Plantilla de registro de acciones

Usa esta plantilla de registro de acciones para dar seguimiento a las decisiones, los responsables y las fechas de entrega en un solo lugar. Convierte el seguimiento de las reuniones y las tareas del proyecto en una lista simple y compartida de acciones pendientes para que nada se pase por alto. Un registro de acciones centraliza las acciones de los standups, las revisiones de proyectos y las reuniones de equipo para que puedas avanzar más rápido.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de registro de acciones?

En Asana, nuestros equipos confían en responsables y fechas límite claramente definidos, especialmente después de reuniones rápidas. Aprendimos que un registro de acciones dinámico convierte las notas vagas en trabajo que se puede dar seguimiento.

Los registros de acciones ayudan a los jefes de proyectos, líderes de equipos y profesionales de operaciones que hacen malabares con las tareas y dependencias interdisciplinarias. Si tu día incluye organizar reuniones, capturar acciones pendientes y hacer un seguimiento de los obstáculos, una plantilla de registro de acciones crea una fuente única de referencias en la que tu equipo puede confiar.

• Jefes de proyecto: mantén una lista actualizada de las decisiones, los próximos pasos y los responsables con fechas de entrega. Ideal para revisiones del sprint y retrospectivas.

• Jefes de equipo: haz que la responsabilidad sea visible para todo el equipo. Puedes ver quién está haciendo qué y para cuándo, y detectar los riesgos antes de que generen retrasos.

• Jefes de personal y operaciones: reúne las acciones de las reuniones de proyectos y los flujos de trabajo en una sola vista para que los líderes obtengan actualizaciones de estado rápidas y precisas.

• Equipos orientados al cliente: registra los compromisos de las llamadas y haz un seguimiento de cada acción para mantener los cronogramas del proyecto a tiempo y dentro del alcance.

Por qué usar la plantilla de acciones pendientes de Asana

Después de una reunión de estado semanal, es común salir con páginas de notas y sin un plan de acción aparente. La plantilla de registro de acciones de Asana convierte cada nota en una tarea con una fecha de entrega, contexto e información adicional.

Las plantillas de registro de acciones pendientes de Asana te ayudan a:

• Definir la responsabilidad de cada acción pendiente con responsables y fechas límite

• Habilitar un seguimiento rápido mediante reglas de automatización y recordatorios

• Ver el trabajo en formatos flexibles como una lista, un tablero o un cronograma para que coincida con tu flujo de trabajo

• Acceder a informes en tiempo real para identificar elementos atrasados o en riesgo

• Simplificar la incorporación y la recepción a través de formularios para nuevas solicitudes entre reuniones

Cómo usar esta plantilla de registro de acciones

Esta plantilla es fácil de adoptar. Comienza a registrar las acciones y la estructura hará el trabajo pesado. También puedes explorar la biblioteca de plantillas de gestión de proyectos de Asana para estandarizar más el trabajo de tu equipo, desde reuniones hasta proyectos.

Paso 1: Agregar y organizar nuevas acciones pendientes

Crea tareas nuevas en la sección Acciones pendientes para capturar todo lo que se discutió durante una reunión o revisión. Asigna un responsable, establece una fecha de entrega y define la prioridad para que tus compañeros de equipo sepan qué hacer a continuación. Agrega el nombre de la persona que creó la acción y el ID de la acción para facilitar el seguimiento.

Agrupa acciones similares y verifica que todas las tareas incluyan un responsable y una fecha límite. Este paso garantiza que no se pierdan elementos y que tu plantilla de acciones pendientes sea la fuente única de referencias para los compromisos en curso.

Paso 2: haz que el trabajo avance por las etapas

A medida que el trabajo avanza, arrastra las tareas a la sección En progreso para mostrar lo que está asignado. Cuando finalices una tarea, muévela a Acciones finalizadas para que todos puedan ver los resultados sin solicitar actualizaciones. Si algo se estanca, muévelo a En espera hasta que puedas retomarlo.

Usa estas secciones para visualizar el progreso. Cada paso del flujo de trabajo le indica al equipo dónde se debe centrar la atención a continuación y genera impulso y transparencia en todo el proyecto.

Paso 3: Supervisar y actualizar los detalles de las tareas

Actualiza los campos Estado y Fecha de entrega a medida que avanza el trabajo. Si las prioridades cambian, ajusta el campo Prioridad para que tu equipo trabaje primero en los elementos de la ruta crítica. Agrega notas o archivos de respaldo para proporcionar a cada responsable la información que necesita.

