Asana を使用してグローバルなインパクトを拡大し、年間 1,000 日以上の作業日を節約する World Resources Institute
WRI は、人々の生活を改善し、自然を保護し、気候変動を食い止めるために活動する研究機関です。 複数の国や地域にまたがる複雑なプロジェクトやリスクを管理するために、より優れたプロセスとコーディネーションが必要でした。 Asana を導入して作業を単一プラットフォームに集約したことで、ワークフローが改善され、測定可能なインパクトが生まれました。
WRI のグローバルコミュニケーションの変革
WRI は、業務を一元化し、透明性を高め、コラボレーションを合理化するために Asana を導入し、グローバルチームがより効率的に働くために必要なツールを提供しました。 Asana は、仕事を戦略目標につなぎ、リアルタイムの可視性を提供することで、WRI の運営方法を変革し、組織が複雑な取り組みに大規模に取り組むのに役立ちました。
人、自然、気候にグローバルなインパクトを与えるという私たちのミッションを達成するには、ますます複雑化するオペレーションをサポートする、拡張性のある相互に連携する仕事のシステムが必要です。 ワークフローを統一し、サイロ化を解消し、マトリクス構造全体の透明性と説明責任を強化するキャパシティを評価して、Asana を選びました。Don Spencer、CFO代理
仕事の一元化、プロセスの標準化、透明性の向上により、Asana は WRI の仕事に欠かせない存在となり、公平なアクセスの提供、生態系の回復、気候変動の影響緩和に対する組織の能力を強化しています。 この Asana の活用により、同組織は Asana のソーシャルインパクトワークイノベーション賞を受賞しました。この賞は、持続的な変化を推進し、より持続可能な世界を実現するために革新的なプロセスを活用したことを評価するものです。
効果的に業務を行えない場合、約束を果たす能力に影響が出ます。 Asana は、寄付者、パートナー、または私たちがサポートする人々やエコシステムに対して、私たちが約束した成果を達成するための支援をしてくれます。Kemoy Liburd-Chow 氏、オペレーション部門プロジェクトマネジメントリーダー
チーム独自のニーズに合わせた導入
WRI が 2022年に Asana の使用を開始したとき、組織には 800 のライセンスがあり、さまざまなチームに分散していました。その結果、使用状況が分散し、導入に一貫性がありませんでした。 仕事の管理に、より統一されたアプローチが必要であることを認識した WRI は、Asana のプロフェッショナルサービスチームと協力して、トレーニングの取り組みをサポートし、導入を促進しました。
導入チームは、大規模なトレーニングに頼るのではなく、個人、プロジェクト、プログラム、組織の各レベルで、ユーザーのニーズに合わせたアプローチを優先して開発しました。 これには次のようなものが含まれます。
各チーム固有の課題に対応するチーム別のセッション。具体的なソリューションに焦点を当て、すぐに価値を実感できるようにする。
少人数グループと 1on1 のやり取りに焦点を当てた、国ごとの展開。
Asana の柔軟性を強調し、各チームがワークフローを簡素化し、スマートに働くためにプラットフォームがどのように役立つかを紹介する、パーソナライズされたトレーニング。
現在、60 以上のチームに属する 2,000 人強の従業員が Asana を使用しています。わずか 2 年で 140% 増加したことで、Asana は WRI のグローバルコラボレーションにおける戦略的な推進力となっています。
プロジェクト管理は厳格なものだと考える人が多いですが、プロジェクトはそれぞれ異なるため、そうではありません。 そのため、個人レベル、プロジェクト単位、プログラムレベル、組織全体など、チームのニーズに合わせて Asana を活用する方法を紹介することに重点を置きました。Kemoy Liburd-Chow 氏、オペレーション部門プロジェクトマネジメントリーダー
グローバルチーム全体で連携と効率性を向上
WRI は、グローバルな取り組みの複雑さに対処するために Asana を採用しました。 プラットフォームを活用することで、チームのコラボレーションが変革され、組織は寄付者、パートナー、コミュニティに対するコミットメントをより確実に果たせるようになりました。
地域やパートナー間のコラボレーションを強化
Asana で仕事を一元管理することで、誰もが関連するポートフォリオやプロジェクトを把握できるようになり、チームメンバーはリアルタイムで状況を確認できます。
チームは地域を越えてシームレスにコラボレーションを行い、同僚がオンラインになるのを待つことなく、プラットフォームで直接最新情報にアクセスできます。
外部パートナーを共有プロジェクトに招待することで、1 つの一元化されたスペースでコラボレーションが容易になります。
Outlook、Microsoft Teams、SharePointなどのツールとの連携により、チームはメールをタスクにシームレスに変換し、ライブファイルをプロジェクトにリンクすることができます。これにより、全員の足並みが揃い、バージョン管理の問題が解消されます。
仕事を戦略的な目標につなげて、より大きなインパクトを生み出す
WRI は Asana のゴール機能を使用して、組織の目標と優先事項を可視化し、個々の仕事がより全体的なミッションにどのように貢献するかについて、組織全体で共通認識を持てるようにしています。
