Was ist ein Marketing-Kalender?

Ein Marketing-Kalender ist ein gemeinsamer Plan für Ihre Marketingaktivitäten. Er verknüpft Kampagnen, Inhalte, E-Mail-Aktionen, Social-Media-Beiträge und Veranstaltungen mit Terminen und Zuständigkeiten. So sieht Ihr Team, welche Aktivitäten anstehen, wer sie betreut und welche Vorbereitungen noch fehlen.

Je nach Planungshorizont kann der Kalender eine Woche, einen Monat oder ein ganzes Jahr abdecken. Ein Marketing-Jahresplan gibt den Überblick über wichtige Kampagnen, Produkteinführungen und saisonale Schwerpunkte. Die Monats- und Wochenplanung macht daraus konkrete Aufgaben und Veröffentlichungstermine.

Arten von Marketing-Kalendern

Marketingteams benötigen häufig unterschiedliche Ansichten ihrer Planung. Diese Kalenderarten helfen Ihnen, einzelne Bereiche zu organisieren und miteinander abzustimmen:

• Content-Marketing-Kalender: Planen Sie Blogbeiträge, Artikel und weitere Inhalte vom ersten Entwurf bis zur Veröffentlichung.

• E-Mail-Marketing-Kalender: Koordinieren Sie Versandtermine, Zielgruppen, Inhalte und die notwendigen Freigaben für Ihre E-Mail-Kampagnen.

• Social-Media-Kalender: Organisieren Sie Beiträge nach Plattform und stimmen Sie Veröffentlichungstermine mit anderen Marketingaktivitäten ab.

• Kampagnenkalender: Planen Sie kanalübergreifende Kampagnen vom Briefing bis zum Abschluss und legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest.

• Marketing-Kalender für Feiertage und saisonale Anlässe: Bereiten Sie zeitgebundene Aktionen frühzeitig vor und berücksichtigen Sie regionale Feiertage sowie relevante Termine Ihrer Zielgruppen.

Die Marketing-Kalender-Vorlage von Asana führt diese Aktivitäten in einem gemeinsamen Plan zusammen. Mithilfe passender Felder und Filter können Sie beispielsweise einzelne Kanäle, Verantwortliche oder Bearbeitungsstände anzeigen.

Was sollte ein Marketing-Kalender enthalten?

Ein hilfreicher Marketing-Kalender erfasst neben Veröffentlichungsterminen auch die Informationen, die Ihr Team für die Umsetzung benötigt:

• Kampagne oder Aktivität: Eine eindeutige Bezeichnung zeigt, worum es geht.

• Kanal: Halten Sie fest, ob die Aktivität beispielsweise für E-Mail, Social Media, Ihre Website oder bezahlte Werbung vorgesehen ist.

• Verantwortliche Person: Legen Sie fest, wer die Aufgabe koordiniert und ihren Abschluss sicherstellt.

• Start- und Enddatum: Berücksichtigen Sie sowohl die Vorbereitung als auch den geplanten Veröffentlichungs- oder Kampagnenzeitraum.

• Status: Kennzeichnen Sie, ob die Arbeit beispielsweise geplant, in Bearbeitung, in Überprüfung, freigegeben oder veröffentlicht ist.

• Ziele: Dokumentieren Sie, zu welchen Team- oder Unternehmenszielen die Aktivität beiträgt.

In Asana erfassen Sie Zuständigkeiten und Termine direkt an der Aufgabe. Benutzerdefinierte Felder ergänzen Informationen wie Kanal, Priorität oder Budget. Verknüpfte Projekte und Ziele stellen den Zusammenhang mit der übergeordneten Planung her.

So erstellen Sie einen Marketing-Kalender in Asana

1. Beginnen Sie mit der Vorlage

Öffnen Sie die Marketing-Kalender-Vorlage und passen Sie die Struktur an die Arbeitsweise Ihres Teams an. Legen Sie fest, welche Kanäle, Kampagnen und Statusangaben Sie benötigen.

Für einen Marketing-Jahresplan erfassen Sie zunächst wichtige Produkteinführungen, Veranstaltungen und saisonale Aktionen. Anschließend ergänzen Sie die konkreten Aktivitäten für die nächsten Monate.

2. Erfassen Sie Aktivitäten und Termine

Erstellen Sie Aufgaben für die geplanten Marketingaktivitäten. Ergänzen Sie Fälligkeitsdaten und gegebenenfalls Startdaten, damit auch die Vorbereitungszeit sichtbar wird.

Umfangreiche Kampagnen können Sie in eigenen Projekten organisieren und mit Ihrem Kalender verknüpfen. So bleibt der Überblick erhalten, während die beteiligten Teams ihre einzelnen Arbeitsschritte planen.

3. Legen Sie Verantwortliche fest

Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu. Ergänzen Sie Briefings, Dateien und notwendige Freigaben direkt an der Aufgabe, damit alle Beteiligten den benötigten Kontext finden.

Richten Sie bei Bedarf Regeln für Erinnerungen und Übergaben ein. So wird beispielsweise die zuständige Person informiert, wenn ein Entwurf zur Überprüfung bereitsteht.

4. Prüfen Sie Ihren Marketing-Zeitplan

Wechseln Sie zwischen Listen-, Kalender- und Zeitleistenansicht, um denselben Plan aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten. Die Kalenderansicht zeigt anstehende Termine, während eine Zeitleiste längere Arbeitsphasen und Abhängigkeiten verdeutlicht.

Prüfen Sie, ob Aktivitäten sinnvoll aufeinander abgestimmt sind, notwendige Vorbereitungszeiten berücksichtigt wurden und sich zu viele Fristen auf einzelne Tage konzentrieren.

