estructura de desglose del trabajo (WBS)

Tienes muchas cosas en mente: cronogramas para coordinar, equipos para gestionar y entregables de proyectos que no paran de acumularse. Tal vez intentaste gestionar todo con una hoja de cálculo o una pizarra, pero no fue suficiente.

Los proyectos grandes pueden complicarse rápidamente con varios equipos, cronogramas cambiantes y entregables dispersos. La plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) de Asana te ayuda a organizar proyectos complejos en tareas más pequeñas y manejables a las que puedes dar seguimiento de principio a fin.

¿Quién se beneficia con esta plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS)?

Asumir un proyecto grande a menudo significa entrar en el caos con notas adhesivas por todas partes, documentos dispersos y un equipo que no sabe quién está haciendo qué. Es una situación común y diseñamos nuestra plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) para resolverla.

En todos los sectores, hemos visto a jefes de proyecto, equipos de operaciones y planificadores de construcción confiar en las plantillas de WBS para mantenerse organizados. Las plantillas como esta ahorran tiempo, ya que proporcionan una ventaja inicial e introducen consistencia en los procesos de planificación complejos. Si quieres obtener más información sobre cómo crear una estructura de desglose del trabajo (WBS) o necesitas consejos de expertos, consulta nuestra guía completa sobre la WBS.

Usa esta plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) para lo siguiente:

• Ayudar a los jefes de producto, coordinadores de proyectos y líderes de equipos interdisciplinarios a definir el alcance final del trabajo y los principales entregables.

• Ayudar a los equipos ágiles, consultores y jefes de Ingeniería a dividir el trabajo en tareas y paquetes de trabajo más pequeños.

• Ayudar a los equipos de operaciones, líderes de TI y jefes de programas a aclarar las dependencias de las tareas del proyecto y las rutas críticas en todos los flujos de trabajo.

• Permitir que las agencias creativas, las PMO empresariales y los equipos remotos alineen a los miembros del equipo y a las partes interesadas en cada fase del proyecto.

Ya sea que estés gestionando el lanzamiento de un producto, un sprint ágil o un proyecto de construcción, esta plantilla de WBS proporciona una estructura jerárquica clara para planificar y dar seguimiento a todos los aspectos del alcance del proyecto.

¿Por qué usar una plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) de Asana?

Uno de nuestros clientes usó esta plantilla de estructura de desglose del trabajo para coordinar el lanzamiento de un producto nuevo que involucraba a los equipos de Diseño, Ingeniería y Marketing. Rápidamente asignaron todos los entregables en un cronograma del proyecto, aclararon la responsabilidad y cumplieron con las fechas límite sin el caos habitual.

Con esta plantilla de diagrama de WBS, puedes hacer lo siguiente:

• Organizar el trabajo de forma visual con un diagrama de árbol jerárquico, un diagrama de flujo o una vista de diagrama de Gantt.

• Dar seguimiento al progreso de los hitos y las subtareas en tiempo real.

• Optimizar el trabajo del proyecto mediante la preestructuración de flujos de trabajo y dependencias.

• Aclarar el alcance del proyecto desde el principio para evitar la corrupción del alcance y el incumplimiento de las fechas límite.

• Alinear al equipo del proyecto en torno a objetivos claros, cronogramas realistas y responsabilidades definidas para las tareas.

• Mejorar las estimaciones de costos, esfuerzo y duración al definir paquetes de trabajo.

• Mejorar la comunicación del equipo al definir claramente los roles y las responsabilidades.

• Identificar los riesgos al desglosar el trabajo y abordar los desafíos antes.

Cómo usar esta plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS)

1. Duplica el proyecto de la plantilla. Comienza por crear una copia de la plantilla de la WBS y cámbiale el nombre en función de tu proyecto específico. Considera las convenciones de nomenclatura que reflejan el código, el departamento o el cronograma de tu proyecto, como “EDT de lanzamiento del sitio del cuarto trimestre” o “Hoja de ruta de marketing 2026”.

2. Define los entregables de nivel superior. Agrega las principales fases o entregables del proyecto como secciones. Por ejemplo: planificación, diseño, implementación, pruebas y lanzamiento. Estos deben reflejar los hitos clave o los puntos de traspaso que estructuran tu plan general del proyecto.

3. Desglosa cada entregable en paquetes de trabajo. En cada sección, agrega tareas que representen los componentes clave o tareas más pequeñas requeridas. Piensa en cada paquete de trabajo como una unidad de trabajo del proyecto que se puede asignar, dar seguimiento y presupuestar de forma independiente.

4. Agrega subtareas y dependencias. Crea subtareas para acciones pendientes detalladas que se integren en tus paquetes de trabajo. Usa las dependencias para mostrar qué tareas dependen de otras. Esto ayudará a tu equipo a comprender qué debe suceder primero y evitar cuellos de botella durante el ciclo de vida del proyecto.

