Work Management: Einführung, Vorteile und Praxistipps

Vor einigen Jahren erkannten Professor Dr. Martin Viessmann und sein Sohn Max (aktueller Co-CEO) bei Viessmann wie wichtig es war, das Unternehmen für Heiz- und Kühlsysteme für das Zeitalter von intelligenten Geräten und dem Internet der Dinge zu transformieren. Neben der Einführung von Produktinnovationen wollten sie auch die internen Betriebsstrukturen des Unternehmens verbessern und führten die Geschäfts- und operativen Teams in das, wie sie es nennen, „Zeitalter der effektiven Zusammenarbeit" ein.

Es ist nachvollziehbar, dass die Familie Viessmann offen für Technologie ist. Viessmann ist ein 100-jähriges Unternehmen und für Martin und Max Viessmann stand fest, dass sowohl ihre Produkte als auch der Arbeitsplatz kontinuierlich modernisiert werden mussten, um auch in den kommenden Jahrzehnten erfolgreich zu bleiben.

An diesem Punkt kommt Alexander Pöllmann, Smart Office und Collaboration Manager bei Viessmann, ins Spiel. Er wurde mit der Planung und Einführung des „zukünftigen Arbeitsplatzes" und der Öffnung von Viessmann für „das Zeitalter der effektiven Zusammenarbeit" betraut. Dadurch wurde dem Unternehmen mit 100-jähriger Tradition der Schritt in die Welt von hochmodernen, fortschrittlichen Geräten ermöglicht.

Bevor Alex Pöllmann neue Technologien einführte, nahm er sich Zeit, um die Bedürfnisse des Unternehmens besser zu verstehen.

Was hat er dabei herausgefunden? Angestellte brauchten ein Tool, über das sie sich einfach vernetzen, zusammenarbeiten und in einem zunehmend dezentralen Unternehmen mehr gemeinsam erledigen konnten. Da Viessmann im Laufe der Jahrzehnte gewachsen ist, arbeiteten viele Menschen in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen, was die Zusammenarbeit erschwerte. Dies machte sich besonders bemerkbar, weil es keine einzige Informationsquelle gab, auf die alle bei der teamübergreifenden Verwaltung der Arbeit zurückgreifen konnten.

Alex' Ziel war es, die Art der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter bei Viessmann einer reibungslosen, unternehmensweiten digitalen Transformation zu unterziehen – eine Transformation, die weit über ein einzelnes Projekt oder Team hinausgehen sollte. Ein besonders wichtiges Element dieser digitalen Transformation war die Einführung einer Work-Management-Plattform.

Work Management vs. Projektmanagement

Was ist also Work Management? Obwohl manchmal kein Unterscheid zwischen Work Management und Projektmanagement gemacht wird, handelt es sich um zwei verschiedene Begriffe. Sie sind zwar verwandt, aber definitiv unterschiedlich.

Bevor wir uns die Unterschiede genauer ansehen, wollen wir abgrenzen, was Work Management ist. Bei Asana definieren wir es so:

Work Management ist eine systematische Vorgehensweise zur Koordination der Arbeitsabläufe eines Unternehmens, um Teams die nötige Klarheit zu verschaffen, damit sie ihre Ziele schneller erreichen. Zu den Arbeitsabläufen eines Unternehmens zählen zum Beispiel Projekte, fortlaufende Prozesse oder Routineaufgaben. Beim Work Management steht die Koordination von Menschen und Arbeitsvorgängen auf allen Ebenen eines Unternehmens im Mittelpunkt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass allen die Informationen zur Verfügung stehen, die sie zum Erledigen der wirkungsvollsten Aufgaben benötigen.”

Anders ausgedrückt ist Work Management ein umfangreiches System und eine bestimmte Arbeitsweise, die Projekte, Planung und Prozesse umfasst. Daher gehören die Planung oder das Management von Projekten zum Work Management, sind aber nur ein Teil des Ganzen. Man könnte es so zusammenfassen: Beim Projektmanagement konzentrieren wir uns auf einen einzelnen Baum, beim Work Management beziehen wir hingegen den gesamten Wald mit ein.

Die wichtigsten Vorteile von Work Management

Work Management bietet Unternehmen messbare Vorteile, die über einzelne Projekte hinausgehen. Wenn Teams ihre gesamte Arbeit systematisch koordinieren, profitieren sie in mehreren Bereichen gleichzeitig.

• Transparenz und Klarheit: Alle Beteiligten wissen jederzeit, wer woran arbeitet und welche Prioritäten gelten. Das reduziert Rückfragen und Missverständnisse.

