アウトソーシング(Outsourcing)とは？メリット・デメリットと派遣・BPOの違い、管理法を解説

ひとつのプロジェクト業務には多くのメンバーが関わり、利害関係者は複数になることがほとんどです。プロジェクトに関わるすべてのメンバーを集めたとき、全員が自社社員であるとは限りません。プロジェクト業務の一部を外部に委託することも多いでしょう。そのときによく聞かれるのが「アウトソーシング (outsourcing)」というビジネス用語です。

この記事では、アウトソーシングの意味やメリット、導入時のポイント、管理方法について紹介します。アウトソーシングと「派遣」「BPO」の違いにも触れるので、適切な業務委託を行えるよう、参考にしてみてください。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、社内業務の一部を外部の専門業者に委託する経営手法です。日本語では「外注」や「請負」とほぼ同義で使用されています。

「マネジメントの父」と呼ばれるピーター・ドラッカーは、トップマネジメント業務以外はすべてアウトソーシングでまかなうことが可能であると説きました。昨今では人事業務やシステム開発、営業コンサルティングなど、多くの分野で導入する企業が増えています。

アウトソーシングと人材派遣の違い

どちらも外部サービスを活用する点では共通していますが、アウトソーシングと人材派遣には明確な違いがあります。

アウトソーシング契約では、委託元が作業者に直接指示を行うことはできません。この点を理解しておくことが、適切な契約形態を選ぶうえで重要です。

アウトソーシングと BPO の違い

BPO (Business Process Outsourcing) は、アウトソーシングの一種です。従来のアウトソーシングとの違いは、委託する業務の範囲にあります。

• 従来のアウトソーシング: 単一で単発の業務を委託

• BPO: 業務プロセス全体を総括的かつ継続的に委託

たとえば、企業ブログの運営をすべて外部に委託するケースがBPOにあたります。コンテンツ企画から執筆、更新、メンテナンスまでを一括して任せる形態です。

アウトソーシングの形態（BPO・ITO・KPO）

アウトソーシングは、委託する業務内容によっていくつかの種類に分類されます。代表的なものとして「BPO」「ITO」「KPO」の 3 つを理解しておくと、自社のニーズに合ったサービスを選びやすくなります。

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）

業務プロセスの一部を、企画・設計から実施まで一括して外部の専門業者に委託する形態です。単なる作業の代行ではなく、業務全体の効率化や改善を目指す戦略的なアウトソーシング手法として活用されます。

ITO（ITアウトソーシング）

情報システム部門が担う業務全般を外部に委託することです。システムの開発・運用・保守やヘルプデスク業務などが対象となり、専門的な IT スキルを持つ外部の力を借りて、社内の DX を推進する際などに有効です。

KPO（ナレッジプロセスアウトソーシング）

データ収集や分析、解析といった、高度な専門知識や知的処理能力が求められる業務を委託する形態です。市場調査や金融分析、研究開発など、専門性の高い分野で活用が進んでいます。

アウトソーシングの対象となる業務

アウトソーシングは、企業の根幹をなす「コア業務」ではなく、それを支える「ノンコア業務」で活用するのが一般的です。ノンコア業務を外部のプロに任せることで、社員は自社の強みであるコア業務に集中できます。アウトソーシングの対象となりやすい業務には、以下のようなものがあります。

• 総務・人事・経理: 給与計算、勤怠管理、経費精算、採用代行など

• IT 関連業務: システム運用・保守、ヘルプデスク、インフラ管理など

• 営業・マーケティング: 営業リスト作成、テレアポ、Web サイト運用、コンテンツ作成など

• コールセンター: 顧客からの問い合わせ対応、テクニカルサポートなど

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングを導入する企業が増えている背景には、以下のようなメリットがあります。

人材不足の解消

メリットとしてまず考えられるのが、社内の人材不足を解消できる点です。この点はメリットでもあり、アウトソーシングが必要とされる理由でもあります。人手不足は若年労働人口の減少により顕著で、その問題を補う意味でもこの業務形態に注目が集まっているのです。

コストの削減

アウトソーシングの活用は、委託する側の人件費など、コスト削減にもつながります。社内で専門のチームや部署を新しく立ち上げるよりも、必要なときに必要なだけアウトソースするほうがより有効に経営資源を活用できるでしょう。

コア業務へ専念

企業にはそれぞれ、市場内で他社と競合するために強みとなる技術やスキルが求められます。しかし日々の仕事の中には、その分野の業務 (コア業務) 以外のものもあるでしょう。たとえば、とあるデザイン会社には優秀なデザイナーは大勢いますが、その中にマーケティングの知識がある人材はいないかもしれません。この会社の「核」となるのはデザイン業務です。マーケティングといった「ノンコア業務」を外部に委託することで、従業員はコア業務に集中することができます。それが最終的には、サービスの向上につながり、市場での競争力を高める結果になるでしょう。

専門性の高いノウハウの活用

アウトソーシングの大きなメリットのひとつが、外部の専門的ノウハウや知見を得ることができる点です。社内では不足している専門知識が、外部に業務委託することにより活用できるようになります。委託先はその専門のエキスパートなので、迅速かつ正確に業務を遂行してくれるでしょう。社内の人材リソースを使ってゼロから学ぶより、プロに任せるほうが断然生産的で効率的です。