5. Asigna responsables y fechas de entrega. Deja en claro las responsabilidades al asignar cada tarea a un miembro del equipo. Usa fechas de inicio y de entrega para reflejar con precisión la duración real y la secuencia del trabajo, especialmente cuando las tareas se superponen o requieren coordinación entre varios equipos. Esto también ayuda a aclarar la responsabilidad durante el inicio del proyecto.

6. Da seguimiento al progreso de los proyectos. Usa la vista de Cronograma para obtener una descripción general visual al estilo de un diagrama de Gantt o cambia a la vista de Lista para obtener una lista de tareas sencilla. Supervisa el progreso en relación con los hitos, ajusta los cronogramas del proyecto cuando surjan obstáculos y actualiza los campos de estado para mantener a todos alineados con los objetivos del proyecto.

Funciones de Asana que organizan la gestión de proyectos

Las funciones adecuadas pueden hacer que tu plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) sea más poderosa y mucho más fácil de gestionar. Hay muchas más funciones en Asana, pero estas son nuestras herramientas favoritas para agilizar el trabajo y aclarar las responsabilidades.

• Vistas del proyecto: elige la mejor vista para tu equipo: Lista, Calendario, diagrama de Gantt (Cronograma) o Tablero Kanban. Cada vista te ayuda a visualizar y organizar el cronograma del proyecto a tu manera.

• Tareas, subtareas y dependencias: divide el trabajo del proyecto en unidades accionables. Usa tareas y subtareas para definir cada paso y dependencias para establecer el orden del trabajo. Esto ayuda a tu equipo a ver el flujo completo de ejecución y cumplir con los plazos.

• Hitos y objetivos: identifica los puntos de progreso importantes y define los objetivos del proyecto para guiar a tu Equipo a lo largo del trabajo. Celebra los logros y mantente enfocado en lo más importante.

• Campos personalizados: etiqueta tareas específicas por fase, prioridad o estado para filtrar y organizar tu trabajo. Personaliza los campos para que coincidan con tu flujo de trabajo.

• Paneles de informes: da seguimiento a las métricas clave, visualiza el rendimiento y comparte actualizaciones en tiempo real con las partes interesadas. Usa gráficos y tablas para mantener al equipo del proyecto y al liderazgo alineados.

• Gestión de recursos: identifica quién está ocupado y quién tiene disponibilidad con una vista de la capacidad productiva del equipo. Equilibra las cargas de trabajo y evita el agotamiento al redistribuir las tareas.

Integraciones recomendadas

Las integraciones conectan Asana con tus herramientas favoritas, lo que te permite evitar cambiar entre plataformas, automatizar procesos y mantener todo tu trabajo en un solo lugar. ¿Quieres aún más? Explora nuestra biblioteca completa de más de 300 aplicaciones.

• Float: gestiona la programación y la disponibilidad de los recursos en tiempo real. Float ayuda a los equipos a coordinar las cargas de trabajo y los cronogramas junto con la estructura de desglose del trabajo.

• Agile Effect: incorpora metodologías ágiles a tu estructura de desglose del trabajo. Usa Agile Effect para crear sprints, dar seguimiento a la velocidad e integrar puntos de historia en Asana.

• Kissflow: automatiza las aprobaciones de flujos de trabajo y los traspasos de tareas con Kissflow. Simplifica los procesos asociados con tu estructura de desglose del trabajo y reduce los seguimientos manuales.

• Everhour: realiza un seguimiento del tiempo directamente en las tareas de Asana. Everhour facilita la presupuestación, la facturación y la medición del tiempo dedicado a los entregables de la WBS.

• Microsoft Office: adjunta y comparte documentos de Word y hojas de cálculo de Excel directamente en Asana. Mantén todos los archivos de respaldo vinculados a la plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) en un solo lugar.

• Hojas de cálculo de Google: sincroniza las tareas de Asana con las hojas de cálculo de Google para generar informes detallados y visualizar el progreso de los entregables.

• Gmail: convierte los emails en tareas con un solo clic para capturar el trabajo a medida que llega. Mantén la claridad del proyecto sin cambiar de herramienta.

• Slack: crea tareas de Asana directamente desde las conversaciones de Slack. Mantén la comunicación procesable y organizada.

• Zoom: planifica y da seguimiento a las reuniones de proyectos con Zoom. Sincroniza las grabaciones y las acciones pendientes directamente con Asana.

• Dropbox: adjunta archivos de proyectos desde Dropbox directamente a las tareas de Asana. Mantén toda la documentación vinculada al trabajo relevante.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de estructura de desglose del trabajo (WBS)