Ваша команда — залог успеха каждого проекта. Вы полагаетесь на их время и навыки, чтобы поддерживать рабочий процесс, но бывает непросто узнать, когда все свободны. Когда у вас несколько проектов и меняющиеся приоритеты, вам нужен способ отслеживать загрузку команды, устанавливать реалистичные дедлайны и вносить корректировки по мере изменения потребностей проекта или доступных ресурсов.

В этом вам может помочь шаблон для планирования ресурсов. Из этой статьи вы узнаете, что такое шаблон планирования производительности, познакомитесь с распространёнными стратегиями, узнаете о преимуществах использования цифрового шаблона и о том, как применять его в работе своей команды.

Что такое шаблон для планирования ресурсов?

Шаблон для планирования загрузки — это предназначенное для многократного использования руководство, которое помогает оценить доступные ресурсы вашей команды с учётом требований конкретного проекта. Он гарантирует, что у вас будет достаточно людей, времени и навыков для своевременного выполнения задач, чтобы ничего не упустить. Её также можно использовать для заблаговременного планирования и быстрой адаптации в случае изменения области проекта или доступности участников команды.

Создание шаблона планирования производительности требует небольших усилий, но в дальнейшем экономит вам время. Для каждого нового проекта просто скопируйте шаблон и добавьте такие сведения, как задачи, необходимое количество часов и кто свободен. Таким образом, вам не придётся каждый раз начинать всё сначала, и у вас будет чёткая схема, которая поможет вам планировать и вносить коррективы по мере изменения ситуации.

Типы стратегий планирования ресурсов

Прежде чем создавать шаблон, полезно ознакомиться с основными способами, которыми команды планируют производительность. Существует четыре наиболее распространённые стратегии: опережение, отставание, соответствие и корректировка. Каждая из них по-своему обеспечивает баланс между ресурсами вашей команды и потребностями проекта.

• Стратегия опережения: вы увеличиваете производственную мощность до того, как ожидаете высокого спроса. Это хорошо подходит для команд, которые могут прогнозировать сезонные всплески или периоды роста в ходе ежегодного планирования.

• Стратегия отставания: вы увеличиваете производственную способность только тогда, когда видите спрос в реальном времени. Это позволяет поддерживать низкий уровень затрат, но может создать нагрузку для вашей команды, если спрос неожиданно вырастет.

• Стратегия соответствия: вы увеличиваете способность небольшими шагами, пока не достигнете нужного уровня. Это обеспечивает большую гибкость при сохранении управляемости рисками.

• Стратегия корректировки: вы постоянно отслеживаете тенденции спроса и постепенно корректируете способность по мере изменения условий. Это хороший вариант для команд, которые работают в быстро меняющихся условиях.

Понимание этих стратегий поможет вам решить, как структурировать шаблон для планирования способностей. Например:

• Стратегия опережения: сделайте акцент на полях прогнозирования спроса в вашем шаблоне.

• Стратегия соответствия: предусмотрите более частые интервалы для проверок, чтобы корректировать способность по мере изменения спроса.

Преимущества цифрового шаблона для планирования ресурсов

Планирование производительности — это непрерывный процесс. Вам необходимо отслеживать загрузку своей команды на протяжении всего проекта, чтобы иметь возможность вносить корректировки по мере изменения ситуации. Цифровой шаблон для планирования загрузки значительно упрощает эту задачу.

Вместо того чтобы документировать требования проекта и возможности команды в статичном документе или шаблоне Microsoft Excel, цифровой шаблон позволяет вносить изменения в режиме реального времени. В результате вы можете оперативно адаптироваться к изменениям, добавляя в проект дополнительных участников команды, корректируя область проекта или продлевая сроки его выполнения.

С помощью цифрового шаблона для планирования производительности вы сможете:

• Сравнивать нынешние ресурсы с требуемыми ресурсами в плане распределения ресурсов.

• Обновлять требования к производительности, доступность команды и дедлайны в режиме реального времени.

• Визуализировать, как ресурсы команды и её загрузка меняются с течением времени.

• С лёгкостью предоставлять информацию о производительности команды заинтересованным сторонам и другим участникам коллектива.

• Планировать производительность команды в том же месте, где выполняется работа, чтобы не приходилось переключаться между разными приложениями для выполнения задач.

• С первого взгляда определяйте, ниже ли вы, на уровне или выше уровня своей способности.

• Автоматически рассчитывайте общее количество часов для вашего проекта.

Типы шаблонов для планирования ресурсов

У каждой команды свой подход к планированию производительности. В зависимости от того, чем вы управляете, вам может понадобиться другой тип шаблона. Вот четыре распространённых типа, которые стоит рассмотреть:

• Шаблон планирования производительности по проекту: этот шаблон ориентирован на один проект и содержит все задачи, требуемое для их выполнения время и участников команды, которым они назначены. Он идеально подходит для менеджеров проектов, которым необходимо обеспечить наличие нужных ресурсов для одной инициативы от начала до конца.

• Шаблон для планирования производительности команды: этот шаблон позволяет получить более широкое представление о доступности вашей команды в нескольких проектах. Он помогает вам видеть, кто перегружен, а у кого есть свободное время, чтобы взять на себя больше работы, чтобы вы могли сбалансировать загрузку и предотвратить выгорание.

• Шаблон для планирования способностей персонала: этот шаблон, предназначенный для планирования персонала, помогает командам по управлению персоналом и операционной деятельности прогнозировать потребности в сотрудниках. Он полезен, когда вам нужно спланировать найм, адаптацию или перераспределение сотрудников между отделами.