目標はチームを超えて表示されるため、特定の仕事がどのようにインパクトにつながり、インパクトを生み出すのかについて、連携が強化され、明確さが高まります。
この可視性により、チームと組織の両レベルで計画と優先順位付けがサポートされ、リーダーはリソースを効果的に割り当て、戦略的な目標に向けた進捗状況を追跡するのに役立つインサイトにアクセスできます。
標準化とオートメーションによる時間の節約と効率の向上
チームは Asana (プラットフォームのAI 機能を含む) を活用して手作業を自動化し、年間 8,000 時間以上 (年間約 1,000 日分の労働時間) を節約して、インパクトの大きなタスクにより多くの時間を割くことができます。
スマートステータスを使用することで、チームはプロジェクトやポートフォリオのサマリーをすばやく生成し、最小限の工数で進捗や優先事項を関係者に周知できるため、頻繁な会議の必要性が減ります。
スマートフィールドは、WRI のプロジェクトに特化したカスタムフィールドを自動的に生成するため、チームは仕事をすばやく開始し、タスク間の一貫性を維持し、データを効果的に追跡してレポート作成を合理化できます。
Asana のルールは、セクション間のタスクの移動、チームメンバーへの重要な更新の通知、タスクの選択に基づくカスタムフィールドの更新など、ルーチンタスクを自動化します。
受領フォームによりリクエストプロセスが合理化されるため、手動でメールを確認する必要がなくなり、一貫したワークフローが作成されます。
リスク、成果物、教訓、プロジェクト計画(経営陣向け)、その他の重要なワークマネジメントプロセスを管理するためのテンプレートは、デッキやスプレッドシートなどの時代遅れのツールに代わるものであり、効率性を高め、時間を節約し、一貫性を促進します。
Asana ゴールで組織の優先事項を設定することで、組織全体の透明性を向上させることができました。 現在、多くのチームがゴールを使って、自分の工数がチームの目標にどうつながり、足並みを揃えているかを明確に把握しています。Kemoy Liburd-Chow 氏、オペレーション部門プロジェクトマネジメントリーダー
プロジェクト管理の効率化で都市変革を促進
WRI Ross Center for Sustainable Citiesは、不平等、持続可能性、気候変動など、今日の都市部が直面する最も複雑な課題に取り組み、すべての人にとってより良い都市の未来を形作ることを目的とした World Resources Institute のプログラムです。 75 か国 150 以上の都市で活動するこのプログラムは、公共交通機関の改善、強靭な水道システムの開発、電気自動車の普及促進など、多様な取り組みを行っています。
これらのプロジェクトを世界規模で管理するために、プログラムはチームをつなぎ、プロセスを標準化し、データの正確性を向上させるためのより優れた手段を必要としていました。 Asana を使ってコラボレーションの中心的なハブを作り、都市全体のプロセスを合理化することで、チームはプロジェクトを成功させることができました。たとえば、WRI Brasilは、貨物輸送におけるゼロエミッション車両を促進する公共政策の策定をサポートするプロジェクトを実行しました。
標準化されたプラクティスでプロジェクト結果を改善
WRI Ross Center は、すべてのプログラムおよびプロジェクトの作業を Asana で一元管理することで、チームがプロジェクトの詳細をリアルタイムで確認できるようにし、地域間のコラボレーションを促進しています。
チームや拠点をまたぐ複雑なイニシアチブは一元管理されたプロジェクトで追跡されるため、チームはすべての詳細を 1 か所で確認し、最新情報を簡単に共有できます。
説明責任と明確さを確保するため、プロジェクトとタスクのオーナーは Asana で割り当てられ、役割と責任が明確に定義されます。
助成金、サブアグリーメント、リスクと問題、成果物、教訓の管理に標準化されたテンプレートを使用することで、すべてのプロジェクトが一貫したワークフローに従うようになり、プログラム全体の制作プロセスが合理化されます。
Asana 内の標準化された命名システムにより、プロジェクトは国や寄付者ごとに分類されるため、グローバルな取り組みであっても簡単に見つけることができます。
データ管理の改善により、よりスマートな意思決定が可能に
すべてのプロジェクトデータは以前のツールから Asana に移行され、Asana APIとプログラミング言語を使用した自動抽出、クリーニング、検証が容易になり、処理されたデータはダッシュボードにフィードされます。
すべてのプロジェクト情報がポートフォリオに関連付けられているため、チームはリアルタイムのインサイトにアクセスでき、効果的な計画を立て、インパクトを正確にドナーに報告できます。
ダッシュボードを使用して作成されたレポートは、実行につながるインサイトを提供し、プログラムやプロジェクトレベルで、より適切な情報に基づいた意思決定を促進します。
Asana は、プロジェクト管理プロセスを完全に体系化および自動化し、グローバルネットワーク全体の透明性を高め、レポートや関連する意思決定情報を簡単に生成するという当社の目標において、極めて重要な役割を果たしています。Larissa Fernandes Da Silva 氏、WRI Ross Center PPMO (プログラムおよびプロジェクトマネジメントオフィス) グローバルリーダー
