Swimlane-Diagramm: Definition, Beispiel und Anleitung

Die heutige Geschäftswelt ist geprägt von komplexen und vielschichtigen Prozessen. Um hier den Überblick zu behalten, müssen Abläufe klar und präzise dargestellt werden. Dafür gibt es viele Methoden, die bei der erfolgreichen Visualisierung helfen können.

Eine der effektivsten Methoden ist das Swimlane-Diagramm. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu organisieren und visuell darzustellen, insbesondere in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement.

In diesem Artikel werden wir Ihnen alles Wichtige zu diesem Thema erklären. Wir zeigen Ihnen, was man genau unter einem Swimlane-Diagramm versteht und wie Sie ein solches Diagramm selbst erstellen können.

Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Ein Swimlane-Diagramm ist eine grafische Methode zur Darstellung von Prozessen, bei der horizontale oder vertikale Bahnen die Zuständigkeiten einzelner Personen, Teams oder Abteilungen sichtbar machen. Als Variante des Flussdiagramms zeigt es nicht nur den Ablauf, sondern auch, wer für welchen Schritt verantwortlich ist.

Der Name „Swimlane" (auf Deutsch: Schwimmbahn) leitet sich von den horizontalen oder vertikalen Bahnen ab, die in dem Diagramm verwendet werden. Jede dieser Bahnen ist dabei einer Person oder einer Abteilung zugeordnet.

In dieser Grafik wird der Prozess so abgebildet, dass die Aufgaben schrittweise in der richtigen Bahn eingezeichnet werden. Durch Verbindungen und Übergaben, auf die wir später noch näher eingehen werden, wird schließlich der Ablauf klar gekennzeichnet.

Das Swimlane-Diagramm (auf Englisch: swimlane diagram) ist bekannt dafür, Redundanzen und Ineffizienzen in einem Prozess aufzuzeigen und somit die Produktivität zu verbessern. Damit ist es ebenfalls ein äußerst hilfreiches Tool im gesamten Prozessmanagement.

Die Geschichte des Swimlane-Diagramms

Bereits in den 1940er Jahren entstanden die ersten Entwürfe von Flussdiagrammen. Diese wurden, wie auch heute, zur klaren Visualisierung von Prozessen genutzt, an denen mehrere Abteilungen oder Personen beteiligt waren.

Der Begriff „Swimlane" erschien zum ersten Mal im Jahr 1990. Dort wurde das Prinzip im Buch „Improving Processes" von Geary Rummler und Alan Brache verwendet. Deshalb spricht man in diesem Zusammenhang auch vom sogenannten Rummler-Brache-Diagramm.

Das Konzept wird heutzutage von vielen Unternehmen angewendet, da es eine hilfreiche Unterstützung in der Visualisierung von Workflows ist.

Swimlane-Diagramm vs. Flussdiagramm: Die Wichtigsten Unterschiede

Ein Flussdiagramm bildet einen Prozess als lineare Abfolge von Schritten ab, ohne die Zuständigkeiten einzelner Personen oder Abteilungen sichtbar zu machen. Ein Swimlane-Diagramm ergänzt diese Darstellung um horizontale oder vertikale Bahnen, die jedem Prozessbeteiligten eine eigene Spur zuweisen.

Wenn Sie einen Prozess mit mehreren Beteiligten und klar definierten Übergaben visualisieren möchten, ist das Swimlane-Diagramm die bessere Wahl. Für einfache, lineare Abläufe innerhalb eines Teams reicht ein klassisches Flussdiagramm oft aus.

Die verschiedenen Elemente eines Swimlane-Diagramms

Bevor wir damit beginnen, über die Erstellung eines Swimlane-Diagramms zu sprechen, möchten wir Ihnen vorab noch die verschiedenen Bestandteile dieses Konzepts erklären. Damit haben Sie ein solides Grundwissen, welches die Prozessdarstellung wesentlich erleichtert.

