из них можно внедрить без увеличения сроков или изменения области проекта. Использование этого процесса позволит вашей команде эффективно справляться с изменениями, поскольку она будет чувствовать себя информированной, вовлечённой и одобренной.

Совет: как правило, процесс контроля изменений зависит от конкретного проекта. Для более масштабных изменений на уровне организации рекомендуем внедрить процесс менеджмента изменений. Менеджмент изменений — это процесс подготовки к реализации новых решений на уровне организации и контроля этой работы.

5. Производительность

Управление производительностью — это широкий процесс мониторинга успешности вашего проекта. Самый простой способ — установить ключевые показатели эффективности (КПЭ) для оценки результативности проекта. Они могут включать отслеживание затрат по сравнению с базовыми показателями, своевременное завершение, оплаченные часы и рентабельность инвестиций.

Какие бы цели вы ни ставили, убедитесь, что они поддаются количественной оценке, конкретны и измеримы. В случае сомнений используйте метод SMART-целей. SMART-цели — это аббревиатура, которая расшифровывается как конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Achievable), реалистичные (Realistic) и ограниченные по времени (Time-bound). 

Совет: хороший KPI должен отслеживать одно измеримое значение, на которое вы или ваша команда можете своевременно повлиять. Он также должен помогать вам в достижении стратегических целей и давать сотрудникам чёткое представление о том, какой вклад их проекты вносят в достижение целей компании. 

Используя эти элементы управления, вы можете быть уверены, что контролируете свой проект со всех сторон. В конечном итоге это сэкономит вам время и деньги и поможет создать успешные результаты проекта. 

Где использовать элементы управления проектами

Контроль над проектом не менее важен, чем создание ожидаемых результатов. Внедряйте элементы управления на всех этапах жизненного цикла проекта, если хотите избежать неожиданных сюрпризов.

Планирование проекта (инициирование)

Этап планирования проекта — это ваш шанс заложить в его основу элементы управления. Чем подробнее ваш план, тем меньше вам придётся управлять контролем в будущем. 

Планирование проекта включает в себя:

• Определение хронологии проекта

• Распределение ролей и обязанностей

• Создание иерархической структуры работ (WBS)

• Определение заинтересованных сторон

• Создание задач проекта

На этапе планирования проекта также следует спланировать бюджет и попытаться оценить будущие затраты. Подготовка к предстоящим событиям является частью процесса контроля, поскольку она позволяет поддерживать проект в нужном русле ещё до его начала.

Выполнение проекта

Как только проект начнёт развиваться, приходит время для процессов контроля. Пока команда разрабатывает, программирует и создаёт продукт, средства контроля проекта помогают отслеживать ход его выполнения.

Убедитесь, что вы учли все пять элементов управления проектом на каждом этапе. Во время реализации они дают представление о том, как продвигается работа и где могут потребоваться корректировки. Если вам нужен более быстрый способ делиться обновлениями, попробуйте использовать шаблон отчёта о ходе работ. Он превращает текущие проверки в быстрые и последовательные сводки для вашей команды.

Закрытие проекта

После отправки завершенных результатов всем заинтересованным сторонам проекта используйте информацию, собранную в процессе контроля проекта, для проведения анализа результатов. 

Это совещание — возможность оценить полученные знания и получить рекомендации для будущих проектов. Независимо от того, потеряли ли вы деньги и время из-за ошибок или справились с задачами исключительно хорошо, этот шаг позволяет извлечь уроки из полученного опыта для будущих проектов.

Контролируйте свой проект с помощью программного обеспечения для управления проектами

Одновременный контроль различных частей проекта может привести к хаосу. Поскольку процесс контроля происходит во время реализации проекта, вы должны отслеживать его контрольные параметры, а также следить за тем, чтобы команда проекта оставалась вовлечённой и сосредоточенной на важной работе. 

С помощью программного обеспечения для управления проектами можно отслеживать ход выполнения работ, быть в курсе важных показателей и изменений статуса, а также получать общую картину, необходимую для соблюдения графика и бюджета.