積極的なリスク管理でレジリエンスを強化
多様な地域で活動するグローバル組織である WRI は、政治、制度、財務など、幅広いリスクに直面しています。 これらのリスクを効果的に管理することは、レジリエンスを維持し、組織のミッションを推進するために不可欠です。
以前は、エンタープライズリスクマネジメントはスプレッドシートで財務リスクを追跡することに狭く焦点を当てており、可視性と計画にギャップが生じていました。 今日、WRI の包括的なエンタープライズリスク管理 (ERM) フレームワークは、組織がリスクを特定、評価、軽減する方法を再定義しました。
WRI は、ビジネスリスクの特定、分類、コミュニケーションを規則化し、標準化することを目指しました。 リスク管理チームと Asana チームが協力して、一元化された Asana のリスク登録簿を作成しました。これにより、パートナーの審査から期限超過の売掛金に至るまで、さまざまな問題に対処することができました。Don Spencer、CFO代理
プロセスの標準化により、リスクの報告と対応を改善
Asana のテンプレートに組み込まれた標準化されたリスク登録簿により、リスクの特定、評価、報告がグローバルに一貫して行われるようになります。
各国は独自のリスク登録簿を維持するため、マネージャーは地域全体のリスクを評価できます。
チームは地域間でリスクを比較し、カスタマイズされた対応戦略を策定することで、グローバルなリスク管理を改善できます。
個々のリスク登録簿は、統合されたリスク登録簿ポートフォリオに反映され、リーダーシップは組織全体のリスクエクスポージャーを明確に把握できます。
カスタムフィールドでリスクの可視性と理解を向上
各リスク登録簿内のカスタムフィールドには、リスクタイプ、根本的な問題、影響領域、対応戦略などの重要な詳細が記録され、リスク管理に対する積極的なアプローチを促進します。
また、チームはこれらのフィールドを使用して、リスクが安定しているか、改善しているか、悪化しているかなど、主要なリスクマーカーを追跡し、リスクの軽減、監視、移転などの対応戦略を定義し、監視することができます。
このデータから、チームは包括的なリスクレポートを作成し、リーダーシップと共有することで、リスクの影響に対する理解を深め、対応戦略の策定をサポートします。
オートメーションでタイムリーなエスカレーションを実現
Asana のルールを使用すると、重大なリスクに対応が必要な場合にリーダーシップに自動的に通知されるため、対応時間が短縮され、緊急のリスクに迅速に対処できるようになります。
たとえば、Asana のプロジェクトリスク管理テンプレートを使用してプロジェクトのリスクが「組織的」としてフラグ付けされると、組織的リスクマネージャーは自動的にリスクのレビューと必要に応じたエスカレーションのタスクを割り当てられ、タイムリーな対応が保証されます。
レポートとダッシュボードで計画を強化
ダッシュボードにはリスクデータがまとめられているため、リーダーは今後のリスクと現在のリスクを迅速に評価し、戦略について認識を揃え、リソースの優先順位付けを効果的に行うことができます。
四半期レビューでは、リスク登録簿が中心的なガイドとして使用されるようになり、リーダーは古いスプレッドシートや非公式の話し合いではなく、Asana でのリアルタイムデータに基づいてアクションを実行できるようになりました。
Asana のリスク登録簿を使うことで、チームはリスクをより適切に特定し、リスクへの対応方法や要注意な点をより明確に把握できます。 これは、仕事のあらゆる面でリスクを考慮する責任を全員が理解する文化を育むための取り組みに貢献します。Kemoy Liburd-Chow 氏、オペレーション部門プロジェクトマネジメントリーダー
AI で持続可能な未来を創造する
WRI が事業を拡大し、世界的なインパクトを拡大し続ける中で、Asana は引き続き、チームや地域をまたいで連携、効率、イノベーションを推進するための重要なツールとなります。
今後の主な取り組みには、企業およびプロジェクトのリスク管理システムの使用拡大が含まれます。これには、Asana の AI 主導のオートメーションを活用してリスク評価と意思決定を強化することも含まれます。 今後、WRI は、チャット機能や自動化されたワークフローなどの Asana の AI 機能が、ワークフローのさらなる最適化とアクションの促進において変革的な役割を果たすことを想定しています。 Asana を基盤となるプラットフォームとして活用することで、WRI はプロジェクトを 1 つずつ進めながら、持続可能な未来を創造するというミッションを実現できる立場にあります。
Asana は、当組織がグローバルに事業を拡大し、プロセスを自動化して効率を向上させ、仕事が WRI の戦略やポリシーと確実に一致するようにする上で、基盤となるものです。 Asana の AI 搭載ツールを活用することで、よりスマートな管理、分析、意思決定が可能になり、管理業務の負担が軽減されるため、世界中のチームがインパクトの大きな仕事や成果に集中できるようになります。Don Spencer、CFO代理
WRIは、人々の生活を改善し、自然を保護し、気候変動を食い止めるために活動するグローバルな研究機関です。 データ、専門知識、グローバルなリーチを活用して、政策に影響を与え、食料、土地、水、エネルギー、都市における変化を促進しています。
仕事をつなげ、スケールアップしましょう
Asana を使えば組織全体で最高の成果を上げられます。