オペレーションマネジメントとは何か？7 つの機能と必要なスキル

企業において、オペレーション部門の役割は、日々の業務が順調に進むようにサポートすることです。オペレーション部門は、生産プロセスの効率性を維持することに注力し、チームがスマートな意思決定を行えるように促進します。今回は、オペレーションマネジメント (運用管理) の 7 つの機能についてご紹介します。これらの機能を通して、オペレーションチームの重要な役割について理解を深めてください。

オペレーションとは何か？

オペレーションの意味は使われる場面によって異なりますが、ビジネスシーンで用いられるオペレーションとはどういう意味なのでしょうか？ビジネス用語「オペレーション」とは、組織内のプロセスが順調に進むようにサポートする取り組みや仕組みのことです。そしてそれを管理することを、オペレーションマネジメント (運用管理) といいます。オペレーションマネジメントが順調に進められることで、業務の効率性が向上します。これが、オペレーションマネジメントの最大のメリットです。

会社を空港に例えて考えてみましょう。各チームは、それぞれのプロジェクトやアイデアを持って、さまざまな方向へ飛び立つ飛行機です。オペレーションマネージャーは、だれもが、そしてすべてのことが順調に進行していることを確認する航空管制官なのです。

オペレーションマネジメントの重要性とその役割

オペレーションマネジメント (運用管理) の機能は、製造業であれテック業界であれ、あらゆるビジネスにとって重要なものです。テック企業では財務や戦略が、製造会社ではサプライチェーンがより重要視されるかもしれません。

では具体的に、オペレーションとはどんな仕事なのでしょうか？この記事で紹介する 7 つの機能を理解することで、社内のチームがどのように運営されているのか、その全体像を把握できます。

企業は生産プロセスを通じて多くの意思決定を行いますが、オペレーションチームはしばしば部門間の「理性の声」として機能します。オペレーションマネジメントがなければ、各部門が会社の目標に沿った意思決定を行い、対立を回避し、業務を順調に進められなくなる可能性があります。特に、オペレーションマネジメントの役割には、次のことが含まれます。

• チームメンバーのモチベーションを高める: オペレーションチームは、職場の整理や職場環境の改善を通じて、チームメンバーのモチベーションを高めます。職場環境が整えば、チームメンバーはより意欲的に仕事に取り組めるようになります。

• リソースを活用する: 会社のリソースを賢く使うために予算を立てるのも、オペレーションマネージャーの役割です。可能な限りコストを削減し、プロジェクトのニーズに合わせてリソースを拡張し、リソースの無駄を省くことが大切です。

• コラボレーションを強化する: 意思決定プロセスを改善することで、組織内のチームコラボレーションを強化できます。適切な意思決定を行うことで、チーム間の信頼関係が構築され、その結果、最高品質の製品を顧客に提供できます。

• 目標達成をサポートする: 大きな決断を下す際のチェックポイントとして、ビジネス目標の達成に貢献します。各部門長が変革やイニシアチブを検討する際、そのアイデアが会社の目標に沿っているかどうかを評価します。

• 生産性を向上させる: 製品納入プロセスの効率を高めて、生産性を向上させます。これにより、組織内のチームメンバーは仕事をより早く完了できるようになります。

オペレーションマネジメントの機能

会社を空港にたとえた例では、オペレーションチームは航空管制官でした。航空管制官は、天候、航空機の動き、パイロットとの通信などを監視します。同様に、オペレーションマネジメントには 7 つの機能があります。

• 業務計画

• 財務

• 製品デザイン

• 品質管理

• 予測

• 戦略

• サプライチェーンマネジメント

オペレーションは、組織のあらゆる面に関わります。たとえば、プロジェクトマネージャーが新しいチームメンバーを雇う必要があると考えたケースを例にとってみると、オペレーションチームはまず費用便益分析を行います。生産チームが新製品の開発を考えている場合なら、オペレーションチームは顧客の要望を把握することから始めます。

