Типы графиков работы: как найти правильный подход для своей команды

Ваша команда — самая важная часть любого проекта. Их работа — и их время — имеют решающее значение для достижения целей проекта и стимулирования роста бизнеса. А когда вы эффективно управляете временем своей команды, вы даёте каждому сотруднику возможность выполнять свою работу максимально качественно. 

Именно для этого и нужны графики работы. При правильном подходе график работы позволяет максимально эффективно использовать ресурсы вашей команды и гарантирует, что ваш проект или бизнес будет обеспечен всем необходимым для успеха.

Что такое рабочий график?

Рабочее расписание — это документ, в котором указаны конкретные дни и часы, когда ваша команда будет работать. Он служит своего рода дорожной картой, позволяющей участникам команды знать, когда от них ожидается доступность, и иметь чёткое представление о том, кто и когда работает. 

Существует множество способов составить график работы. Выбор типа графика зависит от потребностей вашей команды, целей вашего проекта и компании, а также от уникальной культуры вашей организации. Например:

• Команды веб-разработчиков могут использовать более гибкий график полной занятости, который позволяет работникам устанавливать своё собственное рабочее время.

• Команды службы поддержки клиентов могут работать посменно, чтобы обеспечивать круглосуточную поддержку. 

Всегда консультируйтесь со своими юридическим отделом и отделом кадров, прежде чем вносить какие-либо изменения в график работы, поскольку могут существовать местные или национальные правовые ограничения и процедурные требования.  

Далее мы рассмотрим типы графиков работы, чтобы вы могли выбрать тот, который подходит для рабочего процесса вашей команды.

Базовые графики работы

Базовые типы графиков различаются исключительно количеством отработанных часов. В целом базовые графики работы означают, что участники вашей команды будут работать одинаковое количество часов каждую неделю. При этом вы всегда можете настроить недельные графики полной или частичной занятости, чтобы обеспечить дополнительную гибкость или удовлетворить конкретные потребности бизнеса. 

График работы на полную ставку

Графики полной занятости предусматривают примерно 40 часов работы в неделю, обычно с понедельника по пятницу, хотя в разных странах понятие полной занятости может определяться по-разному. 

• Пример: в таких странах, как Исландия, Шотландия и Бельгия, введена четырехдневная рабочая неделя. 

График работы с неполной занятостью

Графики работы с неполной занятостью предусматривают (как вы уже догадались) меньшее количество часов, чем графики работы с полной занятостью. Это оставляет большое пространство для манёвра. 

• Пример. Работник, занятый неполный рабочий день, может работать два часа в неделю или 25 часов в неделю. 

Гибкие графики работы

Гибкие графики широко распространены среди работающих удалённо команд. На самом деле 35% работников говорят, что гибкий подход к рабочему времени имеет решающее значение для улучшения баланса между работой и личной жизнью при удалённом формате.

Гибкие графики позволяют сотрудникам работать в то время, когда они наиболее продуктивны, и подстраивать рабочие часы под свой личный распорядок. Это может улучшить баланс между работой и личной жизнью, способствовать достижению состояния потока и обеспечить необходимое время для концентрации тем, кто работает лучше рано утром или вечером.

Ниже описаны наиболее распространённые типы гибких графиков. 

Гибкий график

Этот вариант предусматривает «основные часы», когда участники команды должны находиться в офисе или быть онлайн и доступными, например, с 11:00 до 15:00. Вне этих основных часов ваша команда может работать по собственному графику. 

• Пример: вы можете решить работать с 7:00 до 15:00, а другой участник команды — с 10:00 до 18:00. 

Годовой фонд рабочего времени

Этот вариант полезен, если в вашей команде наблюдаются значительные колебания спроса. При годовом учёте рабочего времени работникам устанавливается определённое общее количество часов в год, обычно с определённым количеством основных часов в каждую рабочую неделю. 

• Пример: инженерная команда может работать сверхурочно в течение нескольких недель, предшествующих крупному запуску, а затем сократить рабочее время на следующей неделе. 

Сжатый график работы

Сжатый график позволяет участникам команды сократить количество рабочих дней. 

• Пример: вы можете работать четыре 10-часовых дня вместо пяти 8-часовых. 

График работы фрилансеров

Фрилансеры — это подрядчики, а не работники, и обычно они могут работать по графику, который соответствует их собственным потребностям. Зачастую фрилансерам платят по завершении проекта, а не за количество отработанных часов. 

