Хотите проводить меньше совещаний, но более эффективных? Попробуйте управление совещаниями.

Представьте себе: вы сидите на совещании, у которого нет четкой цели или задач. Люди говорят, но никто ничего не записывает. Когда совещание наконец заканчивается, вы чувствуете себя измотанным, эмоционально истощённым и просто раздражённым. 

Звучит знакомо? Если да, то вы не одиноки. 

Сотрудники тратят почти три часа в неделю на ненужные совещания. Столкнувшись с потоком приглашений, мы перестаём обращать на них внимание: более половины работников занимаются другими делами во время совещаний, и лишь 43% участвуют в небольших виртуальных встречах. Достаточно сказать, что многие из нас присутствуют на совещаниях, которые являются непродуктивными, ненужными или просто скучными. 

Дело не в том, что все совещания плохи, а в том, что мы не получаем должной отдачи от потраченного времени. Нам нужно не просто меньше совещаний, нам нужны более качественные совещания, которые действительно полезны для всех участников. Ведь в конечном счёте проведение более эффективных совещаний означает, что вам потребуется меньше личного времени для выполнения задач. 

Именно здесь на помощь приходит управление совещаниями. 

Что такое управление совещаниями?

Управление совещаниями — это процесс координации и проведения совещаний с целью максимально эффективного использования времени. Оно включает в себя действия, которые вы предпринимаете до, во время и после совещания, чтобы всё прошло гладко, например создание повестки и постановку задач. 

Когда вы хорошо организуете совещания, ваши встречи становятся эффективными и продуктивными. Участники понимают цель совещания и располагают информацией, необходимой для подготовки, чтобы сохранять концентрацию и помогать сделать совместную работу максимально продуктивной. Более эффективные совещания также означают, что для выполнения задач требуется меньше встреч, а значит, вы можете оптимизировать свой график и вернуть всем драгоценное время для сосредоточенной работы. 

А нужно ли вообще проводить совещание? 

Не каждое совещание действительно необходимо. Если вы постоянно оказываетесь на ненужных совещаниях, подумайте о том, чтобы применить более целостный подход и провести «судный день совещаний». Это может показаться пугающим, но «судный день совещаний» — это обычный аудит совещаний, выведенный на новый уровень. Он заключается в том, что участников команды просят удалить все повторяющиеся совещания из своих календарей, а затем начать всё заново с обновлёнными приглашениями. Кстати, мы в Asana недавно провели такой «судный день совещаний». Благодаря аудиту, проведённому под руководством специалиста по организационному здоровью и предпринимателя Ребекки Хиндс, участники стали экономить в среднем 11 часов в месяц. 

Как управлять совещанием: 9 простых шагов

Немного дополнительной работы может значительно повысить эффективность ваших совещаний. Выполните эти девять шагов, чтобы планировать эффективные совещания и сделать так, чтобы они были полезны для всех. 

1. Перед совещанием: определите его цель

Прежде всего нужно понять цель совещания. Цель — это то, чего вы и заинтересованные лица должны достичь за время совместной работы, чтобы совещание прошло успешно. Самое главное — это темы, которые нужно обсудить, и решения, которые нужно принять. Определение цели совещания — это также хорошая возможность оценить, нужно ли оно вообще. Если вам трудно придумать темы для обсуждения или если вы можете легко ответить на вопросы в нерабочее время, подумайте о том, чтобы вместо этого использовать асинхронное общение. 

Выполните следующие три действия, чтобы определить цель совещания: 

1. Поставьте достижимую цель, чтобы ваша команда была сосредоточена и шла по плану.

2. Перечислите все темы, которые нужно обсудить для достижения цели совещания. 

3. Выделите темы, по которым необходимо принять решение для достижения цели совещания. 

Например, представьте, что ваша команда собирается на совещание, чтобы определить бюджет проекта по редизайну блога. Вот как вы могли бы определить цель совещания: 

Цель совещания: согласовать бюджетные показатели проекта по редизайну блога. 

Обязательные темы и решения: 

• Прогнозируемые расходы на другие проекты команды и общая сумма оставшихся средств. 

