공공 교육, 의료 서비스, 풀뿌리 옹호 활동은 San Francisco AIDS Foundation (SFAF)이 매년 25,000명 이상의 사람들에게 다가가는 방법 중 일부에 불과합니다. 크리에이티브 디렉터인 Roxane Chicoine은 캠페인, 이벤트 등을 위한 모든 마케팅 자산 생성을 감독하며, 이는 수많은 잠재 고객이 조직에 대해 갖는 경험에 직접적인 영향을 미칩니다. 그리고 SFAF의 6명으로 구성된 팀은 200명 이상의 팀원의 마케팅 및 크리에이티브 니즈를 지원합니다. 즉, Roxane은 많은 양의 자산 요청과 수십 개의 캠페인을 한 번에 관리합니다.

소규모 마케팅 및 크리에이티브 팀이 전체 조직을 지원하는 상황에서 Roxane은 다음과 같은 이유로 업무를 기한 내에 완료하기가 어렵다는 것을 알게 되었습니다.

• 이벤트 제작에 사용되는 긴 프로젝트 계획 스프레드시트로 인해 무엇을 언제까지 만들어야 하는지 파악하기가 거의 불가능했습니다.

• 측정된 프로세스가 아닌 이전 경험을 토대로 의사결정이 이루어져 팀이 권한이 없다고 느끼고, 따라야 할 신뢰할 수 있는 워크플로가 없었습니다.

• 여러 이메일 대화 목록과 대화에서 피드백을 수집하여 이미 복잡한 프로세스에 추가 작업과 혼란이 발생했습니다

• 팀이 실제로 디자인하거나 전략을 수립하는 대신 단순 반복 작업에 시간을 낭비했습니다

• 핵심 세부 정보가 누락되었거나 찾기 어려워 실수가 발생했습니다

Asana를 사용하기 전에는 전략이나 설계와 같은 일 대신 요청을 관리하고, 상태 업데이트를 수집하고, 사소한 정보를 추적하는 일에 많은 시간을 할애했습니다. Asana를 사용하고부터는 필요한 모든 정보를 미리 한 곳에서 확보할 수 있어 시간을 절약하고 검토 프로세스를 줄일 수 있었습니다.

구조와 명확성 찾기

Roxane은 업무를 체계적으로 정리하기 위한 명확한 구조와 계층 구조, 그리고 커뮤니케이션을 중앙 집중화하는 방법이 필요하다고 판단했습니다. Dining Out For Life 나 Santa Skivvies Run 과 같은 대규모 자금 모금 이벤트 준비 기간과 같이 업무량이 많은 기간에는 이러한 니즈가 더욱 커졌습니다. 이 기간 동안 조직의 한 디비전에 대해 20개 이상의 요청이 있을 수 있었습니다. 즉, 한 번에 수백 건의 크리에이티브 요청이 진행 중이었습니다.

Roxane의 팀은 조직에서 이미 사용하고 있는 두 가지 툴, 즉 Asana와 다른 업무 관리 툴을 평가하면서 툴을 찾기 시작했습니다. 그들은 궁극적으로 다음과 같은 이유로 Asana를 사용하기로 결정했습니다.

• 깔끔하고 익숙하며 직관적인 인터페이스

• 업무에 대한 다중 수준 보기 - 프로젝트 전체, 작업 세부 정보, 하위 작업 목록을 한 번에 볼 수 있음

• 워크플로에 대한 명확한 계층 및 구조

• 댓글, 팀 대화, 상태 업데이트와 같은 커뮤니케이션 기능

시도했던 다른 툴과 비교할 때 Asana는 제공하는 가시성 수준에서 두각을 나타냈습니다. 더 이상 업무에 대한 세부 정보를 확인하기 위해 정보를 일일이 살펴보거나 전체적인 상황을 놓칠 필요가 없었습니다.

팀 온보딩

팀 전체에 새로운 툴을 소개하기 위해 Roxane은 업무 구조에 대한 팀의 공통 이해를 도모하기 위한 내부 문서를 작성했습니다. 그런 다음 그녀는 Asana 가이드 콘텐츠와 동영상을 팀만의 협업 규칙과 결합하여 팀을 교육하기 위한 워크숍과 추가 자료를 개발했습니다. 팀 전체에 적용되는 가이드라인을 수립함으로써 팀이 어떻게 일할지에 대한 명확성을 확보하고 업무를 체계화하기 위한 적절한 계층 구조를 구축할 수 있었습니다. 또한 Asana의 전문 서비스 를 활용하여 고객 성공 매니저와 함께 추가적인 현장 교육을 받았습니다.

