Awin은 20년 전 창립 이래로 계속 인기를 얻고 있습니다. 하지만 이러한 실적에도 불구하고 팀은 코로나19 팬데믹으로 인한 급격한 변화에 대비할 준비가 되어 있지 않았습니다. 프로젝트가 더 커지고 더 복잡해졌으며 마감일이 더 촉박해졌습니다. 협업을 위해 스프레드시트와 이메일에 의존하는 고립된 부서는 더 이상 효과적이지 않았습니다. 이 모델은 또한 Awin이 가진 미래 비전, 즉 주 4일 근무가 가능한 세상과도 맞지 않았습니다. Awin은 프로세스를 최적화하고 주당 32시간 근무를 시험적으로 도입할 수 있는 업무 방식을 채택하는 것을 목표로 회사 전체에서 사용할 단일 업무 관리 툴을 찾기 시작했습니다.

업무 관리에 적합한 플랫폼 찾기

Awin은 업무 관리 툴에 익숙했습니다. 부서마다 서로 다른 툴을 사용하여 업무를 관리했습니다. 그러나 이로 인해 사일로가 형성되어 부서 간 협업이 어려워졌습니다. Awin이 필요로 했던 것은 조직을 간소화하고 Microsoft Teams 및 Jira와 같이 회사에서 이미 사용 중인 시스템과 통합할 수 있는 플랫폼이었습니다. 당시 Asana는 이미 마케팅 팀의 직원 30명이 사용하고 있었습니다. 선임 마케팅 매니저인 Alexandra Bietz는 이 플랫폼의 열렬한 팬이었으며 회사 전체에 이 플랫폼을 추천했습니다. 마케팅 팀의 지지 덕분에 Asana가 유리한 입지를 확보할 수 있었지만, 다른 툴을 테스트하고 평가하기 전까지는 Asana가 선택되지 않았습니다.

Asana는 직관적이고 사용자 친화적인 인터페이스와 회사 전반의 업무에 대한 완전한 투명성으로 인해 선호되는 선택으로 부상했습니다.

블랙 프라이데이 캠페인으로 Asana 시험 사용하기

Awin은 회사 전체에 Asana를 소개하는 가장 좋은 방법은 Asana의 효율성에 대한 구체적인 사례를 보여주는 것이라고 판단했습니다. 회사는 독일 영업팀을 대상으로 플랫폼을 시범 운영했으며, 이 팀은 블랙 프라이데이까지의 캠페인을 관리하기 위해 Asana만을 사용했습니다. 소매업계에서 매우 중요한 날인 블랙 프라이데이 준비에는 수많은 커뮤니케이션, 협상, 조율이 수반됩니다. 영업팀은 Asana에서 이 모든 것을 효과적으로 처리했으며, 경험에 대해 매우 긍정적인 피드백을 제공했습니다.

블랙 프라이데이 기간에는 한 번에 600개의 작업이 처리되는 것이 일반적이었습니다. 작업 내에서 커뮤니케이션을 할 수 있고 동시에 작업 진행 상태를 볼 수 있었던 것은 저희에게 큰 이점이었습니다.

Felix Witte, AWIN AG 기업 개발 및 전략 부문 디렉터

이 성공을 바탕으로 Awin은 Asana를 전사적으로 도입했습니다. Asana는 사용하기 쉬워 대부분의 직원들이 쉽게 채택했습니다. 기술에 더 정통한 직원들은 규칙과 상태 업데이트 기능과 같은 Asana의 자동화 기능을 즉시 사용하기 시작했습니다. Asana 사용이 더 어렵다고 느낀 사람들은 새로운 업무 방식에 익숙해지기 위해 기본 작업 목록부터 시작했습니다. Asana 고객 성공팀이 추가 지원을 제공하여 직원들에게 플랫폼에서 할 수 있는 일을 정확하게 보여주었습니다. 도입 수준에 관계없이 Awin의 투명성이 크게 향상되었으며, 이는 회사 전체에서 즉시 느껴졌습니다.

