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まとめ
効果的なオンボーディングは、新入社員が会社での居場所を見つけ、新しい仕事を始める際に感じるストレスを軽減するのに役立ちます。 しかし、仕事を辞めることも同様に戸惑うものです。 多くの企業が新入社員に対してしっかりとしたオンボーディングプロセスを実施している一方で、従業員が退職を決めた際のオフボーディングの重要性を見落としている企業もあります。
退職プロセスとは、単に別れのあいさつをしたり、推薦状を提供したりするだけではありません。 適切に行えば、雇用主としてのブランドを強化し、チームの士気を高め、普段は得られないようなフィードバックを得ることができます。 この記事では、オフボーディングとは何か、なぜそれが重要なのか、そしてどのようにうまく行うのかを説明します。
従業員オフボーディングとは？
従業員オフボーディングとは、従業員が退職、定年退職、または解雇される際に、その従業員が会社を円満に離れるのをサポートするプロセスのことです。 従業員とその上司は協力して、移行がスムーズに進み、円満に終わるようにします。 一般的なステップは次のとおりです。
オンボーディングとオフボーディングの違い
オンボーディングは、新入社員が自分の役割に慣れるのに役立ちます。 オフボーディングは最終ステップであり、従業員の会社での勤務を締めくくるものです。 以下に両者を比較します。
オンボーディング | オフボーディング | |
目的 | 新入社員を歓迎し、組織に迎え入れる | 退職する従業員を会社から送り出す |
会社のアセット | ノートパソコン、バッジ、クレジットカードを配布する | 会社の所有物をすべて回収し、返却する |
人事調整 | 給与、福利厚生、システムアクセスの設定を行う | 最終給与の処理、福利厚生の終了、アクセスの取り消し |
トレーニング | 職務別トレーニングと新入社員チェックリスト | 引き継ぎと責任の引き継ぎ |
IT 部門の関与 | アカウントとソフトウェアライセンスのプロビジョニング | アカウントを無効にし、機器を回収する |
従業員オフボーディングが重要な理由
従業員のオフボーディングは、従業員、そのチーム、マネージャー、そして会社全体など、関係者全員にとってメリットがあります。 構造化されたプロセスがないと、重要な知識が失われたり、セキュリティ上の穴が生じたり、最後の印象が悪くなったりするリスクがあります。
オフボーディングがオンボーディングと同等に重要な主な理由は以下のとおりです。
従業員エクスペリエンス:初日から最終日まで、従業員にポジティブなエクスペリエンスを提供します。 優れたオフボーディングプロセスは、チームメンバーが退職した後も、会社がそのメンバーを大切にしていることを示します。
雇用主ブランドの強化:オフボーディング体験が良好であれば、従業員が退職後も会社について好意的な評価を下す可能性が高まります。
ブーメラン従業員の再雇用:退職後に同じ会社に戻ってくる従業員は、ブーメラン従業員と呼ばれます。 燃え尽き症候群を経験したり、サバティカル休暇が必要になったりしたものの、しばらく休んだ後に復職を希望するケースが考えられます。 オフボーディングプロセスを行うことで、適切なタイミングで復職する際に、より安心して復職できるようになります。
セキュリティリスクの軽減:セキュリティ上の問題を回避するために、会社のデバイスを回収し、パスワードを更新し、ソフトウェアへのアクセスを削除します。
貴重なフィードバックを得られる:従業員は退職する際により率直に話す傾向があります。 このタイミングで、チーム、リーダーシップスタイル、組織に真のインパクトをもたらすフィードバックを聞くことができます。
従業員オフボーディングのベストプラクティス 7 選
オフボーディングの責任は、マネージャーと人事の両方が負います。 人事部門は法的な手続きや書類手続きを担当し、マネージャーは退職前の数日間、従業員をサポートします。 次のベストプラクティスに従って、スムーズで一貫性のあるオフボーディングを実現しましょう。
1. マネージャーは、従業員のオフボーディングを主導する
