申し送りとは？意味・引き継ぎとの違いから効率的な書き方まで解説

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ビジネスにおいて、前任者から後任者に業務の詳細や進捗といった情報を的確かつスムーズに流すことは非常に重要です。その作業は「申し送り」と呼ばれ、看護や介護業界だけでなく、さまざまな職種で日々行われています。効率的に申し送りを行い、適切に業務を行えるよう、こちらの記事では申し送りについてまとめます。

申し送りとは？

申し送りとは、ある業務に関して、前任者が後任のスタッフにその内容や進捗、指示などを伝えることをいいます。「申送り」と表記されることもあり、また、申し送る内容は「申し送り事項」と呼ばれます。

申し送りと引き継ぎの違い

「引き継ぎ」とは、申し送りと同様、前任者から後任者に業務内容を伝えることを意味します。申し送りとの意味合いに厳密な違いはないですが、申し送りは「ひとつの業務を複数人が交代制で行っている場合」に用いられることが多く、一方の引き継ぎは「前任者が退任するため、後任者への業務内容伝達が必要な場合」に使用されます。つまり後者の場合、情報を受け取る側はそれまでその業務に携わっていなかったということです。

申し送りが必要な場面

申し送りが必要なケースとしてまず頭に浮かぶのは、看護や介護の世界ではないでしょうか。

• 医療、看護

• 介護

• 警備

上記のような、シフト制が用いられる業界では、申し送りをすることが通常です。24 時間体制で行われるこのような仕事では、自分が担当していたときに生じたトラブルや注意点を後任するメンバーに伝えるだけでなく、自分が前任者から申し送りを受けた情報共有もしっかりと後任者と行う必要があります。

また、上記のような業界だけでなく、ビジネスの世界では「申し送り」をする職種がほかにも多くあります。たとえば 24 時間稼働する工場で行われるのがその例で、製造業でも申し送りは重要な業務のひとつと考えられています。

申し送りの目的と重要性

では申し送りをするのはなぜでしょうか？

申し送りの目的は、業務を適切に行えるようにする ことにあります。前述のとおり、申し送りはシフト制が組まれている仕事で必要となる業務です。適切に仕事が遂行されるよう、そのための情報、指示、進捗といった申し送り事項を伝えます。

申し送りが適切に行われないと、業務が適切に行われることが難しくなり、思わぬ問題やアクシデントが発生してしまう可能性もあります。申し送りを正しく行い、業務について正確に把握しておくことが非常に重要です。

効率的に申し送りをする方法

申し送りは、やり方によってその目的を果たせない場合もあります。どうすれば正しく、しかも効率的に行えるのか、申し送りの行い方をご紹介します。

口頭で済ませず、ポイントを押さえて伝える

まず申し送りをする上で大切なのが、決して口頭で済ませないことです。たとえ申し送り事項が少なくても、必ず書き留めて行います。

適切な媒体を活用する

職場によって、申し送りのフォーマットは指定されていることが多いかもしれません。紙媒体の場合もあれば、メールやチャットなどのコミュニケーションツールを使用する場合もあるでしょう。もし情報が一元管理されたプラットフォームがあれば、理想的です。情報共有がスムーズに行えるだけでなく、これまでの記録も紛失したり、他の情報に埋もれることなくいつでもアクセスできる状態を保てるからです。

後任者を考慮した書き方を心がける

申し送りの書き方ももちろん重要です。後任のメンバーが把握すべき必要事項は、時系列ではなく項目別にまとめます。また、伝え方も冗長な情報や曖昧な表現は避け、ポイントを押さえながら簡潔に後任者に伝えるようにしましょう。

所感と事実を区別する

適切に申し送りをするためには、所感と事実はしっかりと区別して伝達することが重要です。何が事実で何が個人的な意見もしくは推測なのかを分けて、後任者に伝えるようにしましょう。

申し送りテンプレートを作成し活用する

特に看護や介護業では、この申し送りに割く時間が非常に多いことで知られます。申し送り時間を短縮し、仕事の生産性を上げるためにも、申し送りはテンプレートを活用して行うのがコツと言えます。申し送り事項として考慮すべき点は何か、担当者がすぐに書き込んで後任者に伝えられる体制を整えましょう。

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申し送り事項として記載すべき項目

申し送りをスムーズに行うには、伝えるべき情報をあらかじめ項目として決めておくことが有効です。業界や職種によって内容は異なりますが、対人業務を中心に、多くの現場で共通して必要になる項目は次のとおりです。

• 対象者や日時、担当者などの基本情報

• 前の担当時間に実施した対応や作業の結果

• 次の担当者が行うべき未完了のタスクと期限

• 状態や状況の変化、注意して観察すべき点

• 外部や関係者からの指示、連絡事項

• 安全やリスクに関わる特記事項

これらをすべて同じ重さで伝える必要はありません。緊急度が高く、次の担当者がすぐに対応すべき情報から順に並べると、受け手が動きやすくなります。項目を固定しておくと、経験の差に関わらず一定の質で記録や伝達ができ、チーム全体での情報共有の精度も高まります。

申し送りの活用事例

情報共有や引き継ぎの抜け漏れは、確認のための会議ややり取りを増やし、現場の負担につながります。日本のヘルスケア企業であるキャンサースキャンでは、案件ごとに部門を横断した連携が必要でしたが、タスクの確認や連絡がチャット上で飛び交い、抜け漏れが起きやすい状態でした。Asana でタスクの担当者と期日を可視化した結果、進捗確認や連絡を目的とした会議が不要になり、定例会議に要する時間が 50% 削減されました。属人化していた業務プロセスをテンプレートで書き出し、引き継ぎのマニュアル化も進めています。詳しくはキャンサースキャンの導入事例をご覧ください。

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まとめ

申し送りとは何か、その目的や重要性をまとめ、適切に行うコツをご紹介しました。

業務を正しく行うためには、申し送りが重要な業務になります。最大限効率化された申し送りを行うなら、あらゆる仕事を一元管理できるワークマネジメントツール Asana をご活用ください。Asana の機能はすべて、30 日間無料でお試しいただけます。

メールやチャット、スプレッドシートなど、異なる場所に情報を点在させるのではなく、一か所に整理整頓することで、業務効率は向上します。

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