AI Meetings と Tables で、会議の決定を実行に、業務データを最新に

キャンペーンの立ち上げやプログラムのレビューは、チームにとって重要な意思決定の場です。しかし、そこで決まったことに担当者が明確に割り当てられなかったり、議論や決定事項が文字起こしの中に埋もれたり、別の議事録ツールに保存されたままになったりすることも少なくありません。その結果、実務を担うメンバーに最新の方針が共有されず、対応漏れや手戻りが発生します。フォローアップも滞り、チームはキャンペーンやプログラムの目標達成に向けて動く代わりに、進捗確認や情報収集に時間を費やすことになります。

最新の方針を把握するだけでは、十分ではありません。プログラムを成功させるには、チームメンバーが業務に使う情報の正確性と最新性も確保する必要があります。代理店の一覧、ベンダーリスト、資産カタログなどのデータは、プログラムの運営やキャンペーンの立ち上げに欠かせません。しかし、こうしたデータはスプレッドシートで管理され、実際に利用するプロジェクトやタスクとは切り離されています。そのため、スプレッドシート上で情報を更新しても、関連する業務には反映されず、意思決定に欠かせない情報が見落とされてしまいます。

こうした確認作業や手戻りには、大きなコストが伴います。キャンペーンの進行が遅れ、ローンチが延期され、競合他社に先を越されることにもなりかねません。

そこで今回、意思決定とデータを実際の業務につなぐ AI Meetings と Tables を発表します。AI Meetingsは、会議で挙がったアクションアイテムを担当者付きのタスクに変換し、次のアクションをチーム全員が把握できるようにします。一方、Tablesは、業務に欠かせない情報をAsana上で管理できるようにします。どちらの機能もWork Graph®を充実させることで、チームメンバーだけでなく、AI Studio、Asana ダッシュ、AI チームメイトなどのAsana AIにも、業務を進めるために必要な最新の情報と文脈を提供します。

AI Meetings: 会議での発言を、実際のアクションにつなげる

文字起こしを読めば、会議で何が話されたかは分かります。しかし、次に何をすべきかまでは分かりません。AI Meetings は、会議での議論と、そこから生まれる実際の業務を直接つなぎます。その基盤となるのが、チームメンバー、プロジェクト、ゴール、タスクをつなぐ動的な情報基盤 「Work Graph」 です。チームメンバーと AI チームメイトの双方が、この情報をもとに業務を進められます。

AI Meetings は、Zoom 、Microsoft Teams 、Google Meet の会議を文字起こしして要約します (Google Calendar または Outlook と同期して利用)。さらに、関連するプロジェクトも提案します。要約には、既存のタスクなど、Asana 上の関連業務へのリンクを含めることもできます。これにより、会議での議論を、すでに進行している業務と結び付けられます。会議の内容をプロジェクトに追加するか、共同作業者と共有するかは、自分で選択できます。

アクションアイテムをタスクに変換。採用するかどうかはあなた次第

AI Meetings は、会議で挙がったアクションアイテムをタスク候補に変換し、それぞれに人または AI チームメイトの担当候補を提案します。これにより、会議で決まったことのひとつひとつに責任者を明確に割り当てられます。会議の参加者は提案内容を確認し、タスクを 1 件ずつ、またはまとめて承認できます。AI チームメイトに割り当てるタスクには、会議での議論や決定事項、関連する業務へのリンクなど、会議の文脈がすべて引き継がれます。そのため、AI チームメイトはすぐに作業を開始でき、チームで実際に話し合った内容を踏まえて成果を出せます。

会議での議論を、より良い意思決定に

共有できる記録がなければ、フォローアップのたびにこれまでの議論を振り返り、何が決まったのかを確認し直さなければなりません。その結果、会議が長引き、スケジュールにも遅れが生じます。そんなときは、AI チーフ・オブ・スタッフとして機能する Asana ダッシュに質問してみましょう。これまでに話し合われたこと、今後予定されていること、現在進行中のことを把握し、直近の会議での議論と業務の最新状況を照らし合わせて回答します。完了したタスク、未完了のタスク、それぞれの担当者まで確認できます。必要な情報をすべて把握したうえで、次の意思決定を行えます。過去の判断に至った経緯も、質問するだけですぐに確認できます。

