Wissensmanagement: Definition, Methoden und Tools

In der heutigen Geschäftswelt ist es mit Sicherheit keine Übertreibung, wenn man sagt: "Wissen ist Macht!" Denn wenn ein Unternehmen viel Wissen generieren und sammeln kann, erzielt es einen ganz klaren Wettbewerbsvorteil.

Der Unternehmensbereich, der sich mit diesem Thema beschäftigt, nennt sich Wissensmanagement. Dabei geht es aber nicht nur um den Erwerb von Wissen, sondern auch um die Verteilung von Wissen zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern. Doch wie genau lässt sich ein solches System in Ihrem Unternehmen implementieren? Und welche Vorteile erhalten Sie dadurch?

In diesem Artikel möchten wir Ihnen alles Wissenswerte zu diesem Thema erklären. Wir zeigen Ihnen, was man genau unter Wissensmanagement versteht und welche Methoden und Tools Sie für eine erfolgreiche Umsetzung nutzen können.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement (auf Englisch: knowledge management) umfasst alle Prozesse, mit denen Unternehmen Wissen systematisch identifizieren, erfassen, speichern, verteilen und nutzen. Ziel ist es, relevantes Know-how für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen und so bessere Entscheidungen, effizientere Prozesse und nachhaltige Innovationen zu ermöglichen.

Wer ist für das Wissensmanagement verantwortlich?

Viele Unternehmen setzen das Wissensmanagement im HR-Bereich an. Die Mitarbeiter sind hier zuständig dafür, Wissen zu sammeln und an alle Mitarbeiter zu vermitteln. Mittlerweile stellen Unternehmen aber immer häufiger einen Chief Information Officer (CIO) oder einen Wissensmanager ein. Dieser Mitarbeiter ist direkt damit beauftragt, sich detailliert um das Wissens- und Informationsmanagement zu kümmern.

Was ist Wissen?

Um näher zu verstehen, welche Kenntnisse im Rahmen des Wissensmanagement überhaupt gesammelt und verarbeitet werden, ist es wichtig zu besprechen, was überhaupt Wissen ist.

Der Begriff Wissen hat viele Definitionen, in diesem Kontext kann er jedoch verstanden werden als "Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen". Dabei basiert das Wissen zwar auf reinen Informationen, Daten und Fakten, ist jedoch immer an eine spezifische Person gebunden. Diese Person bezeichnet man als "Wissensträger bzw. Wissensträgerin".

In diesem Zusammenhang wird unter explizitem und implizitem Wissen unterschieden.

Explizites Wissen

Unter explizitem Wissen versteht man Kenntnisse, die sich in Buchstaben und Zahlen erfassen lassen, etwa fachspezifisches Wissen oder Methodenkenntnisse. Da es nicht an eine bestimmte Person gebunden ist, lässt es sich über Datenbanken, Handbücher und Dokumente weitergeben.

Implizites Wissen

Implizites Wissen ist personengebunden und umfasst subjektive Erfahrungen, Denkmuster und Verhaltensweisen. Der Wissenstransfer gelingt hier vor allem durch Workshops, Mentoring oder die direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen.

Warum braucht man Wissensmanagement?

Das Wissensmanagement verfolgt das Ziel, eine sogenannte Wissensdatenbank aufzubauen. Diese soll schlussendlich einen Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen erzielen, denn durch das vernetzte Wissen können Mitarbeiter besser eingeschult und die eigenen Produkte und Dienstleistungen verbessert werden.

Im Detail verfolgt das Wissensmanagement mehrere Ziele, auf die wir hier kurz eingehen möchten.

• Informationsverfügbarkeit: Wissen sollte für alle Mitarbeitenden leicht verfügbar sein. Dabei hilft eine Wissensdatenbank, in der alle Informationen an einem Ort gebündelt sind. Somit kann jeder Mitarbeiter auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

• Wissensverteilung: Wissen sollte nicht auf einzelne Bereiche begrenzt sein. Dieses Silo-Denken kann sich negativ auf den Erfolg und die Produktivität auswirken. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist hier der Schlüssel. Daher werden mit dem Wissensmanagement die verschiedenen Kenntnisse an alle Abteilungen übermittelt.

• Wissenserhalt: Es ist wichtig, das implizite Wissen einer Person so effizient wie möglich an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Denn bei einem Mitarbeiterabgang oder -wechsel könnten wertvolle Informationen verloren gehen, die wichtig für den Unternehmenserfolg sind. Ein strukturierter Onboarding-Prozess hilft, dieses Risiko zu minimieren.