• Höhere Produktivität: Durch standardisierte Prozesse und Vorlagen entfallen wiederkehrende Planungsschritte. Teams können sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

• Bessere Entscheidungen: Mit einem vollständigen Überblick über laufende Projekte und verfügbare Ressourcen treffen Führungskräfte fundierte, datenbasierte Entscheidungen.

• Skalierbarkeit: Work Management wächst mit dem Unternehmen. Neue Teams, Standorte oder Geschäftsbereiche lassen sich nahtlos einbinden, ohne bestehende Abläufe zu stören.

• Weniger Informationsverlust: Statt verstreuter E-Mails, Tabellen und Chat-Nachrichten bündelt eine zentrale Plattform alle relevanten Informationen an einem Ort.

So vereinfacht Work Management die Koordination von Projekten

Work Management wird als Konzept immer beliebter und macht zumindest theoretisch für viele Menschen Sinn. Aber wie sieht Work Management in der Praxis aus? Wie kann es Klarheit in die Projektkoordination Ihres Teams bringen und gleichzeitig Stress reduzieren?

Wie das Beispiel von Viessmann zeigt, gibt eine Work-Management-Plattform Teams die Möglichkeit, Arbeitsvorgänge einfach zu koordinieren – sei es im Büro oder in einem ortsunabbhängigen oder verteilten Team. Sehen wir uns genauer an, wie das funktioniert.

Work Management sorgt bei der Zusammenarbeit für Kontext: Es klärt das was und das wie in Zusammenhang damit, wo Sie und Ihr Team Ihre Arbeit erledigen. Wie Sie sich bestimmt denken können, ist es in Anbetracht der Tools, die wir während unserer Arbeit verwenden, keine Selbstverständlichkeit, Kontext und Zusammenarbeit unter einen Hut zu bringen – vor allem in einem ortsunabhängigen Arbeitsumfeld. Sie müssen sich gut überlegen, welche technischen Lösungen Sie einsetzen und wie sie Ihnen dabei helfen, diese Lücke nahtlos zu schließen. Die folgenden drei Ebenen Ihrer eingesetzten Technologien unterstützen Sie dabei, Kontext und Koordination auf natürliche Weise zu vereinen:

• Kommunikation: Wahrscheinlich verwenden Sie bereits mehrere Kommunikationstools, wie z. B. Zoom, Slack und E-Mails. Ihr Team muss die richtige Balance in der Anwendung dieser Tools finden und entscheiden, welche Tools für welche Art der Kommunikation verwendet werden sollen.

• Inhalt: Content-Repositories sind Orte, an denen Sie all Ihre Informationen und Dokumente speichern. Wahrscheinlich nutzen Sie Plattformen wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive zur sicheren Aufbewahrung und zum Teilen Ihrer Arbeit mit anderen.

• Koordination: So wichtig Kommunikationstools und Content-Repositories auch sind – ohne eine Work-Management-Plattform wie Asana fällt die effektive Zusammenarbeit und Koordination eines Teams schwierig. Diese abschließende Ebene schafft Klarheit – z. B. darüber, wer was bis wann erledigt – und sorgt als einzige Informationsquelle für Kontext bei der Arbeit Ihres Teams.

Die Erweiterung Ihrer Technologien um eine Work-Management-Plattform, die solch eine Ebene der Koordination bietet und als einzelne Informationsquelle dient, ist maßgeblich für erfolgreiche Teams. Somit wird ein lebendiges System geschaffen, in dem jeder die Prioritäten des Teams einsehen, diskutieren und bearbeiten kann – alles an einem Ort.

Früher konnten Teams selbst entscheiden, welche Tools sie für die Planung ihrer Arbeit verwenden wollten. Das hat die Zusammenarbeit und Kommunikation aber erschwert, denn es führte zu isolierten Arbeitsbereichen. Wir konzentrieren uns nun darauf, alles in einem Tool zu bündeln.”

Mit Work Management optimieren Sie Prozesse und sparen Zeit

Sobald Ihr Team oder Unternehmen mit einer Work-Management-Lösung ausgerüstet ist, können Sie mit der Optimierung von Prozessen beginnen. So spart Ihr Team Zeit und Energie.

Viele Arbeitsabläufe in Unternehmen erfordern laufende oder sich wiederholende Prozesse. Sobald Sie wissen, wer woran bis wann arbeitet, erkennen Sie Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe, sparen Zeit und können Pläne effektiv umsetzen. Identifizieren Sie dann wiederkehrende Prozesse, um Vorlagen dafür zu erstellen oder sie zu automatisieren. Dadurch kommt Ihr Team effizient und effektiv voran und kann seine Ziele erreichen.

Da unsere großen Redaktionsprojekte immer dieselben Schritte erfordern, haben wir eine Projektvorlage dafür erstellt. Das spart unserem Team in der Planungsphase viel Zeit und Mühen.”