• Приоритетность редизайна блога по сравнению с другими проектами. Требуется решение — следует ли отдать приоритет редизайну блога и перераспределить средства из других проектов или обойтись оставшимся бюджетом? 

• Рассмотреть два варианта бюджета для изменения дизайна блога. Требуется решение: следует ли создать более дешёвую версию MVP или же выполнить полный редизайн? 

• Согласующие бюджет. Требуется решение — кто должен одобрить наш окончательный бюджет? 

2. Перед совещанием: определите участников

Теперь, когда вы определили цель совещания, можно решить, кому нужно (а кому не нужно) на нём присутствовать. Чтобы совещание было более эффективным, лучше всего ограничить количество участников теми, кому действительно необходимо присутствовать. Участниками должны быть заинтересованные стороны, чьё мнение необходимо для принятия решений и достижения целей совещания. После совещания вы всегда можете отправить протокол заинтересованным лицам, которых следует проинформировать, но не нужно вовлекать в процесс принятия решений.

3. Перед совещанием: определить роли и обязанности

У каждого участника должна быть своя роль на совещании. Перед началом совещания уточните роли и обязанности каждого участника, чтобы было понятно, за что отвечает каждая заинтересованная сторона и как ей следует подготовиться. На следующем шаге вы включите эту информацию в повестку совещания, чтобы каждый участник мог ознакомиться с ней заранее.

Если вы не знаете, с чего начать, вот несколько типичных ролей на совещаниях: 

• Координатор: проводит совещание, представляет темы из повестки и следит за тем, чтобы заинтересованные стороны были сосредоточены и не отклонялись от темы. Координатором часто является организатор совещания. 

• Лицо, ведущее протокол: записывает заметки или протокол совещания для его документирования. На регулярных совещаниях команды старайтесь чередовать обязанности по ведению протокола, чтобы один и тот же человек не выполнял эту задачу каждый раз. 

• Лица, принимающие решения: отвечают за принятие ключевых решений для достижения цели совещания. 

• Участники: предоставляют актуальную информацию и вносят вклад, необходимые для достижения цели совещания. Участники могут выступать с презентациями, рассказывать о ходе работ по проектам или просто высказывать своё мнение. 

4. Перед совещанием: подготовьте повестку и поделитесь ею

Хорошая повестка совещания служит двум целям. Она помогает своевременно спланировать и провести совещание, а также предоставляет заинтересованным сторонам информацию, необходимую для подготовки и принятия обоснованных решений. Главное — заранее поделиться повесткой заседания, в идеале не менее чем за 24 часа до его начала. 

Ваша повестка должна информировать заинтересованные стороны о целях совещания, темах для обсуждения и решениях, которые необходимо принять. Если вы уже определили цель совещания, эта информация у вас под рукой. 

Вот что следует включить в повестку совещания:

• Цель совещания.

• Участники совещания и их роли.

• Обзор с перечислением тем, которые вы будете обсуждать на совещании, включая ключевые решения, которые вам необходимо принять. 

• Продолжительность и время, отведённое на каждый элемент повестки.

• Любые материалы, которые участники должны прочитать заранее. 

Для регулярных совещаний по синхронизации многие команды идут ещё дальше, используя шаблон совещания L10. Он дополняет вашу повестку, добавляя повторяющуюся структуру для проблем, оценочных карточек и задач, чтобы совещания оставались продуктивными из недели в неделю.

5. Перед совещанием: определите, сколько времени должно занять совещание по синхронизации

Продолжительность совещания играет огромную роль в том, насколько оно может быть продуктивным, особенно если речь идёт о виртуальных совещаниях. По словам когнитивного нейробиолога доктора Сахар Юсеф, «нужна действительно веская причина, чтобы выделить на совещание более 30 минут». На самом деле исследование Microsoft, проведённое в 2020 году, показало, что усталость от видеоконференций наступает через 30 минут после начала виртуальной встречи, а это значит, что после этого момента становится намного сложнее сосредоточиться. С другой стороны, когда мы общаемся лично, мы обычно можем сохранять концентрацию внимания в течение 45–60 минут. 