マネージャーは、オンボーディング時と同じように、オフボーディングプロセスにも関与し続けます。 あなたは従業員のことをよく知っているので、会社での最後の数日間も引き続きサポートしましょう。
2. 組織知を収集する
退職前に、従業員と一緒にワークフローを隈なく確認しましょう。 現在、その従業員はどのような業務を担当していますか？ 以下を含むすべての情報が文書化され、適切に共有されていることを確認してください。
Google ドキュメントやスプレッドシートなどのデジタル情報のオーナーシップを移譲する。
毎週行っているすべてのタスクを記録する。
担当するプロジェクトで誰とコラボレーションしているかを明確にする。
文書化されていないプロセスや使用しているガイドを書き留める。
3. 管理タスクをしっかり把握する
採用と同様に、オフボーディングにも書類作成や管理タスクが伴います。 人事部門や法務部門に確認し、従業員が必要なものをすべて持っていることを確認し、残りのステップを完了するために人事部門にサポートを依頼しましょう。 これには次のようなものが含まれます。
従業員の最終出社日を IT 部門に通知し、特定のソフトウェアへのアクセス権を変更してもらう。
最終給与の支払いのために給与担当者に連絡する。
人事と連絡を取り、福利厚生の終了について話し合う。
必要に応じて、退職願や機密保持契約を含むすべての書類に署名してもらう。
ID カード、ノートパソコン、その他の会社の備品を返却する。
退職面談の日程を調整する。
4. 協力してスタッフへのお知らせを作成する
従業員と一緒に、退職に関するお知らせを共同で作成しましょう。 退職者が自分に合った方法で同僚に退職の知らせを伝えられるようにしましょう。
5. 退職面談を設定する
通常、人事部門が実施する退職面談では、チーム、あなたのマネジメントスタイル、そして会社全体に関する有意義なフィードバックを得ることができます。 退職する従業員からのフィードバックは、より率直なものである可能性が高くなります。 退職アンケートは、会社が従業員の定着率、プロセス、従業員エクスペリエンス全体を改善する方法に関するインサイトを得られる数少ない機会の 1 つです。
退職面談の質問例：
オンボーディング / オフボーディングプロセスについてご意見をお聞かせください。
新入社員を最も効果的にサポートするにはどうすればよいでしょうか？
ここでどのような成長の機会を追求したいと思っていましたか？
この職場環境を前向きなものにしていたのは何ですか？ ネガティブな職場環境にしていたのは何ですか？
マネージャーからのサポートは感じられましたか？ 同僚からはどうでしたか？
新しい機会を探そうと思ったきっかけは何ですか？
ここで過ごした最高の1日、または最高の達成は何でしたか？ 最悪の日や出来事は？
6. 一時的な計画を立てる
退職する従業員に代わる新入社員がすぐにいない場合は、仕事の見落としを防ぐために一時的な業務計画が必要になります。 従業員に日々のタスクを記録してもらい、それらを確認して次のステップを決定します。
延期:代替要員が決まるまで、緊急性のない作業を延期します。
委任:重要度の高いタスクを一時的に他のチームメンバーに割り当てます。
削除:もう行う必要のない、成果につながらない仕事を削除します。
これが長期的な変更となる場合は、チェンジマネジメントを活用してプロセスをサポートするとよいでしょう。 たとえば、このポジションを補充する予定がない場合は、チェンジマネジメント戦略を活用して、チームの再編成と業務の再配分に関する計画を立てることができます。
7. 代替の従業員を採用する
できるだけ早く、人事チームと協力して後任者の採用プロセスを開始しましょう。 その間、引き継ぎ計画を活用して業務を円滑に進め、適任者を見つけるための時間を確保しましょう。 退職者が退職するまでに十分な時間がある場合は、引き継ぎ期間を設けるようにしましょう。 これにより、退職する従業員は次のことを行う時間を確保できます。
新入社員に主な業務内容やワークフローを説明する
コラボレーターや関係者に引き継ぎ先を紹介する
プロジェクト、文書、ツールのオーナーシップを引き継ぐ
従業員の退職手続きチェックリスト
オフボーディングは、従業員があなたや会社に対して抱く最後の印象となります。 最終出社日を迎える前に、誰もが安心して過ごせるよう、配慮が行き届いた明確なプロセスにしましょう。