• Шаблон планирования способности портфеля: если вы управляете несколькими проектами или инициативами на уровне предприятия, шаблон портфеля поддерживает управление портфелем проектов, предоставляя вам обобщённое представление о распределении ресурсов во всей организации. Он помогает руководству принимать обоснованные решения о том, куда вкладывать время и людей.

Выберите шаблон, который лучше всего соответствует вашим потребностям в планировании, или объедините элементы из разных шаблонов, чтобы получить более полное представление о производительности вашей команды.

Что должно быть в шаблоне планирования ресурсов

Ваш шаблон планирования производительности должен позволять прогнозировать потребности проекта, оценивать нынешнюю производительность команды и сравнивать эти два показателя. Кроме того, вы можете создать нестандартные поля, чтобы указать, какая роль в проекте отвечает за каждую задачу, например менеджер проекта, копирайтер или дизайнер.

• Раздел «Участники команды»: перечислите всех, кто будет работать над вашим проектом, а также укажите их доступные часы и часы, в течение которых они должны работать. Создайте нестандартные поля, чтобы указать статус загруженности каждого сотрудника, чтобы было легко видеть, у кого недогрузка или перегрузка.

Используйте раздел «Задачи проекта», чтобы назначать каждую задачу соответствующим специалистам с учётом их навыков и наличия свободного времени.

Управляйте производительностью команды с помощью функции «Загрузка»

Шаблон планирования производительности — это отличный способ управлять ресурсами для конкретных проектов. Но если у вас большая команда или вы хотите управлять производительностью сразу по нескольким проектам, вам может понадобиться более специализированный инструмент управления загрузкой. В этом случае функция «Загрузка» в Asana может помочь, предоставив наглядное представление о выработке вашей команды, чтобы вы могли видеть, над чем работает каждый сотрудник в рамках различных инициатив.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, позволяющее с одного взгляда увидеть всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, так что вы можете видеть не только названия задач и сроки их выполнения, но и любые соответствующие настраиваемые поля, такие как «Приоритет», «Статус» и другие. Обеспечьте всей команде понимание того, кто, что и когда делает, чтобы упростить совместную работу.

• Нестандартные поля. Добавляйте теги, сортируйте и фильтруйте свою работу. Вы можете создавать нестандартные поля для всего, что требуется отслеживать, например для приоритета, статуса, адреса электронной почты или номера телефона. Используйте их, чтобы упорядочивать и планировать задачи, а также добавлять их в разные проекты для обеспечения единообразия.

• Даты начала. Иногда нужно отслеживать не только срок выполнения задачи, но и дату начала работы над ней. Время и даты начала дают участникам вашей команды чёткое представление о том, сколько времени должна занять каждая задача. Используйте даты начала, чтобы ставить задачи, отслеживать их выполнение и управлять работой, согласовывая цели вашей команды и не допуская, чтобы зависимости оставались без внимания.

• Добавление задач в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Командам необходимо уметь эффективно взаимодействовать с другими отделами. Но если у каждого отдела своя система хранения документов, работа тормозится и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только позволяет избежать дублирования и повысить прозрачность работы между коллективами, но и улучшает совместную деятельность. Кроме того, она помогает вашей команде просматривать задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать взаимосвязь между задачами и участниками команды.

Рекомендуемые приложения

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам и передачу задач. Оперативно создавайте билеты Jira прямо в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий коммерческих и технических команд.

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задач, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в календарь и выделяйте время на выполнение работы.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и поручения из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. Переходите от быстрых вопросов и поручений к задачам с исполнителями и сроками выполнения. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить обсуждения, по результатам которых можно действовать, и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания сотрудники могут быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

Как использовать шаблон для планирования ресурсов

После настройки шаблон для планирования производительности прост в использовании. Вот что нужно сделать:

1. Добавьте в шаблон все задачи проекта.

2. Оцените временные требования для каждой задачи. Чтобы ваши оценки были максимально точными, учтите, сколько времени уходило на выполнение похожих задач в прошлом.

3. Решите, какой участник команды будет отвечать за каждую из задач.

4. Попросите команду проанализировать свои расписания, чтобы определить общее количество доступных часов. Чтобы рассчитать количество доступных часов, определите количество рабочих дней в течение всего проекта. Затем вычтите время на совещания, административные задачи, общение, перерывы и другие проекты.

5. Укажите количество рабочих часов, доступных каждому участнику команды, и сравните его с количеством часов, необходимым для выполнения каждой задачи.

6. По мере выполнения работы вносите необходимые корректировки, чтобы у вашей команды было достаточно ресурсов для реализации инициативы. Это может включать в себя понижение приоритета других проектов, корректировку области проекта, перенос сроков проекта или привлечение других участников команды к работе над проектом.

Начните управлять производительностью своей команды с помощью Asana

Планирование производительности может быть простым. С помощью подходящего шаблона вы можете прогнозировать загрузку своей команды, избегать перегрузок и обеспечивать бесперебойную реализацию проектов.

Asana позволяет с лёгкостью составлять план распределения ресурсов и управлять им на той же платформе, где уже работает ваша команда. Обновляйте информацию о доступности, переназначайте задачи и адаптируйтесь к изменениям, не переключаясь между инструментами. Готовы взять под контроль загрузку своей команды? Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о планировании производительности