Если вам нужно запланировать более длительные совещания, доктор Юсеф советует выделить время на 1-минутный перерыв через 30 минут. Это позволит вашему мозгу перезагрузиться, а вам — сохранить энергию на следующий отрезок времени. 

6. Перед совещанием: отправьте приглашение в календаре

Планирование совещаний часто бывает непростым делом, особенно если вы работаете в виртуальной команде, участники которой находятся в разных часовых поясах. При поиске времени для совещания в календарях всех участников учитывайте следующие вопросы: 

• Нужен ли вам дополнительный запас времени на дорогу или настройку оборудования? 

• Где будет проходить собрание? Нужно ли вам забронировать переговорную, отправить виртуальное приглашение или и то, и другое? 

• В каких часовых поясах находятся участники? Вы планируете совещание в рабочее время всех участников (или, по крайней мере, близко к нему)? 

7. Во время совещания: ведите протокол

Протоколы совещаний помогают запоминать и отслеживать важные сведения, такие как принятые ключевые решения, новости проекта и дальнейшие шаги. Они также пригодятся заинтересованным лицам, которые хотят быть в курсе вашего проекта. Вместо того чтобы присутствовать на совещании в качестве стороннего наблюдателя, они могут просто ознакомиться с протоколом совещания позднее. 

Ответственность за ведение протокола совещания может показаться пугающей, но это не так. Вот некоторые советы, которые могут помочь вам (или назначенному вами лицу, ведущему протокол) при составлении записей: 

• Используйте повестку совещания в качестве схемы для своих заметок. Таким образом, всё уже будет расписано, и вам не придётся предпринимать никаких дополнительных шагов для упорядочивания информации.

• Не думайте, что нужно записывать всё дословно. Вместо этого сосредоточьтесь на выделении важной информации, такой как задачи, обновления проектов и ключевые решения. 

• На виртуальных совещаниях без презентации попробуйте поделиться экраном, чтобы все могли видеть ваши заметки. Так участники команды смогут вмешаться, если им покажется, что вы упускаете какую-то важную информацию. 

8. В конце совещания: определите и назначьте задачи

Бывало ли так, что совещание заканчивалось, а вы не знали, что делать дальше? Такую путаницу можно предотвратить, если во время совещания ставить конкретные задачи. Задачи определяют, кто и что будет делать после совещания, и выполняют две важные функции: 

1. Они позволяют всем участникам быть в курсе следующих шагов и обеспечивают продвижение работы вперёд.

2. Они придают дискуссии на совещании конкретность, обеспечивая, чтобы все участники сосредоточились на чётком плане действий, а не на расплывчатых идеях. 

Чтобы все были в курсе происходящего, лучше всего назначать задачи в режиме реального времени прямо во время совещания. Обязательно зафиксируйте их в протоколе совещания, чтобы у вас была конкретная запись о том, кто за что отвечает. Если ваша команда использует такие инструменты для управления проектами, как Asana, вы можете назначать задачи прямо из повестки совещания. 

9. После совещания: распространите протокол совещания и сохраните его в архиве

Распространение протокола совещания среди его участников — отличный способ подвести итоги всего, что вы обсуждали. Это помогает заинтересованным сторонам помнить о ключевых решениях и задачах, чтобы все были в курсе дел до следующего совещания. Кроме того, обмен протоколами совещаний — это отличный способ асинхронно информировать заинтересованных лиц, которые хотят быть в курсе хода выполнения вашего проекта, но не обязательно должны присутствовать на совещаниях. 

Наконец, обязательно сохраните и заархивируйте протокол совещания в месте, к которому все смогут легко получить доступ позже. Например, Asana позволяет делать, распространять и архивировать заметки в одном централизованном месте. Заинтересованные стороны также могут комментировать протоколы совещаний и совместно работать над ними, поэтому ключевые обсуждения ведутся в том же месте, где хранится ваша работа. 