• Пример: писательница выделяет время для фриланс-проектов по утрам, с 7:00 до 11:00, а во второй половине дня посвящает себя написанию собственной книги.

Гибридный график работы

Гибридный график работы — это когда команды чередуют удалённую работу и работу в офисе, что даёт сотрудникам гибкость удалённой работы и преимущества очной совместной работы. 

• Пример: небольшая команда по дизайну бренда собирается в офисе по средам, а в остальные дни недели работает из дома.  

Графики посменной работы

Графики посменной работы предполагают более структурированный подход. Чаще всего их используют команды с нестандартным графиком работы — например, команда службы поддержки клиентов, которая обеспечивает круглосуточную поддержку, или команда поваров, которой нужно готовить блюда рано утром. 

График работы по сменам с ротацией

Этот тип графика смен позволяет компаниям работать круглосуточно, а работникам — работать поочерёдно. 

• Пример: одни сотрудники могут работать днём, а другие — рано утром или в ночную смену. 

График с разделением смены

Этот тип графика разделяет смену работника на две части. 

• Пример: сотрудник может прийти на работу утром, уйти, а затем вернуться на другую смену вечером. 

График работы по вызову

Когда работник находится на дежурстве, он готов приступить к работе, если это потребуется. Обычно он всё равно работает свою обычную смену, а затем, после ухода, остаётся на связи. Дежурства обычно распределяются между участниками команды по определенным дням недели, чтобы никому не приходилось быть начеку постоянно. 

• Пример. Работник работает с 9:00 до 17:00, а после ухода с работы находится на связи на случай, если в смене не будет хватать людей или возникнет чрезвычайная ситуация. 

Для всех типов графиков работы всегда уточняйте у своих внутренних команд, какие варианты возможны с учетом трудовых договоров и местного законодательства. Всегда рекомендуется консультироваться с работниками по поводу любых изменений графика работы и заранее уведомлять их об этом. Во многих странах это является обязательным требованием. 

Кроме того, за пределами США в трудовых договорах обычно указываются дни и часы работы сотрудников. Всегда консультируйтесь со своими отделами кадров и юридическим отделом, прежде чем вносить какие-либо изменения.

Как создать рабочий график за 8 шагов

Выполните следующие действия, чтобы создать индивидуальный график работы, который настроит вашу команду на успех.  

1. Определите требования и ресурсы

Прежде чем приступать к составлению графика, определите объём работ, за который будет отвечать ваша команда, а также ресурсы, которыми вы располагаете. Это позволит вам планировать рабочее время команды таким образом, чтобы реалистично выполнять задачи проекта.

Если ваша команда состоит из штатных работников, определите, сколько человек в ней, сколько часов они обычно работают и когда у них предстоят отпуска или отгулы. Если вы полагаетесь на участников команды или подрядчиков, работающих по почасовой ставке, сверьтесь с бюджетом проекта, чтобы определить, сколько часов в неделю вы можете себе позволить оплачивать таким работникам или подрядчикам. 

2. Определите, когда должна работать ваша команда

В зависимости от потребностей вашего бизнеса или проекта вам может потребоваться, чтобы участники команды были доступны в определённое время. Задайте себе следующие вопросы, чтобы определить, какой тип графика лучше всего подходит вашей команде. 

• Ваша команда работает в рабочее время в одном часовом поясе или в разных часовых поясах? Во втором случае вам, возможно, придётся планировать совещания на определённое время с учётом разницы во времени. Например, некоторым участникам команды, возможно, придётся быть на связи в 8:00 по тихоокеанскому времени, чтобы встретиться с коллегами из Европы. 

• Нужен ли вам кто-то на связи вне обычного рабочего времени? Например, команда разработчиков программного обеспечения может назначить дежурного на случай, если сайт или сервер компании перестанут работать. 

• Работает ли ваша команда вне обычного рабочего времени? Например, круглосуточная служба поддержки может использовать скользящий график смен, чтобы обеспечивать непрерывную поддержку клиентов. 

• Какую рабочую нагрузку вы ожидаете в разное время суток, года или месяца? Например, в B2B-компании продажи могут снижаться в период праздников, а в кулинарном бизнесе каждый день в обеденное время может наблюдаться всплеск активности. 