이제 Awin의 기업 개발 및 전략 부문장인 Felix Witte는 Asana의 가장 큰 챔피언 중 한 명입니다. Felix에 따르면 Asana만큼 빠르게 도입되고 채택된 플랫폼은 없습니다. "Asana는 조합하면 큰 가치를 더해주는 작은 것들을 많이 제공합니다."라고 Felix는 말합니다. Felix가 Asana에서 가장 좋아하는 점 중 하나는 직원들에게 즉시 할 일이 배정되기 때문에 더 이상 회의록을 작성할 필요가 없다는 것입니다.

지금까지 Asana만큼 신속하게 도입되고 채택된 다른 플랫폼은 없습니다. 처음에는 설득을 해야 했지만, 지금은 동료들이 저보다 더 큰 Asana 챔피언이 되었습니다.

Felix Witte, AWIN AG 기업 개발 및 전략 부문 디렉터

효율성 향상과 주 4일 근무

Asana가 제공하는 자동화와 효율성 향상으로 Awin은 주 4일 근무를 시범 운영할 수 있었습니다. 이 흥미로운 변화로 직원들은 플랫폼에서 업무를 더 잘 구성하고자 하는 동기를 얻었습니다. 그 결과 업무가 더욱 간소화되고 리소스가 보다 효과적으로 사용되고 있습니다.

Asana로 개선된 프로세스 중 몇 가지를 소개합니다.

• 글로벌 마케팅팀은 더 이상 고립된 상태가 아니며 서로 쉽게 협업할 수 있습니다. 팀은 지역 리더십을 넘어 보고할 수 있어 글로벌 캠페인을 조율하고 지식을 공유하는 것이 더 쉬워졌습니다.

• 여러 이해관계자가 얽혀 있는 글로벌 프로젝트를 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 예를 들어, Awin Access는 소규모 온라인 상점을 위한 신제품입니다. 이 프로젝트를 시작하는 데는 다양한 국제 팀이 참여했으며, 이들 팀 간에 수백 개의 하위 작업이 있었습니다. Asana 덕분에 이를 손쉽게 관리할 수 있었습니다.

• Awin과 파트너사의 새로운 제안은 Asana에서 쉽게 전달됩니다. 모든 사람이 Asana에서 자신에게 관련된 내용을 확인할 수 있기 때문에 전 세계에 이메일을 보내거나 복잡한 스프레드시트를 사용할 필요가 없습니다.

• 이제 보고서 작성이 자동화되고 간소화되었습니다. Felix의 개발 및 전략 부서와 같은 팀은 더 이상 매월 보고서를 위해 동일한 데이터를 뒤쫓을 필요가 없습니다. 요청이 자동화되어 누구도 손가락 하나 움직일 필요 없이 데이터가 유입됩니다.

전반적으로 Asana가 제공하는 향상된 투명성은 Awin에게 엄청난 이점이 되었습니다. 프로젝트 계획을 처음부터 끝까지 확인하고 어떤 작업이 서로 종속되어 있는지 시각화할 수 있게 됨으로써 직원들은 업무와 리소스를 더 효과적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 이제 글로벌 팀이 더 쉽게 커뮤니케이션할 수 있으며, 부서 간 조정이 크게 개선되었습니다.

더 이상 혼란스러운 이메일 주고받기가 필요하지 않습니다. 프로젝트에 참여하는 사람들은 Asana로 업무를 추적할 수 있으며, 더 이상 스프레드시트에서 복잡하게 매핑할 필요가 없습니다.

Felix Witte, AWIN AG 기업 개발 및 전략 부문 디렉터

향후 계획

Awin은 이제 Asana를 사용하여 목표와 핵심 지표 결과(OKR)를 매핑하기 시작했습니다. Felix와 그의 팀이 개척한 프로젝트 덕분에 이제 회사 전체가 자신의 업무가 더 큰 목표를 달성하는 데 어떻게 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다. OKR은 필수적인 관리 도구가 되었고, Awin의 리더들은 팀이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 OKR과 Asana를 전반적으로 사용하는 방법을 계속 모색할 것입니다.