요청을 일원화해 적절한 업무에 우선순위를 지정하고, 리소스를 배정하여, 바로 시작해 보세요

Asana의 업무 수신 워크플로 템플릿을 사용하면 팀이 제출물을 수동으로 분류하지 않고도 수신되는 업무를 간편하게 수신, 검토, 전달할 수 있습니다. 모든 요청이 동일한 워크플로로 들어가므로 팀은 주의가 필요한 사항, 각 단계의 소유자, 업무 진행 상태를 확인할 수 있습니다. 자동화와 AI 지원이 내장되어 있어 정보 수집에 소요되는 시간을 줄이고 중요한 업무를 완료하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

• 들어오는 모든 업무를 일관된 단일 워크플로로 수집하세요.

  이 템플릿은 기본 제공 양식을 통해 주요 세부 정보를 수집하고 각 요청에 ID를 할당하여 팀이 업무 항목을 쉽게 추적할 수 있도록 합니다. 팀은 이메일 후속 조치를 시작하고 팀 전용 댓글을 남겨 업무를 시작하기 전에 협업할 수 있습니다.

• AI로 요청을 빠르게 검토하고 적격성을 확인하세요.

  AI가 새로 제출된 요청의 이름을 지정하고, 요청자에게 누락된 정보를 요청하고, 회신을 작성하여 업무 수신 프로세스 초기의 오락가락을 줄입니다.

• 사용자 지정 상태 단계를 사용하여 요청을 정리하세요.

  업무 요청 템플릿은 업무 요청을 사용자 지정 상태 유형으로 분류하여 신규, 진행 중, 차단됨 또는 완료된 업무 요청을 확인할 수 있습니다.

• 마감일을 자동으로 적용합니다.

  규칙은 요청 유형에 따라 마감일을 설정하여 팀이 수동으로 일정을 계획할 수 있도록 도와줍니다.

• 단일 대시보드에서 성과를 검토하고 보고합니다.

  대시보드에는 요청량, 처리 속도, 지연이 다양한 단계에서 표시됩니다. 수신 템플릿은 팀에 실시간 지표, 인사이트, 차트, 그래프를 제공하여 워크플로를 개선하고 지연을 방지합니다.

업무 수신 워크플로 템플릿을 사용해야 하는 경우

업무 수신 템플릿은 팀이 여러 소스에서 들어오는 업무를 처리할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법이 필요할 때 가장 유용합니다. 요청자가 필요 사항을 지정하고, 주요 세부 정보를 포함하고, 추가 체크인 없이 진행 상태를 추적할 수 있는 단일 위치를 제공합니다. 워크플로 템플릿은 검토자가 다음에 해야 할 일을 결정하고 지연 없이 업무를 진행하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있도록 도와줍니다.

팀이 다음을 수행하고자 할 때 Asana의 업무 수신 양식 템플릿을 사용하세요.

• 하루 종일 들어오는 요청을 정리하세요.

• 사일로화된 이메일, 채팅 또는 스프레드시트를 단일 수신 흐름으로 대체합니다.

• 하나의 시스템에서 요청을 할당하고 일정을 수립하여 업무량을 계획합니다.

• 시설 수리, IT 지원 또는 온보딩 작업과 같은 반복적인 서비스 요구를 지원합니다.

• 요청자에게 제출 상태에 대한 가시성을 제공합니다.

업무 요청 워크플로 템플릿은 반복되는 요청을 관리하고 모두가 동일한 정보를 파악할 수 있도록 안정적인 접수 프로세스가 필요한 모든 팀에 적합합니다.

업무 수신 템플릿 사용 방법

Asana의 업무 수신 워크플로 템플릿을 사용하면 팀이 한 곳에서 업무 수신 주문을 수집, 검토, 관리할 수 있습니다. 워크플로의 각 단계를 일관된 순서로 진행하면 새로운 요청이 어떻게 진행되는지 언제나 파악할 수 있습니다.