Asana의 전문 서비스는 팀 전체가 Asana를 사용하는 방법에 대해 일치된 이해를 갖도록 하고, 고객 성공 매니저와 협력하여 워크플로를 구축함으로써 성공을 거둘 수 있도록 준비시켰습니다. 현장 교육 세션은 모든 구성원이 Asana를 시작하는 데 필요한 우위를 제공해주었습니다.

Asana는 Roxane의 디렉터에게 특정 디자인 자산을 공유해 달라는 요청이 왔을 때 Roxane이 사무실에 없을 때 그 가치를 입증했습니다. 디렉터는 폴더를 뒤져 찾아보는 대신 Asana에서 검색 기능을 사용하여 파일을 빠르게 찾았습니다. Roxane에게 있어 “아하!”라고 느꼈던 순간은 Asana를 사용하여 프로모션 캠페인 및 대규모 이벤트를 위한 복잡한 크리에이티브 결과물을 관리하기 위한 계획을 세웠을 때였습니다. 긴 스프레드시트와 수많은 이메일 스레드에 의존하는 대신, Asana에서 마감일을 기준으로 역산한 일정을 만들었습니다. 이를 통해 처음부터 끝까지 전체 프로세스를 확인할 수 있었으며, 이벤트의 모든 크리에이티브 자산을 담당하는 사람을 파악할 수 있었습니다.

더 빠르게 진행하기 위한 프로세스 개선

Asana를 사용하여 요청 프로세스와 교차 기능 프로젝트 협업을 개선함으로써 마케팅 및 크리에이티브 팀은 다음과 같은 결과를 경험했습니다.

• 더 빠른 처리 시간: Asana를 사용하면 팀이 필요한 모든 정보를 미리 확보할 수 있으므로 반복되는 논의와 세부 정보 누락으로 인한 오류를 줄일 수 있습니다. 그 결과, 모든 것이 명확하고 중앙 집중화되어 있어 더욱 효율적인 크리에이티브 프로세스, 효율화된 커뮤니케이션, 더 빠른 처리 시간을 얻을 수 있습니다.

• 보다 효율적인 교차 기능 협업: 팀은 Asana에서 사회 지원 서비스, 주사기 이용, 약물 사용 상담, 자금 조달 등 다양한 고객 중심 프로그램을 추적함으로써 조직 전체에 더 나은 서비스를 제공할 수 있습니다. 사전에 정보를 찾을 수 있고 어떤 단계도 놓치지 않을 것이라는 확신을 가질 수 있어 교차 기능 협업을 간소화하고 효율성을 높일 수 있습니다.

이제 마케팅 팀은 조직 전체에서 진행 중인 업무, 업무 상태에 대해 더 많은 가시성을 확보하고 SFAF의 프로그램을 더 잘 지원하는 데 필요한 정보에 액세스할 수 있습니다. 프로젝트가 명확하게 계획되어 있으므로 모든 사람이 자신의 우선순위를 파악할 수 있으므로 커뮤니티를 지원하기 위해 가장 영향력 있는 업무에 집중할 수 있습니다. 그 결과, 생산 시간과 검토를 줄이고 팀 미팅과 체크인을 간소화할 수 있었습니다. 그리고 리더로서 Roxane은 팀이 수행하는 모든 일을 파악할 수 있기 때문에 업무의 우선순위를 더 잘 지정할 수 있습니다.

Asana를 사용하면 모든 사람이 언제든지 진행 중인 모든 프로젝트를 볼 수 있기 때문에 서로 조율하고 우선순위를 다른 사람들에게 전달할 수 있습니다. 이를 통해 교차 기능 파트너는 제작 프로세스에서 업무 현황을 파악할 수 있으므로 더 효과적으로 협업할 수 있습니다.

San Francisco AIDS Foundation은 조직으로서 일하는 방법에 대한 모범을 보이고 있을 뿐만 아니라, 내년에는 에이즈가 유행하기 시작한 베이 지역에서 국제 컨퍼런스인 AIDS 2020을 개최할 예정입니다. 현지 기획 그룹의 업무를 지원하는 SFAF는 컨퍼런스 관련 자료의 대부분을 담당하며, Asana를 사용하여 모든 업무를 수행할 것입니다.