• Innovationsförderung: Um Innovationen vorantreiben zu können, müssen die zuständigen Teams mit allen richtigen Informationen versorgt werden. Auch dafür sorgt das richtige Wissensmanagement.

Wie baue ich ein Wissensmanagement auf?

Für den Aufbau eines Wissensmanagements stehen verschiedene Modelle und Methoden zur Verfügung. Zwei bewährte Ansätze, die sich auf die unterschiedlichen Wissensarten (explizit und implizit) fokussieren, haben sich in der Praxis besonders durchgesetzt.

SECI-Modell

Das SECI-Modell, auch Wissensspirale genannt, wurde von den japanischen Wissenschaftlern Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi entwickelt. Das Modell ist insofern interessant und wichtig, da es das implizite Wissen in den Vordergrund stellt.

Wie bereits angesprochen ist implizites Wissen schwer zu übermitteln, da es an einen Wissensträger gebunden ist. Mit diesem Modell soll jedoch eine Transformation zu explizitem Wissen möglich sein.

Dazu wurden folgende Phasen definiert:

1. Socialization: Mit der Phase der Sozialisierung beginnt der Prozess des SECI-Modells. Hier steht zunächst einmal die Beobachtung im Vordergrund. Dabei wird ein Umfeld geschaffen, welches Vertrauen und gemeinsames Handeln ermöglicht. Mitarbeiter können sich nun gegenseitig beobachten und miteinander arbeiten, um durch nonverbale Handlungen das implizite Wissen aufzunehmen.

2. Externalization: In der Phase der Externalisierung versuchen die Mitarbeiter jetzt, ihr vorhandenes Wissen mit anderen zu teilen. Dabei hilft es, ein Brainstorming-Meeting durchzuführen. Mitarbeiter können hierbei Fragen stellen und sich gegenseitig dabei helfen, die richtigen Antworten zu finden. Damit soll das Wissen explizit gemacht werden.

3. Combination: Nun folgt die Phase der Kombination. Hier wird das verfügbar gemachte Wissen neu zusammengestellt, denn das geteilte Wissen trifft hier auf neue, individuelle Erfahrungen. Diese Phase ist wichtig, um Innovationen und neues Wissen zu schaffen.

4. Internalization: Die letzte Phase ist die Internalisierung. Hierbei geht es darum, die neuen Erfahrungen aufzunehmen und in den eigenen Erfahrungsschatz einzubinden. Somit wird das explizite Wissen wieder zu implizitem Wissen.

Der Prozess beginnt dann von vorne – daher der Name „Wissensspirale": Mit jedem Durchlauf wird implizites Wissen schrittweise für das gesamte Unternehmen zugänglich.

Bausteine-Modell nach Probst

Das Bausteine-Modell wurde von Gilbert Probst, einem Schweizer Ökonom, entwickelt. Der Prozess basiert auf einer strukturierten Herangehensweise, welche dafür sorgt, dass Wissen richtig verarbeitet und gesammelt wird.

Dieser Wissensmanagement-Prozess ist wichtig, um das explizite Wissen langfristig zu speichern und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Insgesamt besteht das Bausteine-Modell aus acht verschiedenen Bereichen, die alle Aspekte des Wissensmanagements abdecken.

1. Wissensidentifikation: Bevor Wissen gesammelt werden kann, muss es erst einmal erkannt und lokalisiert werden.

2. Wissenserwerb: Wenn ein Unternehmen noch nicht genug Wissen hat, kann es dieses von externen Quellen beschaffen. Dies können Experten oder andere Organisationen sein.

3. Wissensentwicklung: Durch die richtige Nutzung von Wissen werden neue Fähigkeiten geschaffen und Ideen entwickelt.

4. Wissensverteilung: Wissen sollte innerhalb eines Unternehmens an alle Mitarbeiter verteilt werden.

5. Wissensnutzung: Es muss sichergestellt werden, dass Wissen auch tatsächlich genutzt wird.

6. Wissensbewahrung: Der Abgang von Mitarbeitern kann zum Verlust von implizitem Wissen führen. Deshalb muss wertvolles Wissen langfristig gespeichert werden.