オフボーディングプロセスに含めるべき必須事項のチェックリストを以下に示します。
退職面談:人事部とのミーティングの予定を立て、従業員の体験に関する率直なフィードバックを集めます。
人事による退職手続きに関する面談：福利厚生の選択肢、最終的な給与、未解決の疑問について確認します。
備品の回収：ラップトップ、クレジットカード、ID バッジなど、会社の備品をすべて回収します。
IT アクセス権の取り消し:従業員の最終日に、メール、ソフトウェアライセンス、社内システムへのアクセス権を無効にします。
引き継ぎ:主な担当業務を記録し、プロジェクトとファイルのオーナーシップを再割り当てします。
最終的な事務処理:退職願や守秘義務契約書など、必要なすべての書類を揃えます。
チームコミュニケーション:退職に関するお知らせを、チーム全体に統一された形で共有します。
再利用可能なチェックリストがあれば、メンバーが離脱するたびに一からやり直す必要がなくなります。 また、退職が計画的であっても突然であっても、見落としがないようにするのにも役立ちます。
従業員オフボーディングプロセスを自動化する
あなたの作業が減れば、退職する従業員との関係を強化し、その従業員が不在の間、チームが必要とするものに集中する時間を増やすことができます。 オートメーションを活用すれば、この作業を削減できます。トリガーや依存関係を設定して各ステップを簡素化することで、繰り返し使えるオフボーディングプロセスを作成できます。
プロジェクト管理ツールを使用すると、以下を作成できます。
従業員が退職するたびに繰り返し使用できるオフボーディングテンプレート。
オフボーディングワークフロー: チームメンバー全員が、オフボーディングプロセスにおける自分の担当業務と対応すべきタイミングを把握できます。
すべてのステップを計画し、自動化することで、手続きに費やす時間を減らし、退職する従業員が最初から最後までサポートされていると感じられるようにするための時間を増やすことができます。
効果的な従業員オフボーディングプロセスを構築する
オフボーディングのやり方によって、従業員が会社を去る際の印象が「特に何も感じない」というものになるか、「いつか戻ってきたい」という前向きな気持ちになるかが決まります。 従業員は会社のために懸命に働いてきました。オフボーディングは、その関係の最後のステップです。 有意義なものにしましょう。 オフボーディングプロセスを自動化することで、成果につながらない仕事に費やす時間を減らせます。 これにより、最も重要なことに集中できるようになり、すべてのステップで最高の従業員エクスペリエンスを実現できます。
チームのオフボーディング対応を合理化する準備はできましたか？ Asana を使い始め、あらゆる異動の際にチームの仕事を整理し続ける、再現性のあるプロセスを構築しましょう。
従業員オフボーディングテンプレートを作成従業員オフボーディングに関するよくある質問
必ずしもそうではありません。オフボーディングは、従業員が退職するすべての状況に適用されます。退職が自発的（辞職）であっても、非自発的（解雇）であっても同様です。 体系化されたプロセスにより、理由を問わずスムーズな移行が実現します。
オフボーディングは全員の責任です。人事チームは書類作成や最終給与支払いなどの事務タスクを管理し、従業員のマネージャーはナレッジの引き継ぎをリードし、移行をサポートします。 また、IT 部門がシステムアクセス権の取り消しや機器の回収に関与する場合もあります。
役割によって異なります。ジュニアのポジションでは数日しかかからない場合もありますが、シニアや専門職のポジションでは、知識の引き継ぎやプロジェクトの引き継ぎに 2 ～ 4 週間かかることがよくあります。 オフボーディングチェックリストがあれば、各シナリオに対して現実的なタイムラインを設定できます。
はい。退職後に復職する従業員は、ブーメラン従業員と呼ばれることが多く、ポジティブなオフボーディング体験があれば、復職する可能性が高くなります。 好印象を残すことで、再雇用の可能性を残し、再雇用のプロセスをスムーズにすることができます。
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