機能によっては、他の機能に比べて管理に時間がかかる場合もあります。たとえば、物理的な製品を提供しない会社では、サプライチェーンマネジメントが重視されないでしょう。しかし、すべてのオペレーション機能を理解することは、どの業界で働く上でも役に立つことです。

それでは、オペレーションマネジメントの機能をひとつひとつ確認していきましょう。それぞれの機能に対するスキルも紹介するので、参考にしてみてください。

1. 業務計画

業務計画は、オペレーションマネジメント (運用管理) の基礎となる機能です。この機能には、以下のような業務が含まれます。

• 日々の製品生産をモニタリングする

• 在庫の管理とコントロールする

• チームメンバーのパフォーマンスと心身の健康状態を把握する

• 生産計画 (スケジュールやフロー)

オペレーションマネジメントの役割は、業務の効率を維持することです。ボトルネックを解消し、オペレーション戦略を最適化させるために、常に新たな発展に目を向ける必要があります。

2. 財務

どの企業もコスト削減と利益向上を目指しています。そのため、財務はオペレーションマネジメントの必要不可欠で普遍的な機能です。オペレーションマネージャーの役割は、企業のリーダーが重要な意思決定を行う際に、予算を考慮するように導くことです。財務に関連する業務には、以下のようなものがあります。

• 生産目標に合わせた予算を作成する

• 投資機会を発掘する

• 予算の配分とリソースの管理を行う

オペレーションチームの財務業務と、財務部門の業務の内容は異なります。財務部門は、収益から給与計算までさまざまな業務を担当します。一方、オペレーションチームが担当する財務関係の業務は、生産プロセスに関連するものに限定されています。

3. 製品デザイン

製品デザイナーがクリエイティブな面を担当するチームであるのに対し、オペレーションチームは市場の情報収集を担当します。顧客のニーズや市場動向を把握し、その情報をデザイナーに伝えることで、よりよい製品づくりにつなげます。

この機能で、チームが担う具体的なタスクは以下のとおりです。

• 市場調査の結果をわかりやすくまとめる

• 製品デザインチームに成果を伝達する

• デザインディレクション (方向性) を提供し、デザイナーの製品考案過程をサポートする

オペレーションチームなしには、製品デザインチームはどのような製品を作るべきか判断しづらい場合があります。市場は常に変化するものであり、成功する最終製品を作るには、徹底的な調査が欠かせません。

計画を立てたら、1 つのプラットフォームやツールを使って、チーム間のコミュニケーションを効率化しましょう。アクションアイテム、情報、フィードバックを追跡するために、一元的なプロジェクト計画を作成します。そして、プロジェクト管理ツールでそれを共有し、誰もがそれにアクセスし、リアルタイムで変更を確認できる環境を整えます。

4. 品質管理

品質管理は、製品デザインと密接に関連しています。生産チームが製品を作り上げた後、オペレーションチームが品質基準に適合しているかどうかを確認します。製品をリリースする前に、不具合がないことを保証するテストが必要です。品質管理には、以下のタスクが含まれます。

• 起こりうる問題を特定するために、リスク分析を実施する

• 製品が品質基準に適合しているか検査する

• 製品の品質を管理するテストを作成する

• 製品の不具合や欠損を記録する

品質管理のレベルや基準は業界によって異なります。品質管理プロセスで最初に行うべきことは、市場調査を行い、業界における品質を定義することです。品質基準を把握したら、それを今後の品質管理の基準として利用します。

品質に関わるフィードバックは、最終的に最高の製品づくりにつながりますが、その場で聞き入れるのはなかなか難しいものです。オペレーションマネジメントのこの機能をうまくこなすためには、しっかりとした対立解決戦略の構築が必要です。そうすることで、不安定な状況を乗り越え、顧客を感動させる製品を生み出せるのです。

5. 予測

予測という言葉は天気予報だけに使われる言葉ではありません。オペレーションチームも、予測を使って製品の需要を見込みます。次のような仮説的な質問に答えることで、オペレーションチームは予測を立てるのです。