アウトソーシングのデメリット

アウトソーシングには多くのメリットがある一方、導入前に理解しておくべきデメリットもあります。注意点を把握し、対策を講じることでリスクを最小限に抑えられます。

社内にノウハウが蓄積されにくい

特定の業務を長期間外部に委託し続けると、その業務に関する知識や経験が社内に蓄積されにくくなります。将来的に内製化を考えた際に、人材やノウハウ不足で苦労する可能性があります。

情報漏洩のリスク

業務を委託するということは、社内の情報やデータを外部の企業と共有することです。委託先企業のセキュリティ体制が不十分な場合、機密情報や個人情報が漏洩するリスクが伴います。

品質管理の難しさ

委託先の業務プロセスが直接見えないため、品質の維持や管理が難しくなることがあります。業務の進め方や成果物の品質について、自社の基準とズレが生じる可能性も考慮しなければなりません。

アウトソーシングを正しく管理するためのコツ

アウトソーシング市場は今後も成長し続けるとの見通しです。適切な活用がビジネスの成功につながる一方、ピータードラッカーも安易な使用には警鐘を鳴らしました。

ここでは、アウトソーシングを導入・管理するときに押さえておくべきポイントを紹介します。

委託業務を精査する

どの業務を外部委託するかを慎重に検討することが重要です。安易に「自社リソースでは無理だから」と決定すると、長期的にはマイナスに働くこともあります。

以下の点を考慮して判断しましょう。

• 社内で蓄積すべきノウハウではないか: 将来必要となる技術や知識であれば、外部委託ではなく専門部署の設置を検討する

• 既存リソースで補える業務ではないか: 自社で対応可能な業務にアウトソーシングを導入するのは非効率的

• コア業務ではないか: ビジネスの柱となる業務は社内で行い、ノンコア業務を委託対象とする

社内のリソース管理や情報管理が正しく効率的に行われていれば、精査を容易に行うことができます。どの部署がどのような案件に取り組み、どのような技術や知識を持って実行しているのかをすべてのメンバーが把握できる状況が望ましいでしょう。そのためには、ビジネスを見える化できるワークマネジメントツールの使用がおすすめです。

要件を明確にする

特に BPO の場合、委託業務を明確にすることが非常に重要となります。アウトソーシングでは、委託する側と委託先の関係が深く、強固になることがほとんどです。ひとつのビジネスやプロジェクトを作り上げるメンバー同士が信頼し合うシチュエーションはプラスとなりますが、馴れ合いは禁物です。「ついでにこの作業もお願い」などと安易に依頼するのは、結果的に関係を悪化させる要因になる恐れもあります。委託する業務はしっかり明確化し、あいまいさを省きましょう。追加でアウトソーシングを考えている場合は、その都度正規の方法で依頼するようにします。委託の依頼プロセスをマニュアル化してしまえば、効率的でしょう。そのためには、作業テンプレートが豊富に用意されているツールの導入を検討しましょう。

リスク対策を講じる

業務を外部委託するということは、重要な情報やデータを社外の組織と共有することです。その中には個人情報や機密情報など、扱いに注意が必要なケースもあるでしょう。こういった情報管理の徹底は必須です。正しいセキュリティ対策などを講じることはもちろん、プロジェクトが始まる前にはリスクマネジメントもしっかり行いましょう。

任せきりにしない

社内では補えない専門的業務をアウトソースとはいえ、その業務は委託側企業のビジネスの一部です。そのため、委託先である外部組織の業務内容や細かい情報も、委託側がしっかりと管理していなければなりません。もしプロジェクトレベルの案件であれば、委託する業務やタスクはプロジェクトの一部となります。委託先の業務遂行を把握し、ときには改善をリクエストすることも、委託側のプロジェクトマネジメントの責務です。いくら専門チームにアウトソーシングするとはいえ、任せきりにしないようにしましょう。

円滑なコミュニケーション

アウトソーシングを依頼する側とされる側の正しい情報共有が欠かせません。定期的な進捗報告はもちろん、トラブル発生時の連絡方法やワークフローの共有など、双方の円滑なコミュニケーションを心がけましょう。

職場でのコミュニケーションはコラボレーションを促進する大切な要素です。外部との連携では、以下のような方法を組み合わせると効果的です。

• 定期的なミーティングの実施

• 非同期コミュニケーションツールの活用

• 進捗やフィードバックを一元管理できるプラットフォームの導入

進捗報告やフィードバックの場はひとつのツールを使用することが有効です。コミュニケーションや情報シェアを行う場を一元化して、スムーズに行えるようにします。テンプレートなどが豊富な優れたワークマネジメントツールなら、さらに効果的でしょう。

アウトソーシングを正しく活用して成功に導く

アウトソーシングとは何か、そのメリットや正しく管理するコツ、アウトソーシングと派遣との違いも紹介しました。アウトソーシングは仕事の生産性や効率性の向上に役立ちますが、管理の仕方を間違うと、そのメリットを十分に活かしきれません。委託業務を管理するのは委託する側だということを常に忘れないようにしましょう。

アウトソースする側とされる側の円滑なコミュニケーションとコラボレーションを実行するためには、アウトソーシングを適切に管理できる Asana のようなワークマネジメントツールを使用することが大切です。ワークフローやフィードバックをシェアしたり、必要なデータや成果物を置いておく共通の場を設けることで、アウトソーシング業務の管理を正しく、効率的に行いましょう。

よくある質問：アウトソーシングについて