5. Automatisieren Sie wiederkehrende Schritte

Nutzen Sie Automatisierungsregeln, um wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen. Beispielsweise kann eine Statusänderung eine Benachrichtigung auslösen oder eine Aufgabe an die nächste zuständige Person weitergeben.

Definieren Sie klare Auslöser und Bedingungen. So passt die Automatisierung zu Ihrem Freigabeprozess und unterstützt die Zusammenarbeit.

6. Verbinden Sie Kampagnen mit Zielen

Verknüpfen Sie relevante Projekte und Aufgaben mit den Zielen Ihres Teams oder Unternehmens. Dadurch wird sichtbar, welchen Beitrag einzelne Aktivitäten zur Marketingstrategie leisten.

Aktualisieren Sie den Fortschritt regelmäßig, damit Ihr Kalender sowohl die geplanten Termine als auch den tatsächlichen Stand der Arbeit abbildet.

Welche Funktionen und Projektansichten verfügbar sind, hängt von Ihrem Asana-Abo ab.

Warum eine Marketing-Kalender-Vorlage statt einer Tabelle verwenden?

Excel und Google Tabellen eignen sich, um einen ersten Marketing-Zeitplan aufzubauen. Auch die gemeinsame Bearbeitung ist möglich. Sobald jedoch Aufgaben, Freigaben, Abhängigkeiten und zahlreiche Beteiligte hinzukommen, müssen Teams diese Abläufe zusätzlich organisieren und aktuell halten.

Ein Online-Marketing-Kalender in Asana verbindet Termine mit den zugehörigen Aufgaben und Gesprächen. Beteiligte mit den passenden Zugriffsrechten können Änderungen nachvollziehen, Dateien öffnen und den Bearbeitungsstand prüfen. Listen-, Kalender- und Zeitleistenansichten zeigen dieselbe Arbeit in unterschiedlichen Formaten. Bei Bedarf lassen sich Projektdaten als CSV-Datei exportieren.

Die IDC-Kurzfassung „The Business Value of the Asana Platform“ aus dem Jahr 2023 nennt für die untersuchten Organisationen 35 % weniger Zeitaufwand für E-Mails und andere administrative Aufgaben. Dieser Wert bezieht sich auf den Einsatz der Asana-Plattform insgesamt.

Auch der Zusammenhang zwischen Aktivitäten und Zielen verdient Aufmerksamkeit: Im Bericht „State of Marketing Collaboration“ von Asana und Meltwater aus dem Jahr 2024 gaben 47 % der Marketingfachkräfte an, mit den Jahreszielen ihrer Abteilung nur begrenzt vertraut zu sein. Ein gemeinsamer Marketing-Kalender kann helfen, diese Ziele im Arbeitsalltag sichtbar zu machen und mit konkreten Kampagnen zu verbinden.

Beispiel für einen Marketing-Kalender

Angenommen, Ihr Team plant eine Produkteinführung im dritten Quartal. Der Veröffentlichungstermin ist der 1. September. Von diesem Datum aus planen Sie die notwendigen Vorbereitungen rückwärts.

In Asana können Sie diese Bereiche als Abschnitte organisieren und die einzelnen Aktivitäten als Aufgaben erfassen. Ein Statusfeld zeigt, ob ein Inhalt beispielsweise in Überprüfung, freigegeben, geplant oder veröffentlicht ist.

Verknüpfen Sie außerdem Aufgaben, die aufeinander aufbauen. So wird beispielsweise sichtbar, dass eine Landingpage freigegeben sein muss, bevor Anzeigen auf sie verweisen können.

Tipps zur Verwaltung Ihres Marketing-Kalenders

Planen Sie quartalsweise und überprüfen Sie monatlich

Legen Sie die wichtigsten Vorhaben für das Quartal fest und konkretisieren Sie die anstehenden Aktivitäten. Prüfen Sie monatlich, ob Prioritäten, Budgets und Termine noch passen.

Ihr Marketing-Jahresplan bleibt dabei der übergeordnete Rahmen. Nicht jede einzelne Veröffentlichung muss bereits zu Jahresbeginn feststehen.

Benachrichtigen Sie zuständige Personen automatisch

Richten Sie Regeln ein, die bei bestimmten Statusänderungen die nächste zuständige Person informieren. Wechselt ein Entwurf beispielsweise zu „In Überprüfung“, kann eine Benachrichtigung den Freigabeprozess anstoßen.

Ordnen Sie gemeinsame Aufgaben mehreren Projekten zu

Wenn eine Aufgabe sowohl das Content-Team als auch das E-Mail-Team betrifft, nutzen Sie die Mehrfachzuordnung. Dieselbe Aufgabe kann in mehreren Projekten erscheinen, ohne dass Sie separate Kopien pflegen müssen.

Änderungen bleiben dadurch mit derselben Aufgabe verbunden und sind entsprechend den Zugriffsrechten sichtbar.

Prüfen Sie den Fortschritt jede Woche

Besprechen Sie offene Freigaben, gefährdete Termine und notwendige Entscheidungen in einer kurzen wöchentlichen Überprüfung. Bei mehreren Kampagnen können Portfolios helfen, den übergeordneten Fortschritt im Blick zu behalten.

Nutzen Sie AI Teammates für passende Koordinierungsaufgaben

AI Teammates können beispielsweise Projektinformationen zusammenfassen und Entwürfe für Status-Updates oder Hinweise auf mögliche Risiken vorbereiten. Geben Sie ihnen einen klaren Arbeitsumfang und prüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie Ihre Planung anpassen.

Häufig gestellte Fragen zum Marketing-Kalender