• 今後、この製品の需要はどうなるのか？

• この製品に対して、どのようなマーケティングやプロモーションを計画すべきか？

• この製品に対して、どのような営業活動を計画すればよいのか？

• 在庫のために必要な保管費用を見積もれるか？

• 調達コストや原材料費を計算できるか？

6. 戦略

戦略とは、オペレーションマネジメントの幅広い機能であり、そこには業務計画、モニタリング、分析などが含まれます。戦略管理の目標は、生産に関する意思決定がビジネス目標に合致していることを確認することです。企業のビジネス目標には、以下のようなものがあります。

• 顧客満足度を優先する

• 生産体制を改善する

• 競争力を維持しながらコストをコントロールする

オペレーションマネージャーの仕事は、会社のビジネス目標を達成する方法を見つけることです。上記の例で使用できる戦略には、次のようなものがあります。

• 在庫を分析する: 顧客満足度を優先するために、まずは在庫の分析から始めましょう。これにより、常に顧客の需要に応えることができ、顧客満足度を向上させられます。

• チーム間のコラボレーション: チーム間のコラボレーションを強化することで、コミュニケーションが増え、ミスが少なくなるため、生産システムが改善されます。

• グリーンなプロセスを優先する: 環境にやさしいプロセスに切り替えることで、長期的にコストを削減し、顧客のブランドに対する投資意欲を維持できます。

7. サプライチェーンマネジメント

製品やサービスを生産する会社であれば、調達、生産、出荷のためにサプライチェーンマネジメントが必要になります。サプライチェーンを担当する部門が配置されていても、社内の生産に関するサプライチェーン問題は、オペレーションマネージャーが処理することになります。サプライチェーンは、以下のように循環的に流れます。

1. 原材料

2. サプライヤー

3. 生産 / 製造

4. 流通業者

5. 小売店

6. 消費者

サプライチェーンが循環型である理由は、消費者の需要を分析したら、さらに原材料を調達し、またチェーンを下っていくからです。

必ずしも上記の一つひとつのステップを踏まなければならないわけではありません。たとえば、小さな会社であったり、D2C を採用していたりすれば、製品やサービスを消費者に直接送ることもできます。この場合、流通や小売りのコストは削減できますが、それでもサプライチェーンは確保する必要があります。サプライチェーンのある段階がボトルネックになると、他のすべての段階に大きな支障を与える可能性があるからです。

オペレーションチームとその他の部門の関係を理解する

オペレーション部門は、企業規模や製品によってさまざまな役割を担っています。小規模な会社であれば、人事チームがオペレーションチームと、財務計画などの業務を分担することもあります。しかし、規模の大きな製造会社では、多くの場合、オペレーションと人事の線引きが明確です。このような環境では、サプライチェーンマネジメントチームと協力して仕事をすることが多いでしょう。

サプライチェーンマネジメントがオペレーションマネジメント (運用管理) の重要な機能でありながら、別部門に分かれている理由は何でしょうか。この 2 つのプロセスは通常、密接に結びついていますが、2 つのチームが重視する優先事項は若干異なるからです。従来、オペレーションマネジメントは社内における生産プロセスに関わり、サプライチェーンマネジメントは社外プロセスに関わります。

【まとめ】運用業務を順調に進め、仕事を効率化する

ビジネスシーンにおけるオペレーションの意味と使い方、オペレーションマネジメントの役割、機能についてまとめました。

オペレーションマネジメントの目標は、意思決定をよりスマートに、生産をよりシンプルにすることです。オペレーションマネジメント業務をより効率的に進めるなら、プロジェクト管理ソフトウェアを活用しましょう。たとえば Asana なら、日々のプロジェクトを順調に進め、製品の品質を監視し、ビジネス戦略を練るために必要な全体像をすべて把握できます。業務のデジタル化、DX 推進にも役立つのでおすすめです。また、マニュアルや作業手順を作成し、チームと共有するのもスムーズです。