• Нужно ли вашей команде встречаться лично, или вы можете работать асинхронно? А если вам нужно личное общение, то в какое время лучше всего встречаться? Если вы выберете более гибкий график, эти вопросы помогут вам определить «основные часы» работы вашей команды. 

3. Составьте список требований для каждой смены

Теперь, когда вы определили, когда ваша команда должна быть на связи, подумайте о кадровых потребностях для каждой смены. Это позволит вам каждый день обеспечивать идеальный баланс между руководством и экспертными знаниями. 

Для начала задайте себе следующие вопросы: 

• Могут ли участники команды работать самостоятельно, или было бы полезно, чтобы кто-то из руководства был доступен для контроля или ответов на вопросы? Например, в команде медсестёр всегда должен быть дежурный врач, который будет заниматься сортировкой более серьёзных заболеваний.

• Какие специалисты требуются? Например, операционной команде могут понадобиться люди с разными компетенциями с 9:00 до 17:00, такие как администратор, офис-менеджер и ИТ-специалист. 

• Должны ли участники команды с определёнными компетенциями быть доступны в разное время? Например, это может касаться команды продаж, которая работает с клиентами в нескольких регионах мира. Один менеджер по работе с клиентами может быть на связи рано утром, чтобы общаться с клиентами в Европе, а другой — работать в вечернее время, чтобы синхронизироваться с командами в Азии.  

Вы можете использовать шаблон плана укомплектования персоналом, чтобы прогнозировать потребности в персонале, документировать производительность своей команды и предотвращать пробелы в расписании при составлении графика работы.

4. Узнайте свою команду поближе

Чтобы сделать своё рабочее расписание максимально эффективным, важно не ограничиваться только запросом информации о доступности каждого сотрудника. 

Спросите каждого участника команды, когда он предпочитает работать и когда он наиболее продуктивен — например, с самого утра или в конце дня. Это позволит вам обеспечить максимальную отдачу от каждого сотрудника и избежать назначения совещаний команды на время, когда участники предпочитают сосредоточенно работать. 

Кроме того, узнайте, какой способ совместной работы предпочитает каждый сотрудник. Например, если участники команды ценят личные встречи, но при этом нуждаются во времени для сосредоточенной работы без отвлечений, хорошим вариантом может стать гибкий график с основными часами работы. 

5. Составьте график

Теперь, когда вы определились с требованиями и предпочтениями команды, можно приступать к составлению графика работы коллектива. Формат и уровень детализации зависят от выбранного типа расписания — например, от того, планируете ли вы чередующиеся смены или стандартный рабочий день с 9 до 17. 

Однако вот несколько ключевых компонентов, которые следует включить во все типы графиков работы: 

• Имя каждого участника команды

• Даты и время, когда они должны работать

• Тип работы, за которую отвечает каждый сотрудник

• Место работы (например, в офисе или удалённо)

Обратите внимание, что приведённый выше график работы представлен исключительно в качестве примера и не отражает политику Asana в отношении графиков работы. 

Составив черновик первоначального графика работы, обязательно проконсультируйтесь со специалистами по юридическим вопросам и кадрам, чтобы обсудить, какие меры необходимо принять для обеспечения соответствия графика всем национальным, федеральным и региональным нормативным актам. 

6. Учитывайте изменения

В жизни случается всякое — люди болеют, у них возникают семейные проблемы и они берут заслуженный отпуск. Поэтому важно спланировать, как вы будете вносить изменения в рабочий график своей команды при возникновении непредвиденных обстоятельств. 

При составлении графика работы команды учитывайте следующие моменты: 

• Больничные дни: определите, что будет происходить, когда кому-то понадобится взять выходной в последний момент. Например, вам может понадобиться найти замену или назначить ответственного за обработку любых срочных запросов или вопросов. Или же вы можете разрешить участникам команды при необходимости меняться сменами друг с другом. 

• Запланированные отгулы: разработайте чёткие правила, согласно которым работники должны запрашивать отгулы. Подумайте, за какой срок они должны сообщать вам об этом. Например, вам может потребоваться более длительный срок уведомления, если кто-то будет отсутствовать неделю или больше, и менее длительный срок уведомления в случае однодневных отгулов.