Revisa esta información con regularidad para mantener actualizada tu plantilla de registro de acciones. Algunas actualizaciones rápidas pueden evitar confusiones sobre la responsabilidad de las tareas o las fechas límite.

Paso 4: Revisa e informa los resultados

Durante las revisiones o retrospectivas, filtra por prioridad o estado para centrar las discusiones. Destaca las tareas finalizadas en la sección Acciones finalizadas para celebrar los logros e identificar los obstáculos para la próxima vez. Utiliza este análisis de datos para mejorar la forma en que planificas y delegas el trabajo en el futuro.

Convierte tu plantilla de registro de acciones pendientes en un registro del progreso y los resultados. Al capturar los resultados directamente dentro del proyecto, creas un historial de búsqueda que mejora tu proceso de toma de decisiones.

Paso 5: Cierra y archiva el trabajo finalizado

Una vez que finalices una tarea, asígnala a Acciones finalizadas para tenerla como referencia. Si una tarea se vuelve irrelevante, muévela al estado Cancelada. Las categorías facilitan la comparación de lo que ha hecho tu Equipo con lo que aún requiere atención. Archiva las acciones antiguas o finalizadas al final de cada ciclo para mantener organizada tu plantilla de acciones pendientes.

Funciones del plan de acción de Asana

Las funciones de Asana te permiten personalizar tu plantilla de registro de acciones para que se adapte al flujo de gestión de tareas de tu equipo. Diseñamos esta plantilla gratuita con algunas de nuestras herramientas de planificación de acciones, pero puedes visitar nuestra biblioteca de funciones para obtener más ideas.

Tareas y responsables

Convierte cada acción en una tarea a la que puedas dar seguimiento y asígnale un responsable. Agrega cronogramas y fechas de inicio para establecer expectativas y mantener el impulso.

Campos personalizados

Etiqueta las acciones por prioridad, fuente de la reunión o indicadores de ruta crítica para ordenarlas y filtrarlas como en una hoja de cálculo sin salir del proyecto.

Dependencias

Muestra cuándo una tarea bloquea a otra, para que los equipos no comiencen a trabajar demasiado pronto y los plazos sean realistas.

Reglas (automatización)

Asigna tareas automáticamente, agrega seguidores o publica recordatorios cuando se acerquen las fechas de finalización.

Vistas del proyecto

Usa varias vistas de proyectos (lista, tablero, cronograma, calendario y panel) para organizar tu lista de acciones pendientes, visualizar la programación y dar seguimiento al progreso desde todos los ángulos.

Paneles y actualizaciones de estado Da seguimiento a las acciones pendientes en tiempo real y comparte gráficos y actualizaciones de estado sin esfuerzo. Tu plantilla de lista de acciones mantiene todos los detalles organizados y fáciles de revisar.

Integraciones recomendadas para las plantillas de acciones pendientes

Las integraciones de Asana conectan tu rastreador de acciones pendientes con las herramientas que ya usas, por lo que capturar y cerrar acciones pendientes es muy sencillo en las reuniones, el chat y el email. Explora la galería completa de integraciones de aplicaciones para encontrar las plataformas y el software de gestión de proyectos que los miembros de tu equipo usan regularmente.

Slack

Convierte los mensajes de chat en tareas en segundos y publica recordatorios automáticos en el canal antes de cada fecha de finalización. La integración con Slack es perfecta para hacer seguimientos rápidos después de las reuniones de actualización.

Microsoft Teams

Convierte los chats y las llamadas en tareas a las que puedes dar seguimiento en tu plantilla de registro de acciones. Sincroniza con Excel para actualizar los plazos, el nivel de prioridad y cualquier acción correctiva, y luego haz un seguimiento en tiempo real.

Zoom

Captura las acciones pendientes de las reuniones al instante al convertir las notas y transcripciones de Zoom en tareas que puedes asignar, dar seguimiento y cerrar directamente en tu plan del proyecto.

Gmail

Convierte los emails en acciones pendientes o hitos que puedes gestionar sin salir de la bandeja de entrada.

Hojas de cálculo de Google

Sincroniza tu plantilla de registro de acciones pendientes con Google Sheets para ordenar, filtrar y compartir el progreso del proyecto con las partes interesadas y los miembros del equipo.

Jira Cloud

Conecta tu rastreador de acciones a Jira Cloud para sincronizar las tareas de ingeniería, gestionar las dependencias y dar seguimiento a los entregables junto con otros flujos de trabajo de gestión de proyectos.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de registro de acciones