양식을 사용하여 업무 요청을 수집하세요

기본 제공 양식을 통해 새 제출을 캡처하고 모든 요청에 대해 표준화된 항목을 생성합니다. 작업 주문 요청 양식을 사용자 지정하여 작업에 대한 설명, 연락처 정보 또는 팀에 필요한 기타 세부 정보를 포함할 수 있습니다. 템플릿은 각 항목에 고유한 ID를 할당하고, 협업이 필요한 경우 팀이 이메일 후속 조치 또는 팀 전용 댓글을 추가합니다. 시설 관리자가 HVAC 수리 요청을 제출하면 양식은 시작 시 필요한 모든 정보를 기록합니다.

AI로 업무 요청을 검토하세요

AI는 들어오는 각 요청에 이름을 할당하고, 요청자에게 누락된 세부 정보를 묻고, 초기 오가는 시간을 최소화하기 위해 응답 초안을 작성합니다. 요청자가 위치 세부 정보를 생략하면 AI는 계속하기 전에 후속 질문을 합니다.

상태별로 업무 요청을 정리하세요

팀은 상태 필드를 사용하여 각 항목을 새 요청, 정보 필요, 평가, 승인됨, 거절됨 또는 구현됨과 같은 올바른 단계에 배치합니다. 교차 기능 온보딩 요청이 '정보 필요'에 있는 경우, 상태는 검토자에게 다음에 무엇을 해야 하는지 정확히 알려줍니다.

요청에 대한 마감일 자동 설정

규칙은 요청 유형에 따라 마감일을 할당하므로 팀이 수동으로 업무 일정을 잡을 필요가 없습니다. 자동화는 업무량이 증가할 때 일정에 맞춰 업무를 진행할 수 있도록 해줍니다. 팀이 4일 이내에 기본 서비스 요청을 항상 해결하는 경우, 규칙은 마감일을 즉시 적용합니다.

대시보드에서 진행 상태를 추적하세요

대시보드에는 요청량, 이동 속도, 워크플로 병목 현상이 표시됩니다. 이러한 차트는 팀이 패턴을 인식하고 필요할 때 업무 요청 프로세스를 수정하는 데 도움이 됩니다. 월별 유지 보수 요청이 급증하는 경우 대시보드에 강조 표시되어 리소스 계획을 안내합니다.

Asana의 업무 수신 템플릿은 각 제출물을 정리하고, 다음 단계를 안내하고, 검토와 실행을 통해 항목을 안내하는 팀원과 같은 역할을 합니다. AI는 업무 수신 작업을 돕고, 규칙은 업무 흐름을 유지하며, 대시보드는 모든 단계에서 진행 상태를 보고합니다.

Asana AI로 업무 요청을 관리하는 방식을 혁신하세요. AI로 요청을 검토하세요.

AI가 단순 반복 작업을 처리하여 팀이 데이터 입력이 아닌 의사 결정에 집중할 수 있도록 하세요. 업무 요청이 들어오면 AI는 워크플로를 변경하지 않고도 업무 요청 수신 프로세스를 정리, 정의 및 완료할 수 있도록 도와줍니다.

• 각 요청에 AI가 자동으로 이름을 지정합니다. AI가 각 제출물을 읽고 자세한 제목을 지정하므로, 수신 보드가 '간단한 질문' 또는 '도움 필요'로 다시 채워지지 않습니다.

• AI가 누락된 정보에 대해 후속 조치를 취합니다. 범위, 시기 또는 소유자 등 주요 세부 정보가 누락된 경우 AI가 요청자에게 추가 정보를 요청합니다. 첫 번째 검토에서 완료된 요청을 받게 되며, 메시지를 주고받는 횟수가 줄어듭니다.

• AI가 응답 초안을 작성합니다. AI는 요청 세부 정보와 상태(승인, 거절 또는 변경 요청 등)에 따라 회신 텍스트를 제안합니다. 팀은 클릭 몇 번만으로 검토하고, 개인화하고, 보낼 수 있습니다.