Восемь советов по эффективному управлению совещаниями

Управление совещаниями — относительно простая задача, но для того, чтобы всё получалось правильно, может потребоваться некоторая практика. Чтобы избавить вас от необходимости решать проблемы, мы подготовили восемь советов по развитию навыков управления совещаниями: 

1. Заранее предоставляйте повестку совещания: если вы поделитесь повесткой заранее, заинтересованные стороны смогут подготовиться к совещанию и будут готовы делиться идеями. В этом случае вам не придётся тратить время на то, чтобы ввести всех в курс дела, и вы сможете сразу перейти к обсуждению важных тем. 

2. Придерживайтесь повестки: ваша повестка — это основное руководство для совещания. В ней перечислены все вопросы, которые нужно обсудить, решения, которые нужно принять, и время, отведённое на каждую тему. Держите повестку в центре внимания во время совещания, чтобы улучшить управление временем и не отклоняться от темы. Если возникнут дополнительные темы, отметьте их для последующего обсуждения в асинхронном режиме или на отдельном совещании. 

3. Проводите короткие совещания: чем дольше совещание, тем сложнее всем сохранять концентрацию и вовлечённость. Пусть повестка определяет необходимую продолжительность совещания, и помните, что не все совещания должны длиться 30 или 60 минут — они могут длиться 15 минут, 40 минут или столько времени, сколько вам действительно нужно. Более короткие деловые совещания особенно важны для удалённых команд, поскольку усталость от видеоконференций наступает примерно через 30 минут. С другой стороны, во время очных встреч мы обычно можем сохранять концентрацию внимания в течение 45–60 минут. 

4. Приглашайте меньше людей: чем меньше участников совещания, тем оно эффективнее. Приглашение меньшего числа людей может сделать вашу встречу более продуктивной и дать участникам совещания пространство и время, необходимые для внесения своего вклада. Это также избавляет других заинтересованных лиц от необходимости тратить время на совещание, которое их не касается. Принимая решение о том, кого пригласить, помните, что успешные совещания направлены на принятие решений, а не просто на обмен информацией. Если заинтересованные стороны хотят быть в курсе, вы можете впоследствии отправить им протокол совещания. 

5. Начинайте вовремя: можно выделить несколько минут резервного времени, чтобы дать людям возможность прийти, но всё, что выходит за эти рамки, может повлиять на продуктивность совещания. Старайтесь всегда начинать вовремя, даже если кто-то не пришёл. Если у вас часто бывают опоздавшие, попробуйте в начале совещания задать 5-минутный вопрос для снятия напряжения, чтобы дать опоздавшим время сориентироваться. 

6. Сделайте совещание интерактивным: лучшие совещания — это те, которые полны креативности и энергии. Люди не просто приходят и пассивно слушают — они активно участвуют в обсуждении. Чтобы сделать свои совещания более интерактивными, попробуйте напрямую просить участников высказывать своё мнение и выделять время на коллективное обсуждение.

7. Предусмотрите резервное время для вопросов и ответов: придерживаться повестки важно, но также необходимо проявлять гибкость и выделять время на актуальные вопросы. Вместо того чтобы откладывать сессию вопросов и ответов на конец совещания, поощряйте участников задавать вопросы в любой момент. Так они с меньшей вероятностью забудут о них, а вы сможете ответить на каждый вопрос в контексте. 

8. Отправляйте последующие сообщения сразу же: не ждите — отправляйте последующие сообщения, пока совещание ещё свежо в памяти у всех участников. Это включает в себя рассылку протоколов совещаний, планирование последующих совещаний и назначение задач. 

Верните эффективность своим совещаниям

Совещания не обязательно должны быть пустой тратой времени. Если вы должны запомнить из этой статьи только одну вещь, пусть это будет следующее: одно продуктивное совещание всегда лучше, чем несколько непродуктивных. При небольшом предварительном планировании вы сможете сделать столько же (если не больше) за гораздо меньшее время, а также у вас будет больше времени для сосредоточенной работы. 

Хотите получить больше ресурсов по проведению совещаний? Ознакомьтесь с нашими статьями о ежедневных планёрках, ретроспективах спринта, совещаниях по планированию спринта, организационных совещаниях по проекту и совещаниях по подведению итогов проекта.