7. Wissensziele: Für ein erfolgreiches Wissensmanagement müssen Ziele festgelegt werden, die die Richtung bestimmen.

8. Wissensbewertung: Die festgelegten Ziele und Aktivitäten sollten regelmäßig überprüft und bewertet werden.

Weitere Wissensmanagement-Methoden

Daneben gibt es noch zahlreiche weitere Methoden, die Sie ebenfalls nutzen können. Entscheiden Sie für sich selbst, welche Methode am sinnvollsten für Ihr Unternehmen ist, um das bestmögliche Wissensmanagement aufzubauen.

• Wissenstreppe nach North: Diese Methode veranschaulicht die Transformation von einfachen Daten hin zu einer Wettbewerbsfähigkeit.

• Knowledge Mapping: Wer visuelle Übersichten bevorzugt, kann sogenannte Wissenskarten verwenden. Diese veranschaulichen komplexe Strukturen auf eine einfache Art und Weise, um leichter Lücken zu identifizieren.

• Potsdamer Modell: Bei diesem Modell geht es hauptsächlich darum, das Wissensmanagement in bestehende Unternehmensprozesse zu integrieren.

Wissensmanagement-Tools für Ihr Unternehmen

Die Wahl des richtigen Tools ist entscheidend für den Erfolg Ihres Wissensmanagements. Je nach Unternehmensgröße, Branche und bestehender IT-Infrastruktur kommen unterschiedliche Lösungen infrage. Grundsätzlich lassen sich drei Kategorien von Tools unterscheiden, die jeweils unterschiedliche Aspekte des Wissensmanagements abdecken.

Wikis und Wissensdatenbanken

Interne Wikis und Wissensdatenbanken eignen sich besonders gut, um explizites Wissen strukturiert zu dokumentieren. Mitarbeitende können hier Artikel, Anleitungen und Prozessbeschreibungen erstellen und pflegen. Der Vorteil liegt in der zentralen Verfügbarkeit: Alle Informationen sind durchsuchbar und jederzeit abrufbar. Bekannte Beispiele sind Confluence, Notion oder MediaWiki.

Work-Management-Plattformen

Work-Management-Plattformen gehen einen Schritt weiter als reine Wissensdatenbanken. Sie verknüpfen Wissen direkt mit Aufgaben, Projekten und Workflows. Dadurch entsteht Wissen nicht isoliert, sondern ist eingebettet in den täglichen Arbeitskontext. Mitarbeitende finden relevante Informationen genau dort, wo sie gebraucht werden, etwa in Projektbeschreibungen, Aufgabenkommentaren oder angehängten Dokumenten.

Kommunikations- und Kollaborationstools

Für den Austausch von implizitem Wissen spielen Kommunikationstools eine zentrale Rolle. Messenger-Dienste, Videokonferenzlösungen und gemeinsam genutzte Dokumente erleichtern den direkten Wissenstransfer zwischen Kolleginnen und Kollegen. Wichtig ist dabei, dass auch hier gewonnene Erkenntnisse dokumentiert und in eine dauerhafte Wissensdatenbank überführt werden.

Auswahlkriterien für das richtige Tool

Bei der Auswahl eines Wissensmanagement-Tools sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:

• Integration: Das Tool sollte sich in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen und mit anderen Anwendungen wie E-Mail, Kalender oder ERP-Systemen verbunden werden können.

• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz im Team. Wenn ein Tool zu komplex ist, wird es nicht genutzt.

• Suchfunktion: Eine leistungsfähige Suchfunktion ermöglicht es, relevantes Wissen schnell zu finden, auch wenn die Wissensdatenbank wächst.

• Skalierbarkeit: Das gewählte Tool muss mit Ihrem Unternehmen wachsen können, sowohl in der Anzahl der Nutzenden als auch im Umfang der gespeicherten Inhalte.

• DSGVO-Konformität: Gerade im DACH-Raum ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein zentrales Auswahlkriterium. Achten Sie auf Serverstandorte innerhalb der EU und transparente Datenschutzrichtlinien.

Digitales Wissensmanagement mit Asana

Asana verbindet Wissensmanagement mit dem täglichen Arbeitsablauf: Als Work-Management-Plattform bildet Asana alle betrieblichen Prozesse, Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten an einem Ort ab. Ihre Mitarbeitenden erhalten so nicht nur einen Überblick über ihre Aufgaben, sondern auch direkten Zugang zu allen relevanten Informationen und Kontextwissen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel von Holistics Software. Das Datenanalyse-Unternehmen aus Singapur mit 30 Mitarbeitenden in drei Ländern stand vor einer typischen Herausforderung: Wissen war über verschiedene Tools und Standorte verteilt, die Abstimmung zwischen Teams erforderte zahlreiche Meetings.