• Наличие резервных сотрудников: заранее задокументируйте наличие резервных сотрудников в вашей команде и назначьте дополнительных контактных лиц для конкретных нужд компании или проекта. Таким образом, у вас будет справочная информация, когда вам потребуется закрыть свободные смены из-за больничных и запланированных отгулов. Информацией о заменах можно поделиться в плане обеспечения непрерывности бизнеса. 

7. Поделитесь графиком

Чтобы рабочий график был эффективным, он должен быть доступен всем участникам вашей команды. Публикация графика работы команды обеспечивает ясность, необходимую для эффективного совместного труда сотрудников. Это позволяет сотрудникам знать, кто доступен для запросов и вопросов в любой момент времени, и устанавливает границы для участников команды, которые не работают. 

Существует множество инструментов, которые можно использовать для создания и представления графика работы — от простых шаблонов Excel до более функционального программного обеспечения для управления проектами. 

Преимущества создания графика работы в Asana

С помощью такого инструмента, как Asana:

• Вы можете легко делиться информацией в центральном источнике достоверной информации, гарантируя, что у вашей команды будет доступ к самой актуальной версии графика. 

• Участники команды могут легко обновлять информацию о своей доступности и делиться примечаниями в режиме реального времени. 

• Вы можете визуализировать рабочий график своей команды с помощью различных представлений проекта, включая список, доску, календарь или хронологию.

8. Просите высказывать мнения

Первый составленный вами график работы не обязан быть идеальным. На самом деле, вы можете рассчитывать на постоянную корректировку и улучшение графика работы своей команды, и сбор обратной связи является важной частью этого процесса.

Установите регулярную периодичность запроса мнений у вашей группы — например, в конце каждого месяца или квартала. Это позволит вам и дальше адаптировать рабочий график команды и давать каждому сотруднику возможность сосредоточиться на задачах и взаимодействовать с коллегами в полной мере. 

Как рабочий график помогает вашей команде?

График работы может помочь вашей команде выполнять свою работу максимально эффективно. Вот как это работает. 

• Повышение продуктивности: разные люди могут быть продуктивны в разное время — например, одни могут входить в состояние потока в утренние часы, а другие — лучше работать вечером. Рабочий график позволяет вам учитывать предпочтительное время работы участников команды, чтобы они могли работать тогда, когда они наиболее продуктивны.

• Используйте сильные стороны вашей команды: у разных участников команды разные навыки. Например, один человек может быть экстравертом и хорошо общаться с клиентами, а другой — преуспевать в координации закулисных процессов. Учитывая эти различия при составлении графика, вы сможете обеспечить сбалансированное распределение сильных сторон вашей команды.

• Обеспечение ясности: предоставление доступа к рабочему графику вашей команде позволяет всем знать, кто и когда работает. Таким образом, участники команды всегда знают, кто может помочь в тот или иной момент. И когда у людей нерабочее время, об этом знает вся команда, поэтому работники могут полностью отключаться от дел. 

• Экономия времени: составление графика работы может занять больше времени на начальном этапе, но вы будете благодарны себе за это в будущем. После того как вы наладите последовательный процесс составления графиков, а также разработаете правила подачи запросов на отгулы, вы будете тратить меньше времени на решение организационных вопросов и внесение изменений в последний момент. 

• Контроль расходов: если участникам вашей команды платят почасово, что часто встречается в США, рабочий график — это простой способ оптимизировать расходы и уложиться в бюджет проекта. Это помогает управлять рабочим временем работников или подрядчиков и избегать дорогостоящего перераспределения графика. Вы также сможете избежать недозагрузки и гарантировать, что у вас всегда будет достаточно сотрудников. 

• Соблюдение нормативных требований: в зависимости от количества часов, отработанных участниками команды, они могут иметь право на определённые льготы, такие как минимальные перерывы на отдых, перерывы на обед или оплата сверхурочной работы. Использование графика работы для управления рабочим временем сотрудников может помочь вам соблюдать национальные, федеральные и региональные законы и нормативные акты, такие как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) в США или требования к рабочему времени в Европе. Обязательно проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем предлагать новый график работы. 

Используйте шаблон рабочего графика для уверенного планирования

При правильном подходе рабочий график учитывает сильные стороны вашей команды и позволяет каждому её участнику работать максимально продуктивно. Когда вы делитесь графиком работы со своей командой, каждый может чётко видеть, какие участники команды доступны в любой момент времени, кто за что отвечает и кто не работает.