Wir verweisen in den folgenden Punkten auf die Standardsymbole, die Sie auch verwenden müssen, wenn Sie beispielsweise BPMN-Diagramme oder Workflow-Diagramme erstellen.

• Beschriftungen: Jede Aufgabe des Prozesses sollte klar beschriftet werden, damit jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist.

• Start- und Endpunkte: Sowohl der Beginn als auch das Ende eines Prozesses sollten klar gekennzeichnet werden. Dazu verwenden Sie ein Rechteck mit runden Ecken.

• Entscheidungspunkte: Oftmals müssen Sie während eines Prozesses eine Entscheidung treffen, die für den weiteren Verlauf entscheidend ist. Für solche Punkte verwenden Sie eine Raute als Symbol.

• Aufgaben: Einfache Aufgaben werden im Swimlane-Diagramm mit einem Rechteck gekennzeichnet.

• Input und Output: Dieser Punkt umfasst alles, was in den Prozess eingeht oder aus ihm hervorgeht. Dies können verschiedene Informationen oder Daten sein, die mit einem Parallelogramm markiert werden.

• Verbindungen: Mithilfe eines kleinen Kreises werden Konnektoren angezeigt, also eine Verbindung zu einem anderen Diagramm und einem anderen Prozessschritt. Damit kann also ein Schritt übersprungen werden.

• Dokument: Wenn Dokumenten für den erfolgreichen Prozessablauf wichtig sind, werden diese als Rechteck mit gewelltem unteren Rand gekennzeichnet.

• Gerader Pfeil: Damit wird eine physische Übergabe eines Dokuments markiert.

• Gezackter Pfeil: Damit wird eine elektronische Übergabe eines Dokuments markiert.

Diese Standardsymbole sind branchenübergreifend etabliert, sodass alle Prozessbeteiligten das Diagramm ohne zusätzliche Schulung lesen können.

Wann sollten Sie ein Swimlane-Diagramm Verwenden?

Swimlane-Diagramme eignen sich besonders dann, wenn mehrere Beteiligte an einem Prozess mitwirken und die Verantwortlichkeiten klar abgegrenzt werden müssen. Die folgenden Anwendungsbereiche zeigen, wo diese Methode den größten Mehrwert bietet.

• Teamübergreifende Workflows: Wenn Aufgaben zwischen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Kundenservice übergeben werden, machen Swimlanes die Schnittstellen sichtbar.

• Onboarding-Prozesse: In Bereichen wie HR oder IT, in denen neue Mitarbeitende mehrere Stationen durchlaufen, sorgt das Diagramm für Transparenz über den gesamten Ablauf.

• Genehmigungsverfahren: Bei Freigabeprozessen mit mehreren Entscheidungsebenen zeigt das Swimlane-Diagramm, wer wann genehmigen muss.

• Prozessoptimierung: Wenn bestehende Abläufe auf Engpässe oder Doppelarbeit überprüft werden sollen, hilft die visuelle Zuordnung, Schwachstellen schnell zu identifizieren. Die Prozessmodellierung liefert dafür die methodische Grundlage.

Für einfache Abläufe ohne Übergaben zwischen Beteiligten genügt oft ein klassisches Flussdiagramm. Die Swimlane-Methode entfaltet ihren vollen Nutzen erst bei Prozessen, an denen mindestens zwei Verantwortungsbereiche beteiligt sind.

Wie erstelle ich ein Swimlane-Diagramm?

Die Erstellung eines Swimlane-Diagramms erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Die folgenden sieben Schritte führen Sie durch den gesamten Prozess.

1. Definition des Prozesses

Im ersten Schritt ist es wichtig, den Prozess, den Sie visualisieren möchten, klar zu definieren. Dies umfasst zum einen die Hauptaktivitäten des gesamten Prozesses, die beteiligten Personen bzw. Abteilungen und die Ziele des Prozesses.

Für diesen Schritt ist es wichtig, sich mit den Prozessbeteiligten intensiv auseinanderzusetzen. Wir empfehlen Ihnen hierfür ein Brainstorming-Meeting. Hier können Sie alle wichtigen Punkte zu dem jeweiligen Prozess besprechen, damit Sie einen detaillierten Überblick haben.