Ein Work-Management-System als zentrale Informationsquelle

„Ich liebe es, eine einzige Informationsquelle zu haben", erklärt Jerod Hillary, ein Asana-Botschafter. „Für mein Team ist das Asana. In Asana können wir den nötigen Kontext bereitstellen und Kollegen auf zusätzliche Dokumente in unseren Cloud-Plattformen, Finanztools und anderen Bereichen in Asana hinweisen."

Diese Klarheit gibt Ihnen und Ihrem Team Selbstvertrauen und ermöglicht es allen Mitarbeitenden, auf dem Weg zu gemeinsamen Zielen Fortschritte zu machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich in einem gemeinsamen Büro befinden oder als verteiltes Team – wie auch Viessmann – arbeiten.

Mitarbeitende und Teams müssen verstehen, wie ihre Arbeit mit den unternehmensweiten Prioritäten zusammenhängt. Dadurch fühlen sie sich in ihrer Arbeit bestärkt, sind motivierter und wissen, dass ihre Tätigkeiten wirklich zählen. Work Management schafft Klarheit in Teams und gibt ihnen das nötige Selbstvertrauen, um mit vereinter Kraft an den wirklich wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Es räumt Unsicherheiten aus dem Weg und ermöglicht es, Hindernisse schon vorab zu identifizieren.

Erfahren Sie im Bericht zur Anatomie der Arbeit, womit 10.000 Angestellte weltweit ihre Arbeitszeit verbringen.

So führen Sie Work Management erfolgreich ein

Die Einführung von Work Management erfordert einen strukturierten Ansatz. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, den Übergang systematisch zu gestalten.

1. Bestandsaufnahme durchführen: Analysieren Sie, wie Ihr Team aktuell arbeitet. Welche Tools werden genutzt? Wo entstehen Informationslücken? Welche Prozesse wiederholen sich regelmäßig?

2. Ziele definieren: Legen Sie fest, was Sie mit Work Management erreichen möchten, etwa kürzere Durchlaufzeiten, bessere Ressourcenplanung oder mehr Transparenz für Führungskräfte.

3. Plattform auswählen: Entscheiden Sie sich für eine Work-Management-Plattform, die zu Ihren Anforderungen passt. Achten Sie auf Integrationen mit bestehenden Tools, Skalierbarkeit und eine intuitive Benutzeroberfläche.

4. Pilotprojekt starten: Beginnen Sie mit einem einzelnen Team oder Prozess. So sammeln Sie Erfahrungen, bevor Sie das System unternehmensweit ausrollen.

5. Schulung und Akzeptanz sicherstellen: Investieren Sie in Schulungen und zeigen Sie konkrete Vorteile auf, damit alle Beteiligten das neue System aktiv nutzen.

Bei Morningstar beispielsweise reduzierte das Team für Altersvorsorge die Bearbeitungszeit für Produktanfragen um zwei Wochen, nachdem es einen strukturierten Eingangsprozess mit einer Work-Management-Plattform eingeführt hatte.

Die Rolle von KI im modernen Work Management

Künstliche Intelligenz verändert die Art, wie Teams ihre Arbeit organisieren und ausführen. Im Work Management übernimmt KI zunehmend Aufgaben, die bisher manuellen Aufwand erforderten.

Moderne Work-Management-Plattformen nutzen KI für drei zentrale Bereiche:

• Automatisierte Aufgabenerfassung: KI analysiert eingehende Anfragen, ordnet sie den richtigen Teams zu und identifiziert fehlende Informationen automatisch.

• Intelligente Priorisierung: Auf Basis von Projektdaten, Fristen und Teamkapazitäten schlägt KI optimale Reihenfolgen vor und erkennt potenzielle Engpässe frühzeitig.

• Content- und Berichterstellung: KI-gestützte Workflows beschleunigen die Erstellung von Statusberichten, Dokumentationen und internen Inhalten.

Morningstar, ausgezeichnet mit dem AI Visionary Work Innovation Award 2025, spart durch KI-gestützte Workflows in Asana AI Studio jährlich über 600.000 US-Dollar. Allein die KI-gestützte Content-Pipeline des Forschungsteams spart rund 14.976 Stunden pro Jahr ein.

Work Management als Schlüssel zu effektiverer Zusammenarbeit

Work Management gibt Teams die Struktur und Klarheit, die sie brauchen, um ihre Ziele schneller und mit weniger Reibung zu erreichen. Von der systematischen Koordination über optimierte Prozesse bis hin zu KI-gestützter Automatisierung bietet Work Management einen ganzheitlichen Ansatz für modernes Arbeiten. Starten Sie jetzt und entdecken Sie, wie eine Work-Management-Plattform Ihr Team voranbringt. Jetzt starten

Häufig gestellte Fragen zum Work Management