Когда команды быстро растут, управление ресурсами может превратиться в жонглирование. Без надлежащего планирования ваши будущие проекты могут застопориться из-за неизвестных кадровых потребностей или неравномерной загрузки. Шаблон плана кадрового обеспечения помогает централизованно визуализировать роли, обязанности и способности. С помощью этого шаблона вы сможете создать план, который поможет найти нужных людей для выполнения нужной работы в нужное время.

Шаблон кадрового планирования от Asana упрощает организацию персонала по набору навыков, хронологии или отделам. Независимо от того, управляете ли вы сезонным наймом, запуском крупного проекта или ежедневным планированием работы команды, этот простой шаблон кадрового плана поможет вам стратегически распределять ресурсы и адаптироваться по мере изменения приоритетов.

Кому полезны шаблоны штатного расписания?

В Asana мы видели, как команды самого разного типа используют шаблоны кадрового планирования для координации приоритетов. Подробный план кадрового обеспечения предотвращает выгорание участников команды, помогает принимать решения о найме и обеспечивает непосредственный вклад каждой должности в достижение бизнес-целей.

Отделы кадров и команды по работе с персоналом

Специалисты по персоналу используют штатные расписания для прогнозирования потребностей в персонале, планирования бюджета на выплату заработной платы и поддержания сбалансированной структуры команды. Шаблон обеспечивает прозрачный обзор нынешних и будущих кадровых потребностей.

Менеджеры проектов

Руководители проектов используют шаблон матрицы персонала, чтобы выявлять дефицит навыков и эффективно распределять ресурсы. Это важный инструмент для координации людей с учётом сроков проекта, особенно в межфункциональных средах.

Руководители отделов

Руководители команд используют шаблон для координации рабочей нагрузки, оценки эффективности и принятия обоснованных решений о перераспределении персонала или одобрении новых сотрудников.

Финансовые и операционные команды

Специалисты по операционной деятельности и финансовые менеджеры используют шаблоны штатного расписания, чтобы понимать, как распределяются ресурсы и каковы связанные с этим затраты.

Зачем использовать шаблон кадрового плана от Asana

Когда вы можете видеть весь свой персонал вместе с хронологиями проектов, вам проще выявлять узкие места, решать проблемы со способностью и заблаговременно планировать свою кадровую стратегию.

Преимущества использования шаблона штатного расписания включают:

• Согласование сотрудников, навыков и приоритетов в едином централизованном рабочем пространстве

• Прогнозирование потребностей в персонале и сроков найма

• Распределение загрузки, чтобы предотвращать выгорание и срыв дедлайнов

• Улучшение прозрачности распределения ресурсов между командами и проектами

• Экономия времени благодаря адаптивному и простому шаблону кадрового плана, который масштабируется вместе с вашей организацией

Как использовать этот шаблон плана укомплектования персоналом

Этот шаблон плана кадрового обеспечения помогает командам отдела кадров, менеджерам и владельцам бизнеса распределять персонал в соответствии с целями организации. Он упорядочивает все элементы кадрового планирования, чтобы вы могли составить штатное расписание, отвечающее как краткосрочным, так и долгосрочным приоритетам.

Разделы и столбцы шаблона представляют собой дорожную карту для оценки вашей нынешней кадровой ситуации, устранения пробелов и подготовки к будущим кадровым потребностям. Выполните следующие действия, чтобы максимально эффективно использовать шаблон из бесплатной версии Asana.

Шаг 1. Согласование кадрового плана с бизнес-стратегией

Начните с раздела «Согласование со стратегией». Опишите, как ваши задачи по подбору персонала связаны с целями компании и предстоящими инициативами. Добавьте бизнес-цели к каждой задаче, чтобы решения по подбору персонала напрямую поддерживали вашу общую бизнес-стратегию.

Укажите все запланированные конкретные проекты или направления развития, которые будут влиять на процесс найма. Такое согласование на раннем этапе помогает гарантировать, что каждый сотрудник будет назначен на подходящую должность для достижения приоритетных целей организации.

Шаг 2. Анализ персонала и прогнозирование потребностей

Перейдите в раздел «Анализ и прогнозирование персонала», чтобы оценить ваш нынешний персонал и спрогнозировать будущие потребности. Используйте столбцы «Ключевые навыки», «Эффективность» и «Стаж работы», чтобы получить ценную аналитику о вашей существующей команде.

Этот раздел поможет вам определить количество имеющихся у вас работников, занятых полный рабочий день, количество работников, необходимое для развития, и способы оптимизации штатного расписания в разных отделах. Занеся сюда данные о кадрах, вы сможете прогнозировать дефицит и готовиться к будущему расширению.