2. Identifizierung der Swimlanes

Im nächsten Schritt werden die Swimlanes definiert. Jede dieser Bahnen repräsentiert eine eigene Entität, die für einen Teil des Prozesses verantwortlich ist. Wie bereits besprochen, können dies einzelne Personen, Teams, Abteilungen oder auch externe Partner sein.

Erstellen Sie dafür eine Liste mit allen Prozessbeteiligten. Diese brauchen Sie im späteren Verlauf für die Erstellung des Diagramms.

3. Auflistung der Prozessschritte

Als Nächstes nehmen Sie die Hauptaktivitäten, die Sie bereits definiert haben, und teilen diese in umsetzbare Schritte auf. Damit erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die für den Prozess wichtig sind und im Diagramm abgebildet werden. Achten Sie hierbei auch darauf, dass Sie jede Aufgabe einem Prozessbeteiligten zuordnen.

4. Festlegung der Abfolge

Im letzten Schritt vor der Diagrammerstellung müssen Sie noch die logische Abfolge der Prozessschritte bestimmen. Versuchen Sie hier, einen klaren Prozessablauf zu definieren.

Dabei können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wo beginnt der Prozess und wo endet er?

• Welche Aufgaben müssen nacheinander erledigt werden?

• Welche Aufgaben können parallel ausgeführt werden?

• An welchen Punkten ist eine Entscheidung zu treffen, die den weiteren Verlauf des Prozesses beeinflusst?

• An welchen Stellen sind weitere Informationen notwendig?

5. Diagrammerstellung

Nun haben Sie alle notwendigen Informationen, damit Sie Ihr Diagramm erstellen können. Dabei haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten, die Sie nutzen können.

1. Physisches Diagramm: Auch wenn diese Methode unserer Meinung nach schon veraltet ist, möchten wir Sie dennoch anführen. Hierbei erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm auf Papier oder auf einem Whiteboard.

2. Digitales Diagramm: Viel sinnvoller sind Software-Tools, die eine digitale Abbildung ermöglichen. Diese Diagramme können Sie schnell und einfach mit allen Prozessbeteiligten teilen und auch einfacher anpassen. Nutzen Sie hierbei passende Tools, wie beispielsweise Asana.

Mit der Work-Management-Software von Asana können Sie nicht nur Ihre Workflows digital abbilden, sondern gleichzeitig auch dazu passende Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten festlegen. Sorgen Sie für mehr Übersicht und Klarheit und steigern Sie Ihre Effizienz mit Asana.

Kommen wir nun wieder zum Swimlane-Diagramm. In diesem Schritt nutzen Sie also eine der beiden genannten Möglichkeiten, um ein Swimlane-Diagramm zu erstellen. Fügen Sie hier alle Prozessschritte und Verbindungen ein, die Sie im Vorhinein bereits definiert haben.

6. Kontrolle des Diagramms

Nachdem Sie das Diagramm erstellt haben, sollten Sie es mit allen Prozessbeteiligten teilen. Diese können die Darstellung gegenprüfen und damit sicherstellen, dass alle Schritte und Verbindungen korrekt dargestellt wurden.

7. Aktualisierung

Prozesse können sich immer wieder ändern, entweder durch neue Tools oder effizientere Abläufe. Sorgen Sie dafür, dass diese Veränderungen auch in Ihrem Swimlane-Diagramm angeführt werden.

Swimlane-Diagramm: Ein Praxisbeispiel

Ein typisches Anwendungsbeispiel für ein Swimlane-Diagramm ist der Prozess der Content-Erstellung in einem Marketingteam. Drei Bahnen repräsentieren die beteiligten Rollen: Content-Strategie, Redaktion und Design.