情報の共有範囲は自分で管理

文字起こし、サマリー、アクションアイテムは、デフォルトで非公開に設定されています。会議の前・最中・終了後のいずれのタイミングでも、共同作業者を会議に追加したり、会議をプロジェクトに追加したりできます。追加すると、そのユーザーはサマリー、文字起こし、アクションアイテムを含む会議のすべての情報にアクセスできるようになります。

Tables: 業務に必要な情報を一元管理し、実際の仕事につなげる

会議の内容を業務に反映するだけでは十分ではありません。業務を円滑に進めるには、商品カタログ、イベント会場、備品リスト、ブランド素材ライブラリなど、業務に必要な情報を常に正確かつ最新の状態に保つことも重要です。ところが現状では、こうしたデータはスプレッドシートや別のツールで管理され、実際の業務は Asana で管理されていることが少なくありません。そのため、チームメンバーは複数のシステムを行き来する必要があり、そのたびに情報の更新漏れや見落としが生じる可能性があります。Tables は、こうした情報管理と業務の分断を解消します。Tables では、業務に欠かせない情報を「レコード」として Asana に取り込めます。レコードは、プロジェクト、ポートフォリオ、ゴールと並ぶ新しい種類のオブジェクトです。Tables は数秒で一から作成できるほか、既存のデータを CSV 、API 、MCP 経由で取り込むこともできます。さらに、各レコードを、その情報を利用するタスクやプロジェクトに紐づけられます。

一度更新すれば、参照先すべてに最新情報を反映

たとえば、ある代理店の連絡先情報が、複数のキャンペーンプロジェクトやスプレッドシート、担当者の受信トレイに分散している。その担当者が変更になった場合、すべての情報を探し出して更新しなければなりません。更新漏れがあれば、古い連絡先にメールを送ってしまう可能性もあります。代理店リストを Tables で管理すれば、ルックアップフィールドを使って、紐づけられた各プロジェクトに代理店の詳細情報を表示できます。レコードを一度更新するだけで、その情報を参照しているすべてのプロジェクトに最新の連絡先が反映されます。

チームと AI が、業務の全体像を把握

業務データが Asana の外部にあると、AI が把握できる情報も限られてしまいます。たとえば、Asana ダッシュは、リスクを抱えるプロジェクトをどのベンダーが支援しているのかを把握できません。また、AI チームメイトも、契約更新タスクが完了したタイミングで連絡先情報を更新できません。データをレコードとして Work Graph® に取り込めば、どちらも対応できるようになります。たとえば、Asana ダッシュに第4四半期のキャンペーンを支援する代理店を尋ねたり、AI チームメイトに業務の進行に合わせて Tables の情報を最新に保つよう依頼したりできます。

2 つの機能が連携し、Work Graph® を充実させる

AI Meetings と Tables はそれぞれ異なる課題を解決しますが、両方を組み合わせることで、その効果はさらに高まります。会議での決定事項と Tables のレコードが Work Graph® に情報を蓄積することで、チームメンバー、Asana ダッシュ、AI チームメイトは、業務の背景や状況を把握したうえで行動できるようになります。何かが変更されても、関連する業務情報は常に最新の状態に保たれます。ここで、AI Meetings と Tables の両方を活用したキャンペーンの立ち上げを考えてみましょう。

チームで次のアクションを決定すると、AI Meetings がタスクと担当者を提案します。その中には、会議の内容をすべて引き継いだ AI チームメイトの担当タスクも含まれます。その AI チームメイトが代理店向けのブリーフを作成する際には、Tables に登録された代理店のレコードを参照するため、前四半期のメールに記載された古い情報ではなく、最新の連絡先情報を使って作業できます。その後、担当者が変更になっても、レコードを一度更新するだけで、すべてのキャンペーンプロジェクトに正しい情報が反映されます。次回のレビュー前には、チームの誰もが Asana ダッシュに、何が決まり、現在どこまで進んでいるのかを尋ねられます。

その結果、会議後の対応漏れも、ツール間での情報の抜け落ちもなくなり、キャンペーンを予定どおりに開始できます。

利用を開始する

AI Meetings と Tables は、Asana Advanced プラン以上でご利用いただけます。

カレンダーを連携して、次回のチームミーティングで挙がったアクションアイテムを、AI Meetings で担当者付きのタスクに変換しましょう。以下のセットアップ動画 (短編) で、利用方法をご確認ください。

さらに、Tablesを使って業務に必要な情報を Asana に取り込み、その情報を利用するプロジェクトと紐づけましょう。こちらから、最初の Table の作成方法をご確認いただけます。