Шаг 3. Проведите анализ пробелов

В разделе «Анализ пробелов» сравните ваш нынешний штат с прогнозируемыми потребностями. Используйте столбцы «Необходимые навыки» и «Показатели успешности», чтобы выделить области, в которых требуется дополнительное обучение или наем сотрудников.

Анализ пробелов способствует проактивному планированию кадрового резерва за счет выявления областей, в которых не хватает определенных навыков или опыта. Это также полезный инструмент для владельцев бизнеса и отделов кадров, позволяющий планировать целенаправленные меры по развитию персонала или подбору кадров.

Шаг 4. Разработка стратегий укомплектования персоналом

В разделе «Стратегии кадрового обеспечения» определите, как вы будете устранять выявленные пробелы. Создавайте задачи для новых сотрудников, внутренних переводов или подрядчиков, чтобы сбалансировать загрузку и производительность. Также можно добавить сведения о плане обучения и инициативах, направленных на повышение вовлечённости или удержание работников. 

Шаг 5. Планирование бюджета и ресурсов

В разделе «Бюджет и ресурсы» оцените заработную плату, льготы и общие затраты на персонал. Добавьте задачи для проверки подтверждений финансирования и отслеживания прогресса в достижении целей по распределению ресурсов. Этот раздел, посвящённый бюджетированию, обеспечивает соответствие вашей модели обеспечения персоналом финансовым ограничениям и прогнозам роста. 

Этап 6. Реализация, контроль и анализ

Используйте раздел «Реализация и анализ», чтобы доработать план, распределить обязанности и отслеживать результаты. Добавьте повторяющиеся задачи, чтобы оценивать эффективность кадрового обеспечения в сопоставлении с планом проекта и важными этапами рабочего процесса.

Добавьте контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс в области удержания персонала и производительности с течением времени. Это гарантирует, что ваш план останется гибким и эффективным даже при изменении приоритетов, процесса увольнения или реструктуризации.

Функции Asana для планирования и постановки целей

Функции Asana превращают ваш шаблон плана кадрового обеспечения в полностью интерактивный инструмент управления персоналом. В этот шаблон мы включили несколько основных функций для постановки целей и планирования, но вы можете настроить его с помощью любой функции из нашей библиотеки.

Нестандартные поля

Используйте настраиваемые поля для отслеживания отдела, должности, способности или назначения проекта. С помощью нестандартных полей можно легко сортировать и фильтровать данные о персонале по должностям или загрузке.

Хронология

Визуализируйте штатное расписание с помощью представления, похожего на диаграмму Ганта. Узнавайте, кто свободен, кто перегружен и где в будущем могут возникнуть кадровые пробелы.

Загрузка

Контролируйте возможности команды в реальном времени. Функция «Загрузка» позволяет выявлять дисбаланс и перераспределять работу до того, как произойдёт выгорание.

Автоматизация

Используйте правила Asana для автоматизации обновлений, связанных с персоналом. Автоматически назначайте задачи при изменении ролей или отправляйте уведомления при добавлении новых сотрудников в ваш план.

Панели задач

Превращайте данные о персонале в аналитику с помощью кастомизируемых панелей задач. Отслеживайте ход найма и показатели заполнения должностей, чтобы принимать стратегические решения.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов штатного расписания

Интеграции делают шаблон плана кадрового обеспечения Asana ещё более эффективным, поскольку позволяют связать его с инструментами, которыми уже пользуются ваши команды. Посетите наш центр приложений для интеграции, чтобы найти платформы, которыми вы регулярно пользуетесь.

Slack

Отправляйте актуальную информацию о персонале и напоминания о найме напрямую в каналы Slack. Обеспечивайте быстрое и прозрачное общение между отделом кадров и руководителями отделов.

Google Таблицы

Синхронизируйте данные о персонале с Google Таблицами для проведения углублённого анализа или формирования отчётности о численности персонала. Идеально подходит для создания ежеквартальных сводок или визуальных отчётов.

Workato

Подключите Asana к Workday, чтобы автоматически обновлять данные о работниках, новых сотрудниках и изменениях должностей в вашем штатном расписании.

Календарь Outlook

Синхронизируйте графики работы и отпуска работников напрямую со штатным расписанием. 

Tableau

Создавайте продвинутые отчёты и визуализации по загрузке команды, динамике рабочей нагрузки и прогнозам по персоналу для рассмотрения руководством.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах штатного расписания