Die Bahn „Content-Strategie" enthält die Aufgaben Themenrecherche und Briefing-Erstellung. An der Schnittstelle zur Bahn „Redaktion" findet die Übergabe des Briefings statt. Die Redaktion übernimmt das Texten und leitet den fertigen Entwurf an die Bahn „Design" weiter, wo die visuelle Gestaltung erfolgt. Ein Entscheidungspunkt in der Bahn „Content-Strategie" prüft das Endergebnis und gibt es entweder zur Veröffentlichung frei oder sendet es zur Überarbeitung zurück.

Dieses Beispiel zeigt, wie das Diagramm Übergaben und Verantwortlichkeiten transparent macht. Engpässe, etwa bei der Freigabe, werden sofort sichtbar.

Lucid, dessen Visualisierungstools von 96 % der Fortune-500-Unternehmen genutzt werden, setzt auf Asana als zentrale Work-Management-Plattform. Michelle Fisher, Senior Director bei Lucid, konsolidierte vier separate Plattformen in Asana, um Workflows zentral zu verwalten und Übergaben zwischen Teams effizienter zu gestalten. Erfahren Sie, wie auch Ihr Team mit Asana Prozesse optimieren kann – Demo ansehen.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Swimlane-Diagramm?

Die Verwendung von Swimlane-Diagrammen bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere bei der Darstellung von komplexen Prozessen und der Prozessoptimierung. Trotzdem gibt es auch einige Grenzen, die Sie berücksichtigen sollten.

Vorteile

• Klare Struktur: Swimlane-Diagramme ermöglichen eine klare und strukturierte Darstellung von Prozessen. Durch die Aufteilung des Workflows in Schwimmbahnen wird zudem deutlich, wer für welchen Teil des Prozesses verantwortlich ist.

• Verbesserte Kommunikation: Die visuelle Darstellung sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Ablauf besser verstehen. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Kommunikation und Zusammenarbeit aus.

• Effizienzsteigerung: Während der Erstellung beschäftigen Sie und Ihr Team sich intensiv mit dem Prozess, den wichtigsten Aufgaben und der Abfolge. Dies gibt Ihnen die Chance, unwichtige Schritte oder Engpässe zu identifizieren. Indem Sie diese eliminieren, sorgen Sie für eine höhere Effizienz.

• Flexibilität: Swimlane-Diagramme können für verschiedene Prozesse und Szenarien genutzt werden. Wenn Sie darüber hinaus auf eine Online-Software wie Asana setzen, können Sie diese Visualisierungen bei Bedarf schnell und unkompliziert aktualisieren.

Nachteile

• Zeitaufwand: Die Erstellung eines detaillierten Diagramms kann sehr zeitaufwendig sein. Insbesondere dann, wenn es sich um komplexe Projekte handelt, die sich häufig ändern. Trotzdem sollten Sie diesen Aufwand als Investition sehen, der im Gegenzug Ihre Effizienz erhöhen kann.

• Einarbeitung in das Konzept: Wenn Sie mit Swimlane-Diagrammen arbeiten, verwenden Sie in den meisten Fällen die Standardsymbole zur richtigen Bezeichnung der Schritte und Abfolge. Damit alle Beteiligten diese Symbole verstehen und richtig zuordnen können, müssen diese vorab eingeschult werden.

• Schwierigkeit bei sehr komplexen Prozessen: Das Swimlane-Diagramm ist bekannt dafür, für komplexe Projekte gut geeignet zu sein. Doch irgendwann stößt auch dieses Modell auf seine Grenzen. Sehr komplexe Prozesse können zu einem schwer lesbaren Diagramm führen. Daher müsste hier entweder der Umfang begrenzt oder der Workflow in mehrere Diagramme aufgeteilt werden.

Prozesse Visualisieren und Optimieren mit Asana

Swimlane-Diagramme machen Verantwortlichkeiten, Übergaben und Engpässe in teamübergreifenden Prozessen sichtbar. Mit Asana können Sie diese Erkenntnisse direkt in umsetzbare Workflows überführen, Aufgaben zuweisen und den gesamten Prozessablauf in Echtzeit verfolgen. Get started

Häufig Gestellte Fragen zu Swimlane-Diagrammen