Nach der Einführung von Asana konnte Holistics Software die wöchentlichen Abstimmungsmeetings von fünf auf eines reduzieren. Die Verantwortlichkeiten im Team wurden klarer, die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg transparenter. Operative Aufgaben ließen sich automatisieren, sodass mehr Zeit für die eigentliche Wissensentwicklung blieb.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren im Wissensmanagement

Wissensmanagement einzuführen ist das eine, es langfristig im Unternehmen zu verankern das andere. In der Praxis scheitern viele Initiativen nicht an fehlenden Tools, sondern an organisatorischen und kulturellen Hürden. Die folgenden Punkte helfen Ihnen, typische Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und die richtigen Rahmenbedingungen für nachhaltigen Erfolg zu schaffen.

Typische Herausforderungen

• Fehlende Wissenskultur: Wenn Mitarbeitende keinen Anreiz sehen, ihr Wissen zu teilen, bleibt wertvolles Know-how bei Einzelpersonen. Häufig wird Wissen sogar als persönlicher Wettbewerbsvorteil betrachtet, was den offenen Austausch hemmt.

• Informationsüberflutung: Ohne klare Strukturen und Prozesse führt die schiere Menge an Dokumenten, E-Mails und Nachrichten dazu, dass relevantes Wissen in der Masse untergeht. Mitarbeitende verbringen dann mehr Zeit mit Suchen als mit produktiver Arbeit.

• Mangelnde Führungsunterstützung: Wissensmanagement braucht Rückhalt aus der Geschäftsführung. Ohne klare Priorität von oben fehlen Budget, Ressourcen und die nötige Verbindlichkeit, um das Thema im Arbeitsalltag zu verankern.

• Wissen in Silos: In vielen Unternehmen arbeiten Abteilungen weitgehend isoliert voneinander. Wissen, das in einem Team vorhanden ist, erreicht andere Bereiche nur zufällig oder gar nicht, was zu doppelter Arbeit und verpassten Chancen führt.

Erfolgsfaktoren für nachhaltiges Wissensmanagement

• Klare Verantwortlichkeiten: Benennen Sie eine Person oder ein Team, das für das Wissensmanagement zuständig ist. Ob Wissensmanager, CIO oder ein dezidiertes Projektteam, klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass das Thema nicht im Tagesgeschäft untergeht.

• Schrittweise Einführung: Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt, bevor Sie das Wissensmanagement auf das gesamte Unternehmen ausweiten. So können Sie Erfahrungen sammeln, Prozesse anpassen und die Akzeptanz im Team schrittweise aufbauen.

• Regelmäßige Aktualisierung: Eine Wissensdatenbank ist nur dann nützlich, wenn sie aktuell ist. Legen Sie feste Intervalle fest, in denen Inhalte überprüft und bei Bedarf aktualisiert oder archiviert werden.

• Anreize für Wissensteilung: Machen Sie das Teilen von Wissen zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. Das kann über Anerkennung in Team-Meetings geschehen, über gemeinsame Wissensdatenbanken mit sichtbaren Beiträgen oder über die Integration von Wissensteilung in Zielvereinbarungen.

So setzen Sie Wissensmanagement erfolgreich um

Erfolgreiches Wissensmanagement beginnt mit einer klaren Strategie: Definieren Sie zunächst, welches Wissen für Ihr Unternehmen geschäftskritisch ist, und wählen Sie dann die passenden Methoden und Tools, um dieses Wissen systematisch zu erfassen und zugänglich zu machen. Ob SECI-Modell, Bausteine-Modell oder eine Kombination verschiedener Ansätze, entscheidend ist, dass Sie einen Rahmen schaffen, der zu Ihrer Unternehmensstruktur passt.

Nutzen Sie eine zentrale Plattform, die Wissen direkt mit dem Arbeitsalltag verknüpft. Wenn Informationen dort verfügbar sind, wo Aufgaben erledigt werden, steigt die Nutzung und der Wissenstransfer wird Teil der täglichen Routine. So vermeiden Sie isolierte Wissensdatenbanken, die zwar existieren, aber nicht aktiv genutzt werden.

Testen Sie Asana kostenlos und erleben Sie, wie eine Work-Management-Plattform Ihr Wissensmanagement auf das nächste Level bringen kann, indem sie Aufgaben, Zuständigkeiten und Wissen an einem Ort zusammenführt.

Häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagement