이 모든 이벤트가 성공적으로 진행되고 회사 브랜드와 일치하도록 글로벌 선임 프로그램 마케팅 매니저인 Dawn Jensen과 글로벌 이벤트 매니저인 Sydney Leopold는 이벤트 등록 페이지부터 무역 박람회 부스 디자인, 참석자 경품에 이르기까지 모든 것을 함께 만듭니다.

기업 마케팅팀은 주요 무역 박람회부터 수요 창출을 위한 웨비나까지 매년 1,000건 이상의 이벤트를 지원합니다. 우리는 Asana로 이벤트 요청에 대한 전달 SLA를 70% 줄일 수 있었습니다.

Dawn Jensen, 글로벌 선임 프로그램 마케팅 매니저

이러한 이벤트를 지원하기 위해 모든 마케팅 및 디자인 자산을 만드는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 기업 마케팅팀은 매년 22,000건 이상의 요청을 처리합니다. 이메일을 통해 이러한 모든 이벤트 요청을 추적하는 것은 효과가 없었습니다. 업무 진행 상황을 확인할 수 있는 사람이 없었고, 새로운 요청이 누락되고, 팀의 주요 책임 중 하나인 이벤트와 지역 전반에 걸쳐 브랜드 일관성과 품질을 보장하기가 어려웠습니다.

업무 확장 및 간소화에 적합한 툴 찾기

Dawn이 Sophos에 입사했을 때, 기업 마케팅팀은 이미 업무 관리 솔루션을 평가하고 있었습니다. 브로슈어 업데이트부터 영업 서밋 및 파트너 컨퍼런스를 위한 복잡한 워크플로에 이르기까지 모든 것을 관리할 수 있도록 직관적이고 사용하기 쉽고 유연한 솔루션을 찾고 있었습니다.

Sophos는 팀의 요구 사항과 워크플로에 가장 잘 맞는 Asana를 선택했습니다. Asana는 유연하며 비즈니스 규모 확장에 따라 쉽게 맞춤 설정할 수 있습니다. 팀원은 다양한 맥락에 맞게 여러 보기에서 업무를 확인할 수 있으며, 팀은 직관적이고 강력한 UI에 매력을 느꼈습니다.

분기당 1,600개 이상의 요청 처리

Asana 고객 성공팀과 협력하여 Dawn은 모든 사람이 요청을 제출, 분류, 실행하는 데 동일한 프로세스를 따를 수 있도록 규칙을 개발했습니다. 이를 통해 기업 마케팅팀은 중요한 단계를 놓치지 않도록 워크플로를 표준화할 수 있었습니다.

Asana 덕분에 2018년에 6,400건의 디자인 및 웹 관련 이벤트 요청을 완료할 수 있었습니다. 직원 수는 5% 증가했지만 작업 수용량은 50% 증가한 것이죠.

Dawn Jensen, 글로벌 선임 프로그램 마케팅 매니저

기업 마케팅 팀이 Asana에서 업무를 관리하기 시작하자, 현장 마케팅 팀원에게 실시간 업데이트를 제공할 수 있게 되었습니다. “Asana에서 이벤트 매니저에게 요청을 보여주면, 이벤트 매니저는 모든 댓글, 무슨 일이 언제 일어났는지에 대한 시간 순서, 누가 디자인했는지, 누가 검토했는지 등 모든 것을 확인할 수 있었습니다.”라고 Dawn은 말합니다. “그리고 그들의 반응은 보통 '오, 이런, 이거 최고예요. 이것에 어떻게 액세스할 수 있나요?'였습니다.” 이로써 Dawn의 팀은 보고서 작성, 전화 응대, 이메일 응답, 상태 업데이트 미팅 참석에 일반적으로 소요되는 수백 시간을 절약할 수 있었습니다.

더 효과적인 프로세스, 더 효과적인 조율, 더 효과적인 이벤트

Dawn과 그녀의 팀은 이제 (세 개의 시간대에 흩어져 있는 팀원들이) 하루 16시간, 주 6일 관리하는 '요청 수신함' 프로젝트를 통해 이벤트 요청을 하나도 놓치지 않고 관리합니다. 모든 업무를 Asana에서 일원화하여 관리함으로써 모든 구성원은 팀이 수행 중인 작업, 각 개별 요청의 상태, 완료 시점을 확인할 수 있습니다.

이제 기업 마케팅 팀과 교차 기능 파트너가 Asana에서 이벤트 업무를 관리하기 때문에 더 많은 이벤트를 지원하고, 브랜드 일관성을 보장하며, 서비스를 제공하는 119개 국가의 파트너와 고객에게 매력적인 경